2021年英语信函写作的7C原则(4)

1、英语信函写作的7C原则(4) 英语信函写作的7C原则 例(10)和例(11)中wordy的句子里In the sense of 可以用During来代替，同为在.里的意思;on the question of 可以用about来替代，同为有关.，关于.同理,例(11)中wordy的句子里的During the pro _eding year也可以用Last year来代替。没有改变原来句子要表达的意思，而且显得更加简洁，更加直白，在口语中更加常用。会使得读信人更加容易理解。既然如此，商务信函写 _ _不用这些简洁、明了、清晰的常用词来代替那些冗长、累赘、空洞的短语呢? 词汇是商务英语信函的基本

2、构成单位，所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身”、精练语句来说意义重大。写 _在拟就一封商务信函时，要做的到以下几点：用简单常见的短单词代替复杂生僻的浮华表达;善于运用动词，而不是那些“ _ke类动词+名词”的表达方式;尽量避免意义重复的修饰词;避免使用陈旧的商业术语;善于运用缩略词和缩略语。下面我将从这几个方面用实例对商务英文信函写作中词汇的简洁运用做出论述。 (一)用简单常见的短单词代替复杂生僻的长音节词。 英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。写 _写作商务信函的目的是为了将信息准确有效地传递给对方，那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长，而且给读信人有效地理解信息带去麻烦

3、。所以有的信函 _喜欢用一些浮华的长音节词，借以显示自己的英语水平，这是不可取的。如： 例(12)：We will endeavor to utilize this kind of puter on approxi _tely March 15,so we pla _ this order of 100 sets. (我们公司大约从三月十五日起用这种电脑，所以这次我们向你方订购100台。) 如果此句中的endeavor用try来代替,approxi _tely(大约)用about来代替，utilize 用use来代替。即使不删减任何一个单词，只是用这些简单常见的词来代替原句中的多音节词，就会减

4、掉17字母。或许有人认为这17个字母对于通篇来说不算什么，并不会占用很大空间。可是，大家要知道，这只是一句话可以节省的，如果每句话都能减掉17个字母一片商务信函就至少要缩减掉一行。而且由于这些替换词较之被替换掉的单词而言，更加常见，是大家都比较熟悉的，对于读信人来说，更加易于理解。 (二)善于运用动词。 笔者在前边已经提到过，能用一句话来表达清楚的事情，绝对不用两句话来说，所以我们在书写商务信函时要尽量避免在以-ion, -tion, -ment, -ant, -ent, -an _, -en _结尾的词前面加上 _ke类的动词来表达，而是直接用这些词的动词形式来表示，使句子简洁有力。如： 例

5、(13)：We have _de shipment of your order No.632. (我方已经交运你方的632号订货) 例(14)：He put forward the suggestion that she draft the document. (他建议她起草那份文件) 例(13)中的 _de shipment 可以用shipped代替都是用船运输的意思,ship名词可以作动词用.例(14)中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest还比put forward to更加常用，所以用suggest来代替会显得更加简单. (三)避免

6、不必要的重复。 必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是，不必要的重复，特别是毫无理由的对同一事实的重复，不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，容易理解。 例(15)：We have begun to export our _chines to the foreign countries. (我们已经开始向外国出口机器。) 例(16)：Samples will be sent and offers will be _de upon re _ipt of your specific enquires. (一俟收

7、到你方的具体询盘，我方将发盘，并且将寄出样品。) 例(15)中export一词指的是“把机器卖往国外”，如果在本句末尾你还另加一个 to the foreign countries(向外国)，不必要的重复不知不觉就出现了。所以，本句应改成： We have begun to export our _chines.(我们已经开始出口我们的机器。) 例(16)是一个复合句，第二分句中“will be”的重复使用使得句子繁冗累赘。一般来说，第二分句中与第一分句相同的成分应当省略。这样这个句子就可以改成： Samples will be sent and offers _de upon re _ipt

8、 of your specific enquires.仅仅这么一改，例(15)就压缩掉了4个词，例(16)由原来的15个词压缩到了修改后的13个。 (四)避免使用陈旧的商业术语(mercial jargon)。 每个行业都有自己的专用词汇，这些词汇在同行之间交流更加准确，更加简单有效。商务英语也不例外，也有自己的专用术语。然而，这些行话并非放之四海皆准的。 英语的行话“jargon”，既可以指专业术语，也可以指“含糊不清、难以理解的表达”(牛津英汉词典第800页)，例如“Thats a jargon to me.”意思是“Its hard for me to understand.”而且“ja

9、rgon”往往是多个单词拼出来的专业性很强的复杂的意思表达。对于外行来说很难理解其确切意思，对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮助。因此写 _在拟就一封商务信函的时候，一定要看准对象，尽量避免使用陈旧的商业术语，不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中，不要从句套从句，写出满是“jargon”的文章。 例(17)：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introdu _ to us some exporters of cotton textile in your city. 在这个句子的语境中我们可以推测出来take liberty to approach you with the request that可能是一种礼貌客套的表示， “麻烦您”或者“请您”，基本上相当于“please”。可是如果把它们 _地分出来，恐怕即使是英语专业的人也