《常用办公设备》PPT课件.ppt

1、第8章 常用办公设备,时间：2次课，4学时,第8章 常用办公设备,教学目标】： 除了计算机以外，办公室里还有很多其他的办公设备。通过学习本章内容，要求读者掌握打印机的安装、使用和简单维护方法，扫描仪和投影机的安装和使用方法；了解传真机的分类、安装和使用方法、使用中的注意事项等；掌握复印机的使用方法、操作注意事项和保养方法,第8章 常用办公设备,本章要点】： 掌握打印机的安装、使用和简单维护方法 了解扫描仪和投影机的安装及使用注意事项 了解传真机的分类、安装与使用注意事项 掌握复印机的简单使用方法,8.1 输入/输出设备 8.2 传真机与复印机 8.3 上机实训使用传真机进行查询发送和查询接收,

2、第8章 常用办公设备,8.1 输入/输出设备,8.1.1 打印机 8.1.2 扫描仪 8.1.3 投影机,8.1.1 打印机,安装打印机 (1) 连接电源线和数据线 打印机耗电量较大，需要独立的电源供应，所以必须要连接好电源线，注意在接通电源之前一定要保证打印机开关处于关闭状态。打印机需要从计算机接收打印数据，所以必须连接好数据线，打印机与计算机的连接方式主要有并口(打印口)连接、USB口连接和网络连接几种情况，相应的数据线为并口(打印)线、USB线和网线，无论哪种情况都很容易识别相应的插口,8.1.1 打印机,安装打印机 (1) 连接电源线和数据线 打印机耗电量较大，需要独立的电源供应，所以

3、必须要连接好电源线，注意在接通电源之前一定要保证打印机开关处于关闭状态。打印机需要从计算机接收打印数据，所以必须连接好数据线，打印机与计算机的连接方式主要有并口(打印口)连接、USB口连接和网络连接几种情况，相应的数据线为并口(打印)线、USB线和网线，无论哪种情况都很容易识别相应的插口,8.1.1 打印机,安装打印机 (2) 安装驱动程序 连接好线路后，还需要在操作系统上安装打印机驱动程序，打印机驱动程序提供了打印机与计算机进行通信的途径，只有安装了驱动程序才能使用打印机。 安装驱动程序的最简单方法是使用驱动光盘，购买打印机时大都随机带有软件光盘，其中有驱动程序和使用手册等。将光盘插入到计算

4、机的光盘驱动器中，光盘会自动运行并弹出安装界面，只要按照屏幕指示即可进行安装，通常操作都很简单。如果光盘没有自动运行，那么可以通过资源管理器中打开该光盘,8.1.1 打印机,2. 使用打印机 打印机安装完成后即可使用，在使用打印机前，要给打印机装好打印纸。正常打印应使用主进纸盘，主进纸盘通常可容纳一定数量或重量的纸或其他打印介质。大部分打印机在主进纸盘之外还提供一个优先进纸槽，在送入单张打印纸、信封、明信片、标签或投影胶片时，应当使用优先进纸槽。要将文档的第1页打印在与文档其余部分不同的介质上，也可以使用优先进纸槽。 在任何有打印功能的程序中选择【打印】命令即可打印文档。例如，在Word 20

5、07中单击【Office按钮】 ，如果在弹出的菜单中选择【打印】【快速打印】命令，可以直接使用默认的打印机打印当前文档；如果在弹出的菜单中选择【打印】【打印】命令，则可以弹出如图8-2所示的【打印】对话框，在这里可以设置使用哪个打印机、文档的打印范围和打印份数等，设置完成之后，单击【确定】按钮即开始打印。总之，打印机的使用不需要用户做任何特定的操作，一切都是自动完成的,8.1.1 打印机,图8-2 Word 2007的【打印】对话框,8.1.1 打印机,3. 维护打印机 激光打印机是精密的光机电一体化设备，在使用中难免会出现问题，一般可以通过售后服务解决，不过对于一些常见的问题，可以自己动手解

6、决，即使只是能够识别问题，也有利于提高维修效率。 测试页当遇到打印问题时，首先打印一张测试页。如果没有问题，需要确认是否是软件的问题。例如，是否需要重新安装驱动程序、重新配置或安装应用程序等。 打印质量下降如果打印的文件有一条或者多条平行白线出现，打印质量骤然下降，通常是由于硒鼓中的墨粉余量不多或者墨粉不均匀引起的。将硒鼓取出左右晃动，再放入打印机中，如果打印正常，说明的确是硒鼓内的墨粉不多了；还有另外一种可能性就是打印机的感光元件灰尘积累过多，也会出现这种故障,8.1.1 打印机,3. 维护打印机 卡纸卡纸故障对于打印机很常见。卡纸一般有两种原因：一是纸张的问题，纸张过分潮湿和过分干燥都会造

7、成卡纸；二是打印机搓纸部件老化或者过脏。为了避免卡纸，在打印纸放入打印机之前可以用手打散；在放置纸张时将纸边用手抹平，用卡纸片卡住纸张两边；不要一次在打印机中放置过多的打印纸；打印纸张不要总暴露在办公环境中。 如果发生了卡纸，可以取出硒鼓，将打印机开关向上扳，再用双手轻轻拽出被卡住的纸张，注意不要用力过猛，以免拉断纸张；更不能用尖利的东西去取，以免造成打印机损坏。 激光打印机卡纸后，常常会有一些墨粉散落在打印机内，这时只需要多打印几张测试页，带出这些墨粉就可恢复正常,8.1.2 扫描仪,扫描仪是一种输入设备，可以用来捕获图像并将其转换成计算机可以显示、编辑、储存和输出的数据。扫描仪可分为3种类

8、型：滚筒式扫描仪、平板式扫描仪和笔式扫描仪。其中平板式扫描仪是最为常见的扫描仪，平板扫描仪获取图像的方式是先将光线照射到要扫描的材料上，反射或透射的光线由CCD光敏元件接收并通过光电转换功能将其转换为数字图像。典型的平板扫描仪如图8-3所示,8.1.2 扫描仪,1. 安装和使用扫描仪 和打印机一样，扫描仪通常也有电源线和数据线两条线，它们的连接也很简单。扫描仪的驱动程序安装通常不需要用户干预。 扫描仪的使用需要图像处理软件配合，例如，Photoshop或OCR软件等。要使用扫描仪输入图像，只要把要扫描的材料(例如，照片、文件等)放在扫描仪的玻璃台面上并压住盖板，然后在软件中选择通过扫描仪输入图

9、像，扫描仪就将图像扫描到图像处理软件中，之后就可以对图像进行进一步的加工处理和保存。例如，在Photoshop软件中，选择菜单栏中的【文件】【输入】【Uniscan B600】命令，如图8-4所示。即可从Uniscan B600扫描仪输入图像，当然，不同的扫描仪在菜单中的名字也不一样,8.1.2 扫描仪,2. 扫描仪使用注意事项 为了让扫描仪能顺利工作，在日常使用中需要注意以下事项。 使用扫描仪时的机器温度保持在10至40范围内。 避免在灰尘多的环境下操作扫描仪。灰尘或异物可能会对机件造成损坏。 不用扫描仪时，将盖板盖上。 不要让扫描仪受到过于剧烈的震动，否则可能会损坏内部零件。 另外，扫描仪

10、玻璃面板不干净会直接影响扫描质量。如果要清洁玻璃面板，可以找一块柔软无棉絮的布，喷上一些温和的玻璃清洁剂，然后轻轻地擦拭玻璃面板。不要将清洁剂直接喷在扫描仪的玻璃面板上，勿使液体流入扫描仪内部。过量的溶剂残留会弄花玻璃面板或使之起雾，甚至会损坏扫描仪组件,8.1.3 投影机,投影机是显示器的延伸，是公开演示的重要工具。按照工作原理，投影机分为CRT投影机、LCD投影机和DLP投影机3种。一台典型的投影机如图8-5所示,图8-5 投影机,8.1.3 投影机,1. 安装与使用投影机 投影机最常用的安装使用方式有两种：一种是桌上正投安装，选择此位置时，投影机位于屏幕的正前方，如图8-6(a)所示，这

11、是最常用方式，安装快速、移动方便；二是倒挂正投安装，选择此位置时，投影机倒挂于屏幕正前方的天花板上，如图8-6(b)所示，在会议室、教室等固定使用投影机的场所经常采用这种安装方式,a) 桌上正投安装 (b) 倒挂正投安装 图8-6 两种典型的投影机安装方式,8.1.3 投影机,1. 安装与使用投影机 投影机与电脑的连接最常用的就是使用VGA连接线，一端连接到电脑的D-Sub 输出插口，另一端连接到投影机的D-SUB/COMP IN输入端口，这样投影机的功能就相当于显示器。 如果要连接到DVD等视频设备，则要使用分量视频连接线、DVI连接线、S-视频连接线、复合视频连接线等，其中使用分量视频连接

12、线可以获得最佳效果。 投影机的使用很简单，只要打开投影机(可以使用投影机本身的按钮，也可以使用遥控器)，在预热片刻后即可正常显示。使用中可以调节画面大小、焦距和显示模式等，详情可以查阅相应型号的说明书,8.1.3 投影机,2. 投影机使用注意事项 投影机的灯泡在使用时发热量很高，在关机后需要继续散热一段时间，此时不能拔掉电源和移动投影机。 投影机的灯泡有寿命限制，使用超过寿命限制的灯泡可能会出现灯泡爆裂等意外情况，所以灯泡寿命到期应及时更换。 投影机镜头应保持清洁，否则直接影响显示效果，如果发觉镜头表面有污点或灰尘时可以使用压缩空气罐来清除，也可以用拭镜纸或湿软布蘸清洁剂轻轻擦拭镜头表面。 如

13、果要清洁投影机外壳，应先关闭投影机并在充分散热后拔掉电源线，然后用软布蘸水和中性清洁剂进行擦拭,8.2 传真机与复印机,8.2.1 传真机 8.2.2 复印机,8.2.1 传真机,1. 传真机的分类 目前市场上常见的传真机可以分为4类：热敏纸传真机(也称为卷筒纸传真机)、热转印式普通纸传真机、激光式普通纸传真机(也称为激光一体机)、喷墨式普通纸传真机(也称为喷墨一体机)。市场上最常见的就是热敏纸传真机和喷墨/激光一体机。 传真机的工作原理很简单，即先扫描即将需要发送的文件并将其转化为一系列点信息，该信息再被转化为声频信号并通过传统电话线进行传送。接收方的传真机接收信号后，将相应的点信息打印出来

14、，这样，接收方就会收到一份原发送文件的复印件。上述4种传真机的主要区别在于接收到信号后的打印方式不同。如图8-7所示为一台喷墨式普通纸传真机,8.2.1 传真机,8.2.1 传真机,2. 安装与使用传真机 传真机的安装很简单，只要接好电话线和电源线就可以了(当然还有传真纸)，电话线用于通过电话网络传送图像数据，电源线则为传真机提供独立电源。 传真机的使用包括发送传真和接收传真，二者都有手动和自动两种工作模式。 (1) 手动发送 首先确保传真机处于就绪状态，然后放置好要发送的稿件；摘下电话机拨叫对方号码，听到对方传真机的应答信号(长鸣声)后按启动键开始发送传真，然后挂机等待发送完成。发送完毕后若

15、对方报告差错，则根据实际情况进行重发，直至全部无误,8.2.1 传真机,2. 安装与使用传真机 (2) 自动发送 很多传真机可以根据用户的设置自动发送传真，具体操作请参阅相应的操作手册。 (3) 手动接收 首先确保传真机处于就绪状态。当有电话拨入时，摘电话机接听电话，沟通情况后按启动键开始接收传真，然后挂机等待接收结束。如果接收有问题可联络对方重发。 (4) 自动接收 自动接收传真不需要人为的干预，为提高办公效率提供了方便。如果传真机设置为自动接收，则当有电话拨入时，传真机会自动启动接收，接收完成会自动返回就绪状态,8.2.1 传真机,2. 安装与使用传真机 另外，还有一种特殊的传真方式查询方

16、式，这种方式由接收方控制发送方自动发送传真。这种方式需要双方设置的配合：在发送方，需要设置查询密码(防止他人误接收)并按查询键；在接收方，需要设置好相同的查询密码，然后拨叫对方电话，在听到应答信号后按查询键开始接收,8.2.1 传真机,3. 传真机使用注意事项 不宜在高温、强磁或含有强腐蚀性气体的环境中使用。高温、强腐蚀性气体不但会影响传真机记录纸的印字质量，而且会对电子线路造成不良影响或毁坏。强磁场不仅会干扰通话，还会令传送的图像失真。 热敏纸传真机不要使用非标准的传真纸。劣质的传真纸光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成印字质量不佳，保存时间

17、变短。 有装订针、大头针之类硬物的图文资料，以及墨迹或胶水未干的稿件不宜发送。这是因为上述硬物容易划伤扫描玻璃或其他装置，引起传真机故障。而稿件上的墨迹或胶水未干则易弄脏扫描玻璃，造成传真机发送质量下降,8.2.1 传真机,3. 传真机使用注意事项 发送过程中若发生卡纸时不要强抽文稿，要先按下停止键，然后掀开盖板再小心取出纸，并清理干净残片。 不要把热敏纸传真机的传真件存档，重要资料要用静电复印机复印后保存。这是因为热敏传真纸上的化学染料不稳定，时间长了或受阳光照射后，传真纸上的字迹会逐渐褪色。 非专业人员不要自己处理传真机故障。现代的传真机无论电路还是机械结构，都比较复杂和精密，一旦出现故障

18、一般不宜自己修理，应送到专业维修部门处理，否则一旦处理不当容易扩大故障造成更大损失,8.2.2 复印机,复印机是一种使用率很高的自动化办公设备，它可以提高公文形成的速度，节省大量的等待时间，给办公工作带来极大的方便。复印机分为数字复印机与模拟复印机两种类型。数字复印机由于使用了数字图像技术，使得在功能和性能上全面超越模拟复印机，现在已经是市场主流，但由于历史和价格等原因，很多地方还在使用模拟复印机。如图8-8所示为一台台式数字复印机,8.2.2 复印机,使用复印机 (1) 预热。按电源开关后开始预热，面板上应有指示灯显示，并出现等待信号。当预热时间结束，机器即可开始复印，这时会出现可以复印的信

19、号或以音频信号告知。 (2) 放置原稿。在玻璃稿台上放好原稿，将复印面向下。需要注意的是，复印有顺序的原稿时，应从最后一页开始，这样复印出来的复印品顺序无需调整就是正确的。 (3) 设定复印份数。按【数字】键设定复印份数，若设定有误可按【取消】键取消后重新设定。 (4) 设定复印倍率。根据复印要求和稿件大小设定放大或缩小，如果无需放大、缩小则不必按任何键,8.2.2 复印机,使用复印机 (5) 选择复印纸尺寸。按【纸盒选取】键，如机内装有所需尺寸纸盒，即可在面板上显示出来；如无显示，则需更换纸盒。如需添加复印纸则添加相应尺寸的复印纸，添加复印纸前先要检查一下纸张是否干爽、洁净，然后理顺复印纸，

20、再将其放到纸张大小规格一致的纸盘里，放错纸盘会造成卡纸。 (6) 按【复印开始】键开始复印，数秒钟后纸张进入机内，经过充电、曝光、显影、转印、定影等工序即可复印出复印品,8.2.2 复印机,2. 复印机使用注意事项及其保养 (1) 复印机使用注意事项 静电复印机是一种消耗性设备，随着机器工作时间的延长，各部件都会出现一定程度的磨损、老化、失效，因此要求操作人员能对机器的原理、性能和结构有个大致的了解，特别是能够解决一些问题。 卡纸复印机卡纸有机器本身元件故障所造成的因素，也有复印环境及人为使用因素。看看复印纸是否受潮皱折，如有就应换用新的复印纸。或看看机器显示卡纸的位置是否有残余的纸张未清理干

21、净。如经检查正常，关掉机器电源重新复印一张，如仍然造成卡纸，则应联系维修人员。 碳粉不足当复印机面板显示红灯加粉信号时，用户应及时为复印机添加碳粉，如加粉不及时可造成复印机故障或产生加粉撞击噪音。加碳粉时应摇松碳粉并按照加粉说明操作，也可以通知维修人员上门服务,8.2.2 复印机,2. 复印机使用注意事项及其保养 复印稿颜色过浅碳粉不足、原稿色淡、复印纸受潮、使用代用碳粉等都可能造成复印稿颜色过浅，如果排除这些原因则可能属于器件故障，要通知维修人员上门检查。 出现故障代码当复印机出现故障代码时要记下代码数字，关闭复印机电源并及时通知维修人员。 (2) 复印机的保养注意事项 复印机平常要注意防尘、防潮、防震，尽量减少搬动，要搬的话一定要水平移动，不可倾斜。 复