xxx有限公司档案管理制度

1、XXXX）有限公司档案管理制度第一章 总则第一条 本管理制度对厂区档案文件、图片及声像资料等收集归档、分类、立卷、编号、借 阅、作废、销毁及保管等管理工作进行了规定，确保公司档案资料的完整及安全性，为厂区 的档案管理提供指南。第二条 本公司档案资料包括公司的发展规划、年度 / 季度/ 月度经营计划、经营状况报告及报 表、财务报表及审计报告、统计资料、科研技术报告及技术标准、项目建立书 / 过程文件/总 结报告、员工工资报表、人事档案、聘书及授权书、协议、合同、供应商档案、设备资料、 生产原始记录、检验文件及报告、会议记录 / 决议/ 决定、通告、通知等具有参考价值的文件 资料及与公司有关的图片

2、、声像资料。第二章 档案室管理员工作职责第三条 档案室管理员应具备本岗位的业务技能，全面了解本岗位的工作业务范围，熟悉本岗 位的职责。第四条 档案室管理员负责对厂区各部门的文件、声像资料等进行收集归档管理，并对各部门 的文件管理进行监督、检查。第五条 档案室管理员每年的 3 月份前应将各部门上一年度属归档范围的文件、图片及声像资 料归档完毕，并办理交接手续。第六条 档案室管理员负责对已归档的文件、图片及声像资料进行分类、整理、鉴定、立卷、 统计、保管工作。第七条 档案室管理员应保证已归档的文件、图片及声像资料的安全，不得损坏、丢失。第八条 档案室管理员应严格执行本管理制度中关于档案文件、图片及

3、声像资料借阅的条款， 作好借阅的登记。第九条 档案室管理员应严格执行本管理制度中关于档案文件、图片及声像资料作废、销毁的 条款，作好相关登记，并对销毁的全过程进行监督。第十条 严格保守公司秘密，不得私自将一切密级文件借出或泄露有关内容。第三章 档案资料的归档第十一条 各部门（除财务部以外）于第二年二月底以前将上一年度办理完毕的文件材料按立 卷要求整理好，经档案室管理员检查后向档案室归档。各部门应指定专人将本部门所形成的 档案资料及发出的公文（含正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律进行收 集交档案室归档。如为特殊需要，原件须由形成部门保管、不能按要求归档者，应经总务部经理批准后并妥

4、为保存，档案室以复印件归档，原件用毕后仍应移交档案室归档。同时各部 门应建立部门档案目录，并于每月 30 日将新增档案目录报档案室。各部门档案资料管理人员 发生变动要及时通知档案室，档案室管理员参与各部门档案资料移交，以保证资料的连贯性 和完整性。第十二条 财务部上年度形成的文件资料，必须在本年度 9 月份以前整理完。 10 月份正式向档 案室移交，清单一式两份（财务部与档案室各留存一份备查） 。第十三条 新产品开发项目的文件材料由工艺技术部和开发部分别负责，在新产品项目移交后 两个星期内收集整理，装订整齐，建立产品档案并交档案室归档（如特殊可参照本制度第十 一条）。第十四条 凡购置的设备、仪

5、器在开箱验收后应将相关资料交档案室归档，档案室根据实际情 况发放复印件。正式运转后形成的档案材料于每次大修后归档立卷。暂由设备部保存，只向 档案室移交案卷目录，并由档案室负责监督检查。第十五条 各种合同、协议应在履行完毕后将原件交档案室归档。第十六条 人事档案随时建档立卷，人事部需用时可凭人事部经理批条借用（期限不得超过三 天）。第十七条 公司子公司、分厂的文书、科技、人事和财务档案资料，由各子公司、分厂兼职档 案员按照厂区的要求归档立卷，根据企业发展的实际情况，由各子公司、分厂保存，厂区档 案室负责对其工作监督检查。第十八条 部门共同办理的工作，由主办部门负责收集、整理文件资料，进行归档。会

6、议文件 由会议主办部门负责收集整理，并于一周内建档。第十九条 本公司外出学习、考察、调查研究或参加外单位召开的会议等公务活动的相关人员， 必须将会议的主要文件资料在回厂五个工作日内向档案室办理归档手续。第二十条 公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议文件、声像资料等在会议结束十个 工作日内向档案室办理归档手续。档案室管理员对文件、资料、声像的管理必须建立公司档案总台帐 、部门档案明细 帐、管理台帐。第二十一条 归档要求A 归档文件要齐全完整，符合案卷质量要求。B 归档的文件材料应质地优良、书写规范、字迹工整、图样清晰。C 归档文件材料不能用铅笔、彩笔、圆珠笔和蓝复写纸，如复写应采用单面黑复

7、写纸。D 编目清楚，程式符合规定要求，案卷题名书写准确，程式标准。E 装订整齐美观，拆除金属物。F 发现问题应及时向移交单位或部门提出，共同研究解决，符合要求后填写移交清单进行交 接。第四章 档案资料的密级分类第二十二条 公司档案资料分为“绝密级”、“机密级”、“秘密级”、“非密级”四类A、公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料等为绝密级。B、公司的规划、财务报表及审计报告、统计资料、重要会议记录、公司经营情况报告、 产品配方及工艺档案等为机密级。C、技术文件及标准、质量管理体系文件、采购文件、经营计划、公司人事档案、合同、 协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为

8、秘密级。D公司生产计划、一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件属非密级。第五章 档案资料的立卷第二十九条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号，装订的案卷应统一在有文字的每页 资料正面的右上角、背面的左上角打印页号。第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式填写卷内文件目录及备考表，同时将卷内 目录放在卷首，备考表放在卷尾，最后应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。 第三十一条 案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第三十二条 案卷装订应用三孔一线封底打活结的方法装订。第二十三条 按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。第二十四条 把

9、同一文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整 性。第二十五条 坚持平时立卷与年终立卷相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料， 要及时立卷归档。第二十六条 为统一立卷规范，保证案卷质量、立卷工作由相关部门指定专人配合，档案室负 责立卷、编号。第二十七条 归档文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第二十八条 归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、复印件与定稿、请示与批复、 多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷， 少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密第六章 档案资料的编号第三十三条文件资料、图

10、片及声像的密级号如下图示:绝密级文件资料、图片及声像JM1秘密级文件资料、图片及声像MM1机密级文件资料、图片及声像JM2非密级文化资料、图片及声像FM1第三十四条公司部门代号如下图示:生产部801物料部807开发部802仓储部808品管部803设备部809人力资源部804厂长办公室810总务部805海南XXX900财务部806说明：a）公司代号为“ AC表示XXXXX有限公司；b）公司代号为“ AM表示名兰XXXt限公司；c）公司代号为“ AH表示海南XXXXX有限公司；d）分类号由四位数组成，前两个字母及第一个号码表示档案的密机号，第四、五、六位表示 文件密级流水号；即：“ JM1代表“绝

11、密级”，“ JM2代表“机密级”，“ MM1代表“秘密级”，“ FM1代表“非密级”，流水号即1999号。例如：“ Q/AC801MM1001200006012001063C表示“ XXXXX有限公司生产部秘密级文件第 1号于2000年6月1号形成，并于2001年6月30号移交档案室。第七章档案资料的借阅第三十五条 借阅非密级档案，必须出示部门负责人签条，并在档案借阅登记表登记后方可借阅，所有密级以上文件借阅必须经总务部经理签字，未经签字，任何人不得借阅密级档案（密级档案制定部门负责人签条给该部门相关人员除外）。第三十六条 查阅档案仅限于在档案室内阅读，确需借出档案，须报请总务部经理批准，并且

12、 不准带出公司。借阅期限不得超过一星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。申请 复印非密级文件、资料、声像者，应填写档案复印申请表由部门负责人批准，经批准后 以档案复印申请表索取原件进行复印，如属密级文件则必须经总务部经理签字后方能复 印。第三十七条 借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、 剪载、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，按违反保密法追究 当事人责任。第三十八条 借阅的档案交还时，双方必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，档案室管理员 应立即报告领导。第三十九条 外单位借阅档案，应持有公司介绍信，并经总务部经理批准后方能借阅。但不

13、能 带离档案室。第四十条 外单位摘抄本公司卷内档案，应经总务部经理批准，并对所摘抄的材料进行审查、 签字。第八章档案资料的作废及销毁第四十一条 档案室管理员必须保证档案室、各部门保证作废的文件、资料、声像等档案资料， 不出现在使用现场，并对作废的文件、资料、声像等档案资料作出规范的标识。标识如下：AR（ HE档案管理专用章作废第四十二条 各部门作废的文件、资料、声像由各部门指定专人按“文件管理台帐”收回并记 录，上交档案室进行“作废”印章标识，并由档案室统一处理（根据密级情况确定列为回用 纸或是销毁）。第四十三条档案销毁手续：对确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清 单（一式二

14、份），经各建档部门确认、总务部经理审核、厂长签字盖章后方可销毁。必要时报 送总经理审批或备案，待批复后，再销毁。第四十四条 档案销毁办法：销毁档案与销毁清单登记内容核对无误后，进行销毁。二人监督 核销，监销人在销毁清册审批表上签字存档。档案销毁清册保管期限一般为二十五年。第四十五条 档案鉴定销毁工作总结：鉴定工作结束后，应写出鉴定工作总结报告，将档案鉴 定工作中的组织机构、参加人员、鉴定档案内容、数量变化、档案保管期限的升、降调整情况及文件的密级调整情况和其它需要说明的情况，如实记载，以备查考。第九章 档案室安全管理第四十六条 库房内的档案资料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号、柜架要

15、排列 有序。第四十七条 档案室和库房要坚固，并有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高 温等设施，要定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其它 技术处理。第四十八条 要注意控制库房内的温湿度，不断改善保管条件，努力达到标准的温湿度，温度 一般保持在14 C 25C之间，相对湿度保持在45b65%之间，库房要保持清洁卫生，定期 清扫整理，不得存放与档案管理工作无关的物品。第四十九条 库房内各种电器闸门要牢固，下班时要关闭电闸，库房周围要杜绝火源，库内严 禁吸烟。第五十条 档案管理人员调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，以 减少档案机械摩损。

16、第五十一条 做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作。第五十二条 要提高警惕，做好保卫保密工作，严防发生任何盗窃破坏档案资料的事件。第十章档案室保密制度第五十三条 严格执行档案法，确保档案的完整与安全。第五十四条 档案文件密级的界定、变更、解密必须严格按照规定执行。第五十五条 查阅、利用档案，必须严格履行登记手续，查阅核心机密档案，须经系统（分公 司）领导批准。第五十六条 查阅档案仅限于在档案室内阅读，未经许可不得抄录档案内容，确需借出档案， 须报请总务部经理批准，并按时归还。第五十七条 未经总务部经理批准，不得擅自复印档案内容，需要分发复印的文件应认真登记， 定期收回，集中销毁。第五十八条 任何人不得携带档案文件外出参观、游览、探亲访友、办私事。第五十九条 非档案工作人员严禁进入档案库房。第六十条 凡需销