关于归档案卷的质量要求

1、关于归档案卷的质量要求总的质量要求 : 遵循文件材料的形成的规律和特点 , 保持文件之间的有机联系 , 区 别不同价值, 便于保管和利用。具体应做到以下几点:一、 归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文 件材料, 均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。二、 遵循文件的形成规律和特点 , 层次分明。在归档的文材料中 ,应当将每份文件 的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件 分别组在一起 , 不得分开；一个项目的材料 , 要把项目从立项到结束形成的材料组在一 起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经

2、营管理等各项活动的真实内容和历史过程 ,尽 量做到一事一卷。三、 卷内文件的排列 : 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系 ,区别不同情况进 行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前 , 定稿在后； 会议记录依会议时间顺序排列 , 会议文件要按文件 的重要程度顺序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的 文件在后； 产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政策性 规定的普发文件按问题单独组卷 , 卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行 gb/t11822-89 国家标准。

3、四、 区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中 尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因 价值不同而拆开组卷。五、 跨年度材料的处理 : 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外 ,不同年度 的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷； 没有批复放在请 示年立卷 , 跨年度的规划放在针对的第一年立卷 , 跨年度的总结放在针对的最后一年立 卷； 跨年度的会议放在开幕年立卷。六. 具有长期保存的案卷 , 卷内文件有圆笔和铅笔字迹 , 要用蓝黑墨水或碳素墨水 笔重抄或复印, 连同原件一同归档。七. 卷内文件的编号

4、：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写 页号，在文件首页的右上角盖“件号章” , 并将件号和每件文件的页数填写清楚。（“件 号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。八、 装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后， 按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。八、 卷内目录的填写 : 凡是组成的案卷 , 都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要 填写齐全。序号：填写文件的件号。文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说

5、明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加；会议记录应在卷内目录的文件 题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“ .”表示。没 有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。页号：填写每份文件的页数。十、 备考表的填写: 每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明, 都应填在备 考表内 , 若无情况可说明 , 也应将立卷人姓名填上 , 检查人由单位领导或案卷质量审核 者签名。一、 案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。题名主要由三 个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。也可突 出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒 的股份公司内部文件，可以省略文件制发机关。一、 归档照片、录像片、录音带要写清载体的