供应商及采购方式选择管理文件

1、寻源管理规定第一章总则第一条目的根据公司发展需要，为规范公司采购寻源活动，特作此规定。第二条适用范围全公司。第三条名词解释长名单：基本资质和能力要求能够满足潜在采购需求的供应商库。短名单：供应商库中，对明确标准的需求，通过资格评审的供应商。备注：项目（招投标、询比价、商务谈判）涉及短名单需来源于长名单，不在长名单的 需补充至长名单中。第四条采购职能职责概述供应商管理组：供应商的开发、管理及维护，具体包括；长名单的开发、维护，供应商 绩效考核等。采购寻源一组/二组/外请车采购组：根据需求与合适供应商签订合同，具体包括，询价、 议价、合同签订等。区域采购管理组：根据实际工作及人员情况由部门相关人员

2、承接总部对应职责，各个层 级对应级别需与总部保持一致，下文不再一一列举。本文中出现的高级总监级包含对应岗位无高级总监由总裁直管人员负责的情况，其他层 级依此类推。本文中所有环节评委因特殊原因无法参与均可签署委托书授权，授权人授权不授责。第二章寻源管理流程第五条需求确认5.1需求确认采购部门与需求/专业部门通过会议（不强制）共同明确所涉及采购项目的具体需求，落 实到需求确认书（详见附件1），如输出标准确认书（详见附件 2则作为需求 确认附件，需求确认的文件签字级别根据金额判定，500万及以下由需求部门/专业部门、采购部门总监签字确认（总监直属下级也需签字），500万以上由需求部门/专业部门、采购

3、部门高级总监签字确认（高级总监直属下级也需签字）。负责人因特殊原因无法参与需签署授权委托书（详见附件3）授权，如果需求确认涉及到多个部门的情况，可由非 驻地部门负责人邮件授权采购驻地的部门负责人，在需求标准书上签字进行代签需求，需包括以下几个方面：5.1.1需求维度（包括但不限于以下方面）需求的预算、功能、价格、规格型号、时效、技术参数等（需求一般不能指定特定品牌）。5.1.2需求延展性需求需考虑延展性；比如IT类扩容、维保、系统开发、升级、端口绑定、使用许可、测 试保持的需求一致性。5.1.3委托采购需求确认的规定（1 ）委托采购需求确认同型号物资原则上应与总部保持一致。（2）如同型号物资确

4、实存在区域性差异，无法适用总部标准，则由区域采购职能参照总 部需求确认流程与专业部门确定最终需求。5.1.4相关物料涉及专业部门请见附件 19备注：专业部门以实际对应职责为准。第六条寻源策略品类寻源策略基于公司未来业务规划，通过对外部供应市场环境及内部采购现状的分析， 为寻源业务和品类管理的开展提供总体策略和方向。（1）采购寻源组/外请车采购组确定/分析采购物资寻源策略情况，牵头制定每年的寻源 策略范围和内容。2015年需要制定策略的品类有柴油、外请车、外包打木架、营运车辆、 新点装修、旧点翻新、木料、货柜等 36种品类/物资，其他不强制。（2）品类寻源策略的制定由采购寻源组/外请车采购组总监

5、判断是否需要建立虚拟品类小 组。如需要则建立品类小组，品类小组根据各参与小组成员提供的信息制定品类寻源策略； 如不需要则由品类项目负责人收集市场供应情况、品类现状等信息制定寻源策略。注：固定资产实物管理组不强制参与；统谈分购物资区域采购管理组需参与并提供历史到 货时效及日常合作情况。第七条业务情景及寻源方式7.1业务情景现有采购业务中，针对不同物资属性及供应市场情况，我司同供应商之间有四种业务情景 及合作关系，分别为战略型、瓶颈型、杠杆型、普通型。7.1.1业务情景解释及适用条件7.1.1.1战略型，经过较长时间合作，市场上符合我司要求的供应商相对固定，供应商更换成本高，供需双方依存度高更多关

6、注技术创新去改善服务水平及成本，典型物资如营运车 辆等。7.1.1.2瓶颈型，供应商选择余地少，更换供应商存在潜在供应风险，典型物资有IT维保服务等。瓶颈型的极端情况为单一来源，指的是没有竞争的采购方式，由于市场原因（版权、许可、 指定经销商、客户指定等）及其他原因导致只有一家供应商或一家已知的供应商能够提供 产品/服务。（备注：若因需求部门指定品牌或者指定供应商等原因导致的单一来源，需 由需求/专业部门出具单一来源报告，由需求/专业部门的高级总监签字，如无高级总监则 由副总直管人员签字确认，并交由采购进行确认；若单一原因不能确定的，则由需求部门 和采购部门高级总监共同协商判断）7.1.1.3

7、杠杆型，市场选择余地较大，更多关注采购价格，典型物资如印刷品等。该情景中价格主要由供需关系决定。7.1.1.4普通型，供应商有一定的选择余地，寻源选择时更多关注保证供应及寻源效率，典型物资如日常办公用品等。注：因供应市场变化、技术变更、我司需求调整等原因业务情景可以发生变化，具体以实 际判断为准。7.2寻源方式7.2.1寻源方式包括以下三种：招投标；询比价；商务谈判。7.2.2寻源方式解释及适用条件722.1招投标选择供应商时，除价格因素外，综合考虑质量、交期、灵活性、技术等多种因素。招投标 分为公开和邀请两种。公开招投标是招标人通过招标公告的方式邀请不特定的法人或者其 他组织投标；邀请招投标

8、是指招标人以投标邀请的方式邀请特定的法人或其他组织投标。（1）存在两家或以上符合相应资格条件的供应商参与投标；在短名单确定的过程中，需要评审时，由采购部门牵头，组织相关部门（技术部门 /专业部门、需求部门）共同参与 开展；（2） 评标小组需要包括采购部在内的至少两个部门参与，其他部门包括技术部门 /专业部 门或需求部门，小组成员的级别根据项目预算金额而不同， 需要由相应级别的人员组成（原 则上要求中级专员及以上人员）；（3）如确定好的评审小组成员因故无法参与项目评标，需提前授权并签署授权书授权相关人员代替行使职责（原则上中级专员及以上人员可以直接授权）。7.2.2.2询比价选择供应商时，只考虑价格因素。（1）适用于采购物资的规格、标准统一，货源充足且价格变化幅度小；（2）存在二家或以上符合相应资格条件的供应商；（3）需要有线上询价记录和过程、无法执行线上报价的需有线下记录；（4） 单次采购金额一万元以下且不签订合同的询比价项目报价单的最长有效期为6个月, 具体以报价单上有效期为准。722.3商务谈判供应商选择时，与指定供应商进行谈判以确定价格及其他合作条款的寻源方式。（1）适用于采购的物资供应商市场固定、需求紧急、服务满意度要求高等情况；（2）需要有对技术标准进行描述的文档（如已在其他文档中说明技术标准，则可直接引 用），证明未发生重大变化。7.3业务情