Excel技巧课件1

1、Excel,使用技巧,2020,年,4,月,14,日,Excel,使用技巧,一、管理学生成绩,二、日期与时间的快速处理,2020,年,4,月,14,日,一、管理学生成绩,一、在输入大量学生成绩时，容易发生误输入，如少打小数点、,多打一个零等。为避免这种情况，可以设置“有效性”检查，,当输入数据超出,0,到,100,的范围时，就会自动提示出错。,二、做完学生成绩表后，可把学生的平均成绩分类，大于,90,分的,显示红色，,60,到,90,分的显示黄色，,60,分以下的显示黑色，这,样看起来一目了然,三、在处理各班的优秀学生名单时，可把各班的学生名单放在不,同的“文件夹”里，需要时就展开，不需要了就

2、合上，非常,方便。,2020,年,4,月,14,日,有效性检查具体设置如下,1.,选定所有需要输入学生成绩的单元格。,2.,单击“数据”菜单下的“有效性”命令。,3.,单击“设置”标签，在“允许”框中选择“小数”，在“数据”,框中选择“介于”，在“最小值”框中输入“,0,”,，在“最大值”框,中输入“,100,”,。,4.,单击“输入信息”，在“标题”框中输入“请输入学生成绩”，,在“输入信息”框中输入“成绩介于,0,到,100,之间”。,5.,单击“出错警告”，在“标题”框中输入“输入出错”，在,“出错信息”框中输入“请输入,0,到,100,之间的数”。,6.,单击,确定,按钮。,2020,

3、年,4,月,14,日,条件格式具体设置如下,1.,选定平均分所在单元格区域。,2.,单击“格式”菜单下的“条件格式”命令。,3.,输入条件,1,（大于,90,分）：在第一个下拉列表框中，选择,“单元格数据”，在第二个下拉列表框中选择“大于”，在第,三个下拉列表框中输入“,90,”,，单击,格式,按钮，把字设为红色。,4.,单击,添加,按钮，照上述方法添加上条件,2,（,6090,分）和,条件,3,（,60,分以下）。,5.,单击,确定,按钮。,2020,年,4,月,14,日,文件夹具体设置如下,1.,在,A1,单元格中输入一班”。,2.,选择表中一班的所有学生，单击“数据”菜单的“组及分组,显

4、示”下的“组合”命令，这样，相当于是把一班的学生名单放入,一个“文件夹”中，“文件夹”的名称为“一班”。,3.,照上述方法，把二班、三班等的学生名单，分别放入一个,“文件夹”内。,2020,年,4,月,14,日,二、日期与时间的快速处理,1.,任意日期与时间的输入,数字键与“,/,”,或“,-,”,配合可快速输入日期，而数字键与,“：”配合可输入时间：如输入“,3/25,”,，然后回车即可得到“,3,月,25,日”。又如输入“,9:25,”,，回车即得到“,09:25,”,。,2.,当前日期与时间的快速输入,选定要插入的单元格，按下“,Ctrl,”,键与分号键“；”，,然后回车即可插入当前日期

5、。而要输入当前时间，同时按住“,Ctrl,”,键、“,Shift,”,键与分号键，然后回车即可。,3.,日期与时间格式的快速设置,如果对日期或时间的格式不满意，可以右击该单元格，选,定“设置单元格格式数字日期”或“时间”，然后在类型框中,选择即可。,2020,年,4,月,14,日,快速切换工作表,?,按下,Ctrl+Page Up,组合键，在不同工作表,之间，按工作表顺序从后向前切换（从,Sheetn,直到,Sheet1,）。按下,Ctrl+Page,Down,组合键，在不同工作表之间，按工作,表顺序从前向后切换（从,Sheet1,直到,Sheetn,）。,2020,年,4,月,14,日,快速

6、切换工作表,?,按,Ctrl,PageUp,组合键可激活前一个工作,表，按,Ctrl,PageDown,组合键可激活后一,个工作表。您还可用鼠标去控制工作表底,部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名,字，然后单击工作表进行切换。,2020,年,4,月,14,日,快速切换工作簿,?,对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。要,对多个窗口下的多个工作进行切换，用“窗口”菜,单最方便。“窗口”菜单的底部列出了已打开了工,作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从“窗口”,菜单选择它的名字即可。“窗口”菜单最多能列出,9,个工作簿，若多于,9,个，“窗口”菜单则包含一个,名为“多窗口”的命令，选用该命令，

7、则出现一个,按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，,只需单击其中需要的名字即可。,2020,年,4,月,14,日,快速打开插入对话框,?,在,Excel,中，按下“,Ctrl+Shift+=,”,组合键，,则可快速打开“插入”对话框。,2020,年,4,月,14,日,快速打开固定工作簿,?,如果你有几个固定的工作簿需要同时打开，,可以将它们保存为工作区文件，只要将工作,区文件打开，,Excel,就会打开保存在其中的每,个工作簿：先打开需要同时使用的多个工作,簿，再根据使用要求调整好窗口的大小和位,置。然后单击,Excel,“,文件”“保存工作,区”，输入工作区名称后单击“保存”按钮,即

8、可。需要提醒注意的是，对每个工作簿所,作的修改必须分别保存，保存工作区并不会,保存其中的工作簿。,2020,年,4,月,14,日,让,Excel,自动打开工作簿,?,如果你的多个工作簿需要随,Excel,自动打开，先把它们保存,为工作区文件，然后在“资源管理器”中选中工作区文件，,按,下,Ctrl+C,键,。,如,果,使,用,Windows,98/Me,，,则,打,开,C:Windows,application,data,Microsoftxlstart,文,件,夹,；,如,果,是,Windows,2000/XP,，,则,应,打,开,C:Program,filesMicrosoft,offic

9、e,officexlstart,文件夹。再用鼠,标右键单击窗口空白处，选择“粘贴快捷方式”，将工作区,的图标放入,xlstart,文件夹。以后只要运行,Excel,，工作区中,的所有文件就会被打开。,?,小提示,：,如果要自动打开某个工作簿，只要按相同方法将,它的图标放入,xlstart,文件夹即可。,2020,年,4,月,14,日,选择打开多个工作簿,?,打开,Excel,的“打开”对话框，按住,Ctrl,键逐个选中要打开的工作簿，最后单击,“打开”按钮，所选工作簿就会被全部打,开。,2020,年,4,月,14,日,Excel,自动保存,?,单击“工具”“加载宏”，选中对话框中,的“自动保存

10、”，确定后“工具”菜单即可,出现一条“自动保存”。单击该命令可打开,“自动保存”对话框，并对“自动保存时间,间隔”和“保存选项”等进行设置。,?,如果没有“自动保存”宏可供选择，则请重,新运行,Office,安装程序，选择“添加和删除,功能”，并单击展开“,Microsoft Excel for,Windows,”,“,加载宏”“自动保存”项目，,选择“从本机运行”按钮，再顺着向导操作,即可。,2020,年,4,月,14,日,固定,Excel,工作簿的栏目标题,?,在浏览长篇工作簿时，栏目的标题也会随着,滚动消失，这给查看带来了许多不便。这时,可冻结窗格来固定栏目标题，选择要固定的,单元格，然

11、后单击菜单窗口,冻结窗格。,这样任你怎么移动表格，被冻结的窗格始终,出现在界面上不会任意移动。,2020,年,4,月,14,日,让,Excel,文件单窗口显示,?,在,Word 2000,中打开多个文件时，每一个文,件都会任务栏上显示一个窗口。这样打开,文件一多，就会给任务栏很大的负担。不,过在,Excel,中却可以自由设置，单击,“工,具”,“选项”，打开“视图”标签，取,消选择,“任务栏中的窗口”前的复选框，,再单击“确定”按钮即可。,2020,年,4,月,14,日,在工作簿中增加默认工作表的个数,?,Excel,中默认工作表的个数仅有三个，即：,sheet1,、,sheet2,、,she

12、et3,当默认的工作表不,够时，通常是右键插入工作表，还有一种更,为快捷的方法是：选择“工具”“选项”，,然后选择“常规”选项卡，将新工作簿内的,工作表数改成一定的值即可。,2020,年,4,月,14,日,在不同工作表中输入相同内容,?,先选定需要输入相同内容的相应工作表标签，方法,是按住,Ctrl,或,Shift,键的同时单击,Sheet1,、,Sheet2,、,Sheet3,等标签，然后在其中任意一个工作表的相应,单元格中输入数据或文字，按下回车键后这些内容,就分别进入所有被选定的工作表中的同一单元格中。,?,如果再扩展一下，就可以发现这个技巧并不仅仅局,限于在多个工作表中输入相同内容，还

13、能为多个工,作表设置成相同的页面、在多个工作表中进行查找,/,替换,/,定位操作、在多个工作表中一次性设置相同格,式。,2020,年,4,月,14,日,在,Excel,中复制整张工作表的内容,?,如果要复制整张工作表（工作簿中的一页），首先,打开目标工作簿（复制的目的地）和源工作表，鼠标,右击该工作表的标签（屏幕左下方），并在出现的快,捷菜单中选择“移动或复制工作表”。然后在打开的,对话框中，再在工作簿下拉菜单中选择已打开的目标,工作簿，然后用户还可以在“在下列选定工作表之前”,中设置在目标工作簿中的位置，如果用户是复制该工,作表而不是移动的话，应当选中“建立副本”，最后,单击“确定”按钮，该

14、工作表就被移动或复制到目标,工作簿了。,2020,年,4,月,14,日,一次选定两张以上工作表,?,一次选定两张以上相邻的工作表,?,先选定第一张工作表的标签，然后按住,Shift,键，再单击最后一张工作表的标签。,?,一次选定两张以上不相邻的工作表,?,先选定第一张工作表的标签，然后按住,Ctrl,键再单击其他工作表的标签。,?,一次选定工作簿中所有工作表,?,用鼠标右键单击工作表标签，然后单击,快捷“选定全部工作表”。,2020,年,4,月,14,日,一次打印多个工作簿,?,首先，需要打印的所有工作簿必须存放,在同一文件夹内。然后选择“文,件”“打开”，按住,Ctrl,键，再单击,选定需要

15、打印的每一个文件名。然后选,择“工具”“打印”。,2020,年,4,月,14,日,一次插入多张工作表,?,按住,Shift,键，同时单击并选定与待添,加工作表相同数目的工作表标签，然,后再单击“插入”菜单下的“工作,表”。,2020,年,4,月,14,日,生成备份工作薄,?,对新（老）工作薄执行“文件”“保存,（另存为）”，打开“另存为”对话框，,按右上角的“工具”旁的下拉按钮，选,“常规选项”，在随后弹出的对话框中，,选中“生成备份选项”，确定保存。以后,修改该工作薄（,a.xls,）后再保存，系统,会自动生成一份名称为“,a,的备份,.xlk,”,的,备份工作薄，且能直接打开使用。,202

16、0,年,4,月,14,日,在工作簿中使用工作表组,?,Excel,具有鲜为人知的快速编辑功能，当编辑某一个工作表时，工作表组,中的其他工作表同时也得到了相应编辑：如果要选择一组相邻的工作表，,可以先单击要成组的第一个工作表标签，按住,Shift,键，再单击要成组的,最后一个工作表的标签；如果要选择不相邻的一组工作表，按住,Ctrl,键，,依次单击要成组的工作表标签；如果要选定所有工作表，则可以用鼠标,右击任意一个工作表标签，从中选择“选定全部工作表命令”。这时的,工作表组就已经建好了，这时在标题行应该看到有工作组字样。,?,接下来，就可以看一看它的“强大”功能：先打开一个新的工作簿，,按照上面

17、的方法建立一个工作表组，再在第一个工作表中（或选定的某,一个）设计一个数据表格，然后单击,Sheet2,工作表标签，它和,Sheet1,的,内容完全一致。这时，就相当于批量在其中输入了数据，如果有不同的,数据要输入，则可以在工作表标签上单击右键，选择“取消成组工作,表”，然后将标题作适当的改动，如在本例中将“第一分公司”改为,“第二分公司”，以此类推，如果有必要，可以再将三个工作表设置为,工作表组。,2020,年,4,月,14,日,将单元格文本创建为超级链接,?,请选择作为超级链接显示的单元格或单元,格区域,单击“插入超级链接”按钮,在,“请键入文件名称或,Web,页名称”输入框,中，输入超级

18、链接目标文件的地址,2020,年,4,月,14,日,复制或移动超级链接,?,1.,如果要选定包含文本超级链接的单元,格，单击超级链接旁边的单元格。然后使,用方向键移动到包含超级链接的单元格上。,2.,进行“复制”或“移动”操作,。,2020,年,4,月,14,日,节约成本之,Excel,打印技巧,?,1,设置打印缩放比例,如果对打印内容要求不是太高，可进行,表格的压缩打印，即选择在一张纸上打印几,页容量的表格。设置时只需打开“页面设置”,对话框的“页面”选项卡，选中“缩放比例”,单选框，输入需要缩放的比例如“,50%,”,就可,以了。,2020,年,4,月,14,日,节约成本之,Excel,打印技巧,?,2,压缩打印内容调整到一页,如果要打印的表格内容超过一页，且第,二页中的记录数只有几行，可选择将第二页,中的内容打印到第一页上，这样既美观