借支管理及费用审核报销制度

1、一、总则1、 目的贯彻勤俭节约的方针，严格控制各项财务支出，杜绝损失浪费，为机构的建设发展提供可靠的财务保障2、适用范围机构各教学点、项目组及各职能部门3、管理单位财务部为本制度的管理单位，负责本制度的制订、解释、实施、修订和不断完善。二、借支管理制度及费用审核报销制度（一）借支管理制度借支程序：借款人填写借款单 财务部负责人审核 机构总监审批 财务出纳处领款借支分类：分为一般费用借支和教学经费借支1、借支原则（1）借支必须因公，并根据工作内容合理确定借款金额，预计费用金额超过 100 元才可借支；（2）一般费用借支必须在 10 天内还款或冲账（教学经费除外），不能擅自更改原借款用途。（3）原

2、有欠款未清的不允许再借款。对于无正当理由的欠款超过一个月的，财务部有权从借款人工资中扣还；（4）不能代理借款，不对学生及非本机构人员借款，借支对象必须为机构正式职工。2、借支具体流程（1）借支购物款购物核准：所有的日常消耗性物品的采购，均需填制采购申请单报行政部批准并安排采购，任何部门不得未经行政部批准擅自采购消耗物品借款手续：提供经总监批准的采购申请单方可借款（2）借支公关、市场、对公费用借款核准：财务主任助理审核、总监审批借款手续：提供经总监审批的费用支出申请方可借款（3）教学点及项目组教学经费借支借款核准：财务主任助理审核、总监审批方可借款借款手续：提供经批准的借款单主任助理审核教学点及

3、项目组借支的教学经费以年度结算返还，具体时间以通知为准（4）以上三项借支支付方式均可以现金或转账形式支付。3、如借支现金 5000 元以上，应提前一天告知出纳，以便作好资金准备。（二）费用审核报销制度1、本制度遵循的原则：实报实销原则。2、本制度包含的报销费用包括：（1）教务、学工类支出：教师招待费、教师课酬、教材支出、车辆支出、奖学金、学生活动赞助费支出、论文指导费支出、代收报考费支出、教学点其他支出等；（2）人力行政支出：办公用品、中心租金水电、员工费用及活动支出等；（3）市场部支出：广告费、网络学堂专项费用、业务拓展费等；（4）食堂支出：包括餐费、租金、水电费、煤气费及食堂设备维修费等；

4、（5）公用支出：公干交通费支出、通讯网络费支出等。3、费用报销基本程序：经办人、证明人签字 财务部主任助理审核 机构总监审批 财务部出纳处结算。注意：白云教学点和天河教学点必须发票和收据（包含手写收条）分开报销，其它教学点必须教师（或学生）费用和个人费用分开报销。社会点其他教学点财务出纳处报销机构总监审批4、各项费用报销的具体规定（1）教务、学工类支出：此类支出必须经校长证明才可报销。 教师招待费：教学点教师招待费一般包含教师住宿费、餐费、交通费等，为了方便教务处审核及财务部准确核算各教学点各教师的费用支出情况，须在支付证明单中注明教学点名称，在报销票据后注明教师姓名、日期及经手人。 教师课酬

5、：学期初由教务处教学部制定学期教师课酬预算总表经校长审核、总监审批后交财务部备案，在课程结束后依照实际发生费用安排专人负责支付各教学点教师课酬。付课酬时由教务处提供统一的教师课酬单到财务部领取课酬，教师签收后交回财务出纳处。学期末课酬支付完毕后，由教务处统计教师课酬实际发放明细表交各教学点签字确认，经校长审核及总监审批后交财务部存档，由出纳处统一贴票报销冲账。 教材费：由负责教材采购人员安排支出并提供教材采购申请表，经机构总监审批后交财务部预支。取得票据后附上已审批的教材采购申请表及相关票据进行报销。 车辆支出：包括车辆维修保养费、保险费、路桥费、停车费、车船税费等支出。该项费用由学校车队的各

6、司机安排支出，交费后凭票统一必须经机构车辆负责人证明才可报销。原则上每周发生的费用必须每周进行报销，报销路桥费时填写内容如：*月*日*（车牌号）从*（初始地）到*（目的地）的路桥费。 学生奖学金支出：严格按照奖学金的相关规定执行，由学工处提供奖学金发放统计表经机构总监审批后进行预支，待学生签收后附上已审批的奖学金发放统计表及学生签收表进行冲账报销。 学生活动赞助费支出：该项费用的支出包括有机构统一筹划的大型学生活动支出，以及各教学点负责组织的由机构批准的学生活动支出。大型活动的支出预算经机构总监审批后（教学点活动支出由校长审批），负责筹划的专人预支，活动结束后附上已审批的活动支出预算申请及相关

7、票据进行报销。 论文指导费支出：由教务处提供论文指导费统计表交财务部出纳处核对入账金额，经机构总监审批后进行预支，取得票据后附上已审批的论文指导费统计表及相关票据进行报销。 报考费支出：原则上由教学点统一提交报考费结算表与考务核对数据无误后，由考务部负责人统计当期报考费结算总表，交财务出纳处核对入账金额，经总监审批后，财务部方可安排支付，考务部取得票据后附上已审批的报考费结算总表及相关票据进行报销。 教学点其他支出：该支出包括补贴教师用房屋租金、办公费等。原则上必须在不降低服务质量且节约成本的前提下，经机构总监批准方可补贴教师用房屋租金且必须在行政办备案，产生该项费用后，经行政办审核总监审批后

8、，以租金收据复印件做附件进行报销。办公费等其他费用按实际支出额附上相关票据进行报销。（2）人力行政支出： 办公用品：包括办公室低值易耗品和固定资产。由行政办安排专人实行统一采购、入库、发放并定期进行盘点，盘点后的盘盈盘亏数据经总监审批后交至财务部入账。 中心租金水电：是指中心办公场地的每月支出。租金、水电按月凭票进行报销。申购程序：行政办采购人员填写物品申购单 部门负责人审核 机构总监审批 财务部预支 报销程序：行政办采购人员凭票据填写支付证明单，必须经部门负责人签字证明，并附上已审批的物品申购单及相关票据方可报销。 员工费用及活动支出：员工费用包括员工工资、员工培训、员工福利、员工社保费等支

9、出；活动支出为机构组织的各项活动开支。上述费用由行政办安排支出，需要预支的费用要有经总监审批的计划审批表到财务部预支。取得相关票据后附计划审批表进行报销冲账。 员工工作装报销规定：机构为员工定制工作装，由行政办提交工装费用申请表经机构总监审批后交至财务部备案；原则上经办人必须与供货方签订有完整权利及义务条款的正式合同；结账时由行政办填写支付证明单后附费用明细表到财务部进行结账报销。（3）市场部支出：该部门支出主要包括广告宣传费、网络学堂专项费及业务拓展费。市场部各项目负责人年初应对本年度的所需费用进行预算，经机构总监审批后送至财务部备案，以便年底财务结算时进行参考评估。实际发生费用时实报实销。

10、报销广告宣传费时，经办人必须在支付证明单上注明广告类别（比如报纸广告、网络广告等）并附上有关协议及相关票据进行报销。（4）食堂支出：包括餐费、租金、水电费、煤气费及食堂设备维修费等，统一由食堂管理员安排支出，每月凭票报销。 餐费：每月由食堂管理员登记和统计各员工用餐情况，于次月 1 日前提交上月的用餐日登记表到行政办审核，并由行政办统计餐费统计表，经双方确认签字后附上此表进行报销。（5）公用支出：包括公干交通费支出、通讯网络费支出等，因委派出差、公干的交通费仍实行实报实销管理，其他交通费按机构补贴标准每月在员工工资中发放，不再予以报销；通讯费按机构 补贴标准每月在员工工资中发放，不再予以报销，

11、特殊情况经领导特批后方可报销（例如：指派 辅导员开拓新的教学点）。报销费用时须在支付证明单中注明日期（准确填写票据显示日期）、费用内容，原则上必须有正规发票与之对应(认真核实发票真伪)，否则不予报销。如：*月*日乘 坐*车由*（初始地）到*（目的地）办理*事的往返车费。 机构一般员工外出公干，原则上不能乘坐出租车。若确因工作需要须乘坐出租车，要事先请示学校领导，并在报销单上注明原因。有机构自有车辆接送的一律乘坐机构自有车辆，否则财务部有权拒绝报销。5、报销票据的规定为保证财务票据的有效性，经济业务的真实性，同时方便员工的费用报销顺利进行，财务部对报销的票据及程序作如下要求：（1）对原始凭证的要

12、求：各部门对外发生经济业务，支付款项必须取得合法的原始凭证。合法的原始凭证指： 套印有税务部门监制章的收款票据； 财政部门统一印制的事业性收费票据、统一收据及专用票据； 国家交通、水电等部门的专用票据。（2）取得合法原始凭证时，应要求收款方如实填写并符合以下基本要求： 准确填写付款单位名全称和付款日期； 填写内容完整，如经济业务内容、单位、数量、单价、金额等项，金额计算必须正确，大小写必须相符； 票据上必须加盖有收款方的“发票专用章”或“财务专用章”，且有收款人签名(章)； 购物发票，若按批量购货总额开票时，必须附有加盖与票面相同印章的购货清单。（3）取得的原始凭证，达不到上述基本要求的，或者

13、出现以下情况财务部要求退回、补充或重开，无法更换的，财务室可拒绝报销： 发票或收款凭证有涂改、挖补或模糊不清的； 购物发票与验收单在数量、金额上不相符的； 发票或收款凭证上的收款项目与收款单位经营范围不相符的； 发票或收款凭证属过期停用或伪造的。（4）注意事项 不能从票面直接反映业务内容的定额发票、出租车票等票据，要由经办人附注具体金额； 签有付款合同或协议的支出款项报销时，要将合同或协议原件作为发票的附件； 领取工资、补助或其他劳务报酬，应填写有关自制原始凭证，履行报批手续。对于一人领取多人的劳务报酬，应附经本人签名的发放清单。对于超过个人所得税起征点的应税收入，财务处将代扣代缴个人所得税；

14、 从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来的票据号码、金额和内容等，由财务负责人和机构总监批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，由当事人写出详细情况，经财务负责人和机构总监批准后，方可代作原始凭证。（5）贴票规定： 社会点报销费用时，收据（包括手写收条）和发票必须分开填写支付证明单并把相关票据附其后，如票据张数超过 5 张，须用报销单据粘贴单粘贴票据，注明张数和合计金额； 所有票据必须根据支付证明单的事由项先后顺序进行粘贴； 车票：在贴票单上从左至右，按照时间先后顺序粘贴； 原则上票与票不可以粘贴在一起，每张发票必须直接粘贴在贴票单上； 为了便于

15、凭证装订存档，请从粘贴单左侧2厘米处开始粘贴票据； 票据正方向顺序粘贴，不可以随意倒贴、乱贴； 发票上的金额在粘贴时不可以被粘住看不到，财务人员无法确定金额，将被视为无效票据。6、其他有关规定（1）费用报销的时间限定及支付方式 职能部门：时间限定：非特殊情况，已发生的费用支出必须在取得原始凭证后一个星期内报销。支付方式：现金/转账 教学点及项目组：时间限定：当月发生且已经取得原始凭证的费用支出必须在次月 10 号之前报销。教学点按每一期的实际支出的费用贴票报销，一期为一个星期或一个月。支付方式：现金/转账（2）非特殊情况超过报销期限的凭证，财务部有权作为无效凭证处理；（3）原则上每月未最后一天为财务人员账务月结时间(遇节假日顺延)，不办理财务报销业务；（4）工资发放时间：每