日常接待管理规定

1、日常接待管理规定第 1 章 总则第 1 条 目的。为进一步提高公司的日常接待管理水平，促进接待工作的规范化， 特制定本规定。第 2 条 接待类型。1 贵宾接待贵宾接待主要是指对公司的重要客人、公司的重要客户、外宾、参 观团及政府相关部门及领导的接待。2 业务接待业务接待主要是指对营销客户、施工相关事项洽谈等的接待。3 普通接待普通接待主要是指对一般来客来访的接待。第 3 条 接待场所。1 公司设立有专门的会客厅，行政管理中心负责对会客厅的卫生 管理和设备维护工作。2 有客人来访时，除总经理室及副总经理等高管人员单独使用的 办公室可以用作接待洽谈室外，一般都安排在公司会客厅洽谈。第 2 章 相关

2、部门职责及程序第 4 条 对于各种类型的来访，相关部门须按下列要求操作：1. 贵宾来访1）在得知有有贵宾来访前，行政管理中心要落实人员做好必要的 安排：（ 1） 清扫、整理接待场所，备好茶水；（ 2） 按公司相关领导的指示准备相关资料及礼品；（ 3） 根据指令安排车辆接送，预订客房、客人返程机（车）票；（4） 如需就餐，须按本规定第 5 章操作；（ 5） 通知相关部门负责人或专业人员陪同客人。2）相关部门人员事前要及时与公司领导沟通，理解领导意图，做好接待工作，尽可能解答客人提出的有关问题。2 其他相关业务人员来访1） 一般由相关业务部门自行安排接待，必要时，可要求行政管理 中心工作人员协助。

3、2） 如需就餐，要及时通知行政管理中心，一般应安排在公司食堂 就餐。如需安排外出就餐，须按本规定第 5 章操作。第 3 章 接待服务人员礼仪第 5 条 仪容、仪表。1 服饰接待人员应统一着公司工装，工牌号要佩戴工整。2 化妆 女性接待人员要化淡妆，切忌化浓妆和使用味道过重的香水。3 装饰接待人员不能佩戴过多的首饰，且佩戴的首饰不能过于新奇第 6 条 姿态、仪态。1 走姿走路步伐适中，双手自然摆动，不背手，不跑步。2 坐姿接待人员坐姿应端正，与来客面对面交谈，不能盘腿，不得将腿搭在座椅的扶手上，且腿不能随便抖动。第 7 条 语言规范。1 对于未知姓氏的来客，应称其为“先生”或“小姐”（年长的称“

4、女士”）。2 接待人员讲话时，要使用来客能听懂的语言，声调要自然、清 晰，不宜过高或过低。3 多用礼貌用语，如知道来客的姓名和职位，则应尽量呼其职位， 如王总（经理）、杨部长等。4 与来客交谈时，要正视对方的眼睛，用心倾听、耐心回应，切忌任意打断其谈话。第 8 条 接待中需要注意的问题。1. 每个员工的言行都代表着公司的形象，在客人面前要表现出应有的热情和诚恳，不卑不亢。2. 要注意如下一些细节：1） 不让客人感觉被冷落。必要时，可主动招呼客人休息一下，或看看电视和听听音乐2) 端拿一次性杯子时，手指不要触接杯子的上沿；水量要适当， 一般以八分满为宜；要适时给客人加水，加水时要尽量使用热水杯，

5、 不要直接拿客人正在使用的杯子去加；看到客人的茶水变淡时，要重 新泡一杯，并将原来的清除。3) 尽量不在客人在场时扫地。4) 不在客人面前抠鼻子、掏耳朵或剪指甲；不得对着客人咳嗽或 打喷嚏(实在控制不住时，应用手挡住或起身避开) ；尽可能不当着 客人的面接拨电话。第 4 章 接待参观规范第9条许其参观。第 10 条 参观时，公司相关负责人要引领与介绍，根据需要有关人 员要陪同参观。第 11 条 如未经副总经理级以上人员批准，不得带领来客进入公司 保密场所和设备现场如来客提出参观公司的要求时，接待人员应请示 公司领导，得到批准后方可允进行参观和拍照。第 12 条 参观人员所到之处，现场作业人员要

6、集中精力，不得东张 西望，更不允许与参观人员进行交谈。遇有客人提问，应礼貌回答。第 5 章 招待费用管理规定第 14 条 招待费是指公司日常工作中发生的为开展各类业务经营和 其他各项活动需要而列支的接待用餐等交往应酬费用第 15 条 各类招待行为必须以“厉行节约，合理开支，严格控制， 超标自负”为原则，未经批准不得超标开支。第 16 条 日常招待一般执行“业务对口、职务匹配”的原则。重要 的客人由总经理或分管副总负责招待，一般客人由相关部门相应人员 负责招待。第 17 条 应适当从紧控制陪同人员，陪同人员一般不应超过需接待 人员的人数（具体由招待负责人根据需要掌握） 。一般情况下，无业 务相关

7、人员不得陪同。第 18 条 业务招待用餐坚持分级限标的原则。招待政府职能部门的 负责人和合作单位领导，平均每人（包括陪同人员）费用不得超过 60 元（不含酒水，以下同） ，职能部门和合作单位的一般工作人员，平 均每人（包括陪同人员）费用不得超过 40 元。接待部门应依据标准严 格掌握，超过规定标准的部分自行承担，公司不予报销。第 19 条 接待用餐一般应就近安排饭店招待。午餐招待原则上不饮 用酒类，确有需要时也应适量控制。第 20 条 实行招待前，接待部门要提出申请，填写业务招待费申 请单，经部门负责人签字后报总经理审核。如相关领导外出，或情 况特殊的，可先电话申请，过后补办手续。第 21 条

8、 业务招待费报账时实行“两单一票”的原则。即由招待经 办人员在招待任务完成之后凭招待费用的正式发票、财务规定的报销 单和业务招待费申请单经分管副总审核（经办人为分管副总的， 由分管行政副总审核） 、总经理审批后再到财务管理中心报销。第 22 条 各部门负责制定本部门每年的业务招待费预算额度，财务 部对其使用情况进行监督和控制，业务招待费要坚持不超时序的原则， 超出当季度时序进度的不予报销列帐。第 23 条 审核、审批人员未能严格按规定标准审核、审批额度的， 每发生一次罚责任人 300 元；财务人员未能做好每季度时序进度控制 的，每发生一次罚责任人 300 元；负责接待人员在执行招待活动中有 弄虚作假行为、侵占公司财产的，每发生一次罚负责人 300 元，并按 奖惩制度的相关规定对当事人进行处理。附：日常接待管理流程公司领导行政管理中心前台文员值班室进行接待准备电话预约k八 r “7111通知接待 中