用友时空医药软件操作手册——01通用操作篇

1、合肥越科科技有限公司 ksoa操作手册之通用操作篇目 录1.进入系统和操作界面31.1.操作员进入系统31.2.操作桌面和功能菜单31.3.个人密码的修改41.4.锁定ksoa系统屏幕42.业务单据52.1.业务单据填制52.1.1.单据抬头信息填写52.1.2.单据明细项填写52.2.辅助功能62.2.1.单据数据提取62.2.2.选择记录：72.2.3.保存草稿82.2.4.提取草稿82.2.5.单据修改92.2.6.数据查询112.3.退出112.4.“存盘”或“记账”122.5.打印122.6.系统服务132.7.鼠标右键功能152.8.单据合计项182.9.单据操作属性项183.单据

2、审核194.单据删除215.查询分析功能操作说明225.1.菜单项225.2.抬头项235.3.明细项235.4.使用鼠标右键功能辅助查询235.5.操作属性项311. 进入系统和操作界面1.1. 操作员进入系统每个操作人员在进入系统工作以前，由系统管理员在【系统控制台】定义好该人员的进入系统工作的“用户代码”和“口令”，通知每个操作人员记住个人“用户代码”和“口令”，每个操作人员应该注意对“口令”保密。操作人员开启计算机后，在windows桌面上找到并用鼠标单击“”，启动ksoa平台，弹出对话窗口询问操作人员“用户代码”和“口令”。操作人员将正确的个人“用户代码”和“口令”填写好，鼠标单击“

3、登录”按钮，系统检查通过，即可进入该操作人员所属操作角色对应的操作桌面进行工作。1.2. 操作桌面和功能菜单在ksoa中，可以按照业务流程中不同的岗位角色的操作需要，指定各个岗位角色操作的应用功能菜单集合。每个操作人员使用个人“用户代码”和“口令”进入系统时可见、可操作的功能菜单集合、图标等共同组成了该岗位角色专属的操作桌面，不同岗位角色专属操作桌面涵盖功能菜单集合不同1.3. 个人密码的修改用户口令可以自己修改，可以从两个途径进入密码修改对话框：一种是在 窗口修改操作口令；另一种是在ksoa操作界面点击。操作：在“原口令”中输入旧密码，在“注册口令”、“确认口令”中输入新密码，点击确认。 如

4、果弹出下图的运行程序提示对话框，那么应先关闭其他已经打开的程序，才能改密码。程序指ksoa系统里面的所有功能程序。1.4. 锁定ksoa系统屏幕当操作员暂时离开，不希望他人操作ksoa系统时，可采用锁定屏幕功能，该功能只锁定ksoa系统。操作：点击窗口锁定屏幕，弹出下图，屏幕即锁定。在下图输入密码，点击确定可解锁。2. 业务单据ksoa平台中数据流转的载体是各种业务单据，用户通过各种单据的填制、处理、打印、查询等操作完成业务数据输入、存储、输出的功能。ksoa中一般单据格式按照功能区域分为五部分：单据菜单项、单据抬头项、单据明细项、单据合计项、单据操作属性项。2.1. 业务单据填制1.2.2.

5、1.2.1.1. 单据抬头信息填写用户应该全面填写单据抬头信息，不能为空的栏目如果不填写，在单据存盘或记账的时候，系统会提示操作员进行填写。用户填写单据抬头数据的操作包括鼠标双击（检索输入）、直接填写数据等方式。鼠标双击（检索输入）：用户用鼠标双击“单位编号”等填写栏，系统会弹出相应的选择窗口，在窗口中列出可选择数据列表，用户在列表中鼠标单击目标记录，单击“确定”按钮，系统自动将所选数据填写在填写栏中。例如：在“单位编号”栏内鼠标双击，系统弹出可选的单位列表供用户选择。直接填写数据：需要手工在填写栏内输入数据，例如：在单位名称填写栏内输入供货商名称或客户名称。2.1.2. 单据明细项填写业务单

6、据明细项中包括多个单据字段。操作用户应该根据单据明细项填写要求填写数据，不能为空的字段如果未填写数据，存盘或记账时，系统会提示操作员。单据明细填写方式包括鼠标双击利用检索方案选择数据、利用提取方案提取数据、利用鼠标右键菜单选择数据填写、手工填写等几中方式。鼠标双击利用检索方案选择数据：检索方案由系统管理员在【系统控制台】【资料检索方案】中建立和维护。鼠标双击字段填写栏，系统弹出资料检索方案选择窗口，用户在窗口中鼠标双击单选或者多选目标记录，然后单击“确定”按钮，系统将选中数据填写在单据中。例如：“商品编号”、“商品名称”等字段。利用提取方案提取数据：进入【辅助功能】提取xxx，提取数据，具体操

7、作在后面【辅助功能】单据数据提取一节中详细介绍。2.2. 辅助功能鼠标单击【辅助功能】菜单，弹出辅助功能子菜单集合，根据不同单据功能需要设置不同的子功能，下图是“采购订单”的辅助功能子功能菜单集合。3.3.1.3.2.2.2.1. 单据数据提取鼠标单击【辅助功能】提取方案对应菜单，弹出数据选择对话框，以下以“采购订单”提取“采购合同”为例，介绍操作方法。鼠标单击【辅助功能】【提取采购合同】菜单，弹出“选择单据”对话窗口，显示所有可提取的采购合同，鼠标单击目标记录，单击“确定”按钮，系统将选中合同单据数据填入“采购订单”中，应该注意的是，提取数据填入当前单据时，当前单据中已经存在的数据将被删除。

8、2.2.2. 选择记录：一些单据需要提取业务流程前面环节存储的数据进行进一步处理，例如：“采购订单”提取“采购合同”明细数据进行处理，使用鼠标右键菜单功能对全部或者部分明细记录打上选择标志，订单记账时系统根据标志区分用户希望记账的记录。在“单号”栏中直接填写目标单据编号，可以帮助用户快速检索到目标单据。2.2.3. 保存草稿制单员填写单据时如果需要将其中一部分记录下来以后复用，可用鼠标单击【辅助功能】【保存草稿】菜单，弹出“请填写草稿标题”对话框，制单员手工填写草稿标题，单击“确定”按钮，系统提示“草稿保存成功”。草稿保存后，当前单据中被保存的数据并不删除，制单员可以继续填制单据，在填制下一张

9、单据时，可以用鼠标单击【辅助功能】【提取草稿】菜单，提取以前保存的草稿中数据，以达到数据复用的目的，减轻手工操作工作强度，提高数据输入准确性。2.2.4. 提取草稿用户可以根据需要在空白或者已经填有数据的单据中提取以前保存的草稿，体统将草稿数据提取并续填到单据中，对当前单据中已有数据不会造成影响。提取草稿时用鼠标单击【辅助功能】【提取草稿】菜单，弹出“选择草稿单据”对话窗口，鼠标单击目标草稿记录，单击“确定”按钮，系统将草稿数据续填到当前单据中。使用对话框中选项“仅显示自己的草稿”、“按说明定位”，可以帮助用户提高检索速度。鼠标单击在“仅显示自己的草稿”选项前的方框打勾，系统将根据操作员信息，

10、筛选当前操作员以前保存的草稿列表供操作员选择。操作员在“按说明定位”填写栏中填写“单据草稿说明”内容，系统帮助操作员筛选符合条件的记录列表，供操作员选择。如果操作员对于提取过的草稿不需要继续保存，可以在“提取后删除来源草稿”选项前的方框内鼠标单击打勾，之后选择某一草稿记录，系统完成数据提取后直接删除该记录。2.2.5. 单据修改单据修改不能修改已经审核或进入下一流程的单据。以下以“采购订单”修改为例，介绍操作方式。鼠标单击【辅助功能】【采购订单修改】菜单，弹出“单据选择”对话窗口，显示所有可修改单据列表。鼠标单击目标记录，单击“确认”按钮，系统将目标单据数据填入当前单据，同时删除当前单据中已有

11、数据，操作员在当前单据中修改单据数据，修改完成单击【存盘】菜单，系统提示“修改单据将删除原单据中所有数据，将当前数据存储到原单据中”，单据编号保持原单据编号不变，操作员确定保存完成单据修改。2.2.6. 数据查询操作员填制单据时，需要对一些相关数据进行查询，ksoa平台在单据菜单中提供了部分数据查询功能菜单，例如：【历史进价查询】、【历史售价查询】等，下面以“采购订单”中【历史进价查询】为例，介绍操作方式。在操作桌面鼠标单击【入库验收单】菜单进入入库验收单，鼠标单击【辅助功能】【历史进价查询】菜单，弹出“历史进价查询”窗口，在窗口中填写“单位编号”、“单位名称”、“商品编号”、“商品名称”、“

12、起始日期”等筛选条件后，单击“查询”按钮，系统帮助操作员检索到符合筛选条件的历史进价列表。2.3. 退出操作员需要退出单据时，单击【退出】菜单，如果当前单据没有数据，直接退回操作桌面，如果当前单据有数据，系统会弹出“当前数据处理选择”窗口，提醒操作员清空数据或者挂账。2.4. “存盘”或“记账”单据数据填写完成，鼠标点击“存盘”或“记账”菜单，数据提交到数据库表，系统提示：【打印】：用户可以用鼠标单击“预览打印”和“打印单据”功能实现单据打印。【新开单据】：进入一张同类型空白单据进行填制。【退出单据】：退出该类型单据，回到主菜单操作桌面。2.5. 打印鼠标单击【打印】菜单，弹出【打印预览】、【

13、打印设计】两个子菜单。【打印预览】：鼠标单击该菜单，弹出打印方案列表供打单员选择，鼠标双击目标方案，系统按照打单员选定的打印方案显示打印效果，打单员认可后可以在预览窗口执行【缩放】和【打印】功能。【万能设计】：如果用户认为需要在打印方案列表以外新制定打印方案，应该使用鼠标单击【万能设计】子菜单，用户【万能设计】工具的使用需要一定的培训才能完成，请用户阅读相关专项文档。建议该功能不要向普通用户开放，可以在系统控制台【业务单据制定】中调整该菜单的使用权。2.6. 系统服务鼠标单击【系统服务】菜单，子菜单随即展现。【新增一张单据】：在填写一张单据的过程中，如果需要新填制一张单据，鼠标单击【新增一张单

14、据】菜单，弹出【当前单据处理选择】对话框，要求用户选择对当前单据中数据的处理方式【将当前数据清空】或者【将当前数据挂账】（【按当前操作员挂账】）。【将当前数据清空】：删除当前单据中所有数据，包括抬头项数据和明细项数据。操作员可以在空白的单据中重新填写数据。【将当前单据进行挂账】：自动生成“挂账id”、“挂账时间”，用户可以根据需要，填写、修改“挂账描述”，填写完成鼠标单击“确认”按钮完成当前单据数据的保存。操作员需要调出挂账的数据时，鼠标单击【系统功能】【选择未处理单据】菜单提取数据即可。单据数据挂账保存的数据不会因为退出单据而消失，下次进入该类型单据时，鼠标单击【系统功能】【选择未处理单据】

15、可以提取保存的数据。【清空当前数据】：操作员希望清空当前正在填写的单据内容时，鼠标单击【系统功能】【清空当前数据】菜单，弹出提示窗口“是否清空当前单据”，操作员确定要清空单据，用鼠标单击“确定”按钮即可。【选择未处理单据】：操作员提取挂账单据数据时，执行【系统功能】【选择未处理单据】，弹出【挂账单据选择】窗口，鼠标单击需要提取的挂账单据，单击“确定”按钮，系统自动将挂账数据填到空白单据中，应该说明的是，如果当前单据中已经填有数据，系统会弹出上述“当前数据处理选择”窗口，操作员处理当前数据后进入“挂账单据选择”对话窗口，操作员提取挂账单据数据时，系统将先行删除当前单据中的所有数据，将提取到的数据

16、填入空白单据中。【清除所有未处理单据】鼠标单击【系统功能】【清除所有未处理单据】，删除所有挂账数据，操作员应该慎重操作此功能，一旦删除，挂账数据不能恢复。2.7. 鼠标右键功能新增记录点击新增记录，添加一条空白记录删除当前记录点击即可删除当前行的记录选择货位在单据明细填写过程中，单击鼠标右键，使用【选择货位】菜单，可以为所有明细记录选择录入货位方式。“对单据中以录入没有指定货位的记制定货位”：在货位列表中鼠标单击目标货位，单击“选择”按钮，系统将选中的货位填写到未指定货位的明细记录中。“对没有指定货位的明细使用缺省货位”：鼠标单击该选项，在选项前面打点，鼠标单击“选择”按钮，系统自动使用操作员

17、在商品资料中定义的缺省货位填写到明细资料中。“对当前明细统一指定货位”：鼠标单击该选项，在选项前面打点，在货位列表中鼠标单击目标货位，单击“选择”按钮，系统将选中的货位填写到所有明细记录中。明细记录排序操作员填写单据明细记录需要排序时，可以使用鼠标右键菜单中【记录排序】功能，系统弹出“集合排序选择”窗口，鼠标双击窗口左侧字段列表中目标排序字段，该字段会出现在窗口右侧列表中，明细记录按照操作员挑选的排序字段排序，在字段前方框中鼠标单击打勾表示明细记录按照该字段降续排列。商品账页查询在单据有关商品的明细记录中，用户可以查询任何一条记录中商品的账页，使用鼠标右键菜单【商品账页】可以查询该商品历史流转

18、记录。2.8. 单据合计项单据中显示整张单据合计数据的部分。2.9. 单据操作属性项在ksoa平台中，所有操作人员对于系统内功能的操作将被如实严格记录在系统数据中，当前单据操作员信息、操作日期、单据功能运行号、软件版本、执行操作的机构名称等信息显示在单据操作属性项区域内。3. 单据审核单据审核界面主要有两种类型上图界面的审核操作：勾选单据的审核字段选择要审核的单据（选中颜色也随之改变），点击“审核通过/审核不通过”按钮，在弹出操作成功对话框中点击确定。 上图界面的审核操作: 双击选择要审核的单据（选中颜色也随之改变），点击“审核确定”按钮，在弹出操作成功对话框中点击确定。单据审核：选择单据审核

19、，在单据列表框中显示的未审核的单据。取消已审核单据：选择取消已审核单据，在单据列表框中显示的已审核的单据。刷新单据（或刷新）：刷新列表框中的信息。审核确定（或审核通过）：双击选择未审核单据，点击审核确定或审核通过，单据就审核了。审核不通过：双击选择未审核单据，点击审核不通过，即可。取消审核：双击选择已审核单据，点击取消审核，单据就取消审核了。再现单据：双击选择单据，点击再现单据，单据将再现。审核意见：输入审核意见。值可以为空。4. 单据删除单据删除操作与单据审核操作有点类似，双击选择单据，点击删除即可。5. 查询分析功能操作说明ksoa平台中对于数据输入、处理是为了用户能够利用经营数据进行业务

20、沟通、辅助业务决策。经营数据利用的载体是查询分析表格。ksoa中一般查询分析表格格式按照功能区域分为四部分：菜单项、抬头项、明细项、操作属性项。5.1. 菜单项查询分析菜单项主要包括【运行】、【打印】、【计算器】、【万能打印设计】、【分类汇总】、【退出】菜单，下面着重介绍【运行】、【打印】、【分类汇总】功能操作方式。运行操作员在操作桌面，鼠标单击目标查询分析菜单，进入查询分析功能，根据查询需求，填写查询分体抬头项的筛选条件后，鼠标单击【运行】菜单，系统执行该查询，组织数据集合并呈现在查询分析表格中。打印查询分析打印格式是由系统管理员在【系统控制台】【万能打印设计】功能中设计定义的。用户用鼠标单

21、击【打印】菜单，系统弹出打印方案列表供用户选择，鼠标单击目标打印方案，单击“确定”按钮，进入预览窗口预览打印效果，使用鼠标单击“预览”窗口中“打印报表”图标，可以按照预制的打印方案打印出查询分析中的数据。鼠标单击打印窗口中“保存报表”图标，系统将查询分析结果保存到操作员指定的文件存储路径，需要读取时，鼠标单击“打开报表”图标，从存储路径找到目标文件，即可读取数据。分类汇总该功能操作员将查询分析中明细数据按照“分类方案”按类分级汇总，“分类方案”由系统管理员在系统初装时定义，根据分类分级汇总需求修改维护，求和字段在【系统控制台】【查询方案制定】功能中定义，“分类方案”根据操作员需求不同通常包括商

22、品分类汇总方案、往来单位分类汇总方案和货位分类汇总方案等。在包含分类字段（商品编号、单位编号、货位号）的明细数据中，操作员用鼠标单击【分类汇总】菜单，在其子菜单中选择单击目标功能，系统弹出对话框询问“是否包含明细”，不包含明细的分类汇总结果只包括各类各级汇总数据，包含明细的汇总结果包含明细列表。5.2. 抬头项查询分析抬头项主要由查询分析标题、数据筛选条件组成，操作员填写数据筛选条件时操作方式与“单据抬头项”填写方式基本相同，请操作员参阅相关章节说明。5.3. 明细项查询分析明细项是显示查询数据结果的区域，其具体显示内容、格式由系统管理员在【系统控制台】【查询方案制】功能中定义，根据定义不同，

23、查询分析明细项中可能显示一个或一个以上查询页面，每个页面名称不同，显示数据集合不同。在同一个查询页面那，根据设计定义不同，可能存在两个明细数据窗口，上下或左右排列，其中一个窗口中的数据是另一个窗口数据的子查询，子查询中显示的数据是其上级查询数据的明细。5.4. 使用鼠标右键功能辅助查询用户在查询分析明细项数据中，单击鼠标右键，可见右键功能菜单，使用这些功能可以帮助用户更快捷地了解数据详情。 【默认状态】：使当前查询分析界面从排序、汇总等状态恢复到查询方案设定的数据显示状态。【记录查找】：根据条件来查找某一条记录。鼠标单击该功能菜单，系统弹出条件输入窗口，在窗口中针对目标字段选择运算符、填写字段

24、值，单击“查找”按钮，系统将按照条件查找并将鼠标光标定位到符合条件的第一条记录。【查找下一个】：用记录查找到某一条记录，再查找下一条满足条件的记录【记录定位】：用户录入记录行数将鼠标光标定位在该记录上。【记录过滤】：根据条件来过滤满足此条件所有的记录，条件填写方式与“记录”查找相同。【记录汇总】：根据条件设置按照记录汇总求和。鼠标单击该功能菜单，在“分类统计设置”中设置分类字段、汇总字段和求平均值字段，选中字段前面打勾，鼠标单击“确定”按钮，弹出“数据分类统计”窗口，显示用户需要的加工好的数据结果。【记录排序】：使当前查询分析明细项数据按照用户指定字段及排序方式进行升序或降序排列。鼠标单击该功

25、能菜单，在“按条件对记录排序”窗口中指定排序字段，鼠标单击“排序字段”栏，填写大写字母“y”，系统默认明细数据升序排列，如果用户希望按照该字段进行降序排列，鼠标单击“降序”选项前方框打勾即可。指定好排序字段和排序方式，鼠标单击“排序”按钮，在查询分析明细项区域显示排序完成的数据记录。【隐藏当前字段】：在查询分析数据中，用户将鼠标光标放在目标字段上，单击右键“隐藏当前字段”功能菜单，指定字段列被隐藏。【释放所有隐藏字段】：释放所有已经隐藏的字段。【记录集合打印】：用户在查询分析数据记录行间拖动鼠标，选中部分标出阴影，单击右键【记录集合打印】功能菜单，系统弹出打印预览窗口，可见被选中的数据打印效果。在打印预览窗口中鼠标单击【打印】菜单可以实现向打印机输出数据打印。【统计图