(2021年整理)文件控制程序

1、文件控制程序1 文件控制程序23 4 编辑整理：56789 尊敬的读者朋友们：10 这里是精品文档编辑中心，本文档内容是由我和我的同事精心编辑整理后发布的，发布之前我们对文中内容进行仔细校对，但是难免会有疏漏的地方，但是任然希望（文件控制程序）的内容能够给您的工作和学习带来便利。同时也真诚的希望收到您的建议和反馈，这将是我们进步的源泉，前进的动力。11 本文可编辑可修改，如果觉得对您有帮助请收藏以便随时查阅，最后祝您生活愉快 业绩进步，以下为文件控制程序的全部内容。121314 目的:本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使

2、用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。15 范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。16 定义:16.1 归档:文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。 16.2 发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为pdf版上传到公司电脑公共盘,各部门使用。16.3 受控文件:体系文件、技术文件。16.4 非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换17 职责： 17.1 qciehs部（文控部门)17.1.1 负责组织公司管理手册的编写、修订、发放和控制17.1.2 负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等

3、统一受控管理及台帐建立.17.1.3 负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档.17.2 hr部17.2.1 负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。17.3 技术部17.3.1 负责将编制定型的工艺文件bom表及电子档归档。17.3.2 负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。17.4 销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。17.5 运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制4。6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。公司科技项目、产品

4、型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档.17.6 所有部门17.6.1 负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。17.6.2 负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。17.6.3 负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。17.6.4 负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。18 工作流程18.1 文件分类18.1.1 按文件来源分：内部文件、外来文件18.1.2 按性质文件分为四层18.1.2.1 第一层为管理手册18.1.2.2 第二层为公司级文件（程序文件及跨部门的管理制度和流程)18.1.2.3 第三层

5、为作业文件（各部门、各岗位的具体作业要求，如：岗位操作程序、检验程序、各部门管理规定、制度流程及技术文件等)、外来文件和资料（指本公司使用的各类国际/国家/行业标准、适用的法律/法规、上级主管部门下发的条例/通知/文件、本组织相关方送阅的文件等;18.1.2.4 第四层为记录表格和报表（用于证明体系正常运行及数据分析,如操作记录、检验记录、设备检修记录、工作检查情况记录、生产日报表、财务报表等）18.1.3 按文件状态分：受控文件、非受控文件。18.1.4 按文件载体分：纸张性文件、非纸张性文件（如：软盘、硬盘、光盘、电子媒体等）18.2 文件格式及编写要求18.2.1 qciehs部负责跨部

6、门文件格式及编写要求；18.2.2 技术研发部负责技术文件格式及编写要求；18.2.3 运营部负责操作指导书格式及编写要求;18.2.4 各类文件按照格式及编写要求建立。18.3 文件编号及版本标识18.3.1 管理手册编号18.3.1.1 编号规则:qems18.3.1.2 规则说明：“qems”：代表质量、环境管理体系的简称,二标合一。18.3.2 跨部门文件编号18.3.2.1 编号规则： qems xx xxx规则说明： 部门编号 序列号18.3.3 部门作业文件18.3.3.1 编号规则: xx / xx xxx规则说明： 部门编号 类别代码 序列号部门编号表：部门名称总经办人力资源

7、部财务部研发部技术部销售部公共关系部运营部ehs&qci部门代号mghrfnrdtksapropeq类别代码：部门需要根据编制，如：ed外来文件 wi作业指导书 qs技术规范 、gl管理文件18.3.4 记录编号18.3.4.1 编号规则:相关文件编码后直接加 fxxx如跨部门文件涉及的记录编号qems xx xxx fxxx规则说明： 部门编号 文件序列号 表格序列号18.4 版本标识文件的版本控制体现在版本号、更改记录上。版本号由a0开始按文件发行次序顺序编排，更改记录由1开始，超过5项后版本要升级，更改为a1。18.4.1 qems手册、程序文件、作业指导书等文件的版本标识在文件眉头里，

8、修改状态标识在文件结尾更改记录栏里.18.5 文件审批与权限18.5.1 在文控部门统一受控管理的文件必须按规定履行相关审批手续。18.5.2 在文控部门统一受控管理的文件审批流程为纸质文件审批流程,所有审批为手写审批，不得打印或盖章18.5.3 体系手册的审批流程纸质文件(编制人提供） 审核（管理者代表） 批准（最高管理者/总经理）；18.5.4 跨部门的审批流程纸质文件（部门编制人提供) 审核（最高管理层/部门经理） 批准(最高管理者/管理者代表）；18.5.5 作业文件的审批流程纸质文件（编制人提供） 审核（部门助理） 批准（部门经理）;18.6 文件输出 18.6.1 执行纸质文件在完

9、成审批手续后,文件编制人将纸质文件正本及对应的电子文件同步输出到文控部门。18.6.2 各部门输出文件到文控部门，均须填写受控文件清单，办理文件输出移交登记手续.18.7 文件归档18.7.1 输出的工艺文件由文控部门填写受控文件清单统一归档管理。文件管理以方便查找、明确发放、回收、销毁的途径、受控有效为原则。18.7.1.1 文件分类标识清晰，方便查找。18.7.1.2 文件修改状态可识别，在使用场所为最新有效版本。18.7.1.3 文件受控标识清晰，易识别，控制有效。18.7.1.4 文件作废，若需保留，应进行标识并隔离保管。18.7.2 纸质文件的归档管理文控部门管理人员做好文件管理工作

10、.18.8 文件发放18.8.1 文件发放权责文控部门负责对公司所有部门发放。18.8.2 文件发放的原则：对公司内的发放，由编制部门的主管领导审批后即可发放;对外单位的发放必须管理者代表审批后方可发放.18.8.3 文件发放形式：文件发放对象根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理部门统一打印文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识,然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写文件发放/回收登记表，由文件使用负责人或其主管签领。收发双方应同时在文件上签字，标识该文件的发放和修订状态。18.9 文件更改18.9.1 文件更改由原文件编制部门指定人

11、员负责实施，所有文件更改，在更改记录中进行明确，且重新执行审批、输出、归档、发放流程。18.9.2 管理体系文件不致换版的，可标明更改范围,进行拆页更换,每更改一次,其版本更改记录增加一个序数，经多次更改(版次累计到5次）或大量更改的文件，则应换版发行。18.10 文件作废18.10.1 受控文件发生作废时,新的文件由文控部门按文件发放流程进行发放和公告。旧的文件进行回收。18.10.2 作废文件的处理纸质的旧版作废体系文件由文控部门统一回收、销毁，纸质的旧版技术文件由文控部门加盖“作废文件”章后移至指定区域隔离存放，同时保存1年。18.11 文件受控18.11.1 文件受控章的标识。以下文件均需加盖受控章。18.11.1.1 “受控文件”体系文件的受控标识以及产品设计输出文件、工艺文件的正式输出受控标识。18.11.1.2 “作废文件-所有作废文件受控标识。18.12 文件查/借阅18.12.1 文件的查/借阅查/借阅者要严格遵守文件保密，不能私自打印、传真、外传纸质文件和私自保存、复制、外传电子文件。特殊需要,经文控