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文档简介

1、管理规定南通中南世纪城档案管理规定物业管理有限公司1. 目的规范档案的编号、分类、整理、归档、保管及借阅工作。2. 范围适用于公司机关和管理处的档案管理。3. 职责文件编号 ZN-QC-XZ-07修改码第1页A/0共2页3.1 行政人事部：负责公司行政档案、人力资源档案的管理。3.2 财务部：负责财务档案的管理。3.3 职能部门：负责本部门日常质量记录档案管理。3.4 管理处：负责本部门行政档案、工程档案、住户档案、公示信息档案及日常质量记录档案的管理。4. 程序4.1 公司档案按不同性质分别由各部门指定专人进行管理。4.1.1行政人事部由行政管理员负责公司内部文件（通知、规定、总结、报告、会

2、议纪要等）、外来文件、资料（办公设备说明书、手册、声像、相关法律法规、车辆档案等）的存档、收集和保管，人事管理员负责公司员工的个人资料档案的管理。4.1.2机电工程部负责工程类资料及机电设备的管理，包括工程图纸、技术资料、机电设备资料及实物管理，以上资料可放在各管理处现场存放，机电工程部经理每月进行检查。4.1.3财务部由会计负责本部门所有帐目、凭证、票据等资料的管理。南通中南世纪城物业管理有限公司管理规定档案管理规定文件编号 ZN-QC-XZ-07修改码第2页A/0共2页4.1.4管理处设专门的资料管理员负责所有业主资料的存档管理。4.2资料管理员必须对档案进行整理、分类、编号并确定存放地址

3、、归档时间，逐一登记。4.3要定期进行清理统计，对档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等意外事件及时报告和处理。4.4对过期的档案，应按规定进行销毁处理。4.5档案资料一般只限于公司员工及总公司需要查阅的人员查阅。档案一般只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必须办理借阅手续。4.6外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经相关部门负责人批准。4.7做好档案的保密工作，管理员不得擅自散播档案内容，属密级档案未经总经理批准不得借阅。4.8档案保管必须做好防尘、防火、防潮、防霉、防鼠、防盗等工作。4.9积极实行档案现代化管理， 应用计算机检索手段， 做到文档管理标准化、规范化和程序化。4.10购置工程设备设施、办公设备、办公用品到货时，核验设备资料是否完整，并及时归档和办理入库手续。4.11各部门拍摄的记录公司各项活动的照片、声像材料，必须在活动结束后一周内整理好，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交资料管理员及时归档。南通中南世纪城物业管理有限公司5. 相关文件

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