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文档简介

1、客服中心文件管理制度及规定8.1 制度8.1.1客服中心文员负责客服中心所有文件（通知、 制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要、政府纪要、政府法规等）的收集存档和保管。8.1.2文员、助理负责各部门文件及资料（技术图纸、说明书、手册、业主档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等）的收集、存档和保管。8.1.3任何人员借阅上述文件资料， 须登记日期、 用途、经手人及归还日期。8.1.4秘密文件要妥善保管， 不准散播其内容， 未经总经理批准，不准翻阅，不准复印，不准带离行政部。8.1.5员工个人档案、 材料属秘密材料的， 他人无权翻阅，保管人员也不准， 禁止将这些资料

2、擅自给他人过目。8.1.6文件资料等要进行字母顺序还是按内容、按时间等形式分类， 其目的都要使查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明。8.1.7要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要及时清理，无保存必要的材料，经总经理批准可做销毁处理。8.1.8文件具有较强的严肃性和权威性，一经发文必须执行。8.1.9文件一经领导签发，任何人不得擅自更改。8.1.10文件分发传递必须做到及时、准确、安全。8.1.11各部门对需要办理的文件，应当认真办理，不得延办、误办或推诿，对办理完毕的文件，承办人应填写结果和报告。8.2规定为加强文件管理，准确传递文件，提高办公效率，特制定本规定。8

3、.2.1外部来文的有关规定： 各上级机关、政府部门及其他单位来文，统一由行政部签收； 对收到的外来文件，应及时进行分类、登记和分发传递；外来文件原则上先送总经理阅批；根据总经理批示，逐一传递各部门经理传阅；根据总经理批示，送达文件办理部门，并催促办理；承办过程中若有疑问，应及时请示， 报告解决；文件阅毕或办毕，阅文人及承办人应填写承办结果和报告，连同原文退回行政部处存档。8.2.2对外行文有关规定：部门对外的报告、 请示和业务事项联系的文件， 均必须送总经理审阅后，方可外发。对外行文，领导批转后，原件由部门文员留存、归档。 对外行文， 统一由部门文员负责进行编号、 登记和外发事项。8.2.3内部行文8.2.3.1公司内部一般性业务往来文件（包括联络单），由各部起草，部门经理签阅。8.2.3.2公司内部文件 （包括联络单） ，由各部收集、存档和保管

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