2连锁企业的采购组织与流程

1、连锁企业的采购组织与流程发布时间： 2003-8-12 13:47一、采购部门的功能在讨论采购组织之前，应先对采购部门在一个连锁体系中所必须扮演的角色与 功能有所认识，而依据这些功能目标，考量公司特性及策略来设计部门组织。商品采购部门的功能概略如下：（一）协助贩售部门有关业务之处理。（二）商品销售情况之分析与检讨。（三）促销商品之安排。（四）日常采购业务，如询价、议价、订货等。（五）新厂商与新商品之开发与评估。（六）市场情报之搜集与反应， 如商品资讯 （价格、 流行趋势等）、厂商情报等二、采购组织依据上列之陈述， 采购部门通常可划分为采购、 市场调查及新商品开发等单位。（一）采购单位 此单位为

2、采购部门的核心，担负商品企划、采购等业务。采购单位又可依据各 种标准细分组织，兹将较常见的标准简述于下：商品类别：依商品类别细分采购单位，如百货公司的商品采购部门可划分 家用电器课、日常用品课、服饰课等。商品采购地区：依商品来源地区为基础划分，因为国内、外采购的手续、 厂商地址、条件均大不相同，因此分别设立部门，以利作业与管理。如设国内采购 课、国外采购课，或可依不同洲及国别更细分之。上列标准亦可合并使用，如分设国外服饰、国内服饰课等，或可加入其他标准 （如商品价值、采购功能等）更细分组织。然无论采用何种标准，均应以效率及效 能为前提，依实际状况考量决定。（二）市场调查单位 负责企业内外部有关

3、各种资料的搜集、分析、解读、建议等。为采购部门之智 囊单位。（三）新商品开发单位 负责新商品之开发、研究、导入等工作。上列叙述仅为通则，采购部门的组织 还是必须依企业之业别、策略、规模等实际状况来设定，才能真正的切合需要，发 挥功能。采购流程并非仅是单纯的询价、议价、订货等步骤，而是一个必须经历多种分 析、考虑多种因素的精密过程。一个完整的采购流程依序应包含下列步骤。确认企业经营方针、策略，拟定采购政策。了解、分析企业内外部环境因素，含商品动态（原料供应状况及产能、原 料成本变化）、竞争者分析、消费者动向、公司内部销售资料分析、库存状况以及未 来销售计划等。拟定采购计划，依据上述两个步骤的结果

4、拟定采购计划。计划要包括：采 购条件（付款条件、最低送货量、配送方式、退货条件等） 、进货厂商、进货时间、 商品类别、商品金额、商品数量等。 ）采购计划再检视及修正。采购工作执行、控制。采购工作执行结果检讨、分析与 know-how 累积。日本鲜活农产品流通业发展新动向一、拍卖制面临挑战日本鲜活农产品在批发市场的交易主要采用拍卖制，基本做 法是“货动人不动” （ 注：水产品如大型鱼类等则采取“人动货不动” 的办法） 。大宗农产品 （如胡萝卜、茄子等 ）采取样品拍卖，高价农产品 （ 如网纹瓜、松蘑等 ） 则采取现货拍卖。通常，中间批发商及买卖参加 者在开拍前会对被陈列于拍卖大厅内的农产品样品或货

5、物本身加以观 察，拍卖时则面对输送带上的样品 （或现物） 进行竞价，一笔交易的成 交时间往往只需二三分钟，效率很高。如大田市场，水产、果蔬及花 卉的开拍时间分别为早晨 5：30、6：50和 7：20，全场拍卖结束则在 8：30-9：00左右。2001 年大田市场平均每一开市日的受理量为果蔬 3 300多 t 、水产品 120 多t 。近两年，日本鲜活农产品流通环境发生变化，日本的农产品 拍卖方式受到严峻的挑战。目前日本全国无论是中央批发市场还是地 方批发市场，交易方式都发生了很大变化。中央批发市场中拍卖、投 标方式的比例，蔬菜由1985年的77.5 降为 2000年的52.3，同期， 水果由

6、72.4 降为 50.3 。地方批发市场也一样， 蔬菜由 79.0 降为56.2 ，水果由 70.7 降为 50.3 ，这一变化的主要原因如下：1. 大型连锁超市大量进入鲜活农产品零售业 大型连锁超 市基本上在上市之前就对需采购的品种 （ 或等级 ） 、数量等预先有所指 定，非常强调确保采购。大型连锁超市的采购行为同一般零售店比， 计划性更强，而弹性较差。批发市场上，大型连锁超市的采购行为在 很大程度上是对中间批发商交易行为的约束。在拍卖中，中间批发商 若要按大型连锁超市提出的等级、品种要求，确保预定数量，就必须 叫出比其他买卖参与者高的价格，但大型连锁超市方面的采购理论则 是“大量购买，应该

7、便宜”。这与拍卖原则发生抵触。另外，大型连锁超市在开门营业之前必须要对货物进行小包 装分拆包装、标价、附条形码，并予以陈列等，这使中间批发商的交 货时间受到强烈制约。为了适应大型连锁超市方面有关“定时、定量、 定质、定价”的要求，中间批发商仅通过拍卖方式予以采购就有很大 的不确定性， 于是就产生了包含“事先购买”在内的预约型交易方式， 以便对预定数量等要求予以满足。2. 生产者团体规模大型化 近年来随着日本农协合并，农 协呈广域化、大型化，这就使日本国内主要生鲜农产品的生产者团体 也出现了大规模化及鲜活农产品上市批量大型化的倾向。在这一背景 条件下，主要生产者供货团体的谈判能力增强，从而对批发

8、市场与批 发商有了选择的要求，希望能满足其所提出的价格要求。于是，产生了“五条件委托销售”向“有条件委托销售”转化的趋向。这一趋向也与拍卖所需的前提条件相抵触。这样，那些不能满足产地方所提要求 （ 如交易批量、期望价格 等） 的批发公司，要继续从事由产地的直接集货就变得很困难，或根本 不可能，于是，部分批发市场及入市的批发公司开始从事转送业务。 这样，批发市场及批发公司出现结构性分化，这是涉及农产品转送的 转出市场与转入市场上拍卖比率下降的主要原因。3. 批发商与中间批发商各自展开“市场营销” 由于鲜活 农产品流通环境的变化，以及由此带来的流通方式的变化，使得批发 商与中间批发商间原来各自分担

9、的功能及作用越来越淡化了。二、市场外流通蓬勃发展市场外流通是指不通过批发市场，追求产销直接见面，以少 环节获得低价格的交易方式。 20世纪 90年代以来，日本位于大城市的 批发市场的中心作用越来越小，各类鲜活农产品通过批发市场的流通 量占总流通量的比例有所下降。以蔬菜、水果、水产品为例， 2000 年 同 1980 年比，分别下降了 4.4 、 31.1 、16.0 。这一变化明确地 揭示了日本鲜活农产品批发市场外流通的存在且有所扩大的事实。同 时通过产销一体化组织等市场外流通的农副产品数量占到很大的比 重，农产品直销得到了蓬勃的发展，价格形成中心也相应由终端批发市场向产地市场转移通过市场外流

10、通，实行直接运销，由农民或农民团体，将生 产的农产品包装处理后，直接运送供应消费地零售业者 （超级市场 ）或 连锁零售业包装配送中心及消费大户，达到减少所有不必要的中间环 节，降低运销价差，使生产者和消费者都受益的目的。因此，以“早 市、直销所”方式的直销发展迅速，其形式丰富多彩，不仅有个人 （ 团 体） ，还有农协及政府机构参与。 此外，随着日本进口新鲜农产品剧增， 大型连锁超市与日本海外生产基地联手实行直销方式也日趋增多。日本鲜活农产品产地直销的具体形式很多，有通过设早市及 直销所（有人、无人 ）销售的方式，也有采取农户庭园销售、地头销售、 合同销售、特约店销售、超市附设专柜销售及直接向消

11、费者家庭供货 的销售方式。据日本琦玉县农林水产部食品流通课的调查，在不同的 直销方式中，早市及直销所是主要方式， 1997年占布点数的 65.7 ， 占参加农户数的 85.1 ，占总销售额的 82.1 。据了解，近年来日本各地早市及直销所的设置数在增加，从 大阪府早市及直销所的分布情况看， 大阪府内约 23 的市町村开设有 早市及直销所，部分市的开设数目还不少。早市及直销所设置数增加 的原因如下：近年来消费者对安全与健康更为关心，人们对于有机 农产品及本地产品 （即几乎能看到生产者生产状况的农产品 ） 有更多的 期待；农村及山村的交通条件得到改善，为吸引城里人来访，促进 城乡交流，各地方自治体

12、都设置了土特产中心、农林畜产品加工设施、 旅馆等，在这些设施中一般都同时配套建有直销所；在高龄化、兼 业化的背景下，仅促进传统的农协共同销售的发展，不能阻止产地生产力低下势头，农协把直销作为多样化流通渠道之一，视为产地市场营销的一项手段。三、流通信息化发展迅速从 20 世纪 80 年代起，日本开始进入了信息化时代，电脑和 网络技术的进步，使鲜活农产品的流通信息化发展迅速。以加工食品 为中心的 POS系统，在日本已以方便连锁店和大型零售店为中心迅速 普及开来。利用 POS系统的零售店，能迅速掌握每种商店的畅销、滞 销情况，每种商品的需求对象和需求时间段，从而大大提高了进货、 库存周转的效率。目前

13、日本的大规模零售店都已引进了 EO$系统（ 自动 定货系统） ，与交易对方联机，并有 VAN（附加值通讯网 ）将食品工业和 批发业联结起来，从而大大提高了流通效率。同时日本的批发市场也 已装备了完善的信息设备， 实现了全国乃至世界主要批发市场的联网。 批发市场已能发挥集中市场信息的信息中心的功能，不必实行现场看 货、实物交易，而实行只看样品的信息交易，实物则由产地直接向超 级市场等集配中心运送，做到商物分离。在鲜活农产品的零售服务上， 利用电子网络销售近年来在日本十分盛行，消费者可以在网上定货， 运输公司能及时送货上门，保证质量。四、冷藏、加工、包装、运输规范配套为了提高鲜活农产品的附加值，使

14、鲜活农产品销售过程合理 化，提高效率，日本建立了一批加工厂、预冷库、冷藏库、运输中心，并在全国大中城市的中央批发市场建立了分支机构。目前，日本已普 遍采用鲜活农产品采后从预冷、整理、储藏、冷冻到运输的规范配套 的流通方式，产后的商品化处理几乎达到 100，农产品加工比例在 60以上，加工转化后产值至少可增加 2-3 倍。在鲜活农产品销售包装上，日本十分注重产后产品的品牌、 品质、分级、包装等方面的问题，以适应市场化运作要求。根据鲜活 农产品不同的类型、品质，都有不同的分级标准，出售到市场的最终 农产品都已经过分级加工，因而规格统一、包装精良、标签说明完整， 给消费者提供了极大的消费便利。五、消

15、费者更加关注鲜活农产品的安全性日本在经济高速增长时期，由于农药的不正确使用，曾出现 多起食用生鲜食品而中毒的事件。因此，进 .3,20 世纪 70 年代以后， 消费者对鲜活农产品安全性的要求大为提高，同时，也有部分农户对 农业生产中大量使用农药、化肥的“现代农业”表示不信和不满，愿 意提供减农药、减化肥的农产品。因此，日本的生协等流通组织顺应 消费者的要求，对鲜活农产品的评价标准开始由降低消费成本的价格 取向转为保证身体健康的安全取向。同超市比较注重外观不同，生协 等流通组织在组织鲜活农产品、实行农产品配送时对鲜活农产品的要 求，首先是安全，其次是价格，再次是外观。如和歌山县生协与生产 者、农协在使用农药方面达成协议，即不用禁用农药、添加剂，减少 农药使用总量，生产能让消费者放心的农产品。生协的品质管理部商品检查室对鲜活农产品的虫害、农药残留等负有检查责任。同时，不 少大型超市也对健康食品、有机农产品给予关注，有机农产品受到市 民的青睐。六、结语发达的全国交通网，有效的保鲜设施，快速的信息处理网