三级秘书职业资格证书考试——办公事务管理教学课件

1、三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 1 三级秘书职业资格证书考试三级秘书职业资格证书考试 办公事务管理办公事务管理 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 2 考试形式 选择题 单选（四个备选答案中选择一个正确答案） 多选（四个备选答案中选择二个以上答案） 录像题 通过观看视频录像找出考点并判断分析 实务操作题 用文字形式阐述完成一个工作任务所应该 做的工作 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 3 内容（5级、4级、3级） 办公环境管理办公环境管理 1 办公室日常事务管理办公室日常事务管理 2 办公用品与设备的使用与管理3 速记速记 4 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管

2、理教学 4 保持工作环境清洁：保持工作环境清洁： 空气流通空气流通 （秘书知道开关窗户通风（秘书知道开关窗户通风) 阳光不直射电脑屏幕，阳光不直射电脑屏幕， （使用窗帘（使用窗帘 ） 光线太暗，（使用人造光源）光线太暗，（使用人造光源） 声音：安静声音：安静 办公环境管理（5级）（录像） 恰当放置个人用品：恰当放置个人用品： 非工作用品不放非工作用品不放 各归其位各归其位 （电话，（电话， 电脑，文件夹，茶具，电脑，文件夹，茶具， 报纸等）报纸等） 办公桌清洁办公桌清洁 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 5 四级秘书办公环境（3种形式） 办公环境安全、整洁、健康办公环境安全、整洁、健

3、康. 办公环境美化办公环境美化 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 6 目标目标 1 健康、安全的办公环境健康、安全的办公环境 知识点知识点 安全隐患记录表安全隐患记录表 设备故障设备故障 工作程序工作程序 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 7 原则：有利于沟通；便于监督；协调、舒适 光线：来自桌子左上方或者斜后上方 空间大为3m2_10m2,小为1.5m2_8m2 温度：2025 同室工作人员面朝一个方向 主管 座位位于员工后方 禁止吸烟 消防设施能正常使用 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 8 目标目标 2 美化办公环境美化办公环境 知识点知识点 三级秘书职业资

4、格证书考试办 公事务管理教学 9 桌子要同样大小 办公桌要按照直线对称原则和工作程序的顺序摆 放 通道 布置现代化，常用设备要精美、坚固、耐用 绿化工作 墙面装饰（字画等），组织标识 简约美 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 10 布置办公室程序（5点） 1.对各部门的业务工作内容和性质加以考察，分析，对各部门的业务工作内容和性质加以考察，分析， 明确各部门、各员工间的关系，确定办公室和工明确各部门、各员工间的关系，确定办公室和工 作位置；作位置； 2.列表将各部门工作人员以及工作记载下来，按照列表将各部门工作人员以及工作记载下来，按照 人数以及办公所需空间，分配每个人空间大小。人数

5、以及办公所需空间，分配每个人空间大小。 3.根据工作需要，选配家具，桌椅。根据工作需要，选配家具，桌椅。 4.绘制座位布置图，依图布置。绘制座位布置图，依图布置。 5.对设备安放提出合理建议。对设备安放提出合理建议。 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 11 三级秘书办公环境（选择、录像、操作题） 办公模式（类型，适用者） 办公室布局 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 12 目标目标 1 办公模式类型办公模式类型 知识点知识点 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 13 办公模式P94 在家工作：适合研发部门（电子工作日志，在家工作：适合研发部门（电子工作日志， 定期会

6、议，上司经常性联系、督查）定期会议，上司经常性联系、督查） 远程工作：可节省办公空间费用。远程工作：可节省办公空间费用。 弹性时间工作：被用来作为激励员工的方弹性时间工作：被用来作为激励员工的方 式，灵活性强。（只适用于某些部门）式，灵活性强。（只适用于某些部门） 虚拟办公室：要配备计算机等现代设备虚拟办公室：要配备计算机等现代设备 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 14 兼职工作：适用于某些专项工作，如记账、 it技能等。（节省费用，但是难于管理） 合同工作：适用于优秀技术人员或者有特 殊才能人员（难以保证机密和安全） 交替工作：适用于无法全勤工作的人员。 （难以保证交接，客户更喜

7、欢其中之一） 临时办公桌：适合于在家工作等人员到企 业工作的情况。（节省资金） 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 15 办公模式的优缺点（一般） 1.节省费用 2.减少交通费用、污染 3.利于聘用到人才 4.能激发员工积极性 5.灵活多样，有利于增强 企业竞争力 1.管理、监督难度增大管理、监督难度增大 2.同事间交流减少同事间交流减少 3.需要投资办公设备需要投资办公设备 4.难以保证机密难以保证机密 5.难以保证工作延续性难以保证工作延续性. 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 16 导致办公模式变化的原因 办公场地费用高 城市中严重的交通问题 高科技发展 企业自身发展对

8、人力资源的要求 企业间竞争加大 企业组织结构的变化 现在社会人们对自由的要求 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 17 目标目标 2 合理进行办公室布局合理进行办公室布局 知识点知识点 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 18 两种办公室格局优点 开开 放放 式式 封封 闭闭 式式 易于沟通易于沟通 安全安全 便于监督便于监督 节省费用节省费用 共享设备共享设备 保密性好保密性好 隐私性好隐私性好 不被打扰不被打扰 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 19 两种办公室格局缺点 开开 放放 式式 封封 闭闭 式式 难于保密难于保密 费用高费用高 容易被打扰容易被打扰 噪音

9、大噪音大 无私人空间无私人空间 难于监督难于监督 难于交流难于交流 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 20 设计办公室布局的工作程序P105 分析部分析部 门要求门要求 设计平设计平 面图面图 选择家选择家 具、设具、设 施、装施、装 饰饰 - 面积、空间面积、空间 - 人员流动频人员流动频 率率 - 声音要求声音要求 - 设备、家具设备、家具 桌子、椅子、空桌子、椅子、空 间、设备间、设备 专业化以及认真专业化以及认真 外观外观 愉快工作环境：愉快工作环境： 颜色、植物、图颜色、植物、图 片片 采光、采光、 温度、温度、 通风通风 自然光自然光 温度：舒适，温度：舒适， 通风通风

10、征询意见征询意见 修改修改 完善完善 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 21 设计办公结构和布局需要考虑的 办公室人员人数 需要购买或者租用的面积 机构建制和办公空间分类 组织经营的性质或者内容 部门间工作联系（业务联系紧密的放一起） 办公室间隔方式同工作和保密需要 走廊、楼梯、通道适合安全需要 办公室要在设计上讲究灵活性 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 22 办公室日常事务管理办公室日常事务管理 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 23 电子信息电子信息 纸面信息纸面信息 口头信息保密口头信息保密 预订预订需要，提前，能协调矛盾，填表需要，提前，能协调矛盾，填表

11、 签收，拆封，登记，寄发签收，拆封，登记，寄发 谈话对象、场合、内容，纪律谈话对象、场合、内容，纪律 从收到发到存放到销毁从收到发到存放到销毁 计算机，传真，电话计算机，传真，电话 5级秘书 邮件收发邮件收发 车，会议室车，会议室 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 24 电子信息电子信息 正确使用计算机滚动页面和信息加密功能正确使用计算机滚动页面和信息加密功能(接待接待) 打印机密文件人不离机打印机密文件人不离机(接待接待) 使用密码，经常更换使用密码，经常更换 定期杀毒，必要时安装报警系统定期杀毒，必要时安装报警系统 不能带保密信息出单位不能带保密信息出单位 计算机显示屏不要被别人

12、看到计算机显示屏不要被别人看到(接待工作中接待工作中) 笔记本电脑要随身携带笔记本电脑要随身携带 不安装借来的程序不安装借来的程序 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 25 保密信息 财务信息 客户信息 产品信息 人事信息 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 26 4-1 印章和介绍信的管理（录像） 印章印章 专人管理专人管理 放到有锁的抽屉或者保险箱内放到有锁的抽屉或者保险箱内 用印要有审批手续，领导签字用印要有审批手续，领导签字（用前申请，用后登记用前申请，用后登记） 非指定人员，不许带出办公室非指定人员，不许带出办公室 正确用印正确用印(一次成一次成,手法，位置手法，位置

13、,用前检查用前检查) 不许在空白纸上用印不许在空白纸上用印 介绍信介绍信 不得开具空白介绍信不得开具空白介绍信 人数要汉字大写人数要汉字大写 有效期有效期 盖夹缝章，以及日期章盖夹缝章，以及日期章 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 27 4-2 零用现金管理（录像题） 管理要求：管理要求： （1）现金放到保险箱中）现金放到保险箱中 （2）建立帐簿）建立帐簿 （3）程序：填写）程序：填写“零用现金凭单零用现金凭单”秘秘 书核对书核对交付现金交付现金核对提交发票和核对提交发票和 现金凭单现金凭单附票据附票据 金融服务：秘书要熟悉信用卡、旅行支票、金融服务：秘书要熟悉信用卡、旅行支票、 快

14、汇等快汇等 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 28 4-5 差旅费报销（录像） 考点：考点： 了解申请差旅费是上司商了解申请差旅费是上司商 务旅行中重要的工作。注务旅行中重要的工作。注 意不能全用现金，填写申意不能全用现金，填写申 请单据请单据 注意：费用申请报告注意：费用申请报告 商务旅行中注意索要发票商务旅行中注意索要发票 报销时候要填写报销单、发 票等 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 29 4-6 安排商务旅行 1.定票，订房定票，订房(电话，传真，网络）电话，传真，网络） 定票注意时间，以及是否使用了一些优惠手段定票注意时间，以及是否使用了一些优惠手段 订房注意不

15、要超出公司报销范围，学会讲价订房注意不要超出公司报销范围，学会讲价 2.商务出国旅行需要的证件（注意上面的名字，性商务出国旅行需要的证件（注意上面的名字，性 别，年龄，出生地等），注意核对别，年龄，出生地等），注意核对 3.是否有同对方联系，商讨接待等事宜是否有同对方联系，商讨接待等事宜 4.注意程序注意程序:定票，订房，制定商务旅行计划（上司定票，订房，制定商务旅行计划（上司 批准，一般两份以上）、商务旅行表（三份批准，一般两份以上）、商务旅行表（三份,办办 公室存档，上司、上司家属）公室存档，上司、上司家属） 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 30 4-9 时间管理（录像） 时间

16、表的种类：时间表的种类： 年度时间表年度时间表 季度时间表，月时季度时间表，月时 间表，周时间表间表，周时间表 编写时间表步骤：收集工作，安排顺序等编写时间表步骤：收集工作，安排顺序等 秘书会使用，记录，修改工作日志秘书会使用，记录，修改工作日志 秘书管理的工作日志有两本：自己的，上司的秘书管理的工作日志有两本：自己的，上司的 工作变动要同时更改两本日志，并通知上司工作变动要同时更改两本日志，并通知上司 注意对上司的日志保密，只给授权的人来查阅注意对上司的日志保密，只给授权的人来查阅 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 31 时间表样式 周次 七月份 八月份 九月份 第一周上海会议周一

17、上午， 面试 休假 第二周上海会议香港会议休假 第三周周二，销售 会议 第四周周三，公司 办公会议 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 32 了解时间表的格式了解时间表的格式P157，并能利用所给，并能利用所给 材料制订出一份时间表材料制订出一份时间表 当利用选择题考核的时候，要能够了解清当利用选择题考核的时候，要能够了解清 楚时间表要填写的内容楚时间表要填写的内容 录象题中，要能迅速看出所给时间表是否录象题中，要能迅速看出所给时间表是否 内容齐全内容齐全 了解工作日志格式了解工作日志格式P157 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 33 三级（选择、录像、操作题） 改进办公室

18、日常事务性工作改进办公室日常事务性工作 知识要点知识要点p109： v基本思路：基本思路：重新安排重新安排修改修改替换替换合合 并并精简精简 v改进工作流程：定义改进工作流程：定义评价评价分析分析改改 进进实施实施 1”改进日常办公事务工作流程表改进日常办公事务工作流程表“：确定问题、：确定问题、 分析有关资料、确定问题原因、提出解决方案分析有关资料、确定问题原因、提出解决方案 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 34 注意事项P110 工作流程不受组织性质或者功能性结构的 束缚 流程由职权明确的专人负责 流程要与其他流程以及客户需求适当结合 各项流程既相互独立，又整体上严密不漏 流程

19、本身要有能改善的空间和弹性 复检的次数越少越理想 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 35 处理突发事件p111 种类：火灾、伤害、疾病、炸弹威胁 原则：快速反映，控制事态发展； 以人为本，保护公众利益 公开透明，真诚面对公众 重塑形象，置之死地而后生 文书形式：事故情况记录表（日期，地点涉及人员，证人，文书形式：事故情况记录表（日期，地点涉及人员，证人， 过程概述，填写人签名），过程概述，填写人签名）， 工伤情况报告表（完成表格人的身份、姓名，事故涉及人工伤情况报告表（完成表格人的身份、姓名，事故涉及人 员的姓名、出生日期、住址、职务，事故时间、地点，事员的姓名、出生日期、住址、职务

20、，事故时间、地点，事 故细节和对事故看法，进行急救以及治疗情况，事故证人，故细节和对事故看法，进行急救以及治疗情况，事故证人， 填写表格人员签名和日期）填写表格人员签名和日期） 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 36 预防措施：预防措施：p115 1，预案：文字形式确定紧急情况处理程序，预案：文字形式确定紧急情况处理程序 v培训所有工作人员培训所有工作人员 v张贴布告，让大家了解相关内容张贴布告，让大家了解相关内容 v模拟演练模拟演练 v明确责任明确责任 v配备相关设备和资源来处理紧急情况配备相关设备和资源来处理紧急情况 2.定期检查和更新设备定期检查和更新设备 三级秘书职业资格证书

21、考试办 公事务管理教学 37 火灾：疏散（不可乘坐电梯，要走楼梯或火灾：疏散（不可乘坐电梯，要走楼梯或 者消防通道）；关闭门窗；不得携带物品者消防通道）；关闭门窗；不得携带物品 炸弹威胁：疏散（可乘坐电梯）、打开门炸弹威胁：疏散（可乘坐电梯）、打开门 窗、尽可能的携带走自己的物品窗、尽可能的携带走自己的物品 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 38 处理突发事件的工作流程p117 及早发现，马上报告，保护现场 查找问题原因 成立临时指挥中心 控制源头，釜底抽薪 召开新闻发布会 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 39 完成督促检查工作p119 特点：复杂性、原则性、时限性、权威

22、性特点：复杂性、原则性、时限性、权威性 原则：实事求是、主动性、分层次落实、时效性，原则：实事求是、主动性、分层次落实、时效性， 督察与帮办相结合督察与帮办相结合 方法：书面，电话，专项，会议，调研。方法：书面，电话，专项，会议，调研。 程序：程序：交办交办立项立项登记登记转办转办承承 办办催办催办检查检查办结回告办结回告审核审核 立卷立卷归档归档。 规律和方法：与信息工作相结合；与调查研究相规律和方法：与信息工作相结合；与调查研究相 结合；坚持归口办理，分级负责；坚持结报反馈结合；坚持归口办理，分级负责；坚持结报反馈 制度。制度。 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 40 完成督促检

23、查工作 督查工作内容督查工作内容p119(选择题，全选）选择题，全选） 督查工作原则督查工作原则p120(5个原则）个原则） 督查工作方法：书面（下发文件，下发督督查工作方法：书面（下发文件，下发督 察通知单）内容重要，形式规范，权威性察通知单）内容重要，形式规范，权威性 强强 电话督查（情况紧急，内容简单）电话督查（情况紧急，内容简单） 专项督查（上司交办的）专项督查（上司交办的） 会议督查（事情多，涉及单位多）会议督查（事情多，涉及单位多） 调研督查（高层次，围绕企业中心工作）调研督查（高层次，围绕企业中心工作） 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 41 制定工作计划p126 制定

24、工作计划的方法： 1.根据组织确定的工作目标和期限要求，列 出所有要完成的任务； 2.区别重要的与紧急的任务，按照ABCD法 则排列； 3.按照轻重缓急和逻辑顺序用数字编号记出 任务完成时间的顺序 4.列出完成每项任务所需要的资源和相关信 息 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 42 5.明确完成每项任务的各个阶段指标和估算 的时间要求 6.每项任务的负责部门或者承担人或者负责 人 7.从最终完成时间期限向前推算各阶段工作 应该何时完成，填入计划表中 8.明确工作进展阶段出现的情况和问题向谁 报告，何时报告，确保计划顺利实施 9.明确工作进展情况和质量如何监督和管理 三级秘书职业资格证

25、书考试办 公事务管理教学 43 制定工作计划程序p130 估量机会估量机会确定目标确定目标确定计划工作确定计划工作 的前提条件的前提条件拟定可供选择的行动方拟定可供选择的行动方 案案评价各种备选方案评价各种备选方案选择方案选择方案 拟订分计划拟订分计划编制预算编制预算 行动计划是用来管理时间和工作任务的文行动计划是用来管理时间和工作任务的文 件（文字、表格）件（文字、表格） 工作计划常以表格式表示工作计划常以表格式表示 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 44 监控计划实施p132 利用有效手段维护和控制各项工作按照制定的计利用有效手段维护和控制各项工作按照制定的计 划有条不紊的实施；

26、划有条不紊的实施； 根据既定目标，按阶段总结、分析和评估工作成根据既定目标，按阶段总结、分析和评估工作成 果和计划执行情况果和计划执行情况 找出与计划目标偏离的原因，并在自己职权范围找出与计划目标偏离的原因，并在自己职权范围 内采取正确行动，如有必要，向有关人员汇报；内采取正确行动，如有必要，向有关人员汇报； 根据情况变化，改变工作计划或者实施方案的顺根据情况变化，改变工作计划或者实施方案的顺 序，并与相关人员沟通。序，并与相关人员沟通。 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 45 确定承办期限p133 概念p133 看p133的“示例分析”，记住各工作的承 办期限； 工作程序：调研制定

27、适宜标准的时间 期限确定同一任务不同承办周期 确定同一任务紧急情况下不同的承办周期。 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 46 评估办公室工作p134 办公室工作评估的意义p134 工作程序： 办公室工作目标管理过程：建立完整的目 标体系制定目标组织实施检 查和评估 办公室量化管理：优化劳动组合、定员定 编、工作定额、定量考核 办公室工作评估：数量目标，质量目标 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 47 办公用品管理办公用品管理 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 48 5级 （录像，选择） 打印机防止要避免阳光直射； 保持打印机的清洁和环境清洁，不要打印 机上放置重物

28、，不要阻挡打印机散热 会使用打印机 会排除打印机故障 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 49 传真机： 操作步骤：调整工作状态试运行(复 印）发送传真 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 50 复印机使用 工作环境要求：电源，防高温、防尘、防 震，避免太阳直射，周围清洁，通风散热， 稳定放置 红灯亮时，要及时添加碳粉 每次使用完毕，要洗手 如果复印品背景有阴影，镜头有灰尘，需 要专业清洁 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 51 数码相机使用（4级） 核心部件：CCD图像感光器 可直接将拍摄的影像输入计算机，然后打印 图像质量不如传统相机 性能指标：分辨率；光学与数码

29、变焦；镜头；测 光系统；相当感光度；图像储存格式JPEG格式等。 不适合拍自然风光；要尽量靠近被摄体；取景要 准确；逆光时要使用闪光灯。 保养：清洗；防热防寒；防水、防雾、防沙；旅 行防护等 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 52 扫描仪 种类：手持式、平台式、滚筒式 滚筒式效果最好，价格最高 选购常识：分辨率（dpi）表示， （600*1200dpi) 安装：关闭计算机以及与之相关所有设 备连接计算机和扫描仪打开计算 机电源 扫描文字：一般采用300dpi就可以了 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 53 光盘刻录机 类型：CDR,CDRW,一次性的，可反复 擦写的 主要性

30、能指标：数据传输速度（读写速 度），单位是“倍数”，用X表示；CDR 有刻录速度与读取速度两个指标，CD RW有刻录速度、擦写速度、读取速度三个 指标 缓冲容量越大，刻录成功率越高 不能将刻录机的的读盘当作光驱使用。 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 54 操作步骤：连接刻录机与计算机制作 光盘 注意事项：散热（把刻录机装到最上面的 座架，），保持清洁，避免长时间工作,刻 盘过程别执行其他程序，即使取出盘片。 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 55 投影仪的使用 相关知识：分辨率 SVGA(800*600),XGA(1024*768),SXGA(1280*10 24),亮度

31、，对比度，带宽，均匀度等 操作步骤：安放投影仪连接投影仪与电脑 接通电源，设置好输出方式对焦设置 分辨率关闭投影仪 注意：保持镜头清洁不能用镜头遮挡画面 （黑屏）关机后不要立即断电不要带电 拔电缆不要频繁开关机 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 56 故障处理： RGB端口无输入信号，检查VGA连接线是 否连接正常， 有信息但无图像，检查电脑输出模式，再 检查是否电脑与投影仪不匹配造成的 投影图像偏色,主要是连接线问题 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 57 订购、接收、管理办公用品 库存控制：资金不被占用、空间不被占用、监督个 人和部门对物品的使用、保证充足库存、监督偷

32、窃和破坏造成的损失、可进行估价。 概念：最大库存量，库存物品不能超过这个最大量 （费用、存储空间、保存期限） 最小库存量，必须采取紧急行动检查是否订货，并 与供应商联系，确定可以接受的交货时间 再订货量：重新订购线，库存余额到达这个水平， 必须订购心的货物（=日用量*运送时间+最小库存 量） 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 58 库存卡 库存中的三卡：进货卡、出货卡和库存卡 最大库存量：费用，存储空间，保存期限 最小库存量：必须采取紧急行动检查是否订 货并确定接货时间 再订货量：物品平均使用量、交货时间的长 短 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 59 发放办公用品（录像）

33、 注意要填写办公用品凭单 上面要有主管领导签字以及物品名称、数 量 不能由领用者自己去取 发放过后要填写库存卡 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 60 订购办公用品订购办公用品 （）选择供应商：（）选择供应商： 考虑因素：价格，费用（批量购买，节日降价，考虑因素：价格，费用（批量购买，节日降价， 指定为唯一办公用品供应商）指定为唯一办公用品供应商） 质量和交货：可更换的，准时交货的质量和交货：可更换的，准时交货的 服务和位置：订购方式（直接，电话，传真，服务和位置：订购方式（直接，电话，传真， 上网）结算方式，退货，货品是否齐全，距离近上网）结算方式，退货，货品是否齐全，距离近 安全

34、可靠：手续，相关发票、单据，规模，信安全可靠：手续，相关发票、单据，规模，信 誉度誉度 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 61 2.保管：安全，减少丢失，储藏间和物品柜上锁保管：安全，减少丢失，储藏间和物品柜上锁 各类物品要贴上标签，表示类别和存放地各类物品要贴上标签，表示类别和存放地 新物品放到旧的下面或者后面，保证物品不新物品放到旧的下面或者后面，保证物品不 会过期会过期 体积大、分量重的放下面体积大、分量重的放下面 小的，常用的物品放在较大物品前面小的，常用的物品放在较大物品前面 储藏间要有良好通风储藏间要有良好通风 储藏间要有良好照明储藏间要有良好照明 三级秘书职业资格证书考

35、试办 公事务管理教学 62 办公用品和设备的采购程序（3 级） 设备使用权的方式p138： 购买:设备归购买者所有，使用方便，但一 次性付费较高，维修与修理费用，设备过 时。 租用：最初费用较低，可以及时更换。租 期长，费用累计较多，终止合同要赔付巨 额违约金。 政府采购：公开招标、邀请招标、竞争式 谈判、询价、单一来源 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 63 政府采购主体：采购机关与供应商。 国家财政部及省（自治区、直辖市）级政 府财政部门为政府采购管理机关 订货单：P142，内容 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 64 工作程序： 购买申请（填写申购表，领导签字，理由，

36、型号， 数量）审批、落实经费（财务部门综合平衡， 财务主管签字）招标、选择供应商签订 供货合同货物入库支付货款 招标公告，接受报名起草招标文件，决定入 围名单向入围者发放招标文件组织开标 评标 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 65 采购预算方案p143 原则:真实性、重点性、目标相关性、经济 合理性 事先调研：公司内部(需求，财力），外部 市场（物品型号、价格、供应商） 工作程序： 确定预算的核算基数进行市场调研 确定采购产品的种类以及型号价格 编写预算方案征求意见，完善方案 三级秘书职业资格证书考试办 公事务管理教学 66 预算方法p145 传统预算法传统预算法: 零基预算法：零基预算法：p146 注意事项：注意事项： 调研，实事求是，保证与原有设备匹配，调研，实事求是，保证与原有设备匹配， 事先安排位置，有利于工