会议成本控制方案

1、控制年会成本的基本方法一、父通将年会安排在临近的区域范围内。随着汽油价格上涨，交通费用在不断增加。为了 将交通费用降低到最低点，要尽可能将年会安排在距离大多数参会代表住宿地点比较近的 地方，或者尽可能找一个参会代表可以步行到会场的年会中心去开会。引导同城的参会代表乘坐公共交通工具到年会现场，特别是年会中心正好有停靠站 的。通常情况下，乘坐公共交通工具比安排专车穿城接送速度要快，比乘坐出租车价格要 低。将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票。在与酒店、度假村商谈的时候，要求他们免费为嘉宾提供来去酒店的专车服务，而 且要预留免费的停车位。要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点

2、提供打折服务。使用航空公司的贵宾休息室为年会团队提供迎送服务。旅行要错过高峰期（一大早或晚上）0问一问酒店是否提供机场免费接送服务。让年会中心为参会代表在转移时提供一些必要的暂时休息场所。让赞助商支付班车费用，作为交换，可以在酒店班车的宣传牌、年会中心的班车停 靠站以及班车上为他们做广告。搞清楚需要多少台客车，预订恰当的座位容量。如果你的大部分团队成员体力比较好的话，可以将酒店订在年会中心附近步行的范 围内，无需提供接送服务。如果这样做的话，一定在你的注册材料中写清楚，让参会代表 都知道。如果你的参会代表中有许多残疾人，尽量将他们安排在一个或相近的几个酒店中，以便于集中安排残疾人车辆。二、会务

3、组成员雇佣现场注册和服务人员，不用为会务组成员付交通费。 了解当地的加班限制和规定。安排会务组成员在正常工作时间内开展工作，避免加班。按天为会务组成员提供差旅补助，精确地规划出他们在餐饮和交通费用方面的许可 范围。尽可能多用实习生和志愿者。三、演讲人与娱乐请会员或当地人作演讲人。对于任何领域的任何协会来说，会员名单中总是会有一些重量级的专家可以作演讲人。如果可能的话，以减免注册费的方式邀请会员到会演讲。 也可以邀请当地的演讲人，以节省旅行费用。对于那些需要旅行到年会举办地的演讲人，给他们准备好旅行指南，这样就不用另 付大巴、五星级酒店以及头等舱机票费用。如果考虑邀请知名的天才演出团体为你进行一

4、个晚上演出的话，就与当地的教堂团 体、青年团体或学校团体联系，来满足你的音乐和娱乐方面的需求。很多城市通常都有一 些颇具天赋的演出人才，而且几乎没有什么费用。另外，如果他们是一个非盈利组织的话， 你可以把演出费用捐给他们的组织，这不能不算是一件好事。开始行动吧！演讲人和娱乐费用通常每年都上涨。锁定今年的费用。放弃分项计算的方法，谈一个一揽子费用方案。将演讲人和娱乐团队安排在同一家酒店或同一个城市。在年会中经常与多面手合作。 了解演出团队的组合规则，以最大限度地减少所需的音乐家数量。寻找一个在你的年会举办时间前后在当地巡回演出的团队。如果你预订了一个已经 在该地区演出的团队，你可以节省机票费用，

5、没准儿还能省下音响费用。让你的演讲人在年会现场销售他的或她的图书、CD或其它产品，以换取他们在演讲费用方面的让步。四、配置与搭建 了解一下在同一个酒店还有什么团队在你的年会前后举办年会，与他们一起购买搭 建所需的物品。这样可以节省材料及拆建费用。如果你的会期超过两天，年会室的配置与搭建不要有变化。现场办公用带裙边的餐桌就行，不必租用专用的办公桌。减少储备用房，节省视听与配置费用。使用酒店里具有两种配置功能的空间，比如一个空间既可以开会也可以用餐。可以 用幕帘或植物把空间隔开。使用一个户外场所以减少装饰费用。使用公共场所开会，如图书馆、公园、植物园、博物馆等。这些地方费用很低，因 为有时候你可以

6、到外面订餐。开发一些可以重复使用的年会标牌。不用自己购买标牌，可以用酒店的。五、印刷把年会资料刻在 cd上，或放在网上供大家下载。这样做不单有降低成本方面的意 义，对有环保意识的参会代表也很有吸引力。对于同等信息量的资料，纸质印刷品要比CD光盘成本高很多。如果参会代表喜欢纸质材料，他们可以在办公室打印出他们所需要 的那一部分，其它的可以通过电脑观看。年会策划者尽量通过电子邮件开展年会营销工作，这样可以节省邮寄费用和印刷费 用。请一些高质量的印刷商为你提供报价。每一项印刷工作都有不同要求，每一个印刷 商都有不同的设备、停工期和成本标准。学习一些专业术语。你越了解你的图文设计和印刷需求，印刷商就越

7、可能准确地向 你提供你所需要的东西。使用标准表格，表格中规定了所有的变量（放量、背面使用情况、数量、油墨颜色、纸张厚度、周期、交货等）。这样做你就不会忘掉印刷事务中的一些重要细节。要与新的技术保持一致。经常问一问你的印刷商，看他们是否有更简单、更快速或 者更便宜的方法。如果你的印刷材料必较多，考虑请一名印刷顾问。通常情况下，印刷顾问可以为你 的年会印刷打包业务找到最佳的供应商。在年会现场租一台复印机，并自己带上纸张。复印纸的两面尽量都使用，以节省纸张费用和运费。用艺术系的学生作图文设计。用明信片来促销年会。设计印刷品时，要使用标准尺寸的纸张。将大宗邮件交邮局按大宗处理。如果你的印刷品需要全色印

8、刷，尽可能将彩色照片放在一面上。这样可以节省印刷 费用。总是让多个印刷商提供报价，因为各厂家印刷成本相差很大。与酒店的商务中心商谈复印、传真和秘书服务的整体打折问题。使用当地年会与观光局的照片、招贴、促销夹、年会文件夹以及旅游咨询等。这些项目通常都是免费的。直接从制造商那里购买礼品。在年会举办地当地购买礼品，以节省运输费用。在邮寄之前了解邮局的详细规定。六、客房与会议室只在客房上作出让步。在卖方市场条件下，酒店不愿意在客房价格上作出过多的让 步，因为这是他们利润的最大来源。如果撇开客房问题，酒店方就可能愿意在其它方面作 出更多的让步客房赠送、附加会务组优惠房价、免费机场接送，甚至食品与饮料优惠

9、 等。如果你使劲盯住房价，你可能就得不到酒店在其它方面的让步，最后的结果有可能是 什么也得不到。避免预订过多的房间。了解你组织过的年会的订房纪录，这对于避免预订过多的房间是非常重要的。如果你知道通常使用多少个房间，你就会有更大的把握来准确地预订房 间数。有的年会策划者在房间预订方面过于保守，这倒是不会造成什么浪费，可这样做又 会冒空房不够用的风险。 了解你的年会能为酒店创造多少价值。当你与酒店就房价谈判时，你应该携带充足的你的年会可能在该酒店花费多少钱的详细资料，而不仅仅是在年会室、客房、食品和饮 料方面的花费。设法搞到你的年会在酒店花费的详细资料，包括餐厅、酒吧、温泉、高尔 夫、互联网、礼品

10、店等。换句话说，你要了解每一块钱的去向。这样做，当然需要酒店方 面的帮助，但年会策划者还是应该索取这方面的信息以备将来之用。有了这些资料，你就 可以更好地向酒店说明你的年会到底能为他们带来多少价值，从而增加你的谈判筹码。到二线或更小一些的城市。到二线或三线城市办会，通常更实惠，房价也会更低， 这与该城市的具体情况有关。总的来说，一个城市的需求越低，房价就越低。在二线城市， 年会中心年会室的价格也会比较容易谈。使用大学里的年会场所。如果牵涉不到住宿问题，大学里的年会场馆是一个比较便宜的选择。很多大学会向较小的年会团队出租年会室。但在那儿举办年会，你得自己准备 食品和饮料。签订多年年会合同。如果与

11、酒店签订多年年会合同，年会策划者可以在酒店拿到较好的价格。一些年会策划者发现，就单个年会与酒店商谈，酒店不愿意作出让步，而当一 次预订两个或更多年会时，情况就不同了。与合作商签订长期合作协议，可以节省费用。在会期和开会模式上保持灵活性。在一线城市的卖方市场里，我们经常会发现，简单地在会期和办会模式上保持灵活性，就可以达成很好的交易。在酒店的年会安排日程表 中加进自己的年会，就能获得很好的优惠条件。有时候，甚至仅仅改变在一周内开会的先 后顺序，就能够获得较低的价格。给未来的年会费用确定一个上限。预订一个几年以后的年会，考虑给年会的花费确定一个上限，比如房价上涨率与通货膨胀率要结合起来，如商定每年

12、房价上涨率不超过5%等。对你的酒店供应商进行研究。这里面有竞争吗？酒店的业务量饱满吗？你的年会是在旺季、淡季还是平季？你选择的酒店营业多少年了 ？研究酒店的门市价和团队价。拨打酒店或集团的免费热线或预订电话。通过这种方 法可以了解酒店的最高价格。客房预订数量始终要保守一些。如果你预订了过多的房间，最终你要为它支付费用。让酒店为你年会现场的现金账单提供折扣。 了解你的机构所在地和年会举办地的纳税规定。或许你还有可以免税的项目而你不 知道。与酒店洽谈一种按年会规模大小确定费用比例的方法。与酒店商谈取消预付费，或者至少将预付费放在一个有利息的账户里。就小型年会与酒店洽谈时，要设法拿大年会的一部分作为

13、交换。提前向酒店把你所有的要求都讲出来，包括：优惠范围、机场接送、代表提前注册、代表延迟注册、客房免费咖啡和茶免费的年会 空间、预演空间、搭建和拆除时间、免费包裹接收服务、年会室的免费早餐、延期费用、 免费本地电话、免费咖啡空间、减免嘉宾及会务组成员的停车费、免费为会务组成员进行 足底按摩、健身房免费开放或在健身休息时提供免费教练服务、延迟截至期限、为演讲人 的客房提供优惠、为会务组成员的客房提供优惠、提高嘉宾和会务组成员的服务等级、欢 迎礼物和便条七、视听与演讲技术合理组合。把需要同样技术条件的议程安排在相同的年会室内，这样就不用支付重 新布置的费用。与经常在外办会的协会合作。了解一下哪一个

14、协会或组织于你之前在你的年会中心 或场所办会，看一看你能否接着使用他们用过的设施或服务，以节省相关费用。对视听设备和其它服务进行对外招标。虽然并不全是，但在大多数情况下，你会发 现雇用外部视听设备提供商比使用酒店内部的要好。每一个年会室要一个免费的麦克风。在谈判视听设备时，要一个免费的双向无线电接受器。租用合适尺寸的投影设备。与你的视听工作人员探讨每一个年会室所需的最小尺寸 的投影和配置。不要随意地在每一个年会室都布置视听设备。问一问你的演讲人和主持人，看一看 他们谁最先需要。直接与视听公司合作。这样可以减少误传和中间费用。带上你的备用电缆线和电压保护器。如果现场突然需要，那会很费钱的。当你需

15、要大量视听设备的时候，预订一个年会中心，大部分年会中心的总费用当中 包含了视听设备的费用。使用酒店里的闭路电视系统向参会代表公布年会日程安排、变动通知、房间分配、 展示时间、大会启事以及活动安排等。在年会开始之前，要重新确认一下演讲人的视听设备需求。演讲人最开始声称需要的视听设备，到开会时他们或许并不打算使用。如果你预计现场需要量比较大的话，可以租一台复印机或传真机。八、食品与饮料 了解你年会餐饮消费的历史。机会在于，并不是注册参加年会的每一个人都会在会上用餐。通过了解历史上有多少参会代表实际用餐，以及他们在茶歇和鸡尾酒会上的消费 量，你就不用为那些根本就不存在的餐饮消费埋单。控制提供的饮料。

16、休息时，服务员会把所有空的咖啡杯子都倒满，即使在会场休息只剩下五分钟时也是这样。如果1加仑咖啡需要9美元的话，那么，这种浪费就很大了。确信服务员在倒满咖啡杯之前要征求会务组人员的意见，尤其是在休息只剩下几分钟的情 况下。或许你不用叫上 10加仑的咖啡，有一两加仑可能也就够了。酒的情况也一样。告 诉服务员每一桌只开一瓶红葡萄酒或白葡萄酒，而且只在要求的情况下才给客人加满，因 为很多人根本就不喝酒。如果有一桌要上更多的酒，要求服务员征得会务组人员的同意。 或许另外一桌还剩下半瓶没有喝完。批量预订早餐。对于欧式早餐，要批量预订，不要每人打包购买。每人打包早餐往往超乎所需。通过批量预订，可以节省一半的早餐费用。使用一般品牌的鸡尾酒，不要用豪华品牌。与招待协商饮料的价格。如果你能同意一个最低的消费量，你就可以通过协商省去不少饮料服务费用。使用一些站着用餐的桌子。对于鸡尾酒接待活动，要用站着用餐的桌子，而不是坐着的。人们更愿意在一起交谈，这很好，而且，站着交谈，人们不容易整晚都待在那儿吃 喝不停这样可以省钱。从某种意义上说，排一点队也好。在鸡尾酒接待活动中，不用害怕在酒吧中排一些 中等长度的队。排长队当然不好，但排五六个人的队能够在很大程度上鼓励人们相互交流， 同时还会缩