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文档简介

1、商业广场物业部文档管理规定1.0目的本规定明确了物业部文档管理的相关要求，以确保提高 工作效率及可追溯性。2.0适用范围本规定适用于本商场物业部档案资料的管理3.0工作原则3.1具有完整性、适用性、保密性、可追溯性和可操作性；3.2可根据实际情况制定适合部门内部指导性文件，但不得 与公司指令性文件相冲突，并提报公司审批，所制定的 指导性文件必须简单明了。4.0相关文件4.1公司文档管理规定5.0职责5.1部门负责人为文档管理责任人，负责对部门文档的收集、 整理、存档及保管。6.0部门必备文档文档类别编号文档名称内容保存期限总结/计划类01周工作计划/总结两年月工作计划/总结年工作计划/总结月报

2、表02电费统计表两年水费统计表水电、物料异动分析表03库存盘点表制度文档04物业部岗位职责长期物业管理工作指导书增补制度收费标准月度绩效考核方案会议纪要05公司、部门-年建议类06合理化建议-年员工资料07奖惩、考勤、花名册-年处理记录08重大事件、突发事件处理记录两年09温度计、压力表、灯光检查表-年10物业部日常巡场签到表巡查衣类物业部日常巡场表保洁员签到表外事类11对外往来函件两年合同/协议12绿化、消杀、清洁、设备维保等两年文档类别编号文档名称内容保存期限公司发文13通知等-年部门类14部门工作交接本-年部门发文服务质量调查及反馈商场施工/装修记录15工程记录-年施工申请资料装修申请/

3、验收单专柜档案16经营面积、现有设施等永久入、撤场通知单整改通知书装修图纸（五图）装修资料物料出入17物料入库/领用登记表-年资产调拨单设备档案18维修、保养记录永久设备情况一览表设备使用说明书图纸类19新风系统分布图永久烟感、喷淋、喇叭、警铃、消防拴、灭火器、 应急灯、长明灯、温度计分布图冷气及温控开关分布图紧急疏散图商场平面图消防档案20消防设施一览表永久消防检查报告消防报批资料消防演习方案7.0文档管理规定7.1文档管理规定及要求7.1.1部门必须建立“必备文档”，将日常工作中发生的文件 或书面记录进行及时的分类管理，并保证各类文档所 存内容的完整性、真实性、封闭性及可追溯性；7.1.2

4、存档时间要求：即时存档；按月存档；按年存档；7.1.3所有已存档文件因特殊情况需调出查阅的，申请人必须填写档案查阅申请表。非受控类文件经部门负责 人批准即可查阅；受控类文件须经总经理批准后方可 查阅；调阅的文件应为复印件；7.1.4各类文档按公司规定，每年移交行政部。7.2存档程序7.2.1部门负责人对文件进行归档整理并填写相应文档的档案目录表；7.2.2对文件进行编号，存档。7.3调阅程序7.3.1部门负责人审查申请人资格；7.3.2申请人填写档案查阅申请表授权人签署确认；7.3.3 部门负责人填写档案查阅登记表 ，由申请人签字后 即可查阅；7.3.4 归还档案时原申请人和部门负责人在档案查阅登记

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