学术研讨会流程

1、学术会议流程一般可分为 3 个部分：会前准备、会议服务、会后跟踪，其中的 关键点也一目了然，分别是准备、服务、跟踪 会前准备1、明确开会的目的。2、根据目的确定会议的主题、受众、预算以及宣传重点。3、根据主题邀请讲者。由于讲者的地位、繁忙程度及合作关系的不同，需要提前 15 天至 3 个月确认时间；一般重要的会议要有备用讲者。4、邀请大会主席。根据实际需要邀请，可以不设；一般大会主席的设立是出于 对讲者的尊重、关系的平衡、以及提高会议的号召力等目的。5、安排会议流程。应包括：会议签到时间、正式开始时间、各讲者的讲话时间、 茶休时间、提问时间以及会后餐时间。6、确定需要参加会议的部门和人员（公司

2、内部），召开准备会（或简单协商）， 明确分工和职责。以上流程主要是会议组织者的工作，以下流程便需要各分工人员一起协作：1、根据会议的档次和规模选择会场，一般设在四星以上宾馆。 选择会场时一定要现场观察，考虑以下因素是否满足会议的需求：租金、讲台 的位置、投影仪及屏幕位置、主席台的位置、会场内受众的位置安排、签到台 的位置、茶休点的位置、宣传品的陈列、音响效果以及灯光，还有会场的服务 等。2、会场选择后，尽快与宾馆签定协议，技巧性的压低价格和要求更好的服务。 如果会议需要安排住宿和餐饮，一次性打包谈好。3、会场确定后，会议组织者即可发出邀请函。邀请函上包含以下内容：会议的 主题、时间、地点、主办

3、方、流程（是否提供会后餐在此注明）、讲课内容及 讲者的简单介绍、会务联系电话以及其它注意事项。邀请函一般应在会议 2 周 （不能少于 1 周）前发出，以代表提供更多的沟通机会和方便客户的时间安排。4、受众的邀请。一般由一线销售人员负责，比较重要的目标客户需要管理人员 协访邀请。目标客户的邀请需要两次以上的确认，即一周前确认、会前一天确 认，如果是下午的会议当天上午还必须确认一次。5、会场布置。上午的会议前一天晚上布置完毕，下午的会议上午布置完毕。会 场布置的内容：讲台、主席台、受众的位置安排、签到台、茶休点、宣传品陈 列、调试投影仪、音响以及灯光效果。还需要注意水牌的陈列和会议通道的顺 畅（以

4、到会者知道宾馆后不需要任何人引导都能找到会场为标准，如果不能请 增加提示牌），另外千万不要忘记要求宾馆制作主席台成员的铭牌，并陈列好。 会议服务 会议前一天招集所有内部与会人员参加会前会，主要目的有三个：一鼓舞士气， 要求大家拿出良好的精神面貌；二是明确第二天的会议分工，做好服务；三明 确意外情况发生的处理办法。会议应该做好的服务有：1、VIP 的接待。会议讲者和大会主席应该有专人负责招待，交通、住宿和饮食 都应该享受 VIP 的优待。2、接待和签到。除专人负责签到外，还应安排 2-3 人负责接待，主要任务是从 目标客户进入我们视野后到进会场入座的整个过程的陪伴，目的是让客户觉得 受重视和心情

5、开朗。负责签到的人除签到外还应同时承担几个任务：礼品的发 放；茶休点的准备和引导；指示客户洗手间的位置。3、会场气氛的烘托。由 1 人负责，主要任务是：会议正式开始前播放企业（或 产品）宣传片；会议过程中的拍照；解答客户的一些疑问。4、维护会议纪律。会议正式开始后，应关闭会场前门，留后门供进出，如果只 有一个门，在到会率达到 7 成以上也应关闭；内部人员非必须不要随意进出， 更不允许在会议期间打闹和嬉笑。5、会议如果安排会后餐，应该在会议结束时，请主持人强调下聚餐的地点和行 走路线，同时除留少数人负责收拾会场外，大多人应引导客户离开会场。6、关于会议资料和礼品的发放。会议资料有两种发放模式：在

6、签到的同时用纸 袋装好发给客户，其好处是这样可以保证每个人都有一套完整的资料，也不会 浪费；在会议开始前直接放在每个座位上，其好处是可以节省签到所用的时间， 并保证客户可以先看到重要的资料。礼品的发放也同样有两模式：签到的同时 发给客户，可避免集中发放的混乱；会议结束后发给客户，可以适当避免客户 提前离场和不填写调查问卷。因此，会议资料和礼品的发放可以根据不同的会 议需要而设定不同的模式。会后跟踪 会议结束的当天，招集所有与会人员参加总结会。主要的内容有：1、所有人谈参会感受，并对自己的工作和会议做口头总结，必须包括成功和不 足；2、总结出整个会议的经验和教训，以提高大家的会议组织水平，并避免

7、错误的 重复；3、再次提醒大家会议的目的，布置会后的客户回访工作。 在总结会结束后，整个会议并没有结束，还需要做以下工作，以保证会议的最 大效果。1、会议的当天，由会议组织者整理出会议总结（客户版）并打印出来，以供一 线代表回访使用。对客户的会议总结，主要内容是回顾会议的重点内容（当然 也是我们宣传的重点），会议期间客户所提问题的专家解答。2、代表第二天开始回访所有与会客户，对邀请了而又没参加的会议的目标客户 也应该回访，回访的重点是了解客户对会议的满意度和对我们宣传重点的认可 程度。同样，重点客户需管理人员协访。所有目标客户应该在一周内回访完毕。3、代表在回访完毕后，应完成回访总结表并上交，并重点关注与会客户在将来1-2 个月的产出。4、会议组织者收到总结表后，检讨会议