机关公文主题词的写法

1、公文主题词的写法主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、 最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的 产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。 中 国共产党机关公文处理条例第八条和国家行政机关公文 处理办法第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按 照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何 单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要 按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得 使用自身的主题词表。从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过 5 个 主题词。以国务院公文主题词表为例，选用主题词的原 则和方法是：从 “类别词”到“类属词

2、”，从内容到形式。国务 院公文主题词表 把 “词表分为三个层次。 第一层是对主题词 区域的分类，如 综合经济 、财政、金融 类等。第二层是类 别词，即对主题词的具体分类，如 工交、能源、邮电 类中 的工业、交通、能源 和邮电等。 ”从这个意义上看，类 别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。 国务院公文 主题词表中的主题词主表的第一层划分有综合经济， 工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、 水利、气象等 13 类。第二层是对 13 类中每一类的具体分类。 如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林 业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主 题词，首先就要找到

3、公文所在第一、 二层中的 “行业 ”主题词。 如某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题 词表中找到第一层分类所在的 “综合党团 ”（这一层分类只起 引导作用，要选用的主题词还在下面） ，然后再在下面找到 第二层所在的 “党派团体 ”。这就是类别词，也是我们在这份 公文中要标注的第一个主题词。接着我们在 “党派团体 ”下找 出与公文主题相符的 “妇女”、 “儿童”，这就是 “类属词 ”，也 是我们在这份公文中要标注的第二、 第三个主题词。 再如国 务院关于发布V国家行政机关公文处理办法的通知=，其 主题词的类别词是 “文秘工作 ”，它的第一层分类是 “秘书、 行 政”；“类属词 ”是

4、“文秘工作 ”下的 “公文 ”。类属词一般就在类 别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如国务院关于发布V国家行政机关公文处理办法的通知 =,标注的第二个主题词是 公文”。这个主题词就在 文秘工 作”下附的主题词表内。 类属词也可以在其他类别词下选用或 “根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引 ”。如国务 院关于加强水土保持工作的通知 ，标引的类别词是 “农业”， 类属词却是在 “水利”这个类别词下选用的。 国务院关于 “九 五”期间深化科技技术体制改革的决定 ，类别词是 “科技”， 但类属词 “体制 ”却在 “民政、劳动人事 ”下的 “机构”这个类别 词下面， “改革 ”在“

5、综合经济 ”下的 “经济管理 ”这个类别词下 面。如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个 主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。如国 务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业 有关问题的通知 ，便先标了反映第一个主题内容的类别词 “经济管理 ”，再在这个类别词下找到类属词 “企业”、 “破产”； 然后标了反映第二个主题内容的类别词 “劳动 ”，再在 “劳动” 这个类别词后找到 “就业 ”这个类属词。当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎 么办呢？这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。同时 将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词 后面加 “?荭

6、”以便区别。相对来说，标注类属词难度最大。它首先要求标注者必 须了解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题 词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主 题概念的主题词挑选出来进行标注。说它难，一是因为它的数量多。 国务院公文主题词表 第一层仅分了 15 类，但属于类属词的主题词就有 1049 个。 其次是找到类别词后，并不是在每种类别词后都能找到相应 的类属词，有些还要到其他的类别词下去找，就如前面提到 的国务院关于 “九五”期间深化科学技术体制改革的决定 一样。因此我们前面说 “要熟悉主题词表的内容 ”。公文中标注的最后一个 （或两个） 主题词（也即 “形式”， 此前的都属 内容”最好找，因为它就是该公文的文种，而 且就在公文的标题上。如国务院关于成立国务院西部地区 开发领导小组的决定，标题中的 决定”，既是该公文的文种， 也是该公文要标注的最后一个主题词。值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中 的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、 转发、发布文件的文种呢？如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、 发布文件的文种。如国务院关于发布V国家行政机关公文 处理办法的通知=，其主题词是