出库管理办法

1、精品文档目录1 目的及适用范围2 参考文件3 术语4 职责5 出库程序6 几种不同的出库类型7 出库异常处理8 记录与存档9 发放范围10 附则11 附件所属公司湖北九州通物流主责部门仓储部有限公司起草人贾琳主责部门田向阳审核仓储部综合管理部会 签总经理签发：2012年 月日.精品文档1 目的及适用范围1.1 为加强出库管理，规范出库程序，提高出库效率，为客户提供优质服务，特制定本办法。1.2 本办法适用于湖北九州通物流有限公司的出库管理。2 参考文件仓储知识（ 2007.7）、湖北九州通医药物流中心标准操作手册3 术语3.1 出库商品现货销售或代办托运销售给客户的商品。3.2 冲红发出商品未

2、交付客户前，因缺货、价格异常、包装开错等原因不能出库而将其销售金额和数量从帐面上扣除的业务过程。3.3 库存整理仓储收货组、购进退出组进行破损、退货商品的出库下账处理，保证供应商往来帐务中的税票开具一致性和完整性的活动。4 职责4.1 湖北事业部营销部开票员负责受理客户定单，促销信息的传达，协助处理退货，并处理各种相关事宜。4.2 湖北事业部财务部结算员负责办理客户的结算手续。税票员根据客户类型和往来账金额开具相应税票。4.3 仓储部4.3.1 调度员负责把时空系统传至lmis 系统的单据合理安排批次并下发任务；根据商品库存情况进行补货。.精品文档4.3.2 拣货员负责商品的任务索取、商品分拣

3、、装箱、出货、补货工作。4.3.3 内复核员负责对拆零区拣选的零货进行复核、拼箱。4.3.4 外复核员负责整件商品以及内复核拼箱的复核、装车和移交给客户的工作。4.3.5 储备库保管员负责商品保管、补货、移库工作以及出入库商品的复核。4.3.6 储备库调货员负责商品补货、移库工作以及入库商品的上架。4.3.7 理单员负责出库相关单据的整理。4.3.8 管理组负责商品出库过程中的各种异常情况处理。4.4 湖北事业部配送部4.4.1 配送协调员负责整合配送资源，根据区域商品数量与运输部协调安排车辆，对配送区域的客户商品按配送顺序安排装车顺序，协调安排车辆。4.4.2 配送员负责排定货物装车顺序、跟

4、车送货及货款催收。4.4.3 托运员负责托运车辆的联系，托运货物的清点、手续的交接。5 出库程序5.1 开票开票员根据客户的需求计划，生成开票汇总单。5.2 结算结算员根据客户的开票汇总单上的金额和客户的资信类型办理结算手续。5.3 安排批次与任务下发5.3.1 安排批次任务。客户的订单办理结算之后，该单据会自动由时空系统通过接口程序将数据下传至lmis 系统，一般开票员开的指定批号或单一批号库存不足，以及系统或设备方面的问题时，系统会将订单挂起，调度员首先进入任务调度与分配界面观察订单挂起状态，然后进入出库单解挂界面查看订单的挂起原因，针对这些原因按照实际库存对批号或其它信息进行修改，解决订

5、单的异常状态。5.3.2 生成批次任务.精品文档根据配送区域以及配送的先后等等方面安排批次任务；然后审核出库单信息是否正确，如有特殊要求，则修改出库单相关信息，调度员在正常销售页面中修改完相关信息后，选中需要下发的出库单，点击“安排批次 ”，生成批次任务；调度员还可以按照订单类型、配送日期、配送地址等先对出库单排序，然后选择需要下发的出库单，点击安排 “批次按钮 ”。5.3.3 调度员在批次下发页面中，选择准备下发的出库任务进行暂存区试算，试算成功则下发该批次任务。5.4 拆零拣货5.4.1 调度员下发任务后，周转箱输送系统会自动对进入拣货区的周转箱关联任务，如果给周转箱关联的是自提客户的任务

6、，则周转箱在三色宝塔灯处会黄灯、绿灯亮起提示，有调度人员或其它相关人员在该周转箱上插上绿牌以提醒其它拣货员。5.4.2 周转箱进入拣货小区后，小区拣货员用扫描枪扫描周转箱索取该周转箱的任务，这时巷道灯会亮起，同时有拣货任务的电子标签会亮起提示拣货员拣货，拣货员根据电子标签指示的货位和数量信息拣取药品。5.4.3 拣货完成后，按灭电子标签确认拣货完成，然后把周转箱推到输送线上。进行下一个周转箱任务。5.5 整件拣货调度员下发任务后，在“整件任务索取 ”界面会提示当前拣货任务，拣货员只需把工牌放到读卡器上就可以直接索取任务，标签打印机会自动打印拣货标签，拣货员只需按照拣货标签上的货位拣选货物，然后

7、根据标签上的暂存区把货物放到指定的暂存区货位。5.6 内复核拆零拣货区的零货周转箱经过输送线到达内复核台后，内复核人员输入周转箱号，即可得到周转箱的货物明细，复核人员索取任务后打印拼箱标签，然后按照电脑的.精品文档提示，认真仔细的复核每一个品规并拼箱。复核完成之后，复核员封箱并贴上标签，把拼箱放到皮带输送线上输送至月台。5.7 外复核5.7.1 当整件拣货员拣货完成并确认、内复核员复核完零货并由月台接货人员把货物投放到相应的暂存区后，外复核员工在“出库索取复核确认”界面输入自己的工号索取复核任务，打印机自动打印外复核校验单。5.7.2 外复核员根据外复核校验单复核月台上的货物，复核时，要核对拼

8、箱数量是否准确，整件的品规、批号、数量是否正确，如果有大输液和特殊品库药品，要到各库区领取货物并集货存放；冷库药品要求放在冷库的暂存区，复核完毕之后要打印粘贴标签。5.7.3 外复核员在实物复核清点确认后，需要返回系统做复核确认。在品规、数量、整件批号、拼箱数相同的情况下，可以直接确认；如果有新拼箱要重新打印拼箱标签；发生实际数量或品规与订单不相符时，要及时通知组长处理。5.8 装车5.8.1 当一个配送区域的货物快出货完毕时，配送协调员就可以根据当天需要配送的客户和数量，联系运输部安排车辆。5.8.2 确定车辆后，要按照配送员对配送线路的要求安排装车顺序，并打印装车单。5.8.3 装车外复核

9、根据装车单上注明的客户和件数复核并指挥上货员装车。（ 1）装车外复核员根据装车单中需要出库的冷库药品，到冷库根据冷藏箱上的区域标志领取要装车的药品，领取保温箱和冰袋时要在保温箱领取登记表上登记签名，在装车单上还要注明冷库药品的数量；对于暂时不装车的药品，外复核值班员要放在另外一个相对应区域的冷藏箱中，需要装车时再领取；精神品库出库方式如上。（ 2）装车外复核对帐物不符的要修正，确认有误的要及时联系组长、管理员或管理组，查找原因，对多发、少发、错发等错误要及时更正，保证出库准确。（ 3）装车完毕，装车外复核要在装车单上签字确认，并注明装车组别。.精品文档5.9.1 内复核复核完毕，整件拣货员拣货

10、确认完成之后，理单室打印每个客户的销售出库（复核）单分开整理并盖销售出库专用章。打印销售出库复核单正确、不得重复、遗漏，不得延迟，严格将各个客户的出库复核单撕开，不得遗漏，严格按照规定加盖出库复核专用章。（如果是套打纸，则不用盖章，只需撕开整理好即可）。5.9.2 理报告单人员根据销售出库复核单的“类型 ”显示对需要打印的报告单及时完成报告单的打印，加盖药品检验报告复印专用章，及时作好入账工作，理单员将已经完成汇总并且入账完毕的单据根据汇总单上的“税票类型 ”判断是否需要开具税票；然后把客户销售出库复核单、销售退回开票单和退补价单等单据拿到税票组开具相应发票。5.9.3 税票员确认客户开具的发

11、票类型，并根据客户的各单据开具相应发票；税票员开发票时应扣除前期的退货金额，将税票和清单整理后加盖发票专用章，并把客户的所有单据订在一起，并要求签收。5.9.4 理单组把所有单据都打印办理之后，把各条线路的单据按照客户名称分类汇总、装订在一起，并在销售开票汇总单上“报告单张数 ”栏填写历史销售退回开票单、退补价单、税票、报告单等单据的张数。装订的顺序是: 税票；销售汇总单；退补价单；历史销售退回开票单；冲红单；清单（包含中药、计生、器械）；报告单。（3）理单员将已经按照客户名称汇总完成的单据放在对应线路的左边的单据柜中。5.9.5 兑单、交接（ 1）各条线路的配送员排车完成后，由配送协调员打印

12、各线路装车单（一式三联：白、蓝、黄），然后将黄联交给理单员。（ 2）理单员根据配送协调员提供的黄联将本条线路的单据从已完成汇总的格子中取出，然后依照单据编号找到对应的单据。.精品文档（ 3）配送协调员核查单据兑换是否正确，并在装车单黄联签字确认。5.9.6注意事项：理单人员在每天业务结束后必须将单据柜清理干净，对于遗留单据必须放至在固定的位置并登记在遗留记事本上，不得与第二天的单据混放。5.10 配送5.10.1 配送协调员打印装车单交装车外复核装车之后，配送协调员例行清理出库月台，检查是否有遗漏的商品并做登记。5.10.2 出车时，配送员到理单室领取配送所需单据，随同该配送区域的车辆一起送货

13、，送货时，配送员要负责将货物送到客户手中并办理结款等相关手续。6 几种不同的出库类型6.1 调拨出库6.1.1 采购经理对子、分公司的调拨计划进行审核后，调拨员根据采购经理的意见及货量，确定调拨方式，并根据调拨方式联系运输部、托运组或物流公司，确认车辆和时间；然后采购部调拨开票员进行开票处理。6.1.2 分公司的调拨任务由调拨员根据调拨单据任务，打印调拨作业单，并安排人员作调拨拣货。6.1.3 调拨拣货员拣货完成之后要在系统里作拣货完成确认，再由调拨员打印调拨出库复核单，对所有调拨货物复核并在系统里做确认。6.1.4 子公司的调拨跟普通的配送出库一致，由调度员在合适的时机下发任务，整件拣货员和

14、拆零拣货员索取相应任务后，发货并作发货完成确定；再由外复核进行复核，最后进行装车。6.2 自提出库6.2.1 为保证自提客户的发货效率，当自提客户的品规数较少时，订单任务自时空传至 lmis 系统后，无需由调度下发，可以直接被拣货员索取。6.2.2 绿色通道自提拣货员在任务索取界面看到有自提拣货任务时，输入工号索取任.精品文档务，打印机自动打印零货拣货任务单，自提拣货员根据拣货单显示拣货信息到拆零区拣选相应货物，拣货完毕之后货单一起通过绿色通道输送线送到自提复核区，并及时作拣货完成确认。自提整件也是整件拣货员直接索取任务，拣货完成确认之后，把货物放到相应的自提暂存区。6.2.3 自提复核员把绿

15、色通道送出来的货物根据拣货单上放到指定的货位。6.2.4 当客户办理结算之后，拿着盖章的销售开票汇总单到自提客户提货区，进行兑票，换取销售出库复核单。6.2.5 客户拿着销售出库复核单给自提复核员，自提复核员根据出库复核单复核客户的货物，清点确认后，在开票汇总单上签字确认，把药品和复核单一起给客户，开票汇总单存留。6.2.6 当客户的货物量比较大时，或者客户有需要时，复核要负责帮客户联系车辆或者装车。6.2.7 大自提出库（ 1）大自提是指品规、数量比较大的自提客户，由于出库数量和品规比较多，因此出库方式和一般配送一样，但是在下发任务时，调度员可以根据该任务的缓急程度选择插单或下一批次；（ 2

16、）走拆零设备拣货的自提，调度区周转箱关联任务时要在周转箱上插绿牌。(3）出库复核时，由大自提外复核打印出库复核草单，在自提客户出库时边复核边装车，并及时在草单上注明出库异常情况，符合完毕之后要和客户进行数量交接。6.3 托运出库6.3.1 托运出库的发货流程与其他货物的发货流程一致，但是送货的车辆和方式与配送不同，是由配送部托运员根据托运货物的数量、体积等信息选择合适的托运方式。.精品文档6.3.2 当托运公司的车辆到达时，有托运员与外复核一起对托运货物进行清点和办理托运的交接手续。6.3.3 托运货物送走之后，托运员要跟踪货物的到货情况。6.4 空进空出采购部调拨员、营销部组长和原料药事业部

17、业务员都可以根据业务需要开具空出销售汇总单，因此以下将这三种人员统称为业务人员。6.4.1 同种商品空进空出业务流程（ 1）空进入库业务人员通知采购员在时空系统的采购入库单界面开具、打印空进商品的入库通知单，并在入库通知单上进行标价，交给信息中心上账。（ 2）空出销售业务人员在时空系统的销售开票 界面的订单类型栏中输入空出单位名称，然后在订单类型栏中选择 “调帐 ”，提货方式栏中选择 “无 ”，备注栏中注明 “空进空出 ”，填写空出商品明细，包括批号，保存、打印销售汇总单。（ 3）结算空出销售汇总单业务人员到结算组结算该销售汇总单。（ 4）时空系统下账业务人员通知信息中心，信息中心数据维护员在

18、时空系统 审核后销售单出库 界面提取空出销售单，下账。（ 5）打印销售出库复核单仓储理单员在时空系统中打印销售出库复核单，盖章，留存黄联给财务部，业务人员到仓储理单室领取销售出库复核单红、蓝两联，交给客户。6.4.2 异种商品空进空出业务流程由于异种商品的调拨空进空出或空出空进走账会涉及仓储部的货位帐问题，因此这种业务必须在当天的所有出库业务完成后进行。.精品文档（ 1）申请异种商品的空进空出业务a业务人员将需要空进空出的商品名称、编号、数量告知信息中心数据维护员。b信息中心数据维护员在LMIS 系统中查询空出商品的货位库存情况，确定是否可以开始进行空进空出业务。（ 2）时空系统空进入账、空出

19、下账a业务人员得到信息中心人员指示“可以进行该项业务”后，按照同种商品空进空出走账的流程进行作业，不发生任何变化。b仓储部理单员在时空系统出库复核单 界面中打印销售出库复核单，盖章，留存黄联给财务部。c业务人员到仓储理单室领取销售出库复核单红、蓝两联，交给客户。（ 3）在 LMIS 系统中调整空进空出商品的货位数量a信息中心数据维护员在LMIS 系统中查询空出商品的货位库存情况，并LMIS系统的 入库商品错误处理界面中按照 “空出商品调整为负数，空进商品调整为正数”的原则进行空出、空进商品的货位帐务调整，直到仓库的LMIS 系统货位总帐和时空系统中的帐务完全相同。b信息中心数据维护员在时空系统

20、中对LMIS 系统上传的入库商品错误处理信息进行拦截、删除。c如果在查询空出商品的货位库存时发现有部分商品需要进行立体库托盘分盘作业，即信息中心数据维护员在LMIS 系统的 紧急补货单 界面中下达该托盘进行紧急补货通知单，补货到楼层储备库；当该托盘补到楼层储备库后，信息中心数据维护员在LMIS系统的 入库商品错误处理 界面中执行空出空进商品的货位帐务调整。6.5 库存整理6.5.1 运输商品库存整理.精品文档（ 1）收货员在收货过程中发现有货物破损的，通知送货商购买破损商品，同时将破损商品上架到退货库。（ 2）供应商或客户根据库存整理通知单到营销大厅开票、到结算组结算。（ 3）购买收货破损的到

21、收货组换取入库通知单，并取走破损商品；如果供应商需要销售开票明细凭证，收货员可在时空单据查询界面中打印出库开票明细单，加盖收货组公章，并注明 “破损 ”。（ 4）收货员通知购进退出工作人员该库存整理单据号，购进退出员在lmis 系统的特殊订单处理 界面中对该单据进行下发、审核。6.7.2 在库商品库存整理（ 1）采购员或开票员在时空系统的销售开票界面开具库存整理商品的销售汇总单，其中，需要在销售开票界面的订单类型栏中选择“库存整理 ”，提货方式栏中选择“无 ”，注明商品批号、数量等，保存、打印销售汇总单。（ 2）购进退出员根据库存整理销售汇总单，在系统的销售出库特殊订单处理 界面中对该单据进行

22、下发、打印拣货单。（ 3）购进退出员根据拣货单，到退货库拣出相应的库存整理商品，清点数量，然后在 特殊订单处理 界面中按拣出的实际数量复核确认，并将需要退货的商品拣出交给供应商。（ 4）仓储理单员在 LMIS 系统 外复核单打印 界面打印出库复核单，盖章；白联留存，红、蓝两联给客户，黄联交财务部。7 出库异常处理7.1 任务下发异常处理7.1.1 开票员通知要取消订单当该订单批次未下发时，调度员直接在系统中把该单据整单冲红即可；拣货批次已下发，但是未被索取，调度员在已下发任务取消界面中把该单据取消下发即可；若订单任务已开始，在集货复核完成之后作销售退回处理。.精品文档7.1.2 订单挂起调度员

23、观察任务调度与分配界面中，如显示有订单挂起，则调出该订单明细，进行库存调整或其他相应调整，及时联系开票员，与开票员沟通采取合理的方式处理挂起订单。7.2 拆零异常7.2.1 输送线上第1 个扫描处发出警报此种情况一般是周转箱扫描失败、周转箱过少、或是自提客户周转箱，如果是扫描失败，则把周转箱取出重新投放；如果是周转箱过少则要往输送线上投放周转箱；如果是自提客户的周转箱则必须要在该周转箱上插绿牌以示提醒。7.2.2 不可拆零货物当拣货员在拣货过程中发现该商品不能拆零而电子标签显示零散数量要拆零，这种情况，拣货员只拣中包装倍数的商品，然后按灭电子标签，将商品放入周转箱后，用纸片写上商品名，批号，注

24、明该商品不可拆零，将零头数冲红，放入该商品所在周转箱内。7.2.3 作业完成后作业完成指示标签未亮起拣货员查看巷道灯有无亮起，电子标签是否全部被按灭，如果有未被按灭的电子标签则根据电子标签的指示拣货，如果电子标签全部熄灭，则通知设备管理人员处理。7.2.4 商品满箱首先拣货员用纸片写明有商品未装下，并写明拣货员所在小区的号码，将纸片放在周转箱里，然后将周转箱投入输送线；然后拣货员纸片记下周转箱号，将多出的商品用小提篮装起来，并将小提自篮交给内复核组长处理7.2.5 扫描条码电子标签不亮如扫描周转箱条码或提前拣选标签，所有电子标签无任何显示，则电子标签或条码.精品文档出现故障，请及时报告组长及调

25、度处理。7.2.6 作业完成指示标签显示异常情况（ 1）显示 “555表”明该周转箱无效，请将此周转箱交至调度员；（ 2）显示 “- - -”系统异常错误，请及时报告组长，交系统人员处理；（ 3）显示 “777”拣货区没有注册拣货员，请及时报告组长，交调度员处理。（ 4）拣货完成电子标签出现“M-N”， MN ，例 “2-1”，21，则说明 1 区拣选任务未完成，将周转箱送回1 区。7.3 拣货过程中产生的数量差异（ 1）整件拣货员在拣货过程当中，发现当前货位上商品的数量少于应拣数量时，先找到本区域的组长（库管），由组长（库管）调查后原因。（ 2）组长（库管）在系统中查询该商品库存信息，并对该

26、商品进行盘点，如确认该商品无货或库存不足，则在业务操作 销售出库 整件任务索取界面选择任务索取，然后再明细中的实际件数中输入实际拣选数量后再点击确认存盘。（ 3）当确认数量少于应拣数量时，则产生待冲红记录，由管理组人员审核，冲红商品排进当晚的盘点品规。7.4 拣选作业过程中批号的差异处理7.4.1 在拣货过程当中，整件拣货员在拣货时，发现当前拣选商品的批号与应该拣选的商品批号有差异时，则整件拣货员找到自己对应的库管（组长）处理；7.4.2 经过核实后，如果确实没有该批号，则拣货员在业务操作 销售出库 整件任务索取界面选择任务索取，然后在明细中的实际件数中输入零后再点击确认存盘；如果有该批号，但

27、数量不足，则由有拣货员将该商品该批号拣出，并在明细中的实际件数中输入实际拣选数量后再点击确认存盘，该药品排入当晚盘点计划。7.5 内复核差异7.5.1 周转箱跑错复核台内复核员扫描周转箱条码时，如果系统发出报警音提示复核台错误，并显示正确的.精品文档复核台号，内复核员要将其送至正确的复核台。7.5.2 条码错误如果发生硬件故障造成无法扫描，显示条码或商品不存在信息时，应用内复核电脑上的专用 “条码录入程序 ”进行录入，保存后再回到复核界面用扫描枪进行复核；如果出现扫描和手工双击都不能进行复核时，复核员在零货内复核 界面中点击 “整单打印复核 ”选项，选中所要进行复核的商品进行复核，复核完毕后按

28、实际复核结果在系统中确认。7.5.3 商品多发当复核员发现实际数量多于电脑中显示的数量时，复核员将多拣商品的信息报告组长或管理员，经组长或管理员确认、登记后，通知对应的发货区域的组长或管理员，由他们确认发货差错之后，把多余货物放回原货位。7.5.4 商品少发（ 1）当复核员发现实际数量少于电脑中显示的数量时，通知复核组长或管理员，组长或管理员确认后，作差错登记并通知对应发货区域的组长或管理员确认，发货区的组长或管理员接到发货缺少信息之后，对该差错品规进行临时盘存，检查库存和实际是否相符，如果确实存在发货差错，要把少发的货物及时拿到复核区交给对应的复核人员进行确认；如果存在发货差错而库存显示发货

29、准确，则要即使查找原因检查是否药品在传输过程中掉落或其他原因，查找不出原因的要及时通知仓储部管理组进行处理。（ 2）拆零区遇到不可拆零或批号库存不足的，拆零拣货员会在一张纸条上注明缺货原因，放入对应的周转箱内；内复核复核时，遇到商品少发的及时通知组长或管理员。a内复核组长或管理员确认发货短少后，内复核组长或管理员在系统 零货内复核 界面输入工号和密码解锁，解锁后系统自动显示 零货内复核 界面，在该界面 “实际数量 ”栏中填写实际数量，然后点击“保存 ”按钮，整个周转箱复核完成之后，点击.精品文档“复核 ”按钮，信息上传至冲红审核界面。外复核在遇到类似的发货短少时，也必须由组长或管理员进行解锁，

30、然后输入自己的工号及密码来确认实际数量。（ 2）冲红审核调度员进入出库冲红单审核界面，查找冲红记录，选中冲红明细，检查冲红原因，查看冲红商品在各库区的库存量，然后填写拣货数量或拣货件数，检查完成之后点击确认，调度员检查原因，决定是否反冲红拣货。如果查找商品信息无库存，调度员点击冲红审核，系统自动将该商品信息进行冲红处理。（ 3）反冲红拣货信息审核完成后，确定进行反冲红拣货之后，点击出库冲红审核 界面中的 “生成拣货单 ”按钮，打印反冲红拣货单，交给拣货员进行反冲红拣货，拣货员按照拣货单上的信息到各区域拣选。（ 4）冲红拣货确认拣货完成之后，拣货员进入把冲红拣货确认界面提取该单据，检查“实际数量

31、 ”栏是否为拣出实际数量，然后输入拣货员名字，点击 “拣货确认 ”按钮，进行拣货确认。 7.6 指派复核在外复核作业时，如遇紧急订单需要先出库复核的，外复核组长可以先打印单据，并指派员工复核。操作如下：7.6.1 外复核组长在出库索取复核确认界面中点击未索取任务中通过单据编号或者单位编号，找到要复核的订单，点击“指派 ”，会弹出输入口令对话框，组长输入自己的工号和密码，然后点击“指定索取人 ”选择 “复核员的姓名 ”，打印机直接打印外复核校验单，而已索取界面中会自动显示该单据。7.6.2 外复核员根据该单据进行复核。然后在已索取界面中进行复核确认。7.7 单据整理异常7.7.1 由于外复核在复核的过程中对销售出库复核清单作了修改，需要打印最新的销.精品文档售出库复核单，该类型订单会再次在打印界面以白色显示，而且“复核 ”栏显示为“”。打单员在外复核单打印界面选中该单据，按照打印销售出库复核单的方法重新打印、撕单，然后将该单据对应的原始单据找出并撕毁。7.7.2 由于客户特殊需求，需要更换