高校会计信息化建设探讨

1、高校会计信息化建设探讨 【摘要】笔者根据自己的工作实践体验对会计信息化的概念、特点;高校会计信息系统建设的思路、模式、意义等诸方面作一探讨。 随着我国高等教育事业的不断发展,会计电算化系统已表现出众多不足,不能满足高校的管理和发展需要。由于现代信息技术的高速发展、会计信息化理论的不断完善,使得高校会计信息化建设成为可能。 一、会计电算化系统的局限与会计信息系统的产生 会计电算化系统在计算机会计系统替代手工会计系统、提高工作效率、服务质量等方面做出了极大的贡献。但随着时代的发展,会计电算化系统表现出了相当大的局限性。 (一)会计电算化系统的局限性 1.会计电算化系统是手工会计模式的“计算机复制”

2、,会计处理程序和方法基本上是把手工的一套移到电脑上。2.会计电算化系统是企业内部的信息“独立王国”,财务软件局限于财务部门使用,其他部门、管理人员不能及时查阅和掌握相关财务信息。3.会计电算化系统反映的财务信息总是滞后于业务的发生。一般都是业务先发生,产生纸质依据,然后通过经办人员转到财务,进入财务软件,不能在业务发生时同步反映会计信息,也就是说不能同步反映市场信息。4.会计电算化系统滞后于现代信息技术的发展。现在internet-intranet技术的发展已经超越了会计电算化系统发展阶段时的状况。 (二)会计信息化系统的基本特征 面对新技术革命的挑战以及管理层次提高的需要,21世纪的会计必须

3、使会计电算化升级到会计信息化。“会计信息化”就是把会计的服务管理职能放在现在和未来的信息大环境中考虑的,是技术运用的提升,是观念上、理论上的创新,其目的是建立一个适应现代社会需要的集服务、管理、决策于一体的会计信息化系统,其基本特征为: 1.会计信息化系统是从数据的收集、存储、处理到传输使用的整体。该信息系统集服务、管理、决策于一体。2.会计信息化系统是会计学、计算机与网络、信息技术、企业管理及经济计量学等学科知识的相互融合、贯通及运用创新,是对会计电算化系统进行改造和整合后产生的能适应信息化社会要求的新型系统,是一个人机交互作用的“智能型”的管理信息系统。3.“会计信息化”构建的是一个开放的

4、、与市场同步的会计信息系统,它全面使用现代信息技术,处理高度自动化,实现会计信息资源高度共享,使每个组织都主动地报告、使用会计信息。会计信息将在更大程度上实现开放和公开。 二、我国高等教育事业的发展促使高校加快建设会计信息化 自1999年我国执行面向21世纪中国教育振兴行动计划以来,高校扩大了招生人数,使更多青年能够进入大学校园。此举满足了社会经济发展的需要,满足了广大学生和家长对教育的需求,也促进了高等教育的改革,促使高等学校改变精英化教育的培养模式,以适应社会多样化的需求。 高等教育的快速、蓬勃发展给各高校管理带来了极大的压力,加快高校会计信息化建设非常必要,主要体现在: (一)扩招使各高

5、校办学规模在短期内迅速提高,学生、资产、教职工队伍不断扩大 截止到2004年末,全国各类高等教育总规模达到2000多万人,高等教育毛入学率达到19%。普通高等学校全日制本、高职(专科)在校生平均规模由2003年的7143人提高到7704人。 (二)扩招使大部分高校新征土地来建新校区 在1999年前,一般高校学生人数都较少,占地面积也不大,扩招使大部分高校的原有校区都无法维持正常办学,大部分高校都在郊外或其它地方新征土地,建新校区,使得很多高校都在跨区域办学、办公。 (三)各高校规模扩大后,管理难度越来越高 部门协作要求加强、工作效率要不断提高等因素都要求高校以财务为核心,建立信息化管理。 三、

6、高校会计信息化建设实施构想 (一)实施条件 现代信息技术的核心互联网、局域网技术的高速发展为实施高校会计信息化提供了前提条件。目前,绝大部分高校都有较好的校园局域网,但其大部分都仅仅只是一个宣传的窗口,或者是为学生提供课件、成绩查询等,未能充分利用其强大的网络功能。 软件开发行业的快速成长、财务软件和管理软件的日趋成熟都为实施高校会计信息化创造了条件。企业中成功实施ERP的案例也可以为实施高校会计信息化提供借鉴。 信息化实施成功与否的一个关键因素是用户。用户对信息化实施的影响主要有两点:一是用户对信息的接受程度;二是用户的使用水平问题。而高校的教职工和学生都有较高的教育水平,高校实施会计信息化

7、有较大的优势。 (二)高校会计信息化实施模式构想 该模式是以校园局域网为依托,以财务为核心,以学生管理、教学管理、后勤管理、内部审计、资产管理为骨架,通过密钥管理,建立以各级领导、教职工、全体学生、在校生家长等为使用对象的会计信息管理系统。 该模式构想示意图如上图所示。 该模式的说明: 1.软硬件配备:较好的校园网络结构、硬件加密器、安全软件、系统软件、工作站管理、查询软件(财务会计模块、管理会计模块、教学管理模块、审计模块、学生管理模块、资产管理模块等等,可延伸)。 管理、查询模块之间是有机结合的,数据接口标准化,实现信息集成。 2.系统中的安全管理:通过硬件或软件加密技术,实施严格的口令权

8、限管理,建立用户、模块、数据间的对应关系,即相应的用户使用相应的管理、查询模块,读取、存储、加工相应的数据。 3.业务流程说明:(1)关于学生业务的流程:学生被录取后,通过学生管理模块进入系统,财务、后勤、教学等模块自动获取其相应信息,为其产生相应的交费、学籍、生活档案,进入日常管理;学生毕业时到有关部门办理离校手续,各部门管理模块中为该生档案注明可离校;最后由教学管理部门发给毕业证离校,并在系统中备份后,注销其所有档案。(2)关于教职工的业务流程:职工进入学校后,通过人事部门管理模块进入系统,相应模块自动获取其相应信息,为其建立档案,进入日常管理。职工以个人身份进入系统,可以了解自己的收入、

9、所得税、住房公积金、本部门和学校相关情况等;如离校则到有关部门办理离校手续,各部门管理模块中为该职工档案注明可离校,最后由人事部门在系统中备份后,注销其所有档案。(3)学校其它日常业务流程:学校的经费预算核定以后通过财务管理模块进入系统,各部门在预算核定范围内办理相应业务;各级领导、各部门有关人员通过相应的模块随时可以了解本校、本部门的经费、资产、人员等状况;审计部门可以随时掌握了解各部门办理业务中有无违规、违纪状况。 如学校有两个甚至更多校区的,各校区各部门的管理模块系统可以通过校园网接入互联网,实现异地网上统一办公。 四、实施高校会计信息化建设的意义 实施高校会计信息化不仅可以大大提高工作效率,满足高校扩招后学生增加好几倍、职工却基本不增长而带来的工作需要。更重要的是,该系统通过以财务为核心整合了资源,公共数据平台的建立能完成部门之间的实时沟通、协调、信息共享。 通过该系统,财务部门了解的信息将更全面、充分,预算将更有依据,工作会更主动,领导的决策也会更科学。各部门在更加全面地了解财务信息、财务工作后,也会更规范、更