会务管理会议

1、会务管理 一、会议概述一、会议概述 二、会务工作流程二、会务工作流程 三、会务工作具体内容三、会务工作具体内容 四、常用会议的组织程序四、常用会议的组织程序 五、会见与会谈五、会见与会谈 六、技能训练六、技能训练 目目 的的 通过本通过本模块的模块的学习，了解会务工学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。和会务工作中的文书工作。 1.1 1.1 会议的涵义会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信

2、息、 表达意愿的行为过程。表达意愿的行为过程。 1.2 1.2 会议的要素会议的要素 1.2.11.2.1、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 1.2.21.2.2、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 1.2.31.2.3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议 结束、会议决定的贯彻落实。结束、会议决定的贯彻落实。 1.2.41.2.4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施

3、。 一、会议概述一、会议概述 1.3 1.3 会议的作用及缺陷会议的作用及缺陷 1.3.1 1.3.1 会议作用会议作用 （）交流信息，互通情报（）交流信息，互通情报 （）发扬民主，科学决策（）发扬民主，科学决策 （）组织领导，推动工作（）组织领导，推动工作 （）带动消费，促进经济（）带动消费，促进经济 （）联络感情，塑造形象（）联络感情，塑造形象 1.3.2 会议缺陷会议缺陷 （）造成时间、精力的浪费（）造成时间、精力的浪费 （）造成经济的浪费（）造成经济的浪费 （）造成信息的重复、浪费（）造成信息的重复、浪费 （）滋长不正之风（）滋长不正之风( (公共机构）公共机构） 1.4 1.4 会议

4、的种类会议的种类 1.4.1 1.4.1 按规模分：按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 1.4.2 1.4.2 按性质分：按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性外事性 、专题性、综合性。、专题性、综合性。 1.4.3 1.4.3 按时间分：按时间分： 定期和非定期。定期和非定期。 1.4.4 1.4.4 按出席对象分：按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会. .

5、 1.4.5 1.4.5 按召开方式分：按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。 公司常见会议类型公司常见会议类型 总经理办公例会与特别会议、员工大会、公司年总经理办公例会与特别会议、员工大会、公司年 会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货 会、业务洽谈会、新产品发布会、联谊会、表彰会。会、业务洽谈会、新产品发布会、联谊会、表彰会。 讨论讨论 你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？ 为什么为什么 1.6 1.6 会议的申报与审批会议的申报与审批 1

6、.6.1申报与审批的形式申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。口头申报、书面申报、会议申报。 1.6.21.6.2会议申批的原则会议申批的原则 精简从严原则、精简从严原则、“一枝笔一枝笔”原则。原则。 1.7 1.7 会议成本意识会议成本意识 会议成本会议成本= 2abt = 2abt a : a :与会者平均工资的与会者平均工资的3 3倍（以小时计）倍（以小时计）; ; b : b :参加会议的人数参加会议的人数; ; t : t :会议的时间（以小时为单位）。会议的时间（以小时为单位）。 确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间

7、与会期明确会议设备明确会议设备 确定会议地点确定会议地点安排议程和日程安排议程和日程制发会议通知制发会议通知 确定会议规模与规确定会议规模与规 格格 布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行 制定会议预算制定会议预算 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查 明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会名单确定与会名单 做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到 值班保卫工作值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 后勤保障工作后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报 会议保密工作会议保密工作 会议信息工作会议信息工作 撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反

8、馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档 会议的宣传报道会议的宣传报道 会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+ +内容内容+ +类型类型”构成构成, ,应根据会议应根据会议 的议题或主题来确定。的议题或主题来确定。 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。 会议的最佳时间，要考虑主要领导是

9、否能出席，确定会会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会 期的长短应与会议内容紧密联系。期的长短应与会议内容紧密联系。 会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。接待组、保卫组。 出席会议和列席会议的有关人员。应根据出席会议和列席会议的有关人员。应根据 会议的性质、议题、任务来确定与会人员。会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席主要有议程表和日程表、

10、会场座位分区表和主席 台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言 材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 会议饮食管理本着会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合卫生第一、保证营养、适合 口味、方便节约口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配的原则，做好伙食预算和伙食搭配 与烹调工作与烹调工作. . 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准， 尽可能地满足与会人员住宿上的要求。尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 n 安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。

11、安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。 （1）与会人员的接送与会人员的接送; ; （2 2）会议交通工具的安排）会议交通工具的安排; ; （3 3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; ; （4 4）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织; ; （5 5）其他属于招待方面的工作。）其他属于招待方面的工作。 （1 1）秘书人员代签到。）秘书人员代签到。 （2 2）簿式签到。）簿式签到。 （3 3）电子计算机签到。）电子计算机签到。 记录头、记录主体、记录头、记录主体、 记录尾部记录尾部 a.记录头记录头: : 会议名称； 会议时

12、间； 会议地点； 会议主席（主持人） 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、 会议主要议题。 b. b.记录主体记录主体 与会者的发言。议定事项。与会者的发言。议定事项。 c. c.记录尾部记录尾部 散会。主持人、记录人签字。散会。主持人、记录人签字。 准确、完整、简洁、明确。准确、完整、简洁、明确。 a. a.会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； b.b.会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； c. c.权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论； d.d.会议开始时的定调性言论和结束前的

13、总结性言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； e. e.会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决的事项； f. f.对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。 a.记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要 声明、修正案内容、结论全记下来，声明、修正案内容、结论全记下来， 其他的可简要记录其他的可简要记录. . b. b.漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发 言者重复。言者重复。 c. c.与会者提的意见、建议，要记人名。与会者提的意见

14、、建议，要记人名。 a. a.定稿打印前，请主席签字批准。定稿打印前，请主席签字批准。 b.b.与会者指出错误，主席或秘书可改。与会者指出错误，主席或秘书可改。 c. c.会议记录一经签名，不能再改动。会议记录一经签名，不能再改动。 3.3.4.13.3.4.1做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作. . a. a.秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。 b.b.深入会议，掌握第一手资料。深入会议，掌握第一手资料。 c. c.注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。注重对会议信息加工提炼，方便各方

15、利用。 d.d.注重实效，并收集反馈信息。注重实效，并收集反馈信息。 3.3.4.23.3.4.2会议期间的对外宣传 a.妥善处理与新闻媒体的关系。 b.注意内外有别，严守单位秘密。 c.选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。 d.收集媒体对会议的报道提供给领导。 e.为领导召开记者招待会提供资料。 3.3.5编发会议简报 3.3.5.1类型 综合型、专题型、实录型。 3.3.5.2格式 报头、报核、报尾。 3.3.5.3要求 简练、快捷、准确。 3.3.6值班保卫工作 3.3.6.1值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利 结束，并随时应付各种突发事件。 3.3.7.1会前

16、保密工作 （1）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会 议服务人员。 (2)召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部 门 要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。 (3)根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文 件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。 (4)选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施 包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。 a.加强保密教育。 b.加强文件管理。 c.加强重要涉密会议管理。 a.做好保密文件的回收工作。 b.秘密文件通过机要通信部门递送。 c.对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。 a.做好食宿管理工作。 b.做好迎送交通工作。 c

17、.做好会议车辆管理工作。 d.做好财务管理工作。 e.安排好会议的文化生活。 f.做好会议医疗卫生工作。 问题讨论问题讨论 1、会议记录的内容有哪些？ 2、如何做好会议记录？ 3、如何做好会议期间的信息沟通？ 4、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？ 5、会议后勤保障 工作包括哪些？ 3.4 会后整理工作 n安排与会人员离会 n撰写会议纪要 n会议的宣传报道 n会议文书的立卷归档 n会议总结工作 n会后催办和反馈工作 4.14.1行政办公会议行政办公会议 是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召 开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。 议题安排发送会议通知做好会议记录撰写办公会 议纪要议

18、定事项的贯彻执行 搜集信息，进行反馈 4.2 职工代表大会 职工代表大会是企事业单位依据职工代表大会条例 召开的具有法律效力的会议。 其组织程序如下: 1.筹备会议 确定大会议题 做好宣传发动工作 征集和处理提案 准备会议文件 准备会议文件 2.预备会议 （1）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况。 （2）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。 （3）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，然后 向 全体职工代表宣布。 （4）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单. （5）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。 3.召开会议 （1）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见

19、，在 修改和补充的基础上，大会通过。 （2）听取各专门小组的报告。 （3）民主评议行政领导。 （4）选举通过各专门小组人员名单。 （5）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。 （6）通过大会决议。 4.会后整理及大会决议事项的落实 （1）整理现场，欢送代表离会。 （2）整理会议文件，搞好立卷归档。 （3）落实大会决定协议，督办落实情况。 5.1 会见与会谈准备 5.1.1收集对方的相关资料 n对方求见的目的 n对方的求见对象 n对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征 n对方参加会见的人数、姓名、职务等。 n主要求见人的详细资料 n通知主方接见人 n通知主方陪同人员 n通知主谈人 n通知

20、其他会谈人员 5.1.3.1会见的地点和时间 会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小 型会议室，也可在客人的住所进行。 会见的时间根据会见的性质来定。 5.1.3.2会谈的地点和时间 会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。 会谈的时间安排应先征求对方的意见。 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通 知对方。 了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送 人员。 如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工 作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。 5.1.5.1场所的布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等 物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。

21、会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判， 应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以 便与会者对号入座。 5.1.5.2会见与会谈的座次安排会见与会谈的座次安排 会见的座次安排会见的座次安排 会见时应遵循会见时应遵循“主左客右主左客右”的原则，即客人坐在主人的原则，即客人坐在主人 的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示： 记录记录译员译员 主客主客主人主人 客方人员客方人员 主方人员主方人员 译员译员 主客主客 主人主人 客方人员客方人员 主方人员主方人员 会谈的座次安排 n双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主 方位于背门一侧如图(一)，或进门后的左侧如图(二)， 双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排