301500档案管理制度

1、301500 档案管理制度1.1 为规范公司的档案、保证各类文件资料和实物的安全治理，特制定 本规定。档案是指公司在各项治理活动中形成的具有储存价值的总经理办公室负责此规定的制定、修改、废止及起草工1.2 档案定义： 文件资料和实物。1.3 治理部门： 作。市场治理部 （包括联合经营部 ）。1.4 适用范畴：2.0 档案范畴2.1 公司要求归档文件资料、实物包括：2.1.1公司下发规章制度、总字号和人字号等总部文件。2.1.2 人事档案、工资方案及标准、工资发放表等。2.1.3 会议记录及培训资料等。2.1.4与经销商签订的购销协议、专柜协议、促销品协议、年度合作协 议/合同等。2.1.5 行

2、政合同、资产治理资料等。2.1.6 公司机构注册、年审资料。2.1.7 与总部、市场联络的有关函件。2.1.8会计报表、会计凭证、帐簿、经销商档案等资料。2.1.9 法律文书、打假和诉讼案件资料等。3.0 档案的分类3.1 档案按其职能性质设为：一级类目和二级类目。3.2 档案分类，一级类目设置如下：1.总部公文类代字：012.人事行政治理类代字：023.经营治理类代字：034.会计档案类代字：045.声像档案类 代字： 053.3 档案分类二级类目的设置方法如下： （可按照需要设置） 3.3.1总部公文类的二级类目：按工作职能设置。如：总字号、人字号 3.3.2人事行政治理类的二级类目： 按

3、咨询题性设置。 人事档案按照市 场治理部人事档案治理制度执行。按市场及业务内容设置。 按凭证、帐薄、报表等分不设置。 按照片、底片、录像带、光碟、磁盘等3.3.3 经营治理类的二级类目：3.3.4会计档案类的二级类目：3.3.5 声像档案类的二级类目：载体分不设置。分类号标识和案卷排列方法讲明 （格式见附件 SZ301501）档案分类表（格式见附件 SZ301502）档案分类、归档范畴、保管期限表 （格式见附件 SZ301503）3.4 档案按其密级分为：通用文件和密级文件。3.4.1通用文件：指涉及内容无需保密的文件。3.4.5 隐秘文件包括：社会保险、销毁资料、客户资料、合同 /协议、考

4、核结果、人事档案、职员投诉及合理化建议、重要的证照、重要的图片、 声像等资料。4.0 档案的立卷4.1 市场治理部（包括所管辖联合经营部等市场）在工作中形成、差不 多办理完毕且具储存价值的文件资料，按照它们在形成和处理过程中的联 系，对单份文件进行系统化整理组合成卷。4.2 档案的立卷遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机 联系；区分文件资料的储存价值，确定案卷的保管期限；科学分类、整理， 便于保管与利用。立卷的具体要求如下：4.2.1按年度将文件资料按其形成或对应年度分开；按职不将联系紧密 文件资料，如上级的批复、下级的请示应放在一起；按咨询题将文件资料 按其内容所反映的咨询题分开

5、。4.2.2 以咨询题为主，兼顾其他特点（专柜资料：申请、批复、图纸、 照片等，经销商档案包括：协议 /合同原件、送货单、代垫、回款、询证代 垫函等），使文件之间的联系紧密，分级适当，咨询题单一，类型鲜亮，年 代不混，保管期限准确。4.2.3装订文件均统一在左边，左下角与左上角对准后打孔装订，同时 必须去掉金属物和杂物，对大小不一、长短不齐的文件要折叠整齐，排列 时一样批复在前，请示在后；定稿在前、草稿在后；转发文在前，被发文 在后；其他文件按其重要程度或形成时刻先后排列。4.2.4 必须用蓝黑墨水钢笔填写卷内文件名目 （格式见 SZ301504）， 并在左上角拟写简明确切的案卷标题，且在右上

6、角编号，作为案卷文件的 封面。档案夹（盒）侧面标明年份、案卷文件名称及编号。4.2.5报表类资料必须有制表部门、报表名称、所属期、经手人及部门 负责人签字。 4.2.6 各市场治理部财务科立卷要求，按照市场治理部会 计档案治理方法执行。4.2.7与经销商签订的协议、合同必须一式四份，总部存一份原件，另 一份原件由财务科负责邮寄上海丽斯达（存入经销商档案） ，市场治理部留 存复印件。4.3 每年元月 15 日前，部门负责人出具档案名目，统一交所属市场治 理部总经理核准后留存，同时报总部总经理办公室备案一份。5.0档案的借阅5.1 总经理、副总经理可直截了当借阅所管辖市场治理部的文件档案。5.2

7、因工作需要，职员借阅非本岗位工作范畴内的档案，须填写档案 借阅申请单（格式见SZ301505）,由部门负责人审核，及档案所属部门负责人核 准。财务以外人员借阅会计档案需经总经理审批，方可办理借阅手续。财 务负责人可随时调阅市场治理部资料。5.3 借阅联合经营部的档案，必须经联合经营部负责人同意方可借阅， 禁止其他品牌翻阅、调阅公司所有档案。5.4 每人每次仅限借阅一册，借阅时刻不得超过五个工作日，仍需借阅 的须办续借手续；并及时认真做好档案借阅与归还登记手续。5.5 借出的档案严禁擅自复印， 确因工作需要复印， 必须经市场治理部 总经理签字同意方可复印，密级资料禁止复印（如：销售报表、财务报表

8、、 人事报表等）。5.6 严禁折叠、拆散、损坏、涂改各类档案，违者给予有关负责人严峻 警告以上处分。5.7 借阅人必须严格遵守保密原则，不得私自供他人查阅，如有丢失和 泄密档案内容，违者予以开除。5.8 公司所有职员都有爱护好文件档案的义务。6.0 档案的保管6.1 档案保管期限分为： 永久 60年以上， 长期 15-60年，短期 1-15年。 按照公司治理需要，市场治理部的档案储存期限统一暂定为短期。6.2 重要档案必须存放在带锁的专用铁制柜或木柜。在排列上柜时，按 照类不自左向右，自上而下排列，并分不在每一个柜上标明案卷类不，以 便于治理和查找。6.3 对比片、声像、磁盘等载体的档案统一存

9、放专用柜。6.4 档案要远离易燃、易爆和腐蚀性气源，严禁吸烟和使用明火，档案 柜内应施放防霉、防虫药剂，档案柜要严密上锁，确保档案安全性。6.5 财务科资料保管要求， 按照市场治理部会计档案治理方法 执行。6.6 不具储存、利用价值的档案：部门之间工作知会函、放假通知等一 次性处理完毕的公文、有时效性证书，及市场函件储存期限超过 6 个月后， 可出具销毁处理报告，由部门负责人审核，财务科负责人核实，总经理批 准，方可销毁。其余一律上报有关中心主任审批，后由部门负责人、财务 科负责人共同进行销毁，双方在销毁清单上签字后，邮寄总部总经理办公 室备案。6.6.1联合经营部的档案必须专人专管，保证安全

10、。公司下发的制度、 政策性文件以及操作手册等，必须妥善保管；由市场治理部人资科负责将 下发已废止的文件全部收回，统一销毁；订货会方案、促销方案资料，活 动终止后，赶忙作销毁处理；市场函件保管期限超过 3 个月后可销毁。销 毁档案必须列清单，由两人以上进行销毁，联合经营部负责人监销，并在 销毁清单上签字后交市场治理部人资科负责人备案。6.7 严禁擅自变卖、销毁处理各类档案。7.0 档案的移交7.1 每年 5月之前将具有储存价值，不再使用的档案邮寄公司总部。7.2必须用蓝黑墨水笔填写档案移交清单（格式见SZ301506），财 务科负责人和总经理监交时必须审核是否齐全、完整，签字后连同档案一 并邮寄至总部。7.3财务方面资料是密级类资料，应与其他资料分开单独整理装箱。邮 寄时指明财务治理中心收，其余档案均邮寄给营销中心收。7.4 因公司治理需要机构撤销、合并，市场治理部必须按公司总部有关 中心的指令办理交接和工商注销、注册手续，并在 3 个月之内办妥。7.5 确因业务关系经常使用，不能移交的档案，需填写未移交档案清 单（格式见SZ301507）,由财务科负责人审核，总经理核准，传真给有关 中心主任审批后交总部总经理办公室备案。8.0 其他要求8.2 严禁非工作人员进入档案区域，档案保管人不得