IT业存货管理制度

1、存货管理制度第一章 总则第一条为加强公司存货管理，规范存货的采购、耗用、销售等，保证正常经营需要，第二条提高存货使用效率，特制定本制度。本制度是公司经营管理制度的重要组成部分，适用于公司各个部门。第三条存货的范围：存货是指公司经营过程中主要为销售而储备的物资。低值易耗品是指公司经营过程中主要为自用而储备的物资 （包括自用的 工具、办公用品等） 。第二章 存货的管理第四条存货的入库订货购入：1、制定订货计划：公司戴尔店、新联想、行业部的存货购入分别由各部门经理根据公司经营的需要制定购入计划，同时在开龙系统中制作进货订单 ，打印一式两联，及时将白联交仓管员做为来货入库的依据，红联交财务审核付款。2

2、、财务审核：部门经理填写付款申请单 ，附进货订单红联（如有与供应商签订的订货单也应一并附上） ，交财务审核。 财务对单据是否齐全， 与开龙系统是否一致、相关人员是否有签字进行审核。并根据付款方式（预付或是有帐期）安排出纳付款。3、出纳付款：财务审核无误签字后将单据交由出纳按要求支付货款，出纳付款后将付款凭证与上述资料一并交回财务入账。4、存货验收入库：货物到货后，入库前必须办理验收入库手续。仓管员应根据随货同行的送货单及进货订单核对实物规格、型号，数量、金额是否一致；观察1、2、3、4、1、包装完好程度，是否有损伤，完成实物品质检查。验收无误后，仓管员应及时在开龙系统中由进货订单生成入库单 ，

3、确认后打印一式两联，白联留存，红联与送货单一并上交财务记账。仓管员若发现到货数量与订单数量不相符，应与部门经理确认是分批到货还是短数，部门经理与供货商进行确认，仓管员按实际到货数量做入库单。仓管员对验收不合格的货物，应予以拒收，并第一时间上报部门经理，由部门经理与供货单位协商处理方案。调货入库调货需求：在有销售需求而公司仓库又无货的情况下，或一些小配件的需求，由部门经理或部门经理授权的人员灵活在邵阳或周边地区联系调货，并及时在开龙系统中制作调货入库单 。存货验收入库：货物到货后，入库前必须办理验收入库手续。仓管应根据随货同行的送货单及开龙系统中的调货入库单核对实物规格、型号，数量、金额是否一致

4、；观察包装完好程度，是否有损伤；完成实物品质检查。验收无误后，仓管员应及时在开龙系统中确认入库，打印一式两联。财务审核：因调货需求时间紧迫，无法实时报财务审核，但应在调货当天将调货入库单红联、供应商送货单 、付款申请单交财务审核。财务对单据是否齐全，与开龙系统是否一致、相关人员是否有签字进行审核。如需即时付款的财务签字交出纳付款；如可按月或按一定时期结帐的，则到结帐时，由财务对应付帐款进行核对后签字交出纳付款。出纳付款：财务审核无误后将单据交由出纳按要求支付货款，并将付款凭证与上述资料一起交回财务入账。调拨入库：调拨需求：在公司经营中有需要内部调拨货物时，由各部门经理相互协商配合处理，2、四、

5、1、2、3、第五条由调出方及时在开龙系统中开具调拨单调拨入库：调拨双方办理好货物交接手续，统中确认入库，打印一式两联入库单客户退货入库：，打印一式两联。调入方在调拨单上签收，并在开龙系，双方将红联交财务入帐。对客户提出的退货要求，由部门经理按照公司、行业、国家规定判断是否符合退货要求，并经技术部经理检测符合退货条件的可为其办理退货。销售退货参照销售出库的流程，但在制单时退货显示为负数。货品带包装完好无损的退回仓库，仓库做红字销售出库单 。红字销售单交财务，财务见单且有经手部门经理和技术部经理签字办理退款。存货的出库、销售出库，打1、业务员销售：业务员按照公司规定完成销售活动后，在开龙系统中开具

6、销售单印一式三联。2、收取货款：收银人员根据业务员开具的销售单上的金额收取客户相应的货款，并在销售单上收款一栏上签字确认并加盖“现金收讫”章。如当时未收到货款，按公司 应收帐款管理作业指导书中规定可确认应收帐款的， 由担保人员和审批人员以及欠款人三方签字。3、存货出库：仓管员收到销售单后，确认收款一栏有收银人员的签字，或有担保人员和审批人员以及欠款人三方签字，若超过应收帐款管理制度中规定的允许赊销金 额则需有总经理签字。按照销售单发放货品，与业务员当面完成交接手续后，双 方在库管和收货人处签字，仓管员留存白联，并在开龙系统中确认出库。4、客户取货：业务员将货品交给客户，当面清点和检验后，客户在

7、收货人处签字，黄联交客户，红联交财务入帐。、调货出库：安排调货：公司收到其他公司的调货需求时，由各相关部门经理根据公司及市场情况确定是否可调货，如可调货则按销售流程操作。三、调拨出库1、调拨需求：在公司经营中有需要调拨货物时，由各部门经理相互协商配合处理，并及时在开龙系统中开具调拨单，打印一式两联。2、调拨出库：调拨双方办理好货物交接手续，调入方在调拨单上签收，红联交财务入帐。四、退货出库1、对客户退回有问题的货品，由部门经理与供货商联系，确定解决方案后，如需退回供货商，部门经理开出出库单注明原因。仓库按单发出货品，交将出库单红联交财务入帐。五、内部领用1、申请领用：由各部门经理在开龙系统中开

8、具自用单，应备注用途。领用出库：仓管员收到自用单按单发货，由部门经理统一领取。第六条存货管理存货的保管1、库房设施必须符合防火、防盗、防潮、防尘标准，达到安全要求。2、公司所有存货必须严格按照规定存放在公司的库房中，柜台展品每天下班前必须入库,无法入库的产品负责人应每天进行清点， 除展品外销售区域和办公区域严禁放置公司 产品，如确有必要也应在符合安全要求下设置专门的地方进行保管。3、做好仓库5S，即保持库房清洁卫生，库容整齐、美观。库房产品应按类别划分区域分开存放，并对各区域进行标识。、仓管员基本职责：1、严格禁止无关人员进入仓库；因业务工作需要进入仓库的有关人员，保管人员必须亲自陪同。2、注

9、意门锁安全，做好仓库 5S 工作。3 、仓库内所有存货，没有出入库指令和未办理出入库手续的，均不准出入库，严禁白条抵库。4、仓管员在货物出入库时，应及时在开龙系统中开具出入库单据，并同时登记库存帐。仓管员应经常核对系统账、库存帐、实物，发现异常情况，及时上报处理。对此，财务 人员会不定时的进行抽查，以确保库房帐与实物实时相符。5、仓管员应对仓库的出入库单据分类按月装订保存，一年终了后上交财务。三、存货管理1、存货采购应实行预算管理，各部门经理应在每月的 28 日向财务部报送下月的采购计划，各部门经理在制定订货计划时， 应在保证公司运作的情况下控制公司存货规模， 避免存货量过大而占用太多资金。2

10、、各部门经理应积极促进公司存货的销售， 加快存货流转速度， 以免存货积压产生呆滞品。3、财务部每个月 6 号前需统计一份上月公司一个月以上未销售的呆滞品清单给各部门经理及总经理。各部门经理收到呆滞品清单后应在 9 号前制定处理方案，确定呆滞品的 处理时限上交总经理审批，总经理审批后交财务留存，财务对处理的进度进行实时 监控。4、存货在库保管期间，由于各种原因发生存货毁损造成损失时，仓管员必须严肃、认真、及时填制“废损报告单”，部门经理审核后上报总经理审批。根据审批意见，仓管员方可作减少账务记录；财务部方可作有关账务处理。5、公司每月的最后一天上午组织对仓库进行盘点，各部门在盘点日的前一天将开龙

11、系统中未完的单据处理完，先自行将帐、物进行清查。财务在盘点日上午打印出各部门的盘 点清单，后由财务人员、部门经理及仓管员共同进行盘点工作，并对盘点的结果三方 在盘点清单上签字确认。6、对盘点中有差异的地方，盘点三方对其进行核查，在每个月6 号前财务将盘点差异清单及说明交总经理审批，根据审批意见对盘点差异进行处理。存货差异所造成的损失， 应当由责任人全权负责赔偿。第七条 注意事项、存货管理的岗位分离原则：1、订货人员与复核、审批人员的岗位必须分离；2、订货人员与验收、存货保管人员岗位分离；3、存货保管人员、会计记账人员岗位分离；4、存货的盘点应由存货保管人员、会计记账人员及独立于这些岗位之外的人

12、员共同进行。、各部门、 各岗位人员在公司经营活动过程中应及时在开龙系统中开具相关的单据， 各种单据在各部门、各岗位人员间的传递也应及时，当天5 点前的单据应在当天 5 点上交财务，当天 5 点后的单据应在第二天的 9 点前上交财务。因人为原因在存货入库 后一周后仍未上交财务部， 公司财务部对此事项将不予认可并拒绝付款， 所造成的损 失由经手人全权负责。第三章 低值易耗品第八条 低值易耗品管理低值易耗品的采购：为使库存资金最小化，公司低值易耗品实行零库存管理，各部门每月 25 号将下月需用低值易耗品的预算上报财务部，财务部根据上月的用量以及存 量审核后，将各部门预算汇总后每月末交行政部统一购买。

13、行政部应在两日内完成采 购工作。如遇突发情况临时有需求时，由需用部门提出申请，财务部审核，行政部采 购。采购后根据费用报销管理制度向财务部报销。低值易耗品的保管：低值易耗品由行政部设固定位置统一保管。低值易耗品的领用：低值易耗品的领用应严格遵循以旧换新原则，行政部应准备领用四、记录本，对低值易耗品的领用进行记录，领用人员必须在领用记录本上签字。低值易耗品的管理：财务部对低值易耗品建立台帐管理。每月初行政部将采购入库的清单上报财务，每月 25 日行政部将以旧换新的物品和领用记录上报财务，财务进行 低值易耗品台帐的处理，并在存货盘点时对低值易耗品一并进行盘点。第四章 奖惩第九条本制度实施奖惩以上制度所规定事项各部门相关人员均应严格依制度执行，流程后续环节应对上一环节进行监督， 部门经理应对本部员工工作进行监督，行政部和财务部对以上全部流程进行监督和核查（如平时抽盘或定期盘点） 。若未准确无误且及时的完成上述工作但未对公司造成损失的，由发现人提交行政部，行政部核实后对违反人员第一次予以公开