精编内部控制手册-146危化品采购资料

1、14.6危化品米购1.1概述规定了 XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关危化品采购流程的相关要求，旨在加强危险化学品采购、储存的安全管理，明确安全生产中的安全责任，加强安全生产责任感，强化员工自我保护意识，遏制危险化学品造成的安全事故。1.2适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3相关制度采购程序请采购审批层次化学品仓库作业指导书仓库管理程序地方供应商资源管理程序。1.4职责分工使用部门：提岀危化品的申请需求，制定采购计划环安部：对危化品申请需求审批，办理先关危化品购买凭证等证件。采购部

2、：执行采购计划，签订采购合同等。相关审批人员：负责采购计划审批，采购合同审批，付款申请审批等。 财务部：支付货款，入账等。物流部：收货、验货、入库等。1.5流程图1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.6-CT1确保购买的危化品符合安全标准经营效率目标214.6-CT2确保采购危化品满足生产需求经营效率目标314.6-CT3确保制定合理采购职责经营效率目标414.6-CT4杜绝采购过程中可能存在的舞弊行为经营效率目标514.6-CT5确保采购价格合理经营效率目标614.6-CT6确保采购经过适当授权审批经营效率目标714.6-CT7确保采购过程符合国家相关法规合法

3、合规目标814.6-CT8确保及时取得发票经营效率目标914.6-CT9确保货款支付得到适当审批资产保全目标1014.6-CT10确保合同条款严格履行经营效率目标1114.6-CT11确保接收数量符合订单经营效率目标1214.6-CT12确保采购过程账务处理正确财务信息真实性目标1314.6-CT13确保采购资料及时归档经营效率目标1414.6-CT14确保危化品保存妥善资产保全目标1.7控制矩阵14.6-R1采购部未验证生产 商或代理商的合法 性，导致产品质量 得不到保障，也存 在重大安全隐患。14.6-CT114.6-CA1采购中心必须确保化学品供应商是生产国批准的合法生产商或代理商预防型

4、采购程序供应商 合法性 调查14.6-R2未验证供应商的经 营资质和生产许可 证，导致采购到不 合格产品，影响集 团运营效率14.6-CT114.6-CA2必须验证化学危险品供应商的经营资质和生产许可证预防型地方供 应商资 源管理 程序经营资 质和生 产许可 证14.6-R3采购流程职责划分 不明确，导致舞弊 风险，造成设备质 次价高14.6-CT314.6-CA3采购计划的制定与审批、审批与执行、 执行与验收均不能由同一人负责，应做到不相容职位分离，采购各环节责任人 相互牵制申请/ 审批/ 验收/ 执行预防型采购程序采购流 程职责 合理划 分V原材料14.6-R4采购人员长期固 定，导致采购

5、人员 与供应商暗中操纵 采购成本，形成舞 弊风险，给集团造 成经济损失14.6-CT414.6-CA4采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚信承诺书（或类似的行为保证书），承诺在米购过程中不接受供应商回扣或 好处，避免发生与企业利益相冲突的行 为，并在存在利益冲突时向集团及时报 告预防型采购程序诚信承诺书V原材料14.6-CT414.6-CA5要求金额超过10万或高危险危化品的 主要供应商签订廉政协议（或类似的承 诺文件），在协议里明确禁止供应商给 予集团所有相关人员现金或实物回扣、 变相好处等预防型采购程序廉政协议V原材料14.6-R5未对危化品近期价 格变动进行分析， 预计价格走势，导 致预期

6、价格制定不 合理，增加采购成14.6-CT514.6-CA6危化品米购计划制定前进行充分的市 场价格调查，合理预测价格趋势， 形成 危化品市场调查报告， 提交相关管理部 门审核，以便确定合理采购时机，保证供应，降低采购成本预防型采购程序价格分析报告本14.6-R6危化品采购计划制 定不合理，导致危 化品采购数量超过 实际需求量，造成 集团资源浪费14.6-CT214.6-CA7危化品使用部门按时提交危化品采购 计划，结合本单位库存情况制定采购计 戈y，并按规定提交部门领导审批申请/ 审批预防型采购程序采购计划14.6-R7危化品采购计划调 整不及时，导致生 产计划无法确定， 影响生产正常运行1

7、4.6-CT214.6-CA8危化品采购人员应根据实际生产需要 和生产计划制定采购计划，如果生产计 划发生变动或调整，所制定的危化品采 购计划应随之进行变动调整，并按规定上报批准申请/ 审批预防型采购程序调整后 的采购 计划14.6-R8危化品采购计划未 经审核，导致越权14.6-CT614.6-CA9采购中心负责人负责本单位的危化品 采购计划的审批工作申请/ 审批预防型采购程序采购计划V原材料米购，造成舞弊风 险14.6-CT614.6-CA10采购中心对超岀本部门审批权限的危化品采购计划应提岀处理意见，报集团分管经理审批申请/ 审批预防型请采购 审批层 次采购计划V原材料14.6-R9危化

8、品米购前未到 国家有关部门进行 审批登记，导致非 法/违规购买危化 品，造成法律风险14.6-CT714.6-CA11危化品采购前，应按照国家规定，到公安机关进行审批登记并在环安部备案预防型采购程序环安部备案资料14.6-R10危化品米购之前未 执行询价比价或询 价比价不充分，导 致危化品采购价格 过高，增加采购成 本14.6-CT514.6-CA12应根据经审批的采购计划，按照采购询 价管理制度相关规定组织询价活动，拟定编制询价文件询价单，经审查批准后 实施询价；询价供应商原则上不少于三 家，并且被询价供应商之间没有关联关 系预防型采购程序询价比价单14.6-R11未经授权签订采购 合同，导

9、致舞弊风 险，造成集团经济 损失14.6-CT614.6-CA13对经过审批的采购申请，应按照规定授权层级，由相应负责人签订米购合同编制/审批预防型采购程序；请采购 审批层 次采购合同V原材料14.6-R12采购合同条款存在 风险漏洞，导致所 购物资质次价高， 造成集团经济损失14.6-CT714.6-CA14米购人员应与供应商就危化品米购的 规格、数量、价格、质量、供货周期、 质量保证、付款时间及方式、违约责任等与供应商仔细协商，并就针对各合同 条款与相关部门及领导进行会审，达成一致意见后，按规定的权限及时签订采 购合同，按规定程序进行报批编制/审批预防型请采购 审批层 次合同会签单V原材料

10、14.6-R13未及时取得供应商 开具的增值税发 票，不能及时抵扣 税款，造成集团税14.6-CT814.6-CA15对正常履行的采购合同，采购人员应及 时向供应商催收相应增值税发票，并提交财务部门保管作相应财务部处理预防型采购程序增值税发票务风险14.6-R14货款支付审批手续 不规范，导致资金 管理混乱，造成集 团资金损失14.6-CT914.6-CA16明确付款审核人的责任和权力，完善付款审批程序，按规定程序对采购人员提 交的付款申请单进行审批申请/ 审批预防型请采购 审批层 次支付申请单V银行存款、 应付账款14.6-R15集团支付货款后， 供应商未按合同及 时交货，导致集团 无法进行

11、正常生 产，造成集团经济 损失14.6-CT1014.6-CA17对已签订的采购合同，采购人员应与供 应商保持必要的联系，关注供应商对合 同的履行情况，发现或预测到采购合同 可能不能正常履行时，应及时采取措 施，尽量减少由于该合同不能履行而造 成的经济损失预防型采购程序14.6-R16危化品米购数量验收不严格，导致实际到货数量与采购14.6-CT1114.6-CA18由质检人员及仓库管理人员根据采购 订单或合同对到货数量进行核对，核对无误后方可入库经办/核对预防型采购程序；化学品收货单VV原材料数量不一致，无法满足生产需要仓库作业指导书14.6-R17危化品质量检验过 程不严格，导致危 化品的

12、质量不符合 生产需要，造成产 品质量问题14.6-CT214.6-CA191 ）采购物资到货后，应由质检人员及 仓库管理人员一同验收，验收无误岀具 验收单；2）验收过程中发现的异常情况，负责 验收的人员立即向相关部门和公安机 关报告，部门及公安机关查明原因并及 时处理米购/验收预防型采购程序；化学品 仓库作 业指导 书验收单14.6-R18危化品入库验收相 关人员不到位，导 致舞弊风险，造成 集团经济损失14.6-CT214.6-CA20对采购项目的品种、规格、数量、质量 等相关内容的验收， 应由采购人员，质 检人员及仓库管理人员一同参与，验收无误岀具验收单。验收过程中发现的异 常情况，负责验

13、收的人员立即向相关部 门和公安机关报告， 部门及公安机关查米购/验收预防型采购程序验收单VV原材料明原因并及时处理14.6-R19危化品入库时未及 时入账并开具入库 单，造成账实不符14.6-CT1214.6-CA21到货经验收无误后， 仓库管理人员出具 入库单，并及时报告公安机关，同时登记危化品库存台账米购/验收/记账预防型仓库管理程序记账凭证VV原材料14.6-R20危化品验收完毕后无相关验收报告， 导致危化品质检结 果失真，影响集团 产品质量14.6-CT214.6-CA22完成验收后，相应验收人员及送货人员均要在验收单上签字确认签字方才有效预防型仓库管理程序验收单V原材料14.6-R21危化品入库后财务 未及时入账，导致 财务账记录不完 整，账实不符14.6-CT1