16信息的收集和传递 文档

1、秘书实务国家精品资源共享课秘书实务国家精品资源共享课 课程负责人：禹明华 课程主讲人：周妮、刘婕 项目四 做好办公室非常规事务工作 模块二 秘书办事模块 知识目标 1、信息的含义、种类、特征； 2、信息收集的方法、渠道与要求； 3、信息筛选的含义与要求； 4、信息分类的方法和要求； 5、信息传递的形式、方法和要求 能力目标 1、能够多渠道收集信息； 2、能够筛选信息； 3、能够对信息进行分类； 4、能够用各种方式传递信息 教学重点能够收集信息和传递信 教学方法 讲解、讨论、案例分析法 任务二任务二 信息的收集和传递信息的收集和传递 任务导入任务导入 ? 天地公司作为一家中外合资企业，主要生产家

2、电产品，公司 资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云 集。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以 上的家电市场，在国外也影响很大。2009年，公司加大管理 和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出 新型、新款产品，国内市场份额达15%。 ? 2019年公司将继续贯彻执行“以科研打造品牌，以品牌扩大 市场份额”的战略决策。目前总经理张伟急需了解公司未来 发展的市场行情方面的信息，责成秘书高山组织好这方面的 信息的收集、加工整理和传递工作。 要作好秘书工作，同样必须重视 信息工作，秘书与信息工作有着密切 联系。信息收集、整理和传递是信息 工作的重要程序。

3、要完成这几道程序， 就必须了解信息的含义、特点、类型 形态等基本知识，更重要的要掌握信 息收集的范围、渠道、方法；信息分 类、筛选和传递的方式方法。 任务分析 信息的含义 ?是人们对客观事物的基本特征及其运动状态、是人们对客观事物的基本特征及其运动状态、 发展规律的表述和传递，是一切能被人的感觉器发展规律的表述和传递，是一切能被人的感觉器 官和大脑所接收的关于外界事物及其变化的消息。官和大脑所接收的关于外界事物及其变化的消息。 ?狭义的信息是指具有新知识、新内容的消息，狭义的信息是指具有新知识、新内容的消息， 如信号、情报、情况、情报、指令、数据等可如信号、情报、情况、情报、指令、数据等可 感

4、知的形态。感知的形态。 ?广义的信息是指事物的存在方式或运动状态以广义的信息是指事物的存在方式或运动状态以 及关于事物存在方式和运动状态的陈述。及关于事物存在方式和运动状态的陈述。 信息的种类 种 类 主要表现形式 文字形态信息 以文字、数字、图形、表格等以文字、数字、图形、表格等 形式表达的报纸杂志、图书、专形式表达的报纸杂志、图书、专 著、译著、图录、地图、档案、 总结、报表、大事记、地方志、总结、报表、大事记、地方志、 专业文献、词典、百科全书、年专业文献、词典、百科全书、年 鉴、名人录、企业名录等鉴、名人录、企业名录等 声像形态信息 图片、照片、录音带、录像带、图片、照片、录音带、录像

5、带、 电影、电影、DV摄影、模型、实物等摄影、模型、实物等 记忆形态信息 人人们们脑脑海海中中的的信信息息，又又称称为为 “零次文献零次文献”或或“零次情报零次情报” ?指导性 ?变易性 ?广泛性 ?共享性 ?客观性 ?时效性 信息的特点信息的特点 信息对秘书工作的作用信息对秘书工作的作用 ?信息是秘书人员辅助领导决策的依据 ?信息是秘书人员处理日常事务的依据 ?信息是秘书人员起草文书的基础 ?信息是秘书人员协助管理、协调关系的依 据 秘书的信息工作是指秘书针对信息所开秘书的信息工作是指秘书针对信息所开 展的发布、收集、集中、筛选、分析、 综合、汇报、利用和反馈等等活动的总 和，都是秘书的信息

6、工作。 信息工作的含义信息工作的含义 基本要求 基本内涵 及时 信息具有时效性，要求及时收集信息。信息工作要讲 求时效。 准确 要求收集的信息真实可靠，符合实际。信息工作讲求 真实准确。 充足 信息工作讲求充足全面。充足，并不是说数量越多越 好，而是追求全面，也就是说，一定数量的信息只要能 把事物完整真实地揭示出来，那就做到了充足。 适用 要求收集的信息具有针对性，信息工作讲求适用对路 信息工作的基本要求信息工作的基本要求 信息工作的程序P128 基本程序 具体阶段 基本要求 信息收集 对信息收集、汇总和 初步整理的阶段 基本要求就是收集面要广， 秘书的分辨力要强，建立完善的秘 书的信息渠道

7、加工分析 对信息进行分辨、分析和 筛选，确定信息的价值，明确 或决定信息的存储形式 要求是分析要准，对信息的价值 评判要准，综合处理要快 信息存储 传递 信息利用的准备阶段，也 是选择信息存储形式、手段的 过程 要求一是选准载体，努力利用先 进的运载手段，使信息传递效率提 高；二是注意保密 信息利用 信息工作的核心阶段、终 极目的 要求是注意对信息的综合利用 信息反馈 对信息的适用程度、信息 工作的效益效率以及存在问题 的考察阶段 关键是对信息工作目标的量化。 质量、效率标准定在工作之先，才 能对信息反馈有所分析 ?文献检索检索法 ?观察法 ?询访法 ?问卷法 ?交换法 ?网络搜寻法 ?购买法

8、 信息收集的主要方法信息收集的主要方法 信息收集的渠道 ?大众传媒渠道 ?图书馆 ?联机信息检索渠道 ?供应商和客户 ?贸易交流渠道 ?信息机构渠道 ?关系渠道 ?调查渠道 （1）价值性 （2）时效性 （3）层次性 （4）针对性 （5）全面性 信息收集的要求 筛选的标准：筛选的标准： （1）注意选择对现实工作有指导意义的、与 当前工作密切相关的信息。 （2）注意选择带有倾向性、动向性或突发性 的重要信息。 （3）注意选择与本单位经营管理活动相关的 新情况、新问题、新经验、新见解等信息。 （4）注意判定信息的真伪、价值大小，把握 信息的“新鲜度”。 信息加工的方法信息加工的方法 信息分类：按不同

9、的内容、性质和作用，对信 息进行分类，使其系统化、条理化，便于检索 信息分类的方法信息分类的方法 ?字母分类法 ?地区分类法 ?主题分类法 ?数字分类法 ?时间分类法 ?单向传递，即信息由发出者向需要者传递，满 足接受者利用需要； ?相向传递，即信息传递的双方相对方互为传递相向传递，即信息传递的双方相对方互为传递 信息； ?反馈传递，即信息使用情况由接受使用者向发 出者进行传递。 ?信息的传递方法则可以区分为口头传递、文书 传递和电讯传递三种类型。 信息的传递的流向信息的传递的流向 信息的传递方法则可以区分为 1、口头传递 2、文书传递 3、电讯传递 信息的存储 ?信息的登记。包括总括登记和

10、个别登记两种。 总括登记反映 库存信息的全貌，一般只登记 册数、种类及总额等。个别登 记反映每一份信息的具体情况， 需要详细记录。 信息的存储 ?信息的编码。一般由字母或数 字组成基本数码，再由基本数码 结合成基本数据。如： 1000某地区市信息资料 1100 某地区市场纺织品信息资料 1110某地区市场化纤制品信息资 料 信息的存储 信息的排列。排列的方法有三种： ?1、登记号排列。按信息登记的先后 顺序排列； ?2、来源排列。按信息来源的单位依 次排列； ?3、内容排列。按信息的内容分类排 列。 存储信息的重要事项存储信息的重要事项 ? 1、收集来的信息都要保存。 ? 2、信息的分类要合理

11、，便于查找。 ? 3、信息的保存力度要安全。一方面，注意 信息物质形态的安全，做好防蛀、防火、防 潮；另一方面，严防泄漏。 ? 4、尽量使用电脑存储信息资料并备份。 任务回顾任务回顾 ? 天地公司作为一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司 资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云 集。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以 上的家电市场，在国外也影响很大。2019年，公司加大管理 和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出 新型、新款产品，国内市场份额达15%。 ? 2019年公司将继续贯彻执行“以科研打造品牌，以品牌扩大 市场份额”的战略决策。目前总

12、经理张伟急需了解公司未来 发展的市场行情方面的信息，责成秘书高山组织好这方面的 信息的收集、加工整理和传递工作。 1、确定好信息收集的渠道：根据天地公司张伟总 经理的需求信息的特性，确定好这次信息收集的 主要渠道为：大众传媒渠道、客户、调查渠道等， 可兼顾其它渠道。 2、选择好信息收集的具体方法：问卷法、询访法、 网络搜寻法、观察法 3、信息收集时应注意信息收集的面尽可能要广而 具有代表性，同时要注意针对活动主题有针对性 地收集有价值的信息。 任务实施 信息整理 1、搞好所搜集的信息的筛选工作；通过阅读标题 和正文、审视来源决定取舍，将与主题无关的、 重复的和不可靠的信息舍弃，做到去粗取精、去

13、 伪存真。 2、将剩下的有价值的信息进行分类：可以按主题 分为市场需求、竞争对手、宏观政策、产业前景 等主题，在每一大类中有可根据时间和来源等进 行二级、三级分类。 任务实施 某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万 英镑的茶叶出口合同。姜秘书做接待工作兼翻译。史密斯一进门， 姜秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了，经过一番简单的 介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。罗经理与 史密斯寒暄的时候，姜秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中搓了一 撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。 罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说 你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来， 是不是？”罗经理还未答话，姜秘书立即反应：“那种茶叶样子 特别好看，特别香呢！”罗经理解释说：“不，不，不，几十年 前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家 出口标准进行，不会再出现类似的情况。”史密斯说：“刚才那 位小姐给我泡茶不是用手抓的吗” 案例分析 罗经理转移话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就 合同事宜谈了起来，在价格问题上双方争执不下，最后， 罗经理说：“我按最低价打九折给你。”史密斯沉思着， 姜秘书接口：“我们已经给你成本价了，你应该接受了， 你连茶都没有喝一口，怎么知道茶叶的质量呢？” 史密斯听了，耸耸肩，说了声抱