金龙机电：内部控制自我评价报告

1、、 金龙机电2011 年度内部控制自我评价报告 金龙机电股份有限公司 2011 年度内部控制自我评价报告 为了进一步加强和规范企业内部控制，提高经营管理水平和风险防范能力， 促进企业规范运作和健康发展，维护全体股东和利益相关者的合法权益，根据深 圳证券交易所创业板上市公司范运指引关于做好上市公司 2011 年年度报告 披露工作的通知要求，（金龙机电股份有限公司简称公司）公司结合自身的经 营特点和实际状况，对 2011 年度内部控制的有效性进行全面评价、形成评价结 论、出具内部控制自我评价报告如下： 一、董事会声明 公司董事会及全体董事保证本报告的内容真实、准确和完整，不存在任何虚 假记载、误导

2、性陈述或重大遗漏。公司内部控制的目标是：保证经营合法合规、 资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营的效率和效果，促进实现发 展战略。 二、内部控制评价工作的总体情况 公司董事会、审计委员会授权，审计部进行内部控制评价组织、实施工作。 审计部成立由不同部门管理人员组成的内部控制评价组，开展评价工作，公司相 关部门接受内部控制检查和评价，内部控制评价报告经审计委员会审核，报董事 会审议批准。 三、内部控制评价的依据和截止日 本报告以中华人民共和国财政部等五部联合发布的企业内部控制基本规 范及其配套指引的规定和要求为依据，结合公司内部控制评价管理制度， 对公司截至 2011 年 12 月 3

3、1 日内部控制的设计有效性和运行有效性进行评价。 四、内部控制评价范围 内部控制评价的范围涵盖了公司及所属单位的业务和部门，纳入评价范围分 别为内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等五个要素展开评 价。 五、内部控制评价的程序和方法 内部控制的评价工作按照企业内部控制评价指引的规定制定评价工作方 案、组成评价工作组、填写评价工作底稿、汇总评价结果、编报评价报告等程序。 评价过程中，我们采取个别访谈法、调查问卷法、实地考察法等适当方法，收集 公司内部控制是否有效的证据。 六、内部控制缺陷认定 第 1 页 共 9 页 、 、 金龙机电2011 年度内部控制自我评价报告 公司根据企业内

4、部控制基本规范企业内部控制评价指引对重大缺陷、 重要缺陷和一般缺陷的认定要求，结合本公司规模、行业特征、风险水平等因素， 在公司内部控制评价管理制度中确定了认定缺陷的标准。 七、内部控制检查评价情况 （一）内部环境 1、治理结构 根据公司法证券法和公司章程的规定，公司建立股东大会、董 事会、监事会等完善的法人治理结构，制定了三会议事规则，明确董事会、监事 会和经理层的决策、执行、监督等方面的职责权限，形成科学有效的职责分工和 制衡机制，促进治理结构规范运作。股东大会是公司最高权力机构，董事会是公 司的常设决策机构，下设审计委员会、薪酬与考核委员会等专业委员会。独立董 事参加各次董事会和股东大会

5、,了解公司财务及经营情况,对公司重大事项发表 独立意见。审计委员会负责审查企业内部控制，监督内部控制的有效实施，开展 内部控制自我评价，协调内部控制审计。2011 年度公司召开股东大会，董事会 会议和监事会会议的召集、召开与表决程序符合公司法公司章程的规定。 2、组织架构 按照国家有关法律法规、股东（大）会决议和公司章程规定，结合本企业实 际，明确股东（大） 会、董事会、监事会、经理层和企业内部各层级机构、职 责权限、 人员编制、工作程序的要求设置组织架构。组织机构考虑经营业务的 性质，有利于信息上传、下达和在各层级、各业务活动间的传递。各职能部门的 业务运行的决策审批与执行，执行与监督检查等

6、不相容职务进行适当分离，避免 职能交叉、缺失或权责过于集中，形成各司其职、各负其责、相互制约、相互协 调的工作机制。公司各个职能部门和分支机构能够按照公司制定的管理制度，在 管理层的领导下规范运作，形成了组织机构分工明确、职能健全清晰，确保公司 生产经营活动的有序进行。 3、人力资源 公司重视人力资源建设，根据企业经营特点，结合人力资源现状建立起包括 员工招聘、培训、离职、人事档案管理、薪资福利管理、绩效考核、员工奖惩等 制度。明确人力资源的招聘、使用、培养、考核、激励、退出等管理要求，实现 人力资源的合理配置。为确保企业生产经营正常运转，根据年度生产经营的实际 需要，确定年度招聘计划方案。员

7、工试用期内需要试用考察，考察合格者确定录 用，公司内部建立绩效考核制度，对员工进行月度绩效考核。 4、社会责任 公司积极履行安全生产、产品质量、促进就业、员工权益保护等方面的社会 责任。依据国家有关安全生产方面的法律法规规定，结合本企业生产经营的特点， 第 2 页 共 9 页 、 、 、 金龙机电2011 年度内部控制自我评价报告 一是建章建制，建立了安全生产规章制度车间员工安全生产职责制造 部安全生产职责、设备操作规程、作业指导书；二是组织开展生产设备的 经常性维护管理，及时排除安全隐患，切实做到安全生产；三是开展员工安全生 产教育，加强对员工进行安全生产培训教育。通过培训教育，让员工牢固树

8、立“安 全第一、预防为主”的思想，提高他们防范灾害的技能和水平；四是建立事故应 急处理预案，建立专门的应急指挥部门，配备必要的专业器材等。 公司质量管理部门为了确保产品质量符合规定的要求,禁止不合格品流向社会， 制定采购产品的验证管理程序和零部件检验指导书，对进货验收工作进行规 范和指导，设立进货检验室，构建质量体系的第一道防线。制定过程产品的监 视和测量管理程序过程检验指导书和工程检验指导书，及时识别和消除在生产 过程中产生的不合格品。制定最终产品的监视和测量管理程序，对半成品检 验进行规范和指导。制定产品检测和试验管理程序，对产品出厂检验工作进 行规范和指导。制定顾客服务管理程序，为顾客提

9、供及时、周到的售前、售 中、售后服务，处理客户投诉，维护顾客的权益。在进货检验、成品生产、产品 出厂，有害物质检测及试验，顾客沟通及信息反馈等主要环节加强质量管理，确 保生产合格产品。 5、企业文化 公司加强文化建设，培育积极向上的社会责任感，倡导爱岗敬业、开拓创新 和团队协作精神。人力资源部门为员工普及法律知识，进行安全教育等方面培训， 制定员工行为规范与职业道德规范来规范员工日常行为，提高职业道德。公 司设立“员工意见箱”，召开员工座谈会，开展员工满意度调查，为员工建立诉 求渠道。 6、内部审计 公司加强内部审计工作，建立内部审计制度，保证内部审计机构设置、 人员配备和工作的独立性。 在董

10、事会和审计委员会领导下，“围绕服务企业为中 心、突出公司重点领域”开展内审工作，对内部控制的有效性进行监督检查、审 查监督募集资金的存放和使用、审计信息事务披露、监督落实浙江证监局财务自 查整改措施，进行风险评估，提出了审计建议，行使审计的监督职权。 （二）风险评估 公司结合行业，自身经营特点，建立风险管理制度金龙机电股份有限 公司突发事件应急处理制度等较为系统、有效的风险评估体系。内部审计部门 针对销售、采购 、人力资源管理等部门的业务特点，根据设定的控制目标，全 面系统地收集相关信息，准确识别内部风险和外部风险，运用组合评估方法进行 风险评估，提出应对风险的建议或措施，相关部门做到风险在可

11、控范围，提高了 第 3 页 共 9 页 金龙机电2011 年度内部控制自我评价报告 公司的风险管理控制和应急处理能力。 （三）控制活动 1、财务报告控制 公司已建立财务会计内部控制制度、财务核算办法、财务会计岗位工作流程， 进行日常财务信息核对，与客户及供应商对账，按照监管部门要求编制和编写财 务报告。编制财务报告前明确财务报告编制方法，包括会计政策和会计估计、合 并方法、范围与原则、职责分工、编报时间安排等。对财务报告内容、会计政策 与会计估计、重大交易和事项会计处理进行审核审批，对投资、融资等重大影响 的事项均需经公司董事会审议通过后执行，对固定资产和应收款债权进行减值测 试，并按照谨慎性

12、原则相关减值准备。在核对信息的基础上完成对账、调账、差 错更正等业务，然后实施关账操作。财务报告对外报出前均需通过相关负责人修 改、审批，经董事会批准后对外报出披露。会计档案由专人保管，定期检查，防 止由于介质损坏而使会计档案丢失，会计电算化信息由信息部门定期备份，做好 防消磁、防火、防潮和防尘等工作。 2、资金活动控制 公司严格按照规定权限和程序筹集资金，对重大筹资决策均须通过董事会或 股东大会决议，2011 年度无筹资活动，未发生借款业务。公司重大投资项目拟 定可行性分析，投资项目由项目小组、财务部等部门讨论后，按照规定的权限和 程序对投资项目进行决策，报公司董事会审议批准。公司加强资金营

13、运全过程的 管理，统筹协调内部各部门在生产经营过程中的资金需求，切实做好资金在采购、 生产、 销售等各环节的综合平衡，全面提升资金营运效率。对办理资金支付业 务，明确支出款项的用途、金额、支付方式等内容，并附原始单据或相关证明， 履行严格的授权审批程序后，方可安排资金支出。 3、存货控制 为了规范存货管理公司已建立与存货相关各项制度，明确存货取得、验收入 库、原料加工、仓储保管、领用发出、 盘点处置等环节的管理要求，充分利用 信息系统，强化会计、出入库等相关记录，确保存货管理全过程得到有效控制。 定期对存货进行检查，了解存货变质、毁损、报废或流失，每年年度终了开展全 面的存货盘点清查，仓储部门

14、对库存物料和产品进行每日巡查和定期抽检，做好 防火、防洪、防盗、防潮、防病虫害、防变质等保管工作，详细记录存货入库、 出库及库存情况，并定期与财会部门、存货管理部门进行核对，做到存货记录与 实际库存相符。 4、固定资产控制 公司已建立固定资产管理制度、制定设备管理程序，加强对各类固定 资产的管理，重视固定资产维护和更新改造，提升固定资产的使用效能，积极促 第 4 页 共 9 页 金龙机电2011 年度内部控制自我评价报告 进固定资产处于良好运行状态。对员工实行岗前培训，严格操作流程。对生产设 备定期维护保养，强化对生产线等关键设备运转的监控，切实消除安全隐患，确 保设备安全运转。建立一般设备目

15、录、重要设备目录、关键设备目录及设备资产 卡片、详细记录各项固定资产的来源、验收、使用地点、运转、维修、改造等内 容，及时更新设备管理台账、保证了生产设备的安全性与完整性。 对特殊性设 备和自制设备请购、审批，采购、制造、技术验证等实施设备制造过程内部控制， 出具2011 年度设备先进性评估报告。对各类动力设备进行日常管理、维护、 维修、保养工作，外购电力设备事先经过严格审批，设备采购进行询价、比价， 签订采购合同，设备购入后，通知有关部门共同检验并验收，合格的动力设备, 能源设备组管理人员做好有关入库、签收、编号、标贴和登记手续，建立能源动 力设备台账，记录维修、保养、检查、运行情况，将电力

16、设备委托进行高压测试， 确保公司使用的电力设备性能安全。公司的检测设备已通过浙江省质量技术监局 二级计量检测体系的认证，建立了本公司所需的计量标准，完善量值溯源系统， 编制检测设备校准规范（包含溯源图）及大型、贵重、精密测量设备操作规程， 保证了检测设备的准确性、可靠性。在产品检测过程中认真填写检定校准记录， 正确进行数据处理，并对现场检测数据进行评判、分析，确保计量检测数据的准 确性。严格对测量设备的维护保养，对关键检测设备做到日常点检的运行记录， 根据检测设备的检定计划,按时对检测设备进行委外检定和进行内部校准,确保 在用检测设备的完好。对生产使用中出现的不合格检测设备,及时委托专业的机

17、构进行维修, 检定合格后重新投入使用。对检测设备实行统一归口管理，从计量 人员到检测设备确认配置流转环境控制检测设备的分类计量确认和 时间间隔的确认审核都采取相应控制程序。建立了测量设备管理总台帐，对测量 设备实行 a、b、c 分类管理，做到帐、物、卡相符。 5、销售业务控制 市场部根据年度经营目标和市场需求趋势，制定年度销售计划，依据客户订 单情况，并制定月度销售计划，经领导审批后下达执行。每月对各产品销售区域 的销售额、销售计划与实际销售情况等进行比较，分析原因应对市场变化。对客 户需求量、回款等情况进行持续跟踪和监控，建立和更新维护客户信用动态档案。 根据公司有关价格政策、综合考虑年度经

18、营目标、产品成本、市场状况及竞争对 手情况等多方面因素，确定产品基准价格的合理性，提出定价或调价建议，报领 导审核批准。公司产品销售折扣、销售折让等政策的制定由权限人员审核批准。 按照合同管理制度，规范合同订立程序，审核、审批程序，重要的销售合同，征 询法律专业人员意见，市场部与客户订立销售合同前，业务员与客户进行信用状 况调查，明确权利与义务条款等相关内容。根据公司销售政策，市场部选择恰当 的结算方式，加快款项回收，提高资金的使用效率，加强对商业汇票的取得贴现 第 5 页 共 9 页 金龙机电2011 年度内部控制自我评价报告 背书保管等活动管理，严格审核票据的真实性和合法性，预防公司销售业

19、务受损， 收到票据进行登记专人保管。公司市场部建立客户投诉制度，每年开展客户满意 度调查，认真做好客户回访工作，记录客户投诉，分析原因并提出解决措施。产 品发货前由市场部开具出货通知提交仓储部门和财务部门，仓储部门对销售通知 进行审核，严格按照所列的发货品和规格型号、发货时间、发货数量、发货方式、 接货地点等，按规定时间组织发货，形成相应的发货单据，货物交接环节应做好 装卸和检验工作，确保货物的安全发运，经客户验收确认。市场部做好发货各环 节的记录，填制相应的凭证，销售人员设置销售台帐，实现全过程的销售登记， 建立应收账款清收核查制度，销售人员每月与客户对账，并取得书面对账凭证， 财务部门办理

20、资金结算并监督款项回收。 6、采购业务控制 采购部门已制定采购制度，严格按照采购业务的流程采购生产所需的各类物 资。在请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审核、采购、验收与 相关会计记录、付款的申请、审批与执行等环节明确了各自的权责和相互制约的 要求。对原材料、辅助材料、包装材料的需求由生产部下达生产计划后编制采购 计划。依据供应商评估和准入制度，选择与评价供应商的主体资格、信用状况等， 采取协议采购、询比价采购方式，经审批后确定采购价格。重要物资只要存在或 出现供求形势及价格变动较大时，报告给高层领导，并组织技术部、市场部、质 管部分析会商议应对措施。公司采购部定期对物资需求计划、

21、采购计划、采购渠 道、采购价格、采购质量、采购成本、合同签约与履行情况等进行专项评估和综 合分析，发现薄弱环节，优化采购流程。采购部门详细记录供应商情况、采购申 请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、款项支付等情况， 做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。每 月采购部与供应商对帐，由财务核对应付款款项。 7、合同管理控制 公司合同承办部门在各项经济合同订立前，对合同另一方当事人的主体资 格、资信状况、履行能力、经营状况等背景资料进行了解和调查，确保对方当事 人具备履约能力。在授权范围内与对方进行合同谈判，按照自愿、公平原则，磋 商合同内容和条款，明

22、确双方的权利义务和违约责任。在合同谈判后，根据协商 谈判结果，拟定合同文本，合同采用书面形式，严格审核，经审核同意，与对方 当事人正式签署并加盖企业合同专用章。合同订立后，公司与合同对方当事人共 同遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行保密义务，合同的 签署、履行、结算、补充或变更、解除等进行登记。对于影响重大、涉及较高专 业技术或法律关系复杂的合同，组织法律、技术等专业人员参与谈判，涉及重大 对外投资、项目合资合作、对外担保、抵押、以及关联交易方面的合同，经董事 第 6 页 共 9 页 、 、 、 、 、 金龙机电2011 年度内部控制自我评价报告 会集体讨论决定。 8、重要控

23、制活动 公司各个部门制定了岗位职责，各项交易业务的授权审批与具体经办人员分 离。财务部门已划分职责权限，岗位合理分工，现金出纳和会计核算、业务经办 和会计记录、会计记录和财产的保管等不相容职务分离控制。对于经常发生的正 常业务的费用报销、授权范围内融资等采用公司各部门逐级授权审批，对非经常 性业务交易的对外投资、资产重组、担保、关联交易等重大交易，按不同的交易 额由公司总经理、董事长、董事会、股东大会审批。财务部门按照公司法、 会计法企业会计准则等要求，制定了财务管理制度，明确各项会计工作 流程、核算办法。建立较为完善的相互审核制度，杜绝不合格凭证流入企业内部。 公司对财产限制未经授权人员直接

24、接触，采取财产记录、定期盘点、帐实核对等 进行保护控制，以使各项财产安全完整。 （1）信息披露控制 证券部根据证监会、深交所的相关规定分别制定了重大信息内部报告制 度内幕信息知情人登记制度信息披露管理制度年报信息披露重大差 错责任追究制度，从信息披露机构和人员、 披露文件、事务管理、披露程序、 信息报告、保密措施、档案管理、 责任追究等方面作了详细规定。2011 年度公 司依法公开、公正、 公平、及时披露了公告和相关专项报告及制度。 （2）募集资金控制 为规范公司募集资金管理，提高募集资金使用效率，公司制定了募集资金 管理制度，对募集资金的存储、使用、变更、管理与监督等内容进行了明确规 定，募

25、集资金实行专户专用的原则，与银行、证券发行机构签订募集资金三方监 管协议。公司 2011 年度的募集资金存放和使用符合上市公司募集资金管理办 法和创业板上市公司规范运作指引规定，内部审计部门每季度对公司募集 资金存放及使用情况进行专项审计并提出审计建议。 （3）关联交易控制 为规范公司的关联交易,保证关联交易的公允性,维护全体股东的合法权益, 根据公司法证券法、公司章程的有关规定,结合公司实际情况,制定了关 联交易内部决策制度,明确规定了关联方交易的内容、关联方的范围及确认标 准、以及关联方交易的审议程序、关联方交易的执行及关联方交易的信息披露等。 公司董事会审议通过公司 2011 年度日常关

26、联交易的议案，与金龙控股集团有 限公司签订房屋租赁合同，租赁金龙控股集团有限公司房屋 3000 平方米，用 于公司研发、生产。 （4）对外担保控制 依据国家担保法的法律法规,结合实际情况, 公司制定了对外担保管 第 7 页 共 9 页 、 、 、 、 、 、 、 、 金龙机电2011 年度内部控制自我评价报告 理制度,明确了担保的原则、担保审批权限、程序与责任，担保合同的签订及 风险管理等规定。截止 2011 年 12 月 31 日本公司无对外担保事项。 （5）重大投资控制 公司建立重大投资决策管理制度，规定了对外投资权限和程序，明确规 定对审批文件、投资合同或协议、投资方案书、对外投资项目可

27、行性研究报告 等 文件资料的取得、归档、保管、调阅等各个环节的管理规定及相关人员的职责权 限。公司根据股东大会通过的投资决议,按照职责分工和审批权限,对投资项目进 行决策审批。 （四）信息与沟通 1、信息质量与沟通制度 公司已建立信息披露事务管理制度内幕信息及知情人管理制度突 发事件处理制度外部信息使用人管理办法等信息沟通制度，明确相关信息 的收集、处理和传递程序、传递范围的内部控制，确保了对信息的合理筛选、核 对、分析、整合，以确保信息的快速传递、归集和有效管理，及时、准确、全面、 完整地披露信息。 利用办公自动化系统、内部局域网等现代化信息平台，使得 各管理层、各部门以及员工与管理层之间信息传递更迅速和顺畅。同时重视与行 业协会、中介机构、业务往来单位以及相关监管部门等进行信息沟通和反馈，以 及通过市场调查、网络传媒等渠道及时获取外部信息的工作。 2、信息系统 公司加强信息系统运行与维护的管理，制定信息系统工作程序、管理制度， 及时跟踪、发现和解决系统运行中存在的问题，确保信息系统按照规定的程序、 制度和操作规范持续稳定运行。对信息系统的安全建设以中华人民共和国计算 机信息系统安全保护条例中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行 规定为标准，制定了信息安全管理制度业务软件管理制度文件集中 存储管理