办公自动化软件的应用

1、第3章办公自动化软件应用 （一） 教学目的：熟练掌握文字处理软件Word XP、电子表格 Excel XP、电子演示文稿软件 PowerPoint XP 的操作；了解 Office XP 集成应用。 （二）教学内容：认识W ord XP工作窗口，创建和编辑文档，设置文档格式，表格制作 图文混排；介绍 Excel XP 工作窗口，工作表和单元格，输入数据和编辑电子表格，格 式化工作表，计算数据，管理和分析数据，使用图表分析数据；介绍PowerPoint XP 的工作 窗口， 创建和编辑电子演示文稿，在幻灯片中插入多媒体对象，设置演示文稿的外观，在演 示文稿中创建超级链接，幻灯片放映等内容。 （三

2、）教学建议：采用理论和实践相结合的教学方式： （1）课堂上操作一遍给学生看； （2）采用实验的形式让学生掌握媒体的采集和合成 3 .1文字处理软件W ord XP 启动 Word XP 的方法： 1. 从开始菜单启动。 2. 使用文档启动 Word XP 双击一个 Word 文档的文件名即可启动 Word。 3双击桌面上的 Word XP 快捷方式 双击桌面上的 Word XP 的快捷方式图标， 就可以启动 Word XP 了。 h di -PHsPH li rv 9 naM-V 3 ME-il .m3 td hl WM ”4* % I rtu I ElMH* flTnaF u 3.1.1 认

3、识工作窗口 is 亠 bl - s 新題文档 | n 文科 1* 1 refef V * -1 1W*Ei nSv 和EQ 入附曬畫 a HJIg Hilfti *射 JF / 11亠0|鼻寓 Word RHK .M Rd： k WPHhiMiM-i |p 黑r 1=钿忸!询“ s ar * w n uii Rliraa 占sre 首f W M 上屯粗 |FBl-TiiP -i. JHk.h r.f e w 插入翦贴画 徉式和格式 显示榕式 邮件合并 翻译 的组成 标题栏菜单栏工具栏 标 尺 Word XP 的启动与退出 退出Word XP的方法: 单击“文件”菜单，在下拉菜单中选择“退出”命

4、令。 按 Alt+F4 键。 单击Word程序右上角的“关闭”按钮。 双击Word程序左上角的控制菜单按钮。 在退出Word时，如果文档没有保存，会出现下面的提示对话框。 Word的视图方式 1 普通视图 2 Web版式视图 3 页面视图 4 .大纲视图 5打印预览视图 6 全屏显示视图 7 .改变显示比例视图 (1) 使用“显示比例”框。 (2) 使用“显示比例”命令 利用 5查找与替换 ? 查找：单击 ? 替换：单击 6给文档加密码 编辑 ”-“查找 ”， 编辑 ”-“替换 “， 打开 打开 查找和替换 ”对话框进行操作即可。 查找和替换 ”对话框进行操作即可。 3.1.3 设置文档格式

5、1字符格式设置 （包括对文本的字体、 字形、 字号、 字间距和文字特殊效果等格式的设置） （1）利用“字体”列表框设置字体 （2）利用菜单命令设置字体 ：单击 “格式 ”- “字体”，打开字体对话框进行设置即可。 （3）使用 “格式刷 ”： ? 选定已设置好字符格式的文本。 ? 单击常用工具栏上的 “格式刷 ”按钮 ? 将光标移到文本处，按下鼠标左键，并将鼠标拖到该文本的末尾处即可。 （4）设置字号 设置方式同设置字体相同，可以在“字号”列表中设置，也可以在“字体”对话框中设置。 （5）设置字形 ? 倾斜格式。 ? 下划线格式。 ? 加粗格式。 （6）设置字间距 （ 7）动态文字效果 （ 8）

6、添加着重号 （9）拼音指南 单击“其他格式”工具栏中的“拼音指南”按钮 （10）合并字符 单击“其他格式”工具栏中的“合并字符”按钮 （11）带圈字符 选择“其他格式”工具栏中的“带圈字符”按钮 段落格式设置 （1）段落标志：以 Enter 键作为当前段落标记。单击 “视图 ”-“显示段落标志 ”，可以隐藏或 显示段落标志。 （2）单击 “格式 ”菜单 ? 单击 “格式 ”- “段落 ”，弹出 “段落 ”对话框进行设置即可。 ? 单击 “格式 ”- “边框和底纹 ”，弹出 “边框和底纹 ”对话框进行设置即可 ? 应用字符样式 ? 创建字符样式 ? 添加边框和底纹 ?添加边框 ?添加底纹 （5）

7、使用标尺：用户可以通过单击 ”视图 “- ”标尺“来隐藏或显示标尺。 ? 水平标尺：可以设定段落边界。 ? 若按住 Alt 键，再拖动鼠标，可实现精细调整。 （6）为原在段落添加项目符号和编号 ? 选定要添加项目符号或编号的段落。 ? 单击 “格式 ”- “项目符号和编号 ”，按要求进行操作即可 3.页面格式设置 （1）节的设置： ? 将插入点移到分为 “节”的位置上。 ? 单击 “插入 ”- “分隔符 ”，打开分隔符对话框。 ? 在“分节符类型 ”区中选定某一种分节符类型。 ? 单击 “确定 ”按钮即可。 分节符的功能： ? 下一页：将新的一节放到下一页的顶端。 ? 连续：在插入点处开始新的

8、一节。 ? 偶数页：使新的一节总是从下一个偶数页开始。 ? 奇数页：使新的一节总是从下一个奇数页开始。 注：在普通视图方式下，选择某一种分节符，按 Delete 键即可取消该节。 （2）分页： Word XP 提供了“自动分页 ”和“人工分页 ”两种分页方式。 ? 自动分页：是指在完成下述页面设置之后， Word 将自动根据页面参数的设置，对文 档进行分页。 ? 人工分页：是指在页面中采取人工方式对文档进行强制分页。操作方法是：将插入 点移到要分页的位置上，然后在 “分隔符 ”对话框中选取 “分隔符类型 ”选项区域是的 “分页符 ”即可。 （3）页面设置：包括页边距、纸型、纸张来源、版式、文档

9、网格、页眉/页脚等设置。 操作方法：设置之前，应将插入点定位在需要进行页面设置的节中（若末分节，整个文 档即为一节 ），然后单击 “文件”-“页面设置 ”，弹出“页面设置 ”对话框，在该 对话框中对页面按要求进行设置即可。 (4) 插入页眉和页脚 选择菜单“视图”7“页眉和页脚”命令，这时屏幕出现用虚线标明的“页眉”区和 “页脚”区，同时显示“页眉和页脚”工具栏。 (5) 分栏： ? 选定需要分栏的文本。 ? 单击“格式”- “分栏”，打开 “分栏”对话框，如右图所示。 ? 在预设”下指定所需的分栏格式， 在栏数 “框里设置栏数， 并在 ”宽度和间距 “下对栏 宽和栏间距进行设置。 3.1.2

10、 单击 ”确定“按钮 3.1.4 表格制作 1创建表格 (1) 利用 “插入表格 ”按钮 (2) 利用 “插入表格 ”命令 2. 编辑表格 (1)选定表格： 用鼠标直接选择单元格： ? 选择一个单元格：将鼠标单击单元格左侧边界，可以选定该单元格。 ? 选择一行：将鼠标移到待选择行的左边(表外 )空白处，当鼠标变成向右箭头时单击 左键选择该行。 ? 选择一列：将鼠标移到待选择列的顶端线上，当鼠标变成向下箭头时单击左键可选 择该列 当表格中已有被选择内容时， 按下 Shift 键再按光标移动键， 可以选择相邻的单元格、 行或列。 用菜单进行操作：单击 “表格”- “选定行 /选定列 ”。 (2)

11、单元格、行或列的插入与删除 ? 插入单元格： 选定一个或多个单元格， 选定单元格数由插入的单元格数决定。 单击“表 格”- “插入”- “单元格 ”，在弹出的对话框中按要求进行设置即可。 ? 删除单元格：选定要删除的相邻单元格，单击“表格”- “删除”- “单元格 ”，在弹出 的对话框中按要求进行设置即可。 ? 插入行 /列、删除行 /列操作方法与单元格的插入与删除类似。 (3) 单元格的合并与拆分 ? 合并单元格：选定要合并的多个单元格，单击“表格 - “合并单元格 ”即可；或使用 快捷菜单中的 “合并单元格 ”命令。 ? 拆分单元格：选定要拆分的单元格，单击 “表格 ”- “拆分单元格 ”

12、，在打开的 “拆分单 元格 ”对话框中输入所需的列数和行数， 即可实现单元格的拆分； 或使用快捷菜单中 的“拆分单元格 ”命令。 (4) 表格属性的修改 (包括表格、行、列、单元格等四个选项卡)：单击 “表格”- “表格属性 ”， 弹出如右所示对话框。 ? “表格 ”选项卡： ? “行”选项卡： ? ”列“选项卡： ? ”单元格 “选项卡： (5) 表格的合并与拆分 ? 合并表格：将需合并的两个表格放置于相邻处，表格间只有空格行而无文字，使用 Del 键删除表格间的空格行即可。 ? 拆分表格：将插入点置于需要拆分处，单击”表格 “- ”拆分表格 “，即可将原表格拆 分为两个小表格。 (6) 绘

13、制斜线表头 ? 将插入点置于表头，通常是表中的第一行第一列。 ? 单击 ”表格 “- ”绘制斜线表头 “，打开对话框。 ? 在表头样式 ”下拉列表中，选择所需的表头样式。 ? 直接在 行标题 “、 ”列标题三 “、“列标题四 ”4个文本框中设定斜线表头的各个标题； 在“字体大小 下拉列表中选择标题字体的大小。 ? 单击 “确定 ”。 3. 表格的格式化 (1)表格的对齐方式 ? 选定所需对齐操作的单元格 ? 单击鼠标右键执行 ”单元格对齐方式 ”命令，在其子菜单中选择相应的方式，单击相 应的按钮即可。或单击格式工具栏中的对齐按钮进行设置也可。 (2)边框和底纹 表格边框的设置： 选中需设置边框

14、的单元格， 单击 “格式”- “边框和底纹 ”，打开 “边 框和底纹 ”对话框进行设置即可。 表格底纹的设置：在 “边框和底纹 ”对话框中选择 “底纹 选项卡，按要求进行设置即 可。 (3) 自动套用格式 ? 将插入点置于需要套用格式的表格中的任意位置。 ? 单击 ”表格 “- ”表格自动套用格式 “，打开 ”表格自动套用格式 “对话框，如右图所示。 ? 在 ”表格样式 “中选择所需的表格格式，在 ”将特殊格式应用于 “复选框中选择或取消 所要的选项，调整表格的样式。 ? 设置完毕，单击 应用 ”按钮。 3.1.5 图文混排 1在文档中插入图片 (1)插入剪辑管理器中的剪贴画 ? 将插入点置于

15、要插入剪贴画的位置， 单击 插入 “- ”图片 “- ”剪贴画 “；或单击绘图工 具栏的 ”插入剪贴画 “按钮，选择所需的图片。 ? 单击所要插入的图片，图片就插入到了插入点位置。 (2)插入图片文件 ：将插入点置于要插入图片的位置，单击”插入 “-”图片 “-”来自文件 ”； 或单击绘图工具栏的 “插入图片 ”按钮，弹出 “插入图片 ”对话框 。 (3) 编辑图片 调整图片的大小： 调整图片的位置： (4) 设置图片版式 ? 右击图片，弹出 “设置图片格式 ”对话框 ? 在该对话框中，选择 版式 “选项卡，可对图片与正文的环绕方式及水平对齐方式进 行设置。 ? 单击 ”高级 “按钮，还可设置

16、文字环绕方式，实现图文混排。 ? 单击 ”颜色和线条 “选项卡可设置图片的颜色和框线。 2、在文档中绘图 (1)绘图工具栏：在常用工具栏中单击 ”绘图“按钮，或单击 ”视图“-”工具栏 “-”绘图“， 这时绘图工具栏出现在 Word XP 屏幕的下端，如下图。 (2)创建图形 ? 在绘图工具栏中单击所需的按钮，选择需要的图形选项，移动鼠标到需要的位置， 按下鼠标左键并拖动到合适的位置，释放鼠标左键即可绘出与该图形相似的图形。 ? 按住 Shift 键拖曳鼠标，可以绘出标准的 ”正 “的图形；按住 Ctrl 键，绘制的图形中心 固定。 (3) 在图形中添加文字：将鼠档移到图形上，单击右键，在快捷

17、菜单中执行 添加文字 ” 命令，即中在图形中输入、编辑文字。 (4) 图形的颜色、 线条和三维效果： 可利用绘图工具栏中的 “填充颜色 ”按钮对图形上色； 用“线条颜色 ”按钮确定线的颜色；用 “字体颜色 ”按刍确定图形中文字的颜色；使用 “线型 ”按 钮确定被选择的线条粗细或线型；使用 “阴影 ”、 “三维效果 ”按钮对所选图形进行修饰。 (5) 图形的叠放次序： 选中图形后， 可通过绘图工具栏的 “绘图 命令菜单中的 ”叠放次序 “命令来设置各图形间的叠放关系。 (6) 图形的组合：选中需要组合的若干个图形后，可使用绘图工具栏的”绘图 “命令菜 单中的 ”组合 “命令将这若干个图形组合成一

18、体，也可使用取消组合 “命令将其恢复为组合前 的各个图形。 (7) 图形的微移：选定对象，按住 Ctrl 键不放，再按键盘上的方向键来实现。 3. 插入文本框 (1)插入文本框： 单击 ”绘图 “工具栏上的横排 (竖排 )文本框按钮， 或单击 ”插入 “- ”文本框 “- ”横排 ”或( “竖排 ”，)鼠标指针变为 “ +形”。 将鼠档指针在文档中拖运，画出文本框。 在文本框中出现的闪烁光标处输入文本。 (2)文本框的编辑： 选定文本框 单击 “格式 ”- “文本框 ”，打开 “设置文本框格式 “对话框进行设置即可。 4. 插入艺术字 (1)插入艺术字 将插入点置于需要插入艺术字的地方。 单击

19、”插入“-”图片“-”艺术字 “，或单击绘图工具栏上 ”插入艺术字 “按钮，打开 艺 术字库 ”对话框。 选择所需的艺术字图形对象类型，单击 确定 “按钮，打开 ”编辑 艺术字 “”文字 “对话 框。设置字体、字形与字号。 单击 “确定 ”按钮。 (2)编辑艺术字 单击生成的艺术字，弹出艺术字工具栏。 根据需要，单击艺术字工具栏中的相应按钮，可对 “艺术字 ”进行多方面的编辑。 3 .2电子表格Excel XP 3.2.1 Excel XP 工作窗口介绍 Excel 窗口 启动 Excel 2002 的方法： 1. 从开始菜单启动。 2. 使用表格文件启动 Excel 2002 双击一个 Ex

20、cel 表格的文件名即可启动 Excel 。 3双击桌面上的 Excel 2002 快捷方式 退出 Excel 2002 的方法： 单击“文件”菜单，在下拉菜单中选择“退出”命令。 按 Alt+F4 键。 单击 Excel 程序右上角的“关闭”按钮。 双击 Excel 程序左上角的控制菜单按钮。 在退出 Excel 时，如果文件没有保存，会出现下面的提示对话框。 3.2.2 工作表和单元格 1工作簿 所谓工作簿指的就是 Excel 文档，它是在 Excel 环境中用来储存并处理工作数据的 文件。一个工作簿可由一个或多个工作表组成。在系统默认的情况下，它由Sheetl、Sheet2、 Sheet

21、3 这三个工作表组成。 2工作表 它是由 65536 行和 256 列构成的一个表格，其中行是由上自下按 1 到 65536 进行编号， 而列号则由左到右采用字母 A , B, C进行编号。 3单元格、单元格地址及活动单元格 3.2.3 输入数据和编辑电子表格 1新建工作簿 ? 执行“文件”菜单中的“新建”菜单命令。 ? 利用工具栏上最左边的“新建”按钮。 2打开现有工作簿 单击“文件”菜单，再选择“打开”命令。 单击工具栏中的“打开”按钮。 双击要打开的工作簿。 3工作簿窗口的操作 多窗口显示同一个工作簿 平铺 水平并排 垂直并排 层叠 4保存和关闭工作簿 保存和关闭工作簿的方法同 Word

22、 中保存和关闭文档的方法相同，在此不再赘述。 编辑工作表 1单元格 2选定单元格 （1）选定单个单元格。 （2）选定连续单元格区域。 （3）选定整行或整列。 （4）选定整个工作表。 3输入数据 4编辑单元格数据 5设定工作表页数 6工作表间的切换 单元格和区域命名 1单元格命名规则 ? 名字的第一个字符必须是字母或文字。 ? 名字不能使用类似地址的形式，如D4、E5、F6 等。 ? 不可将空格当作分隔符，可以用点或下划线代替。 ? 名字不区分英文字母大小写。 ? 名字不超过 255 个字符，名称框中最多显示 15 个字符。 2命名单元格 （1）使用“名称”下拉列表框。 （2）使用菜单命令。 3

23、使用名称 4删除命名 3.2.4 格式化工作表 1设置单元格字体 2设置单元格边框 3设置单元格颜色和底纹 4设置文本对齐方式 5设置工作表列宽 325计算数据 Excel公式 1 .公式运算符 算术运算符 含义 比较运算符 含义 + 加 大于 - 减 = 大于等于 * 乘 = 小于等于 / 除 不等于 % 百分比 = 等于 艸 洒 曲 ,5TP Th I I 1 .1 I J Bfl -1 4* 站怦潮_ 的星誓日Th抚电工*和土样F 實97177-3 S4I?汨QI 排序 1 .按一列排序 单击“数据”菜单，在其下拉菜单中选择“排序”命令，弹出“排序”对话框 2. 按多列排序 3. 自定义

24、排序 4. 在“排序选项”对话框中设置排序 5. 使用常用工具栏进行排序 6. 分类汇总 创建一级的分类汇总 分类汇总的清除 创建多级的分类汇总 327使用图表分析数据 创建图表 打开一个要创建图表的工作表，单击工具栏上的“图表向导”按钮，或执行“插入”菜单中 的“图表”命令 图表操作 类似于一般图像的移动和调整。 1. 图表的移动和大小的调整 2. 数据系列的添加与删除 3. 设置图表格式 插入图形对象 1. 插入剪贴画 2. 插入图示 3插入对象 3 .3电子演示文稿软件 PowerPoint XP 3.3.1 PowerPoint XP 的工作窗口介绍 启动 1使用“开始”菜单启动 Po

25、werPoint 2002 2利用桌面快捷方式启动 3通过打开 PowerPoint 文档来打开 PowerPoint 退出 ? 选择“文件”菜单中的“退出”命令。 ? 按 Alt+F4 键。 ? 双击 PowerPoint 标题栏左上角的控制菜单按钮。 ? 单击 PowerPoint 标题栏右上角的关闭按钮。 演示文稿窗口 PowerPoint XP 的视图及切换方式 1普通视图 2幻灯片浏览视图 3备注页视图 4幻灯片放映视图 3.3.2 创建和编辑电子演示文稿 利用 “内容提示向导 ”创建演示文稿 利用“设计模板”创建演示文稿 利用“空演示文稿”创建演示文稿 1将文稿保存为 Web 页

26、保存演示文稿 2设置自动恢复功能 打开和关闭演示文稿 1通过“打开”对话框打开演示文稿 2快速打开演示文稿 3同时打开多个演示文稿 4关闭演示文稿 编辑幻灯片 向幻灯片中输入文本 1 在占位符中输入文本 2使用文本框输入文本 编辑文本 1选定文本 2移动文本 3复制文本 4重复、撤消和恢复 5查找和替换 3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对象 1插入剪辑管理器中的影片 2插入外部文件的影片 3插入剪辑管理器中的声音 4插入外部文件的声音 5插入 CD 音乐 创建幻灯片中的动画效果 1快速创建动画效果 2使用“自定义动画”命令设置动画效果 3设置幻灯片切换效果 3.3.4 设置演示文稿的外观 1改

27、变字体 2改变字形 3改变字号 4设置字体颜色 5特殊文字修饰效果 6更改文本的大小写 7设置字体的对齐方式 8文本精确定位 9替换字体 设置段落格式 1设置段落的对齐方式 2设置段落缩进 3更改段落行距和间距 4设置分行 更改幻灯片模板 3.3.5 在演示文稿中创建超级链接 PowerPoint XP 提供了超链接技术，为幻灯片的制作和演示锦上添花。通过超级链接可以建 立幻灯片之间、幻灯片与 Web 页或其他应用程序之间的联系。设置幻灯片的背景 创建超级链接 使用“超链接 ”命令创建超级链接 链接当前演示文稿 链接到其他文档或 Web 页 通过添加动作按钮创建超级链接 编辑超级链接 将鼠标右

28、击已建立超级链接的对象，在弹出的快捷菜单上选择 “编辑超链接 ”命 令。 3.3.6 幻灯片放映 设置放映时间 1人工设置放映时间 2使用排练计时 创建交互式演示文稿 1创建动作按钮 2设置交互动作 创建自定义放映幻灯片 运行并控制幻灯片放映 1控制放映方式 2放映指定范围的幻灯片 3启动幻灯片放映 Office XP 集成应用方法 Office XP 集成应用实例 3.4.1 Office XP 集成应用方法 ? 导出或导入 ? 导出文件：是以目的程序的文件格式保存文件。 ? 导入文件：是以源程序的文件格式保存该文件。 ? 嵌入：指的是将源文档中的对象复制到目的文档中，嵌入的对象保持与它嵌入的程 序之间的联系，但不保持与源文档的联系。 ? 链接：是将源文档中的对象复制到目的文档中，并保持与源程序的直接连接。 3.4.2 Offi