办公室主任说明书

1、办公室主任岗位说明书、基本信息岗位名称办公室主任岗位编号冈位类别职能类 口生产技术类 口米购类 销售类岗位性质核心岗位关键岗位所属部门办公室定编人数（人力资源部统一填写）直接上级管理总监直接下级公共宣传部经理所属职系（人力资源部统一填写）薪酬区间（人力资源部统一填写）编写日期编制人二、设置目的负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关 和公司企业文化建设；负责后勤支持工作三、主要职责与任务职责1:负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议。工作 任务1、负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划2、负责组织和安排管理层

2、会议，提供会议纪录与整理服务。3、通报会议决议，并跟踪会议决议的实施情况。4、协助总经理的工作，提供决策支持。职责2:负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行。工作 任务1、负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。2、负责督促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性职责3:负责制疋办公至工作计划，头现工作目标工作 任务制订办公室年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施职责4:负责公司形象推广、公关活动工作 任务1、负责公司形象设计和推广实施。2、负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。3、负责组织并协调公司的公关危机处理。4、负责公司网站的

3、建设与更新。职责5:公司企业文化建设工作 任务1、负责组织公司内部员工活动。2、建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。3、组织公司内部信息发布和内部刊物的出版。职责6:统筹管理公司后勤服务工作工作任务1、负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作2、负责管理公司保安和消防工作，确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全，并定 期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态3、负责办理公司办公用品的采购、发放和管理4、负责对固定资产的采购与管理工作5、负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅6、负责与宾馆管理处保持联系，保证办

4、公场所的水、电、空调、电话等设施完好7、负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级8、负责公司网站平台的筹划和建设9、负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理10、负责对公司出差人员的管理，并提供出国手续办理、旅程安排等方面的支持职责7:部门内部管理工作工作任务1、制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并监控实施2、负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训3、负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行4、负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行职责8完成总经理交办的其他任务四、在组织中的位置五、工作协作关系协作关系示意图1、对上：行政副总协作关系说明2、对下：

5、公共宣传部经理3、对内：公司各部门，管理总监，总经理4、对外：上级单位和兄弟单位、新闻媒体、宾馆物业管理处、办公用品供应商、消防部门、卫生 管理部门、公安部门、街道等六、权责描述人事权限：建议权 知情权 口提名权 口考核权审核权 口审批权 口否决权七、任职资格教育水平本科/学士 口硕士 /研究生 口博士 /研究生 口博士后/研究生对口专业企业管理或相关专业工作经验一般工作经验 1-3 年4-5 年 6-10 年口 10-15 年口 16年以上相关专业技术 经验1-3 年口 4-5 年口 6-10 年口 10-15 年口 16年以上相关管理工作 经验1-3 年口 4-5 年口 6-10 年口 1

6、0-15 年口 16年以上外语要求级别大学英语4、6级口英语专业6、8级口商务英语托福、雅斯、GRE其他语种：熟练程度阅读一般听说口专业笔译口专业口译职业资格 要求专业技术资格（职称）：熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识 执业资格：其他资格：知识要求战略管理知识行政管理口人力资源知识口市场营销知识能力要求（5-很强， 非常岀色4-较强3-基本具备2-有点1-几乎没 有）能力种类指标解释能力等级（高一低）业务能力掌握本岗位的工作所具备的专业知识和技能， 能有效地发现问题并及时加以解决。5 432 1职业敏感性具备一定的信息敏感性，通过恰当的途径及时 了解与本岗位工作有关的信息，掌握本领域

7、最 新研究动态的能力。54 3 2 1创新能力在工作中不断提出新设想、新方案，改进工作 万式和万法，开拓新局面的能力。5 432 1协调能力与人融洽相处，在人际交往中随和大度，能坚 持立场，有效化解冲突。与上司、下属、客户 保持友好关系的能力。5 4 3 2 1沟通能力通过口头语言准确、简捷地表达自己的思想和 感情，根据表述内容和沟通对象的特点采取适 当表达方式和技巧的能力，在人际交往的情景 中，能通过各种途径和线索准确地把握和理解 对方的意图，抓住关键信息，作出恰当反映的 能力。使别人接纳自己意见和建议的能力。5 4 3 2 1公关能力采取恰当的方式与媒体、 政府部门及公众沟通， 以达到预定

8、的目标。5 43 2 1分析判断能力对日常工作中的具体问题和数据、信息运用逻 辑思维的方法进行系统分析，找出影响因素， 把握相关关系，抓住问题实质，得出正确结论 的能力5 4 3 2 1思维灵活性思路开阔、思维敏捷，不受定势的影响，机动 灵活，能够具体情况具体分析，面对问题和困 境能及时准确地找到应对措施的能力。54 3 2 1适应性能根据不同的环境和条件及时调整自己的心态 和工作方法，在新的自然和人文环境下能很快 胜任工作要求，采取相应的应变措施。5 4 3 2 1承压能力承受挫折，在有压力的情况下，保持情绪稳定，5 43 2 1继续做好工作的能力，面对困难能够百折不挠、 勇往直前。决策能力

9、正确地判断形势，做出选择的能力。5 4 3 2 1培养指导下属能力善于发现下属的缺点， 适时地指导和帮助下属， 能把自己的经验和技能传授给下属，能对具体 业务或技术工作进行指导，不断带动下属成长。5 4 3 2 1计划能力工作中有超前意识，能合理规划，并推进各项 事务。5 4 3 2 1组织能力运用各种企业资源，并有条不紊地达成目标的 能力。5 4 3 2 1主动性在工作情况有了新的变化和碰到新问题时，不 是消极等待上级分派任务或提出要求，能主动 开展工作，或及时向有关部门提出建议。54 3 2 1技能要求公文写作能力具有较强的文字表达能力，言简意赅，行文流 畅。54 3 2 1电脑及办公软件操作能力熟悉办公软件的操作，能够利用办公软件解决 实际工作问题。5 43 2 1其他技能要求：掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用做法八、工作环境使用工具 设备台式电脑及固定办公工具口笔记本电脑及移动办公工具两者兼具工作环境独立办公室口半开放式办公室口开放式工位工作时间 特征正常工作时间，偶尔加班或出差经常出差，出差时间占总工作时间的比重九、培训要求1、新员工培训：集团的发展史、现状、使命和企业精神生化能源事业部介绍 职业生涯规划规矩与方圆-人事政策介绍 规矩与方圆-财务制度介绍 事业部公文规范 事业部团队学习法2、专业技术培训：行政管