办公室文件管理培训 公司档案管理培训

1、档案管理档案管理 档案管理的业务环节档案管理的业务环节：8 8个个 收集、整理、鉴定、保管、检索、收集、整理、鉴定、保管、检索、 统计、编研和提供利用。统计、编研和提供利用。 第一节第一节 档案收集档案收集 档案收集档案收集 是档案馆（室）获是档案馆（室）获 取和丰富档案资料的取和丰富档案资料的主要渠道主要渠道和和 手段手段。 档案收集的内容和渠道档案收集的内容和渠道 档案收集的 内容、渠道 档案室接收本单位 需要归档的文件材料 档案馆接收 现行机关具有 长远保存价值档案 档案馆接收撤销机 关、散存社会的 档案；与图书馆等 交换档案。 收集要求收集要求 科学组织科学组织 制定收集工作制度、名册

2、、计划、方案制定收集工作制度、名册、计划、方案 ( (归档制度：科学、可操作性；接收范围、序列归档制度：科学、可操作性；接收范围、序列) ) 信息完整信息完整 保证归档和进馆（室）档案信息的完整性保证归档和进馆（室）档案信息的完整性 是档案收集工作必须坚持的是档案收集工作必须坚持的核心要求核心要求。（从制度上保证从制度上保证 该归档、该进馆（室）的没有遗漏）该归档、该进馆（室）的没有遗漏） 结构优化结构优化 馆（室）藏档案门类是否齐全、是否具有馆（室）藏档案门类是否齐全、是否具有 可用性；（各种门类、载体档案）可用性；（各种门类、载体档案） 标准控制标准控制 制定标准和执行标准都要严格。（接收

3、档制定标准和执行标准都要严格。（接收档 案标准要科学、可操作）案标准要科学、可操作） 档案室的收集档案室的收集 加强对归档制度的宣传加强对归档制度的宣传（行动先导，建立网络）（行动先导，建立网络） 对文件形成的超前控制对文件形成的超前控制 实施超前控制，把好实施超前控制，把好 文件质量关文件质量关 对文件积累、归档的监督和指导对文件积累、归档的监督和指导（做好平时立（做好平时立 卷、整理归档的检查指导）卷、整理归档的检查指导） 各中门类、载体档案各中门类、载体档案 全面检查归档的质量全面检查归档的质量（把好归档接收质量关）（把好归档接收质量关） 加强平时收集工作加强平时收集工作 做好零散文件（

4、归档范围以外做好零散文件（归档范围以外 文件）和文件）和“帐外帐外”文件收集工作文件收集工作 档案馆的收集档案馆的收集 接收范围接收范围 建国前档案；同级机关，二、三级建国前档案；同级机关，二、三级 代表性单位形成的档案；重大活动、重点建代表性单位形成的档案；重大活动、重点建 设项目档案；已公开现行文件等。设项目档案；已公开现行文件等。99号令：法院、号令：法院、 检察院；各民主党派机关；涉及民生的专业档案等等检察院；各民主党派机关；涉及民生的专业档案等等 接收期限接收期限 现行机关档案进馆的期限（省级、现行机关档案进馆的期限（省级、 设区的市级馆文件形成满设区的市级馆文件形成满2020年、县

5、级馆满年、县级馆满1010 年）；年）；提前移交提前移交或或延期移交延期移交的条件、审批的条件、审批 （经同级档案局批准）规定。（经同级档案局批准）规定。 接收方法接收方法 逐年接收或定期接收（一般间隔逐年接收或定期接收（一般间隔3 3 年年或或5 5年年接收一次）接收一次） 接收要求和手续接收要求和手续 1.接收要求：接收要求：保持全宗的完整性，按规定分类保持全宗的完整性，按规定分类 整理；正确划分保管期限，具有长久保存价值；全整理；正确划分保管期限，具有长久保存价值；全 宗介绍、检索工具，移交目录（案卷级、文件级电宗介绍、检索工具，移交目录（案卷级、文件级电 子目录）等，并在交接文据上签名

6、盖章。子目录）等，并在交接文据上签名盖章。 2.交接文据：交接文据：档案交接文据是在变更档案保管档案交接文据是在变更档案保管 者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。 嘉兴市档案馆档案移交（接收）凭证嘉兴市档案馆档案移交（接收）凭证 根据根据档案法档案法、机关档案工作条例机关档案工作条例及及档案馆工作通则档案馆工作通则的有关规定，经双的有关规定，经双 方商定，将本单位方商定，将本单位19931993年至年至20002000年在各项工作活动中形成的档案材料，向市档案馆移交年在各项工作活动中形成的档案材料，向市档案馆移交 。本次移交的内容有：。本

7、次移交的内容有： 组织机构名称组织机构名称 嘉兴市档案局嘉兴市档案局 全宗号全宗号 138138 目录目录 号号 档案类别档案类别所属年代所属年代移交原因移交原因 档案数量（卷）档案数量（卷） 案卷级案卷级 条目（条目（ 条）条） 排架长排架长 度（米度（米 ） 备备 注注 永久永久长期长期定期定期小计小计 001001 文书档案文书档案 1993-1993- 20002000年年 机构变更机构变更200200123123 3233233233231.01.0 002002 照片档案照片档案 1993-1993- 20002000年年 机构变更机构变更151151张张151151张张数码数码

8、合计合计200200 123123 151151张张 323323 151151 张张 3233231.01.0 移交检索工具：文件级条目移交检索工具：文件级条目35003500条，案卷级目录条，案卷级目录323323条。条。 全宗卷全宗卷材料：全宗介绍材料：全宗介绍1 1份。（大事记、档案利用情况统计、档案信息化情况等等）份。（大事记、档案利用情况统计、档案信息化情况等等） 该移交凭证一式二份，交接双方各执一份，作为档案移交依据，并归入档案该移交凭证一式二份，交接双方各执一份，作为档案移交依据，并归入档案全宗卷全宗卷。 移交单位：移交单位： 接收单位：接收单位： 嘉兴市档案馆嘉兴市档案馆 移

9、交人：移交人： 接收人：接收人： 移交日期移交日期: : 年年 月月 日日 撤销机关档案的接收原则、方法撤销机关档案的接收原则、方法 1.撤销机关撤销机关：由撤销机关负责整理和鉴定，移交有关：由撤销机关负责整理和鉴定，移交有关 档案馆或主管机关代管；档案馆或主管机关代管； 2.一个机关撤销划归几个机关一个机关撤销划归几个机关：由其中一个机关代管：由其中一个机关代管 或交有关档案馆；或交有关档案馆； 3.一个（或几个）机关并入另一个机关一个（或几个）机关并入另一个机关：由合并后的：由合并后的 新机关代管或移交有关档案馆；新机关代管或移交有关档案馆； 4.一个机关内一部分业务（或一个部门）划归另一

10、个一个机关内一部分业务（或一个部门）划归另一个 机关：机关：档案不得抽走，可以借阅或复制；档案不得抽走，可以借阅或复制； 5.机关撤销或合并时机关撤销或合并时：未处理完毕的文件材料，可移：未处理完毕的文件材料，可移 交新机关继续办理，并作为新机关档案整理和保存。交新机关继续办理，并作为新机关档案整理和保存。 重大活动档案的接收重大活动档案的接收 重大活动档案：重大活动档案：是指在重大活动过程中直接形是指在重大活动过程中直接形 成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性 实物等不同形式的历史记录。实物等不同形式的历史记录。 范围和内容：范围和内容

11、：领导人、重大影响的活动、事件、自领导人、重大影响的活动、事件、自 然灾害、事故等。然灾害、事故等。 时间和方法：时间和方法：组织承办单位（承担组织、承办主要组织承办单位（承担组织、承办主要 工作的单位）结束工作的单位）结束4个月内，移交同级国家档案馆。个月内，移交同级国家档案馆。 社会散存档案的征集社会散存档案的征集 征集的主要方法征集的主要方法 接受捐赠、有偿征集、国家接受捐赠、有偿征集、国家 收购和征购、交换。（寄存、代保管、复制）收购和征购、交换。（寄存、代保管、复制） 征集的主要途径征集的主要途径 （1）有关机关团体、企事业单位有关机关团体、企事业单位 ； （2）有关地区（包括国内外

12、）有关地区（包括国内外) ) ； （3）有关个人；）有关个人； （4）图书馆、文化馆、博物馆、纪念馆等。图书馆、文化馆、博物馆、纪念馆等。 第二节第二节 档案整理档案整理 全宗及其构成全宗及其构成 全宗全宗 是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联 系的系的档案整体档案整体。通俗地说，全宗是一个机关的。通俗地说，全宗是一个机关的全部全部档案。档案。 全宗构成者（即立档单位）全宗构成者（即立档单位）需要具备怎样的条件需要具备怎样的条件 1.可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文； 2.是一

13、个会计单位或经济核算单位，独立编制预算；是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算； 3.设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。 （有发文权、经济独立、有任免权）（有发文权、经济独立、有任免权） 立档单位变化全宗如何处理？立档单位变化全宗如何处理？ 1.1.新成立单位新成立单位( (建立新全宗建立新全宗) ) 2.2.撤销单位（自然终止）撤销单位（自然终止） 3.3.合并或兼并后形成新的单位合并或兼并后形成新的单位 a- a- b b 合并（兼并）合并（兼并）-d-d c-c- 4.4.原单位分立成若干个单位原单位分立成若干个单位a -ba

14、 -b -c -c 5.5.内设机构独立或并入内设机构独立或并入( (前后分开归档前后分开归档) ) 一个单位的内设机构，独立为一个新的立档单位，其独立前形成的一个单位的内设机构，独立为一个新的立档单位，其独立前形成的 档案档案 ，仍为原立档单位全宗的一部分，仍为原立档单位全宗的一部分 档案整理内容档案整理内容 1.系统化工作系统化工作区分全宗、全宗内档案分类、立卷区分全宗、全宗内档案分类、立卷 （组卷或组件）、卷内文件排列、案卷（件）排列等。（组卷或组件）、卷内文件排列、案卷（件）排列等。 2.档案编目档案编目卷内文件编号（页号）、卷内文件目录卷内文件编号（页号）、卷内文件目录 编制和备考表

15、的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录编制和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录 的编制或的编制或件号件号、归档文件目录的编制归档文件目录的编制等。等。档案整理步骤档案整理步骤 二者关系二者关系系统化是编目工作的系统化是编目工作的基础基础，编目是系统，编目是系统 化的化的体现体现，用以巩固系统化成果。，用以巩固系统化成果。 复式分类法复式分类法 全宗是一个复杂的档案整体，全宗内档案的分全宗是一个复杂的档案整体，全宗内档案的分 类往往需要两种以上分类法的结合使用，即采类往往需要两种以上分类法的结合使用，即采 用用复式分类法复式分类法。 年度年度组织机构分类法组织机构分类法 年度年度问题分类法

16、问题分类法 组织机构组织机构年度分类法年度分类法 问题问题年度分类法年度分类法 常用的分类方法（新立卷）常用的分类方法（新立卷） （1）年度）年度保管期限保管期限 （2）年度）年度组织机构（问题）组织机构（问题）保管期限保管期限 分类方案的编制分类方案的编制 应以应以本单位本单位职能职能 活动中形成的各种门类和载体的活动中形成的各种门类和载体的全部档全部档 案案为对象，依据工作职能、结合档案内为对象，依据工作职能、结合档案内 容和载体形式特点，进行科学分类。容和载体形式特点，进行科学分类。 机关分类方案表机关分类方案表 一级类目一级类目二级类目二级类目三级类目三级类目 文书类文书类按年度按年度

17、按组织机构分（可根据情况取舍）如：按组织机构分（可根据情况取舍）如： 保管期限保管期限件号件号 业务类业务类按业务类型分按业务类型分如：教学档案如：教学档案 科技类科技类基建类基建类按项目分按项目分 设备类设备类按型号分按型号分 科研类科研类按课题分按课题分 会计类会计类按年度分按年度分会计凭证类会计凭证类 如：各类报销发票如：各类报销发票 会计账簿类会计账簿类 如：银行账簿如：银行账簿 财务报告类财务报告类 如：年度财务报告如：年度财务报告 其他类其他类 特殊载体特殊载体 类类 照片类照片类如：纸质、数码照片如：纸质、数码照片 录音录像类录音录像类如：录音带、录像带如：录音带、录像带 光盘（

18、磁盘）类光盘（磁盘）类如：光盘、移动硬盘如：光盘、移动硬盘 实物类实物类如：奖杯、印章、锦旗、如：奖杯、印章、锦旗、 档号的编制档号的编制 档号档号 是档案馆（室）在是档案馆（室）在整理和管理整理和管理档案的过程中，档案的过程中， 以以字符形式字符形式赋予档案的赋予档案的一组代码一组代码。档号是。档号是存取存取档案档案 的的标记标记，并具有统计监督作用。，并具有统计监督作用。 传统方式：传统方式： 全宗号全宗号- -目录号目录号- -案卷号案卷号- -页号。页号。 例：例： 125-002-010-006125-002-010-006 新立卷方式：新立卷方式：全宗号全宗号- -年度年度- -保

19、管期限保管期限- -件号。件号。 例：例： 008 008- -19971997- -永久永久- -0002500025 档号的编制应遵循以下原则档号的编制应遵循以下原则 1. 唯一性原则（不能有重号）唯一性原则（不能有重号） 2. 合理性原则（与分类整理相适应）合理性原则（与分类整理相适应） 3. 稳定性原则（不能随意改动）稳定性原则（不能随意改动） 4. 扩充性原则（递增容量）扩充性原则（递增容量） 5. 简单性原则（简短明了）简单性原则（简短明了） 件号的编制方法件号的编制方法 五位阿拉伯数字标识。按照五位阿拉伯数字标识。按照 归档文件整理规则归档文件整理规则整理的档案，同一个类目下整理

20、的档案，同一个类目下 的文件按排列次序流水编号。的文件按排列次序流水编号。不应有空号不应有空号。 注：注： 1.如果在分类整理时，不设机构（问题）如果在分类整理时，不设机构（问题） 这一级类目，机构代号可省略。这一级类目，机构代号可省略。 2.列入档案馆接收单位的，要求档案室编制列入档案馆接收单位的，要求档案室编制 盒号盒号。 0121991 00008 永久永久 2 2、归档章格式、归档章格式 全宗号全宗号年度年度室编件号室编件号 机构或问题机构或问题保管期限保管期限馆编件号馆编件号 目录的编制目录的编制 立卷立卷：案卷目录：案卷目录 组件组件：归档文件目录：归档文件目录 归档文件目录的编制

21、格式已在文件材归档文件目录的编制格式已在文件材 料管理中介绍料管理中介绍 具体的录入要点在检索章节中介绍具体的录入要点在检索章节中介绍 第三节第三节 档案鉴定档案鉴定 档案鉴定档案鉴定 是判定档案是判定档案真伪真伪和和价值价值的过程。的过程。 档案鉴定的内容档案鉴定的内容（体现在三个阶段）（体现在三个阶段） 1.1. 归档鉴定归档鉴定 （是否属于归档范围，（是否属于归档范围，实质实质 是否具有保存是否具有保存 价值）价值） 2. 2. 保管期限鉴定保管期限鉴定 3. 3. 到期鉴定到期鉴定 一、档案价值鉴定的原则一、档案价值鉴定的原则 1.1.从国家和人民的整体利益出发从国家和人民的整体利益出

22、发 ( (这是鉴定这是鉴定 工作的指导思想和核心原则工作的指导思想和核心原则) ) 2.2.全面的观点全面的观点 （内容特征为主要因素，结合来（内容特征为主要因素，结合来 源、形成时间等因素；整体作用和个别价值相源、形成时间等因素；整体作用和个别价值相 结合；多方面利用需求）结合；多方面利用需求） 3.3.历史的观点历史的观点 （时代背景、历史条件）（时代背景、历史条件） 4.4.发展的观点发展的观点 （前瞻性，长远的历史作用）（前瞻性，长远的历史作用） 二、档案价值鉴定的标准二、档案价值鉴定的标准（三类）（三类） 1. 1.自身属性标准：自身属性标准：是指以档案自身所拥有的主要属性作是指以档

23、案自身所拥有的主要属性作 为价值鉴定的标准，包括为价值鉴定的标准，包括 （1 1）职能标准职能标准 是指按立档单位所在社会系统中的是指按立档单位所在社会系统中的地位地位和和 重要程度重要程度来决定其档案的价值。来决定其档案的价值。 （2 2）来源标准来源标准 是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位，是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位， 即即“以我为主以我为主”的标准。的标准。 （3 3）内容标准内容标准 档案内容是决定档案价值档案内容是决定档案价值最重要最重要、最本质最本质 的因素。强调了档案内容的的因素。强调了档案内容的重要性重要性、独立性独立性和和时效性时效性。 （4 4）形式特征标准形式

24、特征标准 是指文件的名称、文本、外形特征等，是指文件的名称、文本、外形特征等， 是判定档案价值的是判定档案价值的参考因素参考因素。 2.社会需求标准社会需求标准 社会对档案的需求具有客社会对档案的需求具有客 观性。包括需求方向，需求面、需求时间等观性。包括需求方向，需求面、需求时间等 方面。（社会利用价值）方面。（社会利用价值） 3.相对价值标准相对价值标准 是指被鉴定的档案与其他是指被鉴定的档案与其他 档案和保管费用之间相比较而存在的价值。档案和保管费用之间相比较而存在的价值。 只有当只有当利用价值利用价值大于大于保管档案的成本保管档案的成本时，才时，才 真正具有保管价值真正具有保管价值 （

25、完整程度、可替代程（完整程度、可替代程 度、重复程度、保管费用等因素度、重复程度、保管费用等因素 ） 三、档案保管期限表的类型三、档案保管期限表的类型 1.1.通用通用档案保管期限表档案保管期限表 它是由它是由国家档案局编国家档案局编 制制的，供全国的，供全国县以上县以上机关、团体、企业、事业单机关、团体、企业、事业单 位鉴定档案通用的标准和依据，是全国各级机关位鉴定档案通用的标准和依据，是全国各级机关 和单位和单位确定一般性档案保管期限的标准确定一般性档案保管期限的标准和制定其和制定其 它类型档案保管期限表的指南。它类型档案保管期限表的指南。 如：如：20062006年国家档案局第年国家档案

26、局第8 8号令颁发的号令颁发的机关文件机关文件 材料归档范围和文书档案保管期限规定材料归档范围和文书档案保管期限规定参参p62p62 2.2.专门专门档案保管期限表档案保管期限表 3.3.同系统同系统机关档案保管期限表机关档案保管期限表 4.4.同类型同类型机关档案保管期限表机关档案保管期限表 5.5.机关机关档案保管期限表档案保管期限表 注注： 1.标准的保管期限表对其他几种保管期标准的保管期限表对其他几种保管期 限表限表 有有指导意义指导意义； 2.机关档案保管期限表必须以机关档案保管期限表必须以标准的和上级标准的和上级 的的各种通用保管期限表为依据；各种通用保管期限表为依据； 3.各种类

27、型的保管期限各种类型的保管期限不能缩短不能缩短标准规定的标准规定的 保管期限。保管期限。 档案保管期限表的结构档案保管期限表的结构 1.顺序号：一般采用层累制结构，每类目下流水编号。顺序号：一般采用层累制结构，每类目下流水编号。 2.条款：条款：一组文件的来源、内容和形式。（有内在联系，一组文件的来源、内容和形式。（有内在联系， 价值相同）价值相同） 3.保管期限：保管期限：保存年限保存年限 4.附注：对条款及其保管期限所作的必要注解和说明。附注：对条款及其保管期限所作的必要注解和说明。 5.总的说明：指出档案保管期限表的适用范围、制定依总的说明：指出档案保管期限表的适用范围、制定依 据、结构

28、、批准施行时间，及保管期限的计算方法等其据、结构、批准施行时间，及保管期限的计算方法等其 他应说明的事项。他应说明的事项。 四、档案保管期限的划分四、档案保管期限的划分 档案保管期限档案保管期限 是指对档案划定的存留年限。是指对档案划定的存留年限。 文书档案的保管期限分文书档案的保管期限分永久永久和和定期定期两种，其中两种，其中 定期又可分为定期又可分为3030年、年、1010年。年。 永久保管永久保管 就是无限期地尽可能长远地保存下去。就是无限期地尽可能长远地保存下去。 如如：本机关活动中形成的重要业务文件材料，本机：本机关活动中形成的重要业务文件材料，本机 关机构演变、人事任免等文件材料。

29、关机构演变、人事任免等文件材料。 定期保存定期保存的的计算方法计算方法：一般是从文件产生后的第：一般是从文件产生后的第 二年二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失 效、结案后算起。效、结案后算起。 例：例： 文书档案保管期限表文书档案保管期限表 5 5机关联合召开会议的文件材料机关联合召开会议的文件材料 5.1 5.1 本机关为主办的本机关为主办的 5.1.1 5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、请示、批复、通知、名单、日程、报告、 讲话、总结、决议、决定、纪要讲话、总结、决议、决定、纪要 。永久。永久 5.1.2 5.1.2 典型材料

30、、代表发言材料、交流材料、简报。典型材料、代表发言材料、交流材料、简报。3030年年 5.2 5.2 本机关为协办的本机关为协办的 5.2.1 5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、 总结、决议、决定、纪要的复制或副本总结、决议、决定、纪要的复制或副本 。3030年年 5.2.2 5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、典型材料、代表发言材料、交流材料、 简报的复制件或副本。简报的复制件或副本。1010年年 五、档案鉴定的组织和方法五、档案鉴定的组织和方法 档案鉴定的基本方法档案鉴定的基本方法 是是直接鉴定法直接鉴定法，即直接、，

31、即直接、 具体地审查档案。具体地审查档案。 直接鉴定法要求直接鉴定法要求 档案鉴定人员档案鉴定人员逐卷逐件逐页逐卷逐件逐页 地审查档案材料，从它的内容、作者、题名、可地审查档案材料，从它的内容、作者、题名、可 靠程度等方面，全面考察分析其价值，而不是仅靠程度等方面，全面考察分析其价值，而不是仅 根据案卷目录、卷内文件目录和案卷题名来判定根据案卷目录、卷内文件目录和案卷题名来判定 档案的价值。档案的价值。 六、档案销毁六、档案销毁 档案销毁档案销毁 是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭 性处置的过程。性处置的过程。 销毁程序销毁程序 1. 1. 档案鉴定人员形成销

32、毁报告、清册档案鉴定人员形成销毁报告、清册 2. 2. 由鉴定小组审核提出意见，登记造册。由鉴定小组审核提出意见，登记造册。 3. 3. 经机关分管负责人批准。经机关分管负责人批准。 4. 4. 由由二人二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。在指定地点监销，并在销毁清册上签字。 销毁清册的结构包括销毁清册的结构包括 1. 档案销毁清册封面，项目有：全宗号、全宗名档案销毁清册封面，项目有：全宗号、全宗名 称和立档单位名称、编制档案销毁清册单位名称、称和立档单位名称、编制档案销毁清册单位名称、 编制时间表；编制时间表； 2. 销毁档案登记表，项目有：顺序号、案卷或销毁档案登记表，项目有：顺序号、

33、案卷或 文件题名、起止日期、号码（案卷目录号、案卷文件题名、起止日期、号码（案卷目录号、案卷 号或文件编号）、数量、备注等。号或文件编号）、数量、备注等。 档案销毁方式档案销毁方式 （1）送指定造纸厂化成纸浆；送指定造纸厂化成纸浆； （2）少量涉密档案交保密部门销毁；少量涉密档案交保密部门销毁； （3）磁带、磁盘和渔船等特殊载体档案，可用物磁带、磁盘和渔船等特殊载体档案，可用物 理或焚烧等方式理或焚烧等方式 销毁；销毁； （4）两人以上监销，并在销毁清册上注明两人以上监销，并在销毁清册上注明“已销已销 毁毁”和销毁方式、销毁日期。和销毁方式、销毁日期。 经批准销毁的档案，可经批准销毁的档案，可

34、“暂缓执行暂缓执行”，一般可，一般可 保存一段时间后再抽样复审，以防鉴定有误。保存一段时间后再抽样复审，以防鉴定有误。 第四节第四节 档案保管与保护档案保管与保护 一、档案保管的内容和要求一、档案保管的内容和要求 档案保管的内容档案保管的内容 1. 1. 档案库房管理（整洁、有序）档案库房管理（整洁、有序） 2. 2. 档案流动过程中的保护（各个环节）档案流动过程中的保护（各个环节） 3. 3. 保护档案的专门措施（复制、修裱）保护档案的专门措施（复制、修裱） 档案保管的基本要求档案保管的基本要求 1. 1. 以防为主，防治结合以防为主，防治结合 2. 2. 加强重点，照顾一般加强重点，照顾一

35、般 二、档案保管的基本条件二、档案保管的基本条件 档案室用房档案室用房 档案室用房一般由档案库房、档案阅览用档案室用房一般由档案库房、档案阅览用 房和档案人员办公用房组成。做到房和档案人员办公用房组成。做到三室分开三室分开。 档案装具档案装具 档案装具是档案馆、室必需的基本设备。目档案装具是档案馆、室必需的基本设备。目 前，我国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、前，我国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、 档案柜、密集架。档案柜、密集架。 档案保管设备档案保管设备 空调机空调机、去湿机去湿机、通风机、通风机、温湿度测量温湿度测量 仪仪、防盗和防火报警器、防盗和防火报警器、灭火器灭火器、装

36、订机装订机、复印机复印机、 缩微拍摄设备、监控设备、消毒设备、缩微拍摄设备、监控设备、消毒设备、信息化设备以信息化设备以 及档案专用运输设备等。及档案专用运输设备等。 档案包装材料档案包装材料 无酸材料制成的卷盒、卷皮。无酸材料制成的卷盒、卷皮。 三、档案库房管理三、档案库房管理 档案装具的排列档案装具的排列 合理布局合理布局 、避光通风、避光通风 、 整齐有序整齐有序 （装具应与窗户墙面垂直）。（装具应与窗户墙面垂直）。 档案装具的编号档案装具的编号 一般以库房为单位进行，一般以库房为单位进行， 编号方法：自库房门口起从左至右、从外向编号方法：自库房门口起从左至右、从外向 里编架（柜）号，每

37、个架（柜）的格（节）里编架（柜）号，每个架（柜）的格（节） 也应编号，方法是从上向下编顺序号。也应编号，方法是从上向下编顺序号。 档案的排列存放档案的排列存放 档案室档案室的档案，一般根据档案种类实的档案，一般根据档案种类实 行行分类排列分类排列，将同一类别的档案集中存放，将同一类别的档案集中存放 在一起。在一起。 存放地点索引存放地点索引 年代年代 （类别）（类别） 档档 号号列号（架号、列号（架号、 箱号）箱号） 备备 注注 20012001 （文书）（文书） 138-2001-138-2001-永久永久001-050001-050005005 档案管理的应急处置档案管理的应急处置 档案管

38、理的应急处置档案管理的应急处置 是指由人为或自然因素引起的突是指由人为或自然因素引起的突 发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序， 需要采取应急措施加以处置的工作。需要采取应急措施加以处置的工作。 1. 1. 档案管理的应急处置预案（如：档案管理的应急处置预案（如：档案工作突发事件应档案工作突发事件应 急处置办法急处置办法） 2. 2. 档案管理的应急处置措施档案管理的应急处置措施 及时报警，在及时报警，在第一时间第一时间通知抢险负责人和相关人员，通知抢险负责人和相关人员， 通知专业抢险救援部门等。在可能的情况下，采取行动通知专业抢险

39、救援部门等。在可能的情况下，采取行动 消除事故。消除事故。 四、档案保护四、档案保护 库房温、湿度控制库房温、湿度控制 库房的库房的“八防八防” 防火、防水、防潮、防霉、防虫、防火、防水、防潮、防霉、防虫、 防光、防尘、防盗。防光、防尘、防盗。 一般库房温湿度控制规定一般库房温湿度控制规定 相对温度相对温度：14241424 相对湿度相对湿度：45456060 声像库的温湿度规定声像库的温湿度规定 相对温度相对温度：20252025 相对湿度相对湿度：50506060 磁带库的温湿度规定磁带库的温湿度规定 相对温度相对温度：14241424 相对湿度相对湿度：40406060 胶片库的温湿度规

40、定胶片库的温湿度规定 相对温度相对温度：14241424 相对湿度相对湿度：40406060 档案修复档案修复 档案修复档案修复 是指受损或退变档案的恢复或是指受损或退变档案的恢复或 接近原有特征，或进行加固的一项抢救性接近原有特征，或进行加固的一项抢救性 保护措施。保护措施。 修复技术种类：去污、去酸、加固、修裱、修复技术种类：去污、去酸、加固、修裱、 字迹恢复与显示技术等。字迹恢复与显示技术等。 常用抢救方法常用抢救方法 复印、拍摄、扫描。复印、拍摄、扫描。 五、全宗卷五、全宗卷 全宗卷：是档案管理活动中形成的全宗卷：是档案管理活动中形成的“档案档案”，是管理全宗的，是管理全宗的“档案档案

41、”。 全宗卷的主要内容全宗卷的主要内容 1.1.档案档案收集收集方面的材料方面的材料（交接文据，接收、征集记录，档案来源等）（交接文据，接收、征集记录，档案来源等） 2.2.档案档案整理整理方面的材料方面的材料（整理工作方案、分类方案、档案整理情况）（整理工作方案、分类方案、档案整理情况） 3.3.档案档案鉴定鉴定方面的材料方面的材料（鉴定小组成员，保管期限表，鉴定、销毁情况（鉴定小组成员，保管期限表，鉴定、销毁情况） 4.4.档案档案保管保管方面的材料方面的材料（安全检查记录、报告，档案保护措施）（安全检查记录、报告，档案保护措施） 5.5.档案档案统计统计方面的材料方面的材料（收进移出登记

42、，档案基本情况和利用情况统计）（收进移出登记，档案基本情况和利用情况统计） 6.6.档案档案利用利用方面的材料方面的材料（全宗指南，利用范围说明，利用实例）（全宗指南，利用范围说明，利用实例） 7.7.档案管理档案管理新技术新技术应用方面的材料应用方面的材料 （信息化情况，电子目录数量）（信息化情况，电子目录数量） 全宗卷的整理全宗卷的整理 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐 渐增加的，平时必须渐增加的，平时必须注意积累注意积累，及时进行整理组卷，及时进行整理组卷， 数量较多的可设分卷。数量较多的可设分卷。 卷内文件材料按卷内文件材料按问题问题时间

43、时间进行系统排列。进行系统排列。 排列顺序排列顺序 全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记 和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、 现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内 目录。目录。 第五节第五节 档案检索档案检索 1.1. 档案检索的内容档案检索的内容 就是就是存储存储和和查找查找档案信息档案信息 的过程。的过程。 检索效率检索效率 是衡量档案检索系统性能以及每一个是衡量档案检索系统性能以及每一个 检索过程质量的最基本的指标。检索过程质量的最基本的指

44、标。 2.2. 档案著录档案著录 是对档案是对档案内容内容和和形式特征形式特征等进行等进行 分析、选择和记录的过程。分析、选择和记录的过程。 3. 3. 档案检索工具档案检索工具 是用于是用于存储存储、查找查找和和报道报道档档 案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、 指南等的统称。指南等的统称。 常用档案检索工具的编制常用档案检索工具的编制 最常用、最基础最常用、最基础的档案检索工具：的档案检索工具： 案卷目录案卷目录和和归档文件目录归档文件目录。 1.1.案卷文件目录（全引目录）案卷文件目录（全引目录） 现已被文件级电现已被文件级电 子目录所取代

45、。（或归档文件目录取代）子目录所取代。（或归档文件目录取代） 2.2.专题目录专题目录 按照特定专题以一定次序编排而成按照特定专题以一定次序编排而成 的一种档案目录。（如：民生档案专题库）的一种档案目录。（如：民生档案专题库） 归档文件目录关键字段著录要点（新方法）归档文件目录关键字段著录要点（新方法） 全全 宗宗 号号 年年 度度 保管保管 期限期限 件件 号号正题名正题名 文件文件 编号编号 成文成文 日期日期 责责 任任 者者 文件文件 页数页数 密密 级级 开放开放 情况情况 室编室编 盒号盒号 备备 注注 0 0 0 0 2 2 2020 0303 永久永久0 0 0 0 4 4 5

46、 5 6 6 嘉兴市档案嘉兴市档案 局党组会议局党组会议 记录记录 人事任人事任 免免 嘉档嘉档 200200 335 5 号号 200200 305305 1313 嘉兴嘉兴 市档市档 案局案局 6060限制限制进馆进馆 单位单位 编制编制 全全 宗宗 号号 目目 录录 号号 案卷案卷 号号 页页 号号 正题名正题名文件文件 编号编号 成文成文 日期日期 责责 任任 者者 保管保管 期限期限 密密 级级 开放开放 情况情况 备注备注 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 1 1 4564560 0 2 2 5 5 关于关于zzzzzz等等 同志任职的同志任职的 通知通知 xxx xxx、

47、kkkkkk 嘉档嘉档 199199 665 5 号号 200200 205205 1313 嘉兴嘉兴 市档市档 案局案局 永久永久限制限制 文件级目录关键字段著录要点（传统方法）文件级目录关键字段著录要点（传统方法） 3.全宗指南（全宗介绍）全宗指南（全宗介绍） 是介绍和报道立档单位及其是介绍和报道立档单位及其 所形成档案情况的一种档案检索工具。所形成档案情况的一种档案检索工具。 编制要求编制要求 客观、准确、真实，语言简练、文字表达清客观、准确、真实，语言简练、文字表达清 楚。全宗指南由封页、正文、备注三部分组成楚。全宗指南由封页、正文、备注三部分组成 。 正文部分的编写正文部分的编写有以

48、下三方面：有以下三方面： （1）全宗构成者沿革简介。（组织沿革）全宗构成者沿革简介。（组织沿革） （2）全宗内档案情况简介。（档案数量、保管期限、）全宗内档案情况简介。（档案数量、保管期限、 完整程度，整理、鉴定、检索工具、利用等情况）完整程度，整理、鉴定、检索工具、利用等情况） （3）档案内容与成分介绍。（分类介绍）档案内容与成分介绍。（分类介绍） 例：例： 嘉兴市（县）人民政府嘉兴市（县）人民政府 （19491983） 全宗号全宗号16 一、机构沿革一、机构沿革 嘉兴县人民政府成立于嘉兴县人民政府成立于1949年年5月嘉兴解放之时，隶属嘉兴专署领导。月嘉兴解放之时，隶属嘉兴专署领导。 19

49、55年年12月，县人民政府改称为市人民政府。月，县人民政府改称为市人民政府。.1983年年8月月3日，浙江省人日，浙江省人 民政府浙政（民政府浙政（1983）55号通知，根据国务院号通知，根据国务院1983年年7月月21日批复：撤销嘉兴地日批复：撤销嘉兴地 区行政专署，设立省辖的嘉兴市和湖州市。至此，（县级）嘉兴市人民政府职区行政专署，设立省辖的嘉兴市和湖州市。至此，（县级）嘉兴市人民政府职 能行使中止。能行使中止。工作职能工作职能 历任市（县长）有：郑寄民、张澄秋、马吉德、刘慎言、樊家禧、蔡学忠、历任市（县长）有：郑寄民、张澄秋、马吉德、刘慎言、樊家禧、蔡学忠、 沈如淙、吴根生、周平臣、朱孔

50、宇、李佃杰。沈如淙、吴根生、周平臣、朱孔宇、李佃杰。 二、档案情况及主要内容二、档案情况及主要内容 该全宗于该全宗于1983年底由原嘉兴市人民政府办公室移交本馆，文书档案编有年底由原嘉兴市人民政府办公室移交本馆，文书档案编有 三个目录共计三个目录共计1338卷，其中永久卷，其中永久925卷，长期卷，长期309卷。另外还有会计档案卷。另外还有会计档案2174 卷，照片卷，照片222张，录音带张，录音带6盒，光盘盒，光盘10片。排架长度片。排架长度19.3m。按规定现已鉴定档。按规定现已鉴定档 案案1101 卷，开放条目卷，开放条目9066 条。条。 该全宗按年度该全宗按年度问题立卷，分类清楚。材

51、料比较完整。该全宗利用率高，问题立卷，分类清楚。材料比较完整。该全宗利用率高， 特别是组织史、市志编写中发挥了重要的凭证参考作用。由于频繁利用，部分特别是组织史、市志编写中发挥了重要的凭证参考作用。由于频繁利用，部分 案卷发生机械磨损、酸化和字迹褪变，需通过裱糊、字迹显示、无酸处理等措案卷发生机械磨损、酸化和字迹褪变，需通过裱糊、字迹显示、无酸处理等措 施加以弥补。施加以弥补。 该全宗检索工具主要有纸质：案卷目录、全引目录等；电子：案卷级条目该全宗检索工具主要有纸质：案卷目录、全引目录等；电子：案卷级条目 1338条，文书文件级条，文书文件级19569 条，专题库条目条，专题库条目3441条。

52、全文扫描：条。全文扫描：3274 件。件。 三、档案内容与成分介绍三、档案内容与成分介绍 1、文件汇集。主要包括县（市）历届人民代表大会、解放初期各界代表、文件汇集。主要包括县（市）历届人民代表大会、解放初期各界代表 会议、各届各次人代会代表发言、各次烈军属、残废、复员、退伍军人代表会议、各届各次人代会代表发言、各次烈军属、残废、复员、退伍军人代表 会议、知识青年下乡、回乡代表会议、市（县）长办公会议、市（县）府办会议、知识青年下乡、回乡代表会议、市（县）长办公会议、市（县）府办 公会议记录、市（县）府办公室发文，市（县）府各类会议记录、市（县）公会议记录、市（县）府办公室发文，市（县）府各类

53、会议记录、市（县） 府办编印的府办编印的情况与汇报情况与汇报、地区、全省及全国性的重要会议材料、嘉兴地、地区、全省及全国性的重要会议材料、嘉兴地 区专员行政公署、浙江省人民政府（人民委员会）、国务院文件等汇编材料。区专员行政公署、浙江省人民政府（人民委员会）、国务院文件等汇编材料。 2、重要的报告及批复、通知和决定。主要有关于职权范围内的组织机构、重要的报告及批复、通知和决定。主要有关于职权范围内的组织机构 的撤建、人事干部的任免、劳动工资调整、工业交通、农林水利、财税商业、的撤建、人事干部的任免、劳动工资调整、工业交通、农林水利、财税商业、 物资供应、物价政策、文化教育、卫生医疗以及民政、土

54、管、民兵建设等各物资供应、物价政策、文化教育、卫生医疗以及民政、土管、民兵建设等各 项工作的报告及批复，关于市（县）所辖新丰区、凤桥区、新篁区、王江泾项工作的报告及批复，关于市（县）所辖新丰区、凤桥区、新篁区、王江泾 区、新塍区、王店区等地的划分阶级成份的呈报与批复、决定等，本府关于区、新塍区、王店区等地的划分阶级成份的呈报与批复、决定等，本府关于 落实人民政策的批复，及对人员处理的决定。落实人民政策的批复，及对人员处理的决定。 3、财务。主要有、财务。主要有1961年至年至1978年行政科所形成的会计文件材料，包括会年行政科所形成的会计文件材料，包括会 计报表、帐册、凭证等。计报表、帐册、凭

55、证等。 还有，嘉兴市（县）人民政府关于全市（县）各项工作的重要指示和年还有，嘉兴市（县）人民政府关于全市（县）各项工作的重要指示和年 度总结，各年度的干部统计年报，干部调动介绍信存根，县革委办事组编印度总结，各年度的干部统计年报，干部调动介绍信存根，县革委办事组编印 的工作简报，晋升技术职称的通知报告，关于计划生育，人口，档案管理的的工作简报，晋升技术职称的通知报告，关于计划生育，人口，档案管理的 报告与通知等文件材料。报告与通知等文件材料。 第六节第六节 档案统计档案统计 档案统计档案统计 是对反映和说明档案及档案工作是对反映和说明档案及档案工作 现象的现象的数量特征数量特征进行搜集、整理和

56、分析的进行搜集、整理和分析的 活动。活动。 一、档案统计的内容和要求一、档案统计的内容和要求 档案统计工作的档案统计工作的内容内容：主要包括档案：主要包括档案 的的基本登记基本登记和和综合统计综合统计两部分。两部分。 我国档案工作的基本情况统计，基本上分为我国档案工作的基本情况统计，基本上分为四个层四个层 次次： 其一其一，全国全国档案工作基本情况统计。由国家档案局组档案工作基本情况统计。由国家档案局组 织实施；织实施； 其二其二，专业系统专业系统档案工作情况统计。该项统计由各专档案工作情况统计。该项统计由各专 业主管部门组织实施；业主管部门组织实施； 其三其三，地方地方（包括省、市、地、县各

57、级）档案工作基（包括省、市、地、县各级）档案工作基 本情况统计。该项统计由各级地方档案行政管理部门组本情况统计。该项统计由各级地方档案行政管理部门组 织实施；织实施； 其四其四，档案馆、档案室档案馆、档案室档案工作情况统计档案工作情况统计 。该项统计。该项统计 由各档案馆（室）自行组织实施。由各档案馆（室）自行组织实施。 档案统计的基本要求档案统计的基本要求 （1 1）准确性准确性（客观、如实）（客观、如实） （2 2）科学性科学性（严密合理、科学实用、（严密合理、科学实用、 明确易行）明确易行） （3 3）时效性时效性（迅速及时）（迅速及时） 二、档案登记二、档案登记 档案登记档案登记 是指登录是指登录档案档案和和档案管理档案管理有关有关 数据的过程。档案登记是档案统计的基数据的过程。档