关于学校公文格式规范的要求

1、卓藏中字 2015 30 号关于学校公文格式规范的要求各处室、年级组、教研组：为进一步规范学校各类文件材料编辑格式，提高材料质量，参照上级有关文件要求，现将我校各类文件、制度、计划、总结、制度、条例、通知、教师文档相关材料的电子版材料和档案材料编辑作如下规范，请遵照执行：一、标题二号方正小标宋简体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；多行标题排列应使用正梯形、倒梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。第一层标题黑体，第二层标题楷体，第三层和第四层用仿宋体。学校各类公文不准出现错别字、繁体字、已淘汰的异体字、不合规范的简化字。二、

2、页面设置正文用三号仿宋gb2312 体字，一般每页排 22 行，每行排28 个字。 （ 如使用 word 编辑， 可设置为行距为固定值28 磅，页面设置为上： 3.7 厘米,下 :3.5 厘米 ,左 :2.8 厘米 ,右 :2.6 厘米 ）三、标点符号（一）采用规范全角标点，符合中文排版规范（每行开头不 能是标点符号） 。标题中一般不用符号，需要停顿的用空格表示。 1.2. 连续使用引号、书名号时中间不加顿号。3. 小标题后无文字内容时不加标点。（二）文字材料中要正确使用序号、标点。1 “第一”、“第二” 或“首先” 、“其次” 等表序号的词语后，应该用逗号。2 “一” 、 “二” 、 “三”

3、等序号后应该用顿号。3 . “1”、“2”、“3”和“a”、b”、“c”等序号后应该使用齐线墨点（实心小圆点） 。4 序号如加括号，如（1 ） （ 2 ） （ 3 ）等不再加标点符号。5 文章的层次顺序应依次是： 一、 二、 三、 （一） （二） （三）1.2.3. （1） （2） （3） 。四、序号第一层用一、二、三加顿号，第二层用（一）（二）（三）不加符号，第三层用 1.2.3.后加圆点，第四层（1） （2）（3）不加符号。五、要正确使用公文文号中的“括号”印发公文时，年份外的括号应该用中括号“ （也叫六角括号） ” ，而不应该用小括号“ （ ）”或方括号“ ”或英文中使用的“ 【 】 。

4、 ”六、称谓（一）名称要恰当明确，不能含混不清。具体到办公室的，名称要统一。（二）各种名称要用全称，如名称过长且重复出现，第一次用全称，之后可用简称，但第一次用全称时必须加括号注明（以下简称）简称必须是约定俗成、社会认可的。.（三）区域和单位一律用第三人称，不用“我县” “我市” ，可使用“全县” “全市”或“卓尼县” “兰州市” ，应根据前后文的语义确定。（四）引用文件时应先点出文件的名称，名称号用括号注明发文号。 如： 卓尼县教育局关于公布 2014 年名师名校长评选结果的通知 （卓教字 2014 4 号） 。七、时间表述（一）文档中时间表述要明确，不用“今年” “去年” ，应该使用“ 2

5、011 年” “ 2010 年” 。（二）文档中年、月、日均应用阿拉伯数字表示，如 2008年 3 月 15 日。 年份一般用全称， 如“2011 年” 不能写成 “11 年” 。八、数字使用（一）记数和记量（包括正负数、分数、小数、成分比、倍数等）要用阿拉伯数字。 例如： 2122 、 1/3、 4.5 倍、 5%等。（二）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中要使用汉字。 如： 一律、 二万五千里长征、 “一二九”运动等。（三）表示用阿拉伯数字书写的数值范围，使用“”。如“30 50 人” “2012 2013 年”。1 .凡文中使用连接号的应该使用“”，而不使“一”或

6、 “如：2005年9月10月中的“”。2 .凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“一一 ,而不用“”或只占一个空格的短线“一”或两个短线“ ”表示。九、正文、落款（一）与标题之间空一行。 （二）正文每段首行要注意空两格（建议用段落设置“首行空 2 格或首行缩进，文件希望传达对象的称呼，如“各镇办教委” ）要顶格。（三）数字、年份不拆行。（四）材料打印要双面打印，在“页面设置”一栏的“页边距”设置成对称页边距，先打印奇数页，再将材料翻转，打印偶数页。（五）附件如果行文需要有附件，应该在正文主要内容结束后（位置在正文与落款之间） ， 在正文间下空一行， 左空两格， 注明 “附件： （全角冒号

7、） ” ，冒号后面是附件名称，附件名称后不加任何符号。 如有多个附件， 用阿拉伯数字标注附件顺序号 （如“附件：1.xxx ”） ;附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应与正文一起装订，应当另页编排， “附件”二字及附件顺序号用黑体字顶格编排在左上角第一行，附件标题居中在第三行，附件的序号和名称前后应一致。应如以下方式注明：附件：1.2.（六）段首要空两格凡是独立成段的地方（包括小标题）都应空两格。注意：文中的小标题也应空两格。特别注意学校的规章制度，其中的每一条开头都应空两格。（七）署名、成文日期、印章1. 加盖公章的公文日期，一般下空四行、右空四字编排。（ 1 ）单一

8、机关行文时，落款在成文日期之上、以文日期为准居中署名， 印章端正、 居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上局正文（或附件说明）一行之内。（ 2 ）联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。当联合行文需加盖3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置。主办机关印章在前，每排最多排3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。2.

9、不加盖公章的成文日期，一般下空四行。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如行文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名一次向下编排。3. 成文中的日期为数字。（ 1 ）要正确使用年份中的“零” 。成文时间应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“ 0”。如“二0一0年四月一日。（ 2 ）各类通知、告示、奖牌、证书等日期的书写，要做到汉字和阿拉伯数字不混用。年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“ 0” 。月” 10 年 2005 “表示，如：3 ）用阿拉布数字将年、月、日标全（具体到日） ，月、日不编虚位（即1不编为01）。4.特殊情况的说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施加以解决。（七）页码用4号半角数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条