文书立卷归档管理制度

1、文书立卷归档管理制度一、总则为规范本公司文书立卷工作， 加强公司档案管理， 特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料。三、管理部门1文书结案后，原稿由办公室归档，经办部门根据实际需要留存影印本。2公司档案分类目录及编号原则，由公司办公部门统一制定。四、文件点收文书结案后移送归档时，应根据如下原则进行点收。1检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，立即追查归档。2如要抽查文件，应有管理部门主管的签认。3文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。4 与本案无关的文件或不应随案归档的文件， 应退回经办部门。五、文件整理点收文件后，应对文件按

2、照以下方式进行整理。1中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订文件则对 准左上角，理齐钉牢。3文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。六、档案分类1档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、 小类三级分类。 先按部门区分， 然后依档案性质分为若干大类，之后在同类中依序分为若干小类。2档案分类应力求实用。如果三级分类不够用，须在第三级之后增设第四级“细类” 。3同一小类（或细类）的档案以装订于一个档夹为原则。如档案较多，一个档夹不够用，可用两个以上的档类装订，并于小类（或细

3、类）之后增设“卷次”编号，以便查找。4每一个档夹的封面内首页应设“目次表” ，档案归档时依序编号、登录，并以每案一个“目次”编号为原则。5.档号的表示方式为：a1a2-b1b2c1c2d1-e1e2；其中，a1a2 为经办部门代号，b1b2为大类号，c1c2为小类号，di为档案卷次， e1e2为档案目次。七、档案名称及编号1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分显示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。2各级分类、卷次及目次的编号，均以十进位阿拉伯数字表示，其位数视档案多少及增长情形斟酌而定。3档案分类的各级名称确定后，应编制“档案分类编号表” ，将所有分类的各级

4、名称及其代表数字编号， 依照一定顺序依次排列， 以便查阅。4档案分类的各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大规模或业务增多时，随时增补。5 档案分类的各级名称及其代表数字一经确定， 不宜任意修改。如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟订“新旧档案分类编号对照表” ，以免混淆。八、档号编订1对于新档案，应从“档案分类编号表”中查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此编列档案号。2档案如需归属前案，应查明前案的档案号并以同号编列。3档案号以一案一号为原则，如有一档案叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。4档案号应自左向右编列，右方装订的档案，应将档案号填于档案首页的左上角

5、，左方装订者则填于右上角。九、档案整理1依照目次号顺序以活页方式将归档文件装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便查阅。2档夹的背脊应标明档夹内所含档案的分类编号及名称，以便查阅。十、保存期限文件保存期限除政府有关法令或本公司特定规章外，依下列规定 办理。文件保存期限规定保存期限适用范围保存期限适用范围永久保存1 .公司章程2 .股东名册3 .组织规程及办事细则4 .董事会议及股东会议纪录5 .财务报表6 .政府机关核准文件7 .不动产所有权及其他债权凭证8 .工程设计图9 .其他经核定须永久保存的十年1 .预算、决算书类2 .会计凭证3 .事业计划资料4 .其他经

6、核定须保存十年的五年1 .期满或解除合约2 .其他经核定须保存五年的一年结案后无长期保存必要的文书备注各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存卜一、本制度自公布之日起实行。山西凯希瑞科技股份有限公司总经办2013年7月15日合同管理制度1范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3定义、符号、缩.略语4职责4.

7、1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责:4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范;4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量;4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范

8、围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保）,检查合同的履行情况;4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用;4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理;4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作;4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作,4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责:4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管-法人授权委托书”4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重