文件档案管理制度-Y

1、精品word文档值得下载值得拥有目的：建立公司档案立卷、归档、整理、利用、销毁等程序，确保公司档案 完整、齐全、有效利用。1、文件档案定义及审批权限：1.1 文件档案：档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会 有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。1.2 借阅：本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。1.3 文件档案管理部门：指行政人力部，项目公司办公室1.4 文件档案分级定义：1.4.1 一级文件档案：保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的 档案资料1.4.2 二级文件档案：保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的

2、 档案资料1.4.3 三级文件档案：保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般的 档案资料1.5 文件档案使用审批权限：1.5.1 总经理：审批一级文件档案使用申请。1.5.2 行政人力部：分管领导审批二级文件档案使用申请及档案的跨部门使 用。项目公司经理：审批项目公司保管的一级和二级文件档案使用申请及档案的 跨部门使用。1.5.3 申请人部门经理：审批三级文件档案使用申请。1.6 行政人力部：负责编制公司文件档案分类分级管理目录及档案管理 要求；负责文件档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁 等管理，包含公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等；监督、检查各类文件 档案的管

3、理情况，对各部门的文件档案管理提供指导。2.1 文件档案分类分级2.1.1 行政人力部提出文件档案分类分级及归档管理要求，明确文件档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等，编制公司档案分类分级管理 目录，经行政人力部分管领导审批后，发各部门和项目公司执行。2.1.2 文件档案种类包括，但不限于：2.1.2.1 制度性文件：各项规章制度、管理办法等；2.1.2.2 会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会 议形成的材料、会议记录、会议纪要等；2.1.2.3 计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计 划、财务计划等；2.1.2.4 证件性文书资料：法人营

4、业执照、土地许可证、开发资质证、施工 许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标 证书和证明等；2.1.2.5 汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计 表，以及公司领导相关发言及汇报材料等；2.1.2.6 声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来 的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等；2.1.2.7 题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺 制品等。2.1.2.8 技术性资料：各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。2.1.3 公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。2.1.4 保管期限：根据国家档

5、案局发布的关于机关档案保管期限的规定, 分为永久、长期、短期三种。永久为 50年以上，长期为15-50年，短期为15 年以下。2.1.4.1 永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长 远利用价值的档案，列为永久保管。2.1.4.2 长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作 有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。2.1.4.3 短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列 为短期保管。2.2 档案归档2.2.1 各部门及各项目公司依据档案分类分级管理目录，负责对本部门 日常工作中形成的档案资料进行收集和管理，并编制部门部门档案（文件 /合 同）

6、管理记录目录。2.2.2 对于需要移交档案管理部门的资料，各部门应按要求进行整理后，并 编制档案移交目录，按档案分类分级管理目录的规定及时向行政人力部 /项目办公室档案室移交。行政人力部/项目办公室对档案进行审核后签字， 并按 规定对档案分类、编号、归档。各部门及项目公司办公室须每月底将档案目录备 份至行政人力部。2.2.3 项目公司解散前，项目办公室须将项目所有档案移交至公司行政人力 部。2.2.4 档案移交要求：2.2.4.1 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一 份；2.2.4.2 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、 正文和附件必须立放在一

7、起；2.2.4.3 立卷时应概括而简洁地写好案卷标题，编制好案卷目录，并装订整 齐；2.2.4.4 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹 应清楚、准确；2.2.4.5 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等） 归档必须有原件，并保持其完好无损；2.2.4.6 声像档案的录制必须详细记录事由、 时间、地点、主要人物、背景、 摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。2.2.5 文件档案管理部门应对各部门档案管理情况进行日常检查、监督。2.3 档案资料的日常管理2.3.1 公司档案管理人员须按照国家档案管理规定对档案资料进行立卷、标识和保管。2.3

8、.2 部门文件档案资料要登记详细信息，并编制部门档案（文件 /合同） 管理记录目录，以便检索利用。2.3.3 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标 识，整齐排放在档案柜中。2.3.4 行政人力部或项目办公室负责除财务类各类档案资料的形成与归档、 分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。2.3.5 财务类的档案由财务部门负责归档与保管。2.3.6 其他部门负责相关档案资料的临时保管并及时移交行政人力部或项 目公司办公室。2.4 文件档案的使用与保密2.4.1 借阅档案原件只限在档案室，不能带出，档案外借原则上只借复印件， 档案使用申请部门须填写档案借阅审批单，

9、按权限完成审批程序后，档案管 理部门档案管理人员填写档案借阅登记表。2.4.2 借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即 报告直接上级。2.4.3 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。2.4.4 借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆 卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。2.4.5 外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后 方能借阅，但不能将档案带离档案室。2.4.6 外单位摘抄档案的（1-2级档案不允许复印或摘抄），应经相关领导 批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。2.4.7 外单位摘抄档案的

10、（1-2级档案不允许复印或摘抄），应经相关领导 批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。2.4.8 档案管理员和借阅人员，要负责做好档案的保密工作。2.4.9 对已到保密期限的档案，经行政人力部经理或项目办公室主任同意后 解密，并对解密档案作一般档案管理。2.4.10 员工离职时，对已形成的档案资料或所借阅的档案应办理移交手续， 经行政人力部经理或项目办公室审查无误签字后，才能离职。2.5 档案销毁2.5.1 项目公司办公室对保存的记录和档案在项目公司解散后进行系统清 理，移交公司行政人力部存档。2.5.2 行政人力部对已失去利用价值的档案，申请销毁，销毁时，行政人力 部必须写申请销毁报告，编制档

11、案文件销毁审批清单，经部门负责人审核， 行政人力部分管领导审批确定，一级档案须报总经理审批。经批准销毁的文件应 留存半年，确无保存价值后再销毁。2.5.3 执行销毁任务时，必须由行政人力部、法务主管和相关部门代表组成 的监销人员监销，监销人不得少于三人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目 录和批准手续文件一并存档备查。合同管理制度1范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励;本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2规范

12、性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3定义、符号、缩略语4职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责:4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范;4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量

13、;4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保）,检查合同的履行情况;4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用;4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理;4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作;4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作,4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责:4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管-法人授权委托书”4.6.2 签订合同