XXXX大学印章管理办法（试行）

1、XXXX大学印章管理办法（试行）一、总 则第一条 为进一步规范学校各级各类印章管理，切实保障学校的合法权益，根据国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理办法（国发199925号）、公安部印章治安管理办法以及相关法律法规，结合学校工作实际，制定本办法。第二条 本办法所指印章包括学校党委印章、学校行政印章（含钢印）、学校纪委印章;学校领导签名章及电子印章;校内各级党组织、群团组织印章、各单位（部门）及有关内设机构印章；各级各类业务专用印章（如财务专用章、合同专用章等）；其他经学校批准制作的印章。二、印章的日常管理第三条 学校办公室负责印章的综合管理工作。学校档案馆负责印章档案的收集、整理

2、和保管工作。第四条 学校党委印章、学校党委办公室印章、校党委保密委员会印章、学校行政公章、学校钢印、校长办公室印章、学校领导公务章和学校办公室印章由学校办公室专门负责管理，学校纪委印章由学校纪委办公室负责管理，并指定专人管理印章。校内各级党组织、群团组织主要负责人对本级党组织的印章管理负总责；校内各部门主要负责人对本部门的印章和业务专用印章负总责；校内各单位行政主要负责人对本单位的行政印章负总责。第五条 印章实行专人管理，专柜加锁保管。印章应在校内办公室使用，一般不得携带外出使用，如确因工作需要携带印章外出使用时，须由印章管理负责人批准并由印章管理人员携带用印。第六条 印章若遗失或被盗应立即向

3、单位（部门）负责人、学校办公室及保卫部门报告，经主管校领导批示后，依法公布其印章作废，并按本规定重新刻制印章。第七条 各单位（部门）每年应对印章管理使用情况进行自查，发现问题及时整改。对缺损或变形的印章重新刻制；对未按规定管理、使用印章的，应责成整改；对管理印章不当、造成严重后果的，由学校依法依规追究当事人及其印章管理负责人的责任。三、印章的刻制、启用、停用和销毁第八条 印章的刻制由学校办公室负责。印章刻制必须在机构设置或任命通知正式文件下达之后。学校印章、各单位（部门）印章由学校办公室直接安排刻制，其他内设机构印章和业务专用印章由相关单位（部门）提出刻制申请，报请分管校领导批准后，由学校办公

4、室安排刻制。第九条 任何单位（部门）和个人未经学校批准，不得私自非法刻制印章。第十条 各类印章刻制的规格、式样、字体、名称编排、所用材质均按国家相关标准执行。 第十一条 新刻印章使用前，由使用单位（部门）的印章保管人到学校办公室办理印章启用手续。第十二条 组织机构撤销或名称变更时，其印章应在机构撤销或名称变更正式文件生效之日起停止使用并交还学校办公室，办理印章停用手续。需要沿用的须经校领导批准。第十三条 停用的印章一般应予销毁，但对一些具有保存价值的印章由学校办公室提出意见，报分管校领导批准后移交档案馆保管。如确因工作需要临时启用，使用单位（部门）要写出使用申请，报分管校领导批准后，到学校办公

5、室或档案馆办理用印。四、印章使用第十四条 学校印章按国家规定，由上级部门批准，代表学校法定名称，体现学校的权力、凭信和职责，对内对外使用。学校党委印章用于以校党委名义办理的各类公文、公函，对外报送的各类报表、材料，党委介绍信和颁发证书等。学校行政印章代表学校的法定名称，主要用于以学校名义办理的各类公文、公函, 签署的合同、协议、意向书, 颁发的证书、证件材料及其对照的复印、翻译证明件等。学校纪委印章用于以学校纪委名义办理的各类公文、公函，对外报送的各类纪检监察报表、材料、文书，对组织人事等部门出具的党风廉政建设意见回复材料，信访件处置谈话函询、调取资料、纪委介绍信等。学校行政钢印仅限于加盖在学

6、生证、毕业证书、学位证书、结业证书、肄业证书、工作证、退休证、职称资格证书等证件的照片上。第十五条 学校办公室的印章用于以学校办公室名义发出的各类公文等。各单位（部门）的印章限于在学校范围内使用，用于单位（部门）职责范围内的业务工作，原则上不得对外使用。若仅限于对外与外单位联系业务工作，对外证明教职工身份、教职工住房状况、学生身份和成绩等可使用相关单位（部门）的印章。第十六条 各类业务专用印章是学校及职能部门为履行专项业务而使用的公章，仅适用于各授权职能部门开展相关业务所需，不得超出相关业务范围使用。五、印章使用审批程序第十七条 学校印章使用应遵循一事一报、逐级审批的原则，填写用印审批表（见附

7、件一），严格执行先审批后用印、谁审批谁负责的要求，具体用印程序如下：（一）一般事项用印程序。由用印经办人填写用印审批表，由所在单位、业务主管部门分别审核，并报分管校领导审批同意后用印。其中，分管校领导认为应提交学校主要负责人审批的，应经学校主要负责人审批同意方可用印。1.办理毕业证书、学位证书、辅修证书、结业证书、肄业证书，毕业证明、学位证明，由业务主管的职能部门主要负责人审核、分管校领导审批（学位证书由学位评定委员会主任委员审批）后，到学校办公室用印。2.教职工因公出国（境）或副处级及以上干部出国（境）旅游、探亲办理边境证证明，须经人事处、组织部、国际交流与合作处主要负责人审核，报分管校领导

8、、学校主要领导审批后用印。3.报表类的用印。各种数据报表、调查表、推荐表、审核表、专业技术职务任职资格申报表等事项的用印，经业务主管部门负责人审核后，报分管校领导审批后用印。4.录取通知书、入学通知书的用印，经业务主管主管部门主要负责人审核，报分管校领导审批后用印（若需在空白录取通知书、入学通知书上用印的，需要说明）。5.荣誉证书、奖励证书、聘书等用印，经业务主管部门主要负责人审核，报分管校领导审批后用印。有相关文件的可以凭正式文件用印。（二）例行事项用印程序。由用印经办人填写用印审批表，由所在单位（部门）主要负责人审核、业务主管部门主要负责人审批后用印。该程序适用于业务主管职能部门日常工作中

9、长期存在、需大量使用学校印章的事项。用印事项需校领导授权的，业务主管部门主要负责人要提前报分管校领导书面授权、到学校办公室备案。1.以学校名义对外接洽工作、国内访问访学或参加各类进修班等事项的一般信函或介绍信，由本人所在单位（部门）、业务主管部门主要负责人审批，由学校办公室主任复核后用印。2.需用学校法人证书和机构代码证书复印件用印的，按公务事项审批权限审批或由事项所涉及的部门主要负责人审批，经学校办公室主任复核后用印。 3.学生证、进修证、工作证、退休证等由所在单位（部门）主要负责人审核，各业务主管部门主要负责人审批，到学校办公室用印。补办学生证由学生所在学院院长审批，到学校办公室用印。4.

10、师生员工与学校相关的个人信息需要学校予以证明用印的，由信息所涉及部门的主要负责人审批盖章，到学校办公室用印。5.科技成果评价、科研奖励及专利申请等涉及科技活动事项由学校科研管理部门主要负责人审批后到学校办公室用印。6.发往国（境）外的有关文书、材料的用印。公派出访或留学，需向国（境）外寄发有关文书、材料，须经所在部门（单位）主要负责人审核，人事处、国际交流与合作处主要负责人审批后用印（按规定须经保密部门审核的，则另按保密制度规定程序办理）；因私出国留学的有关文书、材料，教职工须经所在部门（单位）主要负责人审核，人事处、国际交流与合作处主要负责人审批后用印，在校生须经所在学院、教务处主要负责人审

11、批后用印。7.出国（境）旅游、探亲办理边境证证明，副高以下职称教职工或副处以下干部职工须经人事处主要负责人审批后用印。8.已毕业学生学历、学位证书和学习成绩的翻译件，由档案馆主要负责人审核后用印；在读学生成绩证明由学籍管理部门主要负责人审批后用印。（三）重大事项用印程序。由用印申请人在用印申请前报相关议事决策机构审议、学校主要负责人审批后用印。该程序适用于重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排和大额度资金使用的事项。（四）具有契约性质的备忘录、意向书等用印程序。根据学校合同管理办法规定，凭合同文本形成会签表用印。（五）公文用印程序。以学校党委、学校行政名义制发的公文，凭校领导签发的文件文稿使

12、用校印。（六）需使用校领导签名章必须经校领导本人同意后用印。第十八条 校内各级党组织、群团组织印章由本级党组织、群团组织主要负责人审批后用印；校内机关部门印章和业务专用印章由部门主要负责人审批后用印；校内各单位行政印章由行政主要负责人审批后用印。第十九条 印章管理人员在使用印章前要认真审阅用印材料的审批手续，确认无误后方能用印。印章管理人员要坚持原则，对不符合规定的用印要求应提出异议并向单位（部门）负责人或学校办公室报告。第二十条 印章使用后，经办人必须严格履行登记手续。登记的项目包括：用印日期、发往单位、内容摘要、盖印份数、用印部门、批准人、经办人。经办人逐一填写登记项目，待印章管理人员核查无误后在经办人一栏上签名。印章管理人员要