[管理制度]合同管理办法(征求意见稿]

1、【最新卓越管理方案 您可自由编辑】 （管理制度）合同管理办法（征求意见 合同管理办法 第壹章原则及适用范围 第壹条为了加强公司的合同管理工作，规范公司对外经济行为， 维护公司和公司股东的合法权益，根据中华人民共和国合同法以 及关联法律法规和安徽海螺集团有限责任公司（以下简称“集团公 司”）的有关规定，且遵照公司章程，结合本公司合同管理的实际， 特制定本办法。 第二条公司于签订下列合同（协议）时须经集团公司法定代表人的特 别授权后方可签订：赠和、借款、融资租赁、建设工程（工程勘察、 设计、施工）、技术（技术开发、转让、咨询或服务）、委托、行纪、 居间合同、担保（保证、抵押、质押、留置）合同、土地

2、买卖（租赁） 合同和房地产合同。 第三条公司董事长为公司的法定代表人。 对外签订的合同必须由法定代表人或法定代表人授权的委托代理人 签字且加盖公司合同专用章，但确须加盖公司行政公章的应报集团公 司合同管理部门审核备案。 未经法定代表人授权，任何人不得代表公司对外签订合同。 第四条委托代理人应于法定代表人授权的范围、权限和期限内从事代 理活动，若委托代理人超越代理权限做出的要约、承诺致使公司遭受 损失的，委托代理人应承担相应的法律责任。 第五条公司的行政管理部门及主要负责人应于公司章程规定范围内 开展运营活动，超越规定范围的合同、协议应履行授权手续，否则不 予签订。 第六条公司的二级机构不得以本

3、部门的名义（即加盖本部门公章 或者本部门负责人签字的行为）对外签订合同、发出合同要约或者接 受他人要约后作出承诺。 第七条签订合同时，应充分了解对方的资信和履约能力。 第二章合同管理机构及职责 第八条合同管理机构 公司办公室为公司的合同管理部门，办公室 设合同主管（兼职）全面负责公司的合同管理工作。 第九条合同管理部门职责范围： 1宣传贯彻合同法和国家有关法律法规，制定且组织实施公司合同管 理的规章制度。 2. 参和公司重大、法律关系复杂的合同谈判、招（投）标、法律文书 起草、合同签约工作。 3. 严格审查合同签订部门是否于公司授权范围内签订合同，如发现越 权签订合同，有权按照公司管理制度的规

4、定对直接责任人员提出处理 意见。 4. 负责处理合同纠纷，经授权参加经济纠纷仲裁或诉讼活动。 5. 公司规定的其它职责。 第十条公司合同主管或合同管理员职责范围： 1宣传贯彻合同法和国家有关法律、法规，执行公司合同管理制 度。 2遵照法律、法规及公司规定，对公司签订的各类合同进行审查。 3. 参和公司重大的和法律关系复杂的合同谈判、招（投）标、起草、 签约工作。 4. 对公司合同的签订、履行以及合同管理制度的执行情况进行检查。 5. 每月制作合同签订（履行）登记表； &公司规定的其它职责。 第十壹条签订合同部门须履行下列职责： 签订合同部门是指签订各类合同的经办部门，其职责如下： 1.根据公司

5、年度生产运营综合计划及时编制本部门签订合同计 划。 2负责所签合同的市场调查和资信审查。重大合同的调查情况及招标 情况要形成书面材料，且报合同管理部门备案。 3. 组织合同谈判。重大合同或法律关系复杂的合同谈判，必须于合同 管理部门的指导或参和下进行。 4. 根据法律、法规的规定以及所签合同的具体性质和要求，全面 准确地拟定合同条款，且办理报批和签章手续。 5. 负责合同履行，按照合同管理部门的要求真实填报合同签订、履行 情况。 &及时妥善办理合同的变更或解除事宜，发生纠纷，该合同的委托代 理人应及时详细地向本部门和公司领导汇报。 7.应建立简便有效的合同履行督促检查制度，定期对到期合同的履行

6、 情况进行检查。合同履行完毕，应到合同管理部门办理核销手续。 8.依法参加合同纠纷的调解、仲裁或诉讼。 第三章合同的签订及履行 第十九条签订合同（协议）前要求： 1.市场调查：对需要签订的合同，应根据其内容对标的物的市场分布、 生产厂家、价格及其趋势等进行综合性的分析或论证。尤其是买卖合 同，要严格按照“货比三家，比质量、比价格、比结算方式”的原则 做好签约前准备。 2资信调查：对经市场调查后选定的签约对象的资信进行审查（如民 事资格、运营范围、注册资本、生产和技术水平、履约能力和企业信 誉产品质量等），以确定是否具有签订合同的履行能力和独立承担民 事责任的能力。 3. 合同谈判：合同谈判应由

7、具有合同谈判经验且具有相应技术、经济 和法律知识的人员负责；重大合同或法律关系复杂的合同应由签订合 同部门会同关联部门或专业人士以及合同管理部门组成谈判组。 4文本起草：合同起草原则上由我方签订合同部门的谈判人员或 谈判组负责，力争合同起草权，以掌握主动。 5.合同审查：所有合同于正式签约前，签订合同部门应将合同文 本和有关资料（如依据的计划、批件、市场调查及资信审查资料、合 同谈判纪要、招投标文件、货比三家资料）送合同管理部门（或合同 主管）进行审查。 &合同审批：签订合同部门负责将合同送至关联部门审核且报法 定代表人（或公司授权的领导）审批。 7.签字盖章：合同管理部门于合同已经法定代表人

8、或委托代理人 签字后方能加盖合同专用章。 第二十条签订合同部门于签订采购合同时，对其价格应有多家报 价，同时考虑价格组成如：货价、运价、杂费、税金等。对结算方式 的期限应争取优惠条件。 询价方式可采用函件、传真、电报，若是电话询价则应有电话记录。 第二十壹条于签订、履行合同的过程中，凡和合同有联系的文书 资料、图表、电报、电传和传真等均应视为合同的组成部分，原件应 送审签该合同的合同管理部门（或合同主管）备案。 签订合同部门应将合同履行情况，及时书面通知合同管理部门 （或合同主管）。 第二十二条变更、解除、终止履行合同的通知或协议，应当按照原合 同的审批程序报公司批准，经批准后采取书面形式签订

9、合同变更、解 除、终止履行协议。 第二十三条合同管理部门应将履行完毕的合同、尚于履行的长期合同 （有效期超过壹年）及时送交公司档案管理部门存档且办理交接手 续。 第二十四条签订合同部门及审批流程：合同经办部门（草拟合同 和办理报批手续）T关联部门会签T合同管理部门（审核）T公司分 管领导审定T总经理审批T合同主管盖章。 各类合同审批流程： 材料合同： 供应处（草拟合同和办理报批手续）T关联部门会签f合同管理 部门（审核）f公司分管领导审定T总经理审批T合同主管盖章 设备合同： 设备处（草拟合同和办理报批手续）T关联部门会签合同管理 部门（审核）f公司分管领导审定-总经理审批-合同主管盖章 备件

10、合同： 设备处（草拟合同和办理报批手续）T关联部门会签f合同管理 部门（审核）f公司分管领导审定-总经理审批-合同主管盖章 销售合同： 销售处（草拟合同和办理报批手续）-合同管理部门（审核）- 公司分管领导审批-总经理审批-合同主管盖章 建安合同 合同经办部门（草拟合同和办理报批手续）-关联部门会签-合 同管理部门（审核）-公司分管领导审定-总经理审批-合同主管盖 早 （六）综合类合同: 合同经办部门（草拟合同和办理报批手续）7关联部门会签T合 同管理部门（审核）7公司分管领导审定T公司负责人（总经理）审 批7合同主管盖章 第二十五条 签订合同的权限规定：销售合同按照安徽海螺水泥股 份 XX

11、公司（以下简称“海螺水泥公司” ）划分的销售权限办理；材料 合同按照海螺水泥公司下发的物资管理办法及关联规定执行执行；设 备合同按照公司年度生产运营综合计划或集团公司批准的项目执行， 且应执行集团公司关联规定；备品备件合同除由海螺水泥公司装备部 统壹采购外由公司自行签订；建安合同按照工程部及集团公司关联规 定执行；综合类合同按照海螺水泥公司及公司关联规定和程序根据具 体情况进行签订。 第二十六条 合同会签要求 ：合同报批前，合同经办部门应如实填 写合同签订的背景情况，选择签约方的依据、招（投）标情况、所签 合同的主要内容，且送关联部门及公司领导会签，各会签部门须严格 按照法律法规及本公司的管理

12、制度认真地进行审核和会签，且对其签 字负责。 报批合同的经办人员及合同经办部门的负责人为所签合同的第 壹责任人，全面负责该合同的签订和履行工作。 合同会签单原件及合同相应背景资料随合同原件由合同主管按 合同不同类别及合同编号顺序存档。存档的合同、合同会签材料应当 完整。 第二十七条合同审核要求： 公司各类合同的条款内容审核由合同主管负责，合同经办部门参 照本条要求于起草合同时进行预审。 所签合同是否符合集团公司或公司关于合同签订权限划分的 规定。 签约方资信审查： 签约资格审查： 签约方是否具备签约资格，法人资格是否有效；法人二级机 构不可对外签约。 代理人的代理资格是否合格，代理权限、期限是

13、否明确。 履约能力审查 审查对方技术力量、人员素质、服务质量、保障供应等方面。 审查对方资金情况（即：工商登记的注册资金）。 审查对方的货源情况（即：供应方的原材料准备情况、生产 能力等情况）。 企业质量认证体系是否建立。 履约信用审查 重合同守信用企业能够作为审查企业履约信用情况的参考。 营业执照、生产运营许可证资质证等国家或行业 颁发的证书。 银行授予的资信等级。 形式审查（文本规范、签字盖章、审批程序）： 合同文本是否规范（标准文本），签约方地址、通讯方式、银行 帐号、税号。 签约对方法定代表人（或委托代理人）签字、盖章应清晰。 我方合同经办部门（合同经办人）、关联部门的会签意见。 条款

14、审查（条款合法、齐全、清楚、确切、穷尽）： 合同条款是否齐全不漏项，用语是否准确。 合同标的物的价格及其他收费是否合理，价格是否包含税金。 合同标的物的质量要有标准、产品要有验收方法（时间）。 合同数量、规格清楚，交（提）货时间（数量）应明确。 包装物、提（交）货地点（时间、数量）、运输方式和结算方 式明确。 合同定金、预付款是否合理。 违约责任及违约金（或赔偿金）计算方法准确。 经济担保是否合法 第四章合同章的规定 第二十八条 合同章的保管部门 ：公司合同专用章由公司办公室负 责保管和使用。保管和使用按照集团公司、股份公司关联规定及本办 法执行，其使用范围为公司统购物资外的日常生产运营方面的

15、经济合 同和经集团公司授权签订的其他合同。 第二十九条 合同章的保管规定：合同主管应妥善保管合同章，不 得外借或私自携带外出，如合同章毁损、丢失或被他人误用，合同主 管应负全部责任。 第三十条 合同章的用印规定：主要包括以下方面： 1、公司所签合同（协议）合同章的使用须由合同主管本人负责 使用。 2、合同主管于用印前应对合同及合同会签进行复审，且根据合 同分类要求对每份合同进行编号，将合同编号填写于合同会签及每壹 份合同上，同时于合同中填写合同签订时间、合同签订地点。合同主 管有权就和合同关联事宜向合同签订部门质询。 3、用印前合同必须经法定代表人或法定代表人授权的公司领导 审批，且且由法定代

16、表人或委托代理人于合同上签字。 4、若所签合同于程序上不合规定、内容上存于错误，合同主管 应拒绝加盖合同专用章，但应及时将意见反馈给合同签订部门，以便 修正。 5、用印后合同主管应留存壹份合同原件以及该合同的过程资料 （如：合同会签单原件、 公司方案原件、 委托采购函件原件、 询价表、 客户资信材料等，且按照合同分类按顺序及时依次归档。 6、不得签盖空白合同书 第三十壹条 、合同分类及编号： 公司将生产运营中发生的合同分为四类进行管理，即材料合同、 设备合同、备件合同、综合类合同，其合同编号分别为： 1 、 材 料 合 同 ： 大 宗 大 料 YHYRC10001 、 辅 材合 同 价 YHC

17、FC10001 ； 2 、设备合同：统购设备 YHSB10001 ，自购设备 YHSBA10001 3 、备件合同：统购备件 YHBJ10001 ，自购备件 YHBJA10001 ； 4 、综合类合同编号为： YHZH10001 注： YH 代表英德海螺公司， YRC、CFC、SB、BJ、ZH 分别代表 大宗材料、辅材、设备、备件和综合类合同。按照年份编号， 10 代表 年份， 001 代表流水号。 第三十二条 补充协议或变更协议中应当明确原合同号、原合同签 订日期、原合同主要内容等事项。补充协议编号为原合同号加补充协 议号，如： YHZH10001 的第壹份补充协议的编号为“ YHZH100

18、01 补 1 ”，第二份补充协议的编号为“ YHZH10001 补 2 ”，依次类推。 变更协议编号参照补充协议编号规定执行。 第三十三条 合同主管应当保证合同编号和合同及其会签材料逐 壹对应。 第三十四条 合同主管负责建立且及时更新合同台帐，其于合同编 号后、盖章前应当将合同主要内容按合同编号逐壹登记入合同台帐。 第五章合同存档和保管 第三十五条 合同用印后合同主管应留存壹份合同原件以及该合 同的过程资料（如：合同会签单原件、公司方案原件、委托采购函件 原件、询价表、客户资信材料等） ，且按照合同分类按顺序及时依次 归档。合同主管应当保证合同及过程材料存档的及时性、完整性。 第三十六条合同管

19、理应当和公司其他方面管理相区分，不得将用 于合同管理的存档文件包括合同会签原件、合同原件挪作他用，包括 申请付款、用于执行。如有业务部门借阅、复印，应当登记且及时索 回。非公司内部关联人员禁止查阅。 第三十七条合同的补充协议应当附于原合同之后，补充协议的管 理和原合同壹致。 第六章合同纠纷的处理 第三十八条处理合同纠纷的部门：合同纠纷的仲裁或诉讼案件处 理由公司办公室负责，合同的经办部门协助。合同主管就该合同纠纷 需要的资料、信息，有权向合同签订的关联部门咨询，且提出处理该 纠纷的意见。 第三十九条合同纠纷的的申报：当合同发生纠纷时，该合同的委 托代理人（或合同经办人）应及时详细地向本部门和公

20、司领导汇报， 且会同公司它关联部门研究解决方案，报法定代表人审定。 第四十条上条纠纷的处理结果须及时报海螺集团公司关联部室 备案。 第七章责任 第四十壹条签订合同部门应全面执行本规定，认真履行其职责。 合同经办人或合同签订部门负责人系所签合同的第壹责任人，对所签 合同的签订、履行应自始至终负责。 第四十二条因违反法律和本暂行办法的行为，而给公司利益造成 损失的，关联责任人应承担行政责任、赔偿公司损失；触犯刑律的， 应承担其法律责任。 第四十三条因工作失误发生合同纠纷，致使公司权益受到损害 的，行为人应负法律、行政和经济责任。 第四十四条有下列情形之壹的，对责任者酌情核减考核分： 1违法和违反公

21、司规定签订合同的； 2. 签订的合同条款不全或不规范给合同履行造成障碍或发生纠 纷的； 3. 没有代理权、超越代理权或代理权失效后签订合同的，但法定 代表人于壹个月内追认代理的除外； 4没有对合同对方进行资信审查，或资信审查不认真、不准的； 5.由于合同管理部门、签订合同部门以及所签合同的委托代理人 （合同经办人）的责任原因造成我方违约的； &对方违约给公司造成损失而未及时给予追究的； 7. 拒绝、阻碍合同管理人员依法执行公务的。 8. 其他违反本办法及公司合同管理关联规定的行为。 第八章其他 第四十五条本办法的附件英德海螺水泥有限责任公司合同评审 须知和英德海螺合同评审表和本办法具有同等效力

22、。 第九章附则 第四十六条本办法自下发之日起施行，本办法施行后的合同管理 行为按照本办法执行。 附件壹：英德海螺水泥有限责任公司合同评审须知 附件二：英德海螺合同评审会签表 附件壹： 英德海螺水泥有限责任公司合同评审须知 为了规范公司内部签约行为，明确合同评审人员责任，防范运营 和法律风险，现将合同评审中的有关问题规定如下： 壹、会签人责任 1、会签人应根据各自所于岗位的职责认真审核拟签合同，有不 同意见的，应于会签单上或会签单的背面书面提出。 2 、合同执行人应对拟签合同的真实性负责， 其主要责任包括 （但 不限于）： 应对拟签合同的真实性负责，且认真填写合同评审意见； 查验签约对方的履约能力或信誉； 核实签约对方的签约资格（或委托代理人的签字资格）； 拟签合同的洽谈过程（磋商、议标、招投标）符合公司的关联 制度要求； 对合同所涉及的性价比已经过认真评定； 妥善保管拟签合同的过程资料（签订合同计划、领导批件、客 户资信材料、询价单、招投标文件、各部门的修改建议，谈判记录以 及会签部门的修改意见等） ，以供关联部门备查。 3、合同签订部门负责人应对拟签合同的真实性、计划性负责， 其主要责任包括（但不限于） ： 已经知晓或核实了合同执行人于拟签合同过程中的各项工作， 且认真查阅合同执行人所报材料； 拟签合同已经履行了公司签订合同的关联程序； 拟签合同符合公司的计划要求，符合