单据管理制度

1、单据管理制度 作者： 日期: 单据管理制度 单据管理制度一、单据范围 本制度包 括：岀示单据、外来单据、内部结算单据。 1、岀示 单据:发票、收银单。2、外来单据：发票、收据、送 货单、部分白条（鲜活食品）。3、内部结算单据：申 购单、收据入库单、领料单、配送单、收银底带、货物短缺 （溢余）单、报损单、日报表、月报表、盘点表、盘点差异表 等内部结算单据，所有同部结算单能使用电脑单据的尽量使 用电脑单据。 二、单据管理原则1、消号单 据管理制度:涉及到对外的出示单据和结算单据一律实行消 号制度。主要包括以下内容:发票、收据、（包括：手写单据 和打印的都必须在财务报备，由财务发出,盖章，无财务盖章

2、 的单据视为无效单据）缴款单、酒水单、入库单，建立领用消 号制度，落实专人管理。2、限额领用制度:定额 发票，实行限额领用。3、其他单据实行普通单据管理 三、单据合法原则1、收据应由交款人、收款人签字 方为有效。2、入库单应由采购、库管、入库部门领 导签字方为有效。直接在使用部门入库的使用部门主管必须 签字方为有效。领料单应由领料部门经理、库管、 领料人签字。报账发票、收据、白条：外来单据应据 备以下内容:对方单位印章、收款人签字、日期、经济业务内 容或摘要、金额；购销发票还应有:商品名称、规格、型号、 单位、单价、金额。所有的外来单据金额栏必须有大小写两 种格式（同出示单据）。外来单据应办理

3、入库手续或验收手续 的必须以入库单或验收单据做为外来单据的附件。没有入库 单的需经手人、部门经理签字方为有效；发票、收据、白条 等外来单据不单独报销,必须附在费用报销单后才能报销。 5、费用报销单：外来单据报销类:将外来单据作为报销单的 附件,费用报销单填写以下内容:外来单据内容，会计科目，附 件张数，日期，金额等内容。没有外来单据的报销单必须填写 具体的经济业务内容，所有的报销单必须经报销人、会计、公 司负责人、签字为有效。1/4页7、收银底带应由收银、 出纳签字。8、货物短缺（溢余）应由库管、门店经 理、采购签字。9、报损单:作品、原材料在付报损应由 库管、部门主管、财务、总经理签字，方为

4、有效。10、收 银、柜台的收入日报和月报:由收银员，收银稽核、和部门店 经理签字。11、盘点表由实物负责人、部门经理、盘点人、 监盘人签字。12、盘点差异表应由库管、会计、部 门经理、总经理签字。13、申购单分为两部门;鲜 活食品原材料申购单由餐厅经理、行政总厨签字方为有效（2 ） 原辅材料一次性用品申购单由部门经理，行政总厨，库管签字 方为有效，健身部在物品采购由主管制定采购计划、由谭总 审批后方为有效。（3）酒水一次性用品申购单由门店负责人、 库管签字方为有效（3）各部门物耗品:扫帚、灯泡、等其他 易耗物品（单项金额10元以下总金额在5 0元以内）申购 单由各部门负责人签字方为有效。（4）

5、其他小额零星（单项金 额10元以下总金额在50元以内）购置物品申购单由申购部门 负责人签字方为有效。（5）其他低耗品，小额财产（100元 以上的）申购单由部门负责人、总经理签字方为有效（6） 5 00 元以上的财产不需填写申购单,但由总经理同意后才能执行 （或者签订合同由总裁签字盖章后按合同有关条款执行）同时, 执行过程要随时汇报总裁。付款、报账都须经过总裁审批后 才能执行。采购员凭申购单、采购物品;如遇紧急采购的物品， 可事后补办入库手续，需部门经理签字确认。四、 单据规范（注意事项）1、收据应在摘要栏填写收款事 由或具体的收款项目，内容必须详尽清楚。金额栏大写小写 必须一致，金额填写规则:

6、金额必须正确及准确。领料 单、入库单、货物短缺（溢余）单应填写物资书面名称、入库 单位、数量单位、单价、金额（大小写）、等级，有规格型号, 应填写规格型号,没有的不填。领料单、入库单必须按行次填 写,同一张单内岀现负数内容时，也只能按行次填写，不得隔行 填写。（一般情况下，填写红色入库单或岀库单。）3、 费用报销单应填写:费用项目或事由、费用类型、金额（大小 写）。4、报损单应填写报损原因、品名、数量。5、 盘点表、差异表：品名、规格、型号、单位、数量、等级。 6、申购单:申购部门、数量、质量、等级、产地、品名、规 格、型号、期限、原因、日期。7、所有单据填写均应字迹 清晰，数字规范。8、所有

7、单据金额填写规则:有大写 栏的，大小写必须一致,无大写栏的可不填，小写合计栏在最 高位数前填写“，”，有数量的单据，数量，单价，金额必须相 符，单项金额与合计金额必须相符。金额四舍五入规则：单 项金额必须准确无误，不能四舍五入，合计金额必须四2 / 4 页舍五入，不得有分位数出现。便于结算。五、单据 联次及传递1、收据为三联：岀纳存根一联、交款人 一联、财务一联，财务联每旬报账时一并传递会计部。2、 入库单为三联:库管一联、采购（或供应商联）、财务联。 原材料入库单，采购（或供应商联）联于填写时取得，财务联 必须由保管在填写次日内传递财务室，最多不超过次日。 其它入库单，采购联于填写时取得，财

8、务联付在购货发票收据 后，报账时（报账期限为三天以内）一并传递财务室。3、 领料单三联:库管一联、领料部门一联、财务一联。一 次性办公用品（笔、笔芯、纸等）不办理领料单，但需在库管 办公用品领用薄上签字。 其它原材料（包括一次性用具）领 料单，财务联在填写当日由保管传递财务室。其它财产、 低值易耗品类领料，财务联附在发票后连同入库单、发票一并 于报账时（报账期限为三天以内）传递财务4、收银 底带、日报表经门店经理签字后，当日营业结束后或次日营 业前传递财务（由收纳自行取得），具体传递为:收银员打出日 报或收银底带稽核人员稽核并岀具报告和差异报表 财务室。5、货物短缺（溢余）单，附在入库单后一并

9、于 传递入库单时传递财务室。7、报损单两联:财务一联、报 损一联。报损单由部门连同报损告一并传递保管处，保管处 呈总经理审批后登记账务，然后将一联退还报损部门一联传 递财务室，月终应将所有报损单传递财务室。6、盘 点表原材料（鲜活食品）盘点表两联，财务室自行盘点，自 行取得盘点，完毕后留存一联给部门；库房原材料盘点表一 式两联，保管一联、财务一联，均于盘点完毕后取得；门店 原材料盘点表一式三份，保管一联、财务一联、门店一联，财 务联由保管于盘点完毕后两日内传递财务室，其余两联于盘 点完毕时取得；其他盘点表一式三联，部门一联、 库管一联、财务一联，财务联与盘点完毕后两日内由保管传递 财务室，其余

10、由盘点完毕时取得。7、盘点差异表 门店原材料差异表:由财务室根据主管呈报的差异表于月终 时汇总，一式两联，由总经理审批和复核后由财务室留底一联, 另一联由财务室传递门店经理。基地库房盘点差异表: 一式三联,由财务室收取盘点表之日起7日内岀具经总经理 复核后，分发部门和总经理，财务部留底一联。3/4页 财产、低值易耗品盘存差异表一式四份，总经理一份、财务 一份、库管一份、部门一份，差异表由库管于盘点完毕后10 日内出具，分别呈部门经理和总经理签字后分发各部门。1 0、部门内部物资调拨单：一式四联，财务、库管、使用部 门各一联，由库管于调拨之日出具。调拨双方签字后呈执总, 审核后由保管分发各部门。11、申购单：一式两联, 申购部门留底一联，另一联通过不同途径传递财务室:（1）申购 部门通过各级审批（2）传递采购部（或由基地传递采购部）， 采购实施采购。采购完毕传递库管处（3）库管入库同时审核 申购单并办理相关手续（4）由库管最后直接（或经过采购）传 递财务室。12、所有单据每一列都应准确、真实传 递给相关部门，不能遗漏、错单，要及时发现错单，把错单收 回，并调换正确的单据。六、单据保管1、 财务部单据均应填制记账凭证,随记账凭证按会计规定装订 成册。2、所有