哈克房地产有限公司行政办事务管理制度(20210107023149)

1、哈克房地产有限公司行政办事务管理制度第一章 总 则第一条为加强公司行政办公事务管理，理顺公司内部关系，提高办事效率，使各项管理标准化、制度化，特制定本制度。第二条本制度中所指行政办公事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公用品管理、报刊及邮发管理等。第二章 档案管理第三条 存档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档 案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件及材 料。第四条档案管理指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案绝对安全。第五条档案的借阅与索取：（1）总经理、副总经理、总经理

2、办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅 手续，直接担档；（2）公司其他人员借阅档案前，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；（3）对借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、 转借、遗失，如属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准后方可摘录和复制， 一般内部档案资料须经总经理办公室主任批准后方可摘录和复制。第六条 档案的销毁（1）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；（2）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须 经总经理办公室主任批准后方可销毁。（3）经批准销毁的公司档案，档案认真填写、编制销

3、毁清单，由专人监督销毁。第三章 印鉴管理第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后再由管理印鉴人盖章，如违反此项规定其造成的后果由直接责任人员负责。第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询和存档。第十条公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条后方可开出，持空白介绍信外出工作 回来必须向公司汇报其介绍信的使用情况，未使用的必须交回。第十一条盖章后若出现意外情况均由批准人负责。第四章公文打印管理第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。第十三条

4、公司各店所有打印公文及文件， 必须一式三份交各店总经理办公室留底存档。第五章办公用品的管理第十四条办公用品的购发：（1）每月月底前，各店负责人将该部门办公用品购用计划提交总经理办公室；（2）总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预并由部室主任签字领回；（ 3）除正常配给的办公用品外， 若还需用其他用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；（4）公司新聘工作办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配 齐，以保证新聘正常工作。（5）负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开 支适当；（6）负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出

5、库时一定要由领取人 员签字；（7）办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度 办事，非工作不允许进入库房。第六章 报刊及邮发管理第十五条 报刊管理人员每半年按照公司的要求做出订阅报刊计划及预算，负责办理有 关订阅手续。第十六条 报刊管理人员负责报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门 有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。第十七条 任何人不得随意将报刊据为已用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。第七章 附 则第十八条 公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。 （1）私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或往邮局。（2）所

6、有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；（3）控制各类挂号信。凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可 邮发。第十九条 本制度解释权归总经理办公室。第二十条 本制度从发布之日起生效。第一条 为使公司行政办公事务管理水平提升到更高层次，特制定如下规定。 第二条 办公仪表规定：1. 每周一至周五：男士着公司统一套装、白衬衣、皮鞋，必配领带；2. 每周一至周五：女士着公司统一套装、白衬衣、皮鞋；3. 头发梳理整齐，熨烫平整，领带笔挺，皮鞋亮净。第三条 办公室规定：1. 办公桌：桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品；2. 辅桌：放置文件文件盒、笔筒、书籍外，

7、不准放其他物品；3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物吕，人离开时将椅子放于是桌下；4. 电脑：桌前呈 45角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下；5. 拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅；6. 垃圾篓：置辅桌后；7. 饮水机：放指定地点，不得随意移动；8. 报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；9. 外衣手袋：请置挂于是衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。第四条 办公语言规定：1. 交往语言：您好，早晨好，您早，再见，请问，请您，劳驾您，谢谢，拜拜；2. 电话语言：您好，请问，谢谢，再见；3. 接待语言：您好，请稍候，我请示一下，请坐，对不起，请登记，我马上去联

8、系，打扰您 一下，好的，行。第五条 办公行为规定：1. 坚守工作岗位，不要串岗；2. 上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情；3. 办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；4. 上班时间，不要在办公室化妆；5. 接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留；6. 使用接待室和会议室，要事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室；7. 不要因私事打公司长途电话，凡因私事打电话，发现一次罚款X元；8. 不要在公司电脑上发私人邮件或上网聊天，发现一次罚款X元；9. 不要随意使用其他部门的电脑；同时，私客未经总经理批准，不准使用公司电脑；10. 所有电子邮件的发出，须经

9、部门经理批准，以公司名义发出邮件须经总经理批准；11. 未经总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料；12. 严格遵守考勤制度，迟到、早退每分钟扣工资X元；13. 不论任何原因，不得代人刷卡；14. 吸烟请到吸烟室 ，否则罚款X元；15. 请病假如无假条，一律认同为事假；16. 凡出差外地达一天以上者，应先填报经领导批准的出差证明单；17. 因故临时外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须与总经理办公室打招呼；18. 无工作需要，不能擅自进入计算机房、客房服务中心、档案室、打字室、财务部、会议 室、接待室；19. 不要将公司的烟缸、茶杯等一切公物，带回家私用。本规定XX

10、XX年X月X日开始执行，望全体员工自觉遵守。总经理办公室即日起将实施 监督与检查。公司办公室员工岗位职责规定第一条 办公室主任岗位职责1. 全面领导并具体主持行政办公事务工作。2. 召集公司办公室每周例会，制定每周工作计划。3. 审核批准公司X元以下行政费用开支报告。4. 审核上报公司X元以上行政费用开支计划。5. 负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。6. 管理公司员工及住宅问题。7. 负责对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调。8. 管理总经理办公室人员编制。9. 负责对外联系的工作计划的制定与实施。 第二条 人事行政专员岗位职责1. 按合同实施物资采购和小型用品采购。2. 具体安排员

11、工午餐。3. 缴纳电话费。4. 管理环境卫生。 第三条 前台文员职责1. 接转交换机电话。2. 负责传真收发与登记。3. 负责前台接待、登记。4. 引见、招待、接送来宾。5. 负责监督打卡和汇总考勤。6. 负责请假及加班电报单的保管、汇总、造表。7. 负责锁门，管理电梯，检查灯光、门窗。8. 收发报刊函件及整理保管报纸。 第四条 办公室副主任岗位职责1. 督办与上报全公司各部门每周的工作计划。2. 落实谈心制度。3. 反映员工的思想动态，研究、报批与实施引导激励员工的激励机4. 安排布置内部会议的资料。5. 组织与安排员工生日及公司集会。6. 负责公司发文管理及报批。7. 协助全公司各部门的资

12、料整理。8. 管理档案。9. 审查文件、记录及内刊。 第五条 文 员1. 负责文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订。2. 管理饮水。3. 保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材4. 制定办公用品计划并报主任审批。5. 接待与通报总经理室客人。哈克房地产有限公司办公室主任责权规定第一章 职务规定第一条 负责督促、检查行政部门对上级的指示、总经理办公室决议及总经理决定的贯彻执 行。第二条定期组织收集、分析、综合公司有关生产、行政等方面的情况，主要做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。第三条根据总经理提示，负责组织总经理主持的工作会议，安排并做好会务工作。第

13、四条负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告。第五条组织起草总经理办公室文件，负责审核各职能部门以总经理办公室名义起草的文件，组织并做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。第六条组织做好总经理办公室印鉴和介绍信的使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，并及时编写公司的大事记。第七条协调、安排涉及多部门主管参加的各种会议。第八条组织并做好来客接待和公车的管理工作。第九条指导并做好电话话务与机线维护工作。第十条根据总经理提出的方针、 目标、 要求，及时编制本室的方针目标， 并组织贯彻落实。第十一条负责公司办公用房的分配调整及办公用品、 用具标准的制订和管理， 并对

14、办公用品、用具标准化及各部门文明办公进行检查督促。第十二条 负责完成总经理临时交给的各项任务。第二章 职权规定第十三条 有权向公司各部门索取必要的资料和情况。第十四条 有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。第十五条 有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。第十六条 有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作 第十七条 有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。第十八条 有权安排、调度公车的使用。第十九条 对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。第二十条 对不符合规定或质量不高、效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放。第二十一条对要求各部门主管参加的会议有综合平衡或精

15、简压缩的权力。第二十二条有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，并对办公用品、用具标准化进行检查、督促。第三章 职责规定第二十三条 对得知生产行政工作出现异常情况后未及时向总经理反映， 以致造成重大损失 负责。第二十四条对总经理办公室行文的差错，收集与整理的资料失实而造成的严重的后果负责。第二十五条对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。第二十六条对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。第二十七条对印鉴、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。第二十八条对下属工作质量差造成的不良影响负责。第二十九条对本室所属岗位发生的设备、人

16、身、交通、火灾事故负责。第三十条对未及时根据公司方针目标的有关要求， 编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。哈克房地产有限公司秘书工作细则第一章 秘书的任务第一条 秘书的任务是代替公司经理处理些可由其他人完成的工作和为经理的工作做好准备。第二条 本公司秘书的工作有很多项内容，简单地表示如下：1. 传达；2. 运转；3. 助手；4. 书籍文件整理5. 室内整理6. 代行事务；7. 会议事务；8. 调查；9. 记录；10. 接待。第三条 以上工作的内容以及分量，根据经理的意图和各项工作的具体内容决定。第二章 秘书的工作内容第四条 传达事务的工作内容具体如下：1. 接待来访 来访者各有不同，事有

17、大小，秘书要区别对待。对应该会见的人，应直接转达对方的意图， 并引其进入会客室或经理办公室， 不论对方要求见面还是仅仅预约。 对不宜会见的人， 在请示经 理后以“不在” 、“正在开会”或“工作很忙”等为由拒绝对方，或是将个人意见报经理后作出答 复。2. 收听电话收听电话时一定要先声明“这里是XX公司”等，然后记下对方的姓名、工作单位、有什 么事情，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说经理是否在。3. 转达需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转速。4. 文件的收发及分送 收到的邮件或送来的文件，首先要区别是需直接送呈经理的，还是需秘书先进行处置和整 理的，或者是私

18、用文书，需经理办理的要直接送交经理。 经理不在时， 如果有与经理直接有关的 留言、电报、快递，可用电话告知。第五条 日常运转工作1. 日程的设计及其安排 对所确定经理应处理的事项，如会见、出席高层职员咐、总会等会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助经理制定出日程表。日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。2. 准备及安排 有些工作需要特别的准备和安排，而且这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。第六条 用品的整理1. 在办公室内 平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量。为些，应设计一张用品 及备用品的明细表， 在上面记下品

19、种， 一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期，此外还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。2. 经理外出时经理外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应事先准备好一定数量，需要收入担包内的物 品也要作同样考虑。 这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表， 事先贴在那里以防 遗漏。3. 文件、资料的准备 首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并 准备齐全。然后画一张文件明细表以方便使用。第七条 文件整理业务1. 为使经理处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对这些文件 进行整理。 整理工作首先要根据经理意见将文件分类， 并放入固定

20、的装具和容器内， 使用中还要 经常整理，以便很容易地查到文件。2. 整理工作的关键是分类项目的确定。 保管及整理文件用品的选择和整理、 借阅手续的完善。3. 业务用的文件分为正在处理的文件、 正在运行的现行文件和已处理完毕的文件， 此外还有 机密类文件。根据应用根据还可以分为每日必用、常用和不常用三种。4. 经过这样整理后，有必要对其进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在 听取经理意见后再制一张文件分类的明细表， 将表张贴在保管场所或保管人的桌子上， 便于参照。第八条 整理、清扫工作 此项工作应由秘书督促事务员和勤杂工来完成。工作中须注意如下几点：1. 清理桌面台历和墙上的日历要

21、每天调整日期。桌子要擦抺干净。常用品要准备好，并按要求备 齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫或更换。2. 室内的物品都要放在固定的地方。3. 根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。第九条 代行业务秘书可以代行的事务主要有：1.参加庆典、丧礼等仪式这种场合要特别留心服装和服饰品及行为仪表的得快，同时还要十分讲究寒暄、应酬的用 语。2.转达经理意见或命令 表达经理意见要完整准确，注意简洁、迅速。有时根据情况，还要将对方的答复向经理汇 报。第十条 会议事务 该项事务是指由经理直接使用的几种帐目的管理，包括：各项物品的购入及发放、资产的 调配及运用、现金收入及支出等方面

22、的帐目记录及管理。1.关于资产状态及收支情况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表，在特殊情况下， 要随时根据经理副经理的要求拿出报表。2.处理资产状况还应注意以下几点：（1）支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金出纳帐中。现金出纳账与现金余额 的多少应保持一致。 票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任， 每个月应有两三次， 将这些收 据汇总后让经理过目；（2）日常的现金支出应限定一定的数量，除此之外，若有特殊项目，应申请特别支出的资 金或开出支票；（3）开具支票需有收据或其他凭证，并在支票上记下用途，由经理盖章；（4）资产分为土地、建筑物、有价证券、备用品及各种家具杂物的押金等。应设

23、立各种资 产的台帐及有价证券簿，详细记录各种资产的内容、单价、数量、现有额及出入额等；（5）银行存款及邮政储蓄要设存款底帐。接受款项者应按名称分别立帐并明示余额。3. 各种物品的购入和发放应特别注意有无使用申请和手续是否齐备，并及时入帐， 以免遗忘和推迟记帐。第十一条 协助调查 公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查工作时，办公室秘 书须做好协助工作。1.进行调查工作时，秘书应选择并委托合适的专家、顾问进行或将他们列为调查委员，并与 之保持日常联系，需要时提出调查课题请他们完成。2.有些专业事项的调查， 秘书也可以亲自听取专家和当事人的意见， 或在调查各方面情况后， 将调查情况汇总后报告给经理。第十二条 文书工作 文书工作有三个方面：书写信函、起草文件以及誉清或印刷文件。1.信函的完成对经理经常会使用的信件种类可事先汇