【岗位说明书范例】办公室档案专员0522

1、精品资料可编辑修改此为某公司办公室档案专员的岗位说明书，仅供参考!办公室档案专员岗位说明书(岗位履职指南及作业指导书)岗位编码：暂空版本级别：cb a修订管理关系直接上级岗位办公室主任直接下级岗位m贝岗位等级一、岗位职责与考核标签对接岗位核心价值通过建立和完善企业档案管理制度，组织开展企业档案的有序管理，实现企业信息资源的共享，满 足企业各项信息资源的需求。核心职责及考核标签岗位核心职责考核标签可以量化的 关键绩效指标不能量化但需要明确的 典型考核特征职责一：负责起草、修订完善公司档案管理制度，并组织落实。档案管理制度建设及落实情况履职指南具体工作事项细化描述1、贯彻执行国家、行业、企业的档案

2、管理的规定、办法、标准、制度；各类档案管理规定转发及时性2、根据上级单位文件及公司实际情况制定、修订完善档案相关规章制度，并组织实施；档案管理制度更新及时性3、对公司档案管理工作中存在问题提出建议和意见，形成改进计划或方案后，组织实施；档案管理改进方案米纳率4、负责对基层单位贯彻执行档案法和企业档案管理制度情况进行督促、检查和考核。档案制度执行情况检查次数履职关键点1、履职依据：根据档案法及行业、企业的档案管理规定开展工作。2、履职关键控制节点：(1)每半年提交档案工作实施方案，组织督办落实；(2)每年末对基层单位贯彻执行档案法和企业档案管理制度情况进行督促、检查和考核一次。3、履职权限：(1

3、)对公司各部门档案管理工作后建议、考核权；(2)开展对基层单位的检查，对基层单位档案管理工作后考核权。职责二：负责公司档案管理工作。公司档案管理工作开展情况履职指南具体工作事项细化描述1、负责公司档案收集、整理、鉴定、保管、检索、统计的管理工作；档案归档率、完整率、准确率2、负责档案借阅、登记、回收的管理工作；档案借阅满意度、回收及时率3、负责档案基础数据的录入和档案管理系统的维护工作；档案数据录入准确率、数据维护及时性4、负责公司实物、声像、电子档案的管理工作；收集齐全、鉴定准确、归档规范、数据齐全5、组织开展档案分类、编目、标识等编研，作；编研准确率6、负责编制上报企业档案基本情况统计年报

4、；统计年报数据准确率7、负责公司档案的定期销毁工作。销毁及时性履职指南履职关键点1、履职依据：根据国家及行业档案管理标准开展工作。2、履职关键控制节点：(1 )各门类档案要求今管理，并完整、准确、系统。档案归档率达95%，档案完整率达95%，档案准确率达100% ; 归档具体步骤：对文书档案纸质版进行收集(通知公司各部门上交年度的纸质文件)、整理、分类、对每份文件进行打页号、编件号、入档案袋、出案卷目录、装档案盒、上架、出立卷说明、编目录明细、保管等工作，同时对 文书档案在oa档案管理系统中进行电子归档，即实行“双套制”归档管理，并做好每隼文书档案的光盘备份工作， 按电子档案管理规定进行归档；

5、(2)每年年末对档案管理系统当年归档的数据进行审核，每年开展一项编研工作；(3)每年年末根据档案基础数据，汇总统计后报主任和主管领导批准后，进行上报；(4)每年2月由思政部、工会的兼职档案员对归档的实物、声像、电子档案进行纸质和电子归档，审核后办理移交手续；(5)对已到保管期限的档案对照公司档案管理规定进行初次鉴定，再组织档案鉴定小组到档案库房现场对照实物进行鉴定、审批、签名，经主管领导批准确认后，将待销毁档案进行打包，并到指定地点进行销毁，做好监销人的签名确认手续，同时在案卷目录中对已销毁档案盖上“已销毁”的印章，并将销毁清册永久保存；(6)有效开展档案安全措施，提前准备档案突发事件的应急预

6、案。3、履职权限：(1)有权对公司档案管理工作中存在的问题提出建议和意见；(2)有权对归档的各门类不合格档案提出整改、考核意见；(3)有权依据公司档案管理规定处理违反档案管理的人或案件。4、需配置的人力或物力资源：每年需对档案管理工作配备f的技改资金，加强档案软、硬件的配置，提高档案的信息现代化水平。常规职责及考核标签岗位常规职责考核标签可以量化的 关键绩效指标不能量化但需要明确的 典型考核特征职责一：组织开展档案保护和保密工作。履职指南具体工作事项细化描述1、定期检查档案库房，落实“八防”相关措施；档案库房安全检查组织情况；“八防”措施落实情况2、负责全员保密承诺书、涉密人员保证书的签订工作

7、；保密协议签订率3、对涉密人员及保密员进行培训。年度组织保密培训次数、培训满怠度履职关键点1、履职关键控制节点：(1)每月初对档案库房的卫生、安全、档案数量、“八防”进行检查；“八防”具体要求包括防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防腐；(2)每年1月、5月、9月进行档案库房值班轮换；(3)每天两次对档案库房的温度、湿度进行记录，每月进一次统计；(4)有开展档案安全措施，发生档案突发事件有应急预案；(5)每年4月完成公司保密承诺书、涉密人员保证书的签订工作；(6)每年举办一期涉密人员培训班。2、需配置的人力或物力资源：(1)每年在公司技措计划中列支资金对档案库房的“八防”措施进行维护；

8、(2)加大对公司保密技术设备的投入，提高风险意识；(3)安排教育资金，购置保密培训教材；(4)对涉密人员多的单位配备专业保密设施。职责二：负责企业资质证件的管理。履职指南具体工作事项细化描述1、负责企业组织机构代码证、营业执照、经营业务许可证、承装设备设施许可证、法人授权委托书的管理；规范管理无遗失2、履行主任审批程序、对使用单位严格督办、及时收回使用的企业资质证件。企业资质证件及时回收情况履职关键点1、履职依据：根据档案借阅程序，凭办公室主任审批后的借阅报告，方可办理借阅手续。2、履职关键控制节点：(1)借阅的企业资质证件必须在一个工作日内归还；(2)需要提供公司重要证件原件的，必须派专人持

9、重要证件原件陪同前往相关单位验证，且不能少于2人外出。3、需配置的人力或物力资源：配备专业保险柜进行企业资质证件的管理。二、岗位职业行为禁区绝对禁止 行为1、因为库房安全措施不到位，导致档案库房发生失窃、失火等安全事故；2、非法买卖、转送和私自销毁、更改企业档案；3、私自泄漏企业秘密。后果严重行为1、因保管/、善，导致档案遗失；2、未经审批程序擅自借阅档案。三、岗位任职资格学历要求准入学历 高职、大专理想学历本科1、局中2、中技、中专3、高职、大专4、本科5、硕士研究生专业要求专业名称/方向：档案管理必须对口，可以相关允许无关经验及技能要求经验描述相应的必备工作经历具体要求（可提出并列的年限要

10、求）工作经历要求低不做要求较低要求需要岗前实习培训，较高要求 有同一层级岗位（或彳层级同类别专业的岗位）称职工作经历具有1年及以上档案管理相关岗位称职工作经历。高要求 有同一层级、同类别岗位（或层级相同专业岗位）称职工作经历很高要求 更高经验要求或其他特殊要求，请具体描述、说明：职业资格或职称国家档案局、省档案局颁发的岗位培训证书岗位必须掌握的操作实务（1）能熟练地操作档案管理软件系统；（2）能熟练地开展档案的分类、编目、标识等编研，作。知识及典型胜任力素质特征要求专业核心知识要求掌握文书学、档案管理学、科技档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、信息技术保护学。典型胜任力特征典型胜任力特征描述对应的具体工作行为描述文字表达能力能撰写业务文件，制定工作计划，起草工作总结和调查报告等文字材料。沟通协调能力能与各档案管理相关单位及人员进行启效的沟通，协调做好档案的收集、保管、借阅等工作，保证档案齐全完整及档案管理工作的质量。岗位要求不能存在的身体及能力缺陷无四、岗位工作特征时间特征，常白班倒班其