机械配件企业ISO9001文件控制程序

1、机械配件企业IS09001文件控制程序 1目的 对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制。 3职责 3.1办公室是质量管理体系文件、外来文件的归口管理部门，并定期评审现有质量管理体 系文件。 3.2 技质部是技术文件的归口管理部门。 3.3 总经理负责批准发布质量手册和程序文件。 3.4 管理者代表负责审核质量手册和程序文件。 3.5 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 3.6各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4程序 4.1 文件分类及保管 4.1.1 质量手册、程序文件，由办公室备

2、案保存。 4.1.2 本公司第三级质量管理体系文件分为两类： a ）部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则，包括：部门管理制 度、质量职责、技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等） 部门质量记录文件等。由各相关部门自行保存并报办公室备案存档； b ）其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、其他标准规范 等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的供销部门保存、使用。 4.1.3 本公司管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管 理体系有关的政策、法规文件等，由办公室保存。 4.2 文件的编号 4.2.1

3、质量管理体系文件的编号 a ）质量手册： 质量手册代号/企业代号-版次-年代号。手册中各章以章节号区分。 例如：QM/DXC-B-2013表示本公司质量手册为2013年发布的B版。 b ）程序文件： 程序文件代号/企业代号-版次-年代号。 例如：QP/DXC-B-2013表示本公司程序文件为2013年发布的B版。 程序文件中各章节以章节号区分： 程序文件代号/企业代号-标准要求章节号-版次-年代号 例如：QP/DXC-4.2.3B-2013，表示标准要求第423章节程序文件为2013年发布的B 版。 c ）质量记录： 质量记录的编号按质量记录控制程序执行。 d ）各部门其他文件编号：部门代号-

4、文件顺序号-年代号 例如：GX-05A-2013,表示供销部于2013年发放的第5号文件A版。 e ）图样及技术文件的编号按有关的技术文件标准的编号要求执行。 4.2.2 各部门代号规定如下： 供销部：GX 技质部：JZ生产部：SC办公室：BG 4.3 文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的： a ）质量手册、程序文件由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准 发布，由办公室负责登记、发放； b ）各部门工作手册由各部门负责组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准， 办公室负责登记、发放； c ）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本

5、。文件的发放、回收要填写文 件发放、回收记录，领用部门办理签收手续。 d ）文件的发放范围：办公室负责编制文件发放一览表，经管理者代表审批后，按表 中要求发放，有特殊需要发放时，上报管理者代表批准。 4.4 文件的受控状态 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控， 由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面上加盖表明其受控状态的印章， 并注明分发号。 4.5文件的更改 a ）质量手册、程序文件由办公室组织更改，填写更改通知单，经管理者代表审核， 上报总经理批准后更改，由办公室发放。办公室应保留文件更改内容的记录； b ）其他文件的更改由各相应主管部

6、门填写 更改通知单，经原审批部门审批，再由各 相应部门指定人员进行更改、发放、 处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所 需依据的有关背景资料； c ）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 4.6 文件的领用 a ）文件使用者应填写文件发放、回收记录； b ）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而被补发的 文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应的发放签 收记录。 4.7文件的保存、作废与销毁 4.7.1 文件的保存 a）与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方； b ）各部门文

7、件由本部门指派专人保管。 办公室每半年对各部门文件保管情况进行检查； c）对受控文件，办公室应及时填写所使用文件的文件清单。 d ）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和 检索。 4.7.2 文件的作废与销毁 a ）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作 废”印章，确保防止作废文件的非预期使用； b ）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应加盖“保留”标识； c ）对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请单，经管理者代表批准后， 由相关授权人员销毁。 4.7.3 文件的归档和借阅 4.731 文件经编制、审核、批准后，

8、原稿由办公室负责归档登记，建立文件清单 。 4.732 借阅质量管理体系有关的文件，应填写文件借阅单，由相关部门负责人按规定 权限审批后向资料管理人借阅，资料管理人应填写好文件借阅记录。 4.8 外来文件的控制 4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，明确发放范围，并由办公室控制分发以确 保其有效。 4.8.2 技质部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本。 4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入文件清单，并报 办公室备案。 4.9每年三月由办公室组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用 情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条

9、款规定。 4.10 作为质量记录的文件应执行质量记录控制程序。 5相关文件 5.1 QP/DXC-4.2.4B-2013 6质量记录 质量记录控制程序 6.1 QR/DXC-4.2.3B-01 文件发放、回收记录 6.2 QR/DXC-4.2.3B-02 文件借阅记录 6.3 QR/DXC-4.2.3B-03 文件清单 6.4 QR/DXC-4.2.3B-04 更改通知单 6.5 QR/DXC-4.2.3B-05 文件销毁申请 6.6 QR/DXC-4.2.3B-06 文件借阅单 6.7 QR/DXC-4.2.3B-07 文件发放一览表 受控文件清单 序号 文件名称 文件编号 版本 备注 文件更改/作废处理申请单 文件名称 编号 版本 更改位置/作废原因: 更改后内容: 受更改影响的其它文件名称: 更改申请人：年月日 所在部门意见： 签名：日期： 审批部门意见： 管理者代表：总经理：日期: 文件发放/回收台帐 文件名称： 发放范围（共