公立医院合同风险管理和控制

1、公立医院合同风险管理和控制 摘要：对经济合同进行规范化管理，有利于医院的内部控制建设，促 进资源有效配置。医院在日常管理活动中，需要加强合同管理提高 医疗 质量水平，通过规范的管理合同，提高医院对外经济行为的规范 性，保 障合同当事人合法权益、防范及规避法律风险，从而有效地提 升医院内 部控制水平。木文就公立医院合同管理做简要探讨。 关键词：公立医院;合同管理;风险管控 近年来公立医院对外经济合同越来越多，管理上的难度也越来越大, 出现了管理机制不完善、过程动态管理缺乏、风险防控能力弱等 问题， 这给公立医院造成了不少的经济损失，这就要求公立医院建立 健全合同 管理制度，完善合同管理机制，对医

2、院合同从签订到执行实 行全过程管 控，提升公立医院管理合同的效率及水平。 一、合同的定义及特点 合同是企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变 更、 终止民事权利和义务关系的协议。合同管理属于公立医院管理的重要组 成部分，它有其自身的特点。首先，合同形式、种类具有多样 性。按照 业务类别分为医疗设备采购合同、医用耗材采购合同、药品 采购合同、 基建工程合同、零星工程合同、办公用品采购合同等等；按签订期限的长 短分为长期合同、短期合同、不定期合同。其次，合 同具有分散性，其 分散在各个职能部门当中。如重大的项目工程合同，需要签订配套的预结 算编制合同、监理合同、代建合同等，这些合同 时

3、间跨度比较长，合同 管理的过程中涉及到多个部门，所以使得合同 管理过程当中分散性非常 明显。再次，合同具有集中性和动态性，集 中性要求凡是涉及相关合同 或协议条款内容的科室部门都要进行统一集中管理；动态性则要求关注 在合同履约过程中的各种变化的情况，特别是不利于我方的变化，要及时 对合同或协议进行调整、变更、补 充、中止和终止，维护自身的权益。 最后，合同具有法律性，它具有 保护、强制、制裁等功能。公立医院在 签订各项合同或协议时，要遵循合同法以及有关法规、法规的规定， 使医院合同管理良性运行，健康发展。 二、公立医院合同管理存在的问题 （一）没有专门制度来约束合同管理 公立医院在管理合同的过

4、程当中没有建立相应的合同管理制度，相 关人员在操作的过程中，对合同管理不到位，这会直接影响到合同的质 量，且无法保障它的完整性、准确性和系统性。 （二）没有专职的合同管理人员 在合同签订审查的过程当中，没有专职的合同管理人员，没有明确相 关人员的职责，他们日常工作量比较大，没有学习相关合同知识，只懂 得业务，不懂管理。 （三）合同档案不完整 岀现这一问题，主要是部分医院并没有把合同管理列入档案管理的 范围，或者没有指定部门管理合同档案。没有列入档案管理的合同所涉 及的标的处于游离状态。医院拟定合同的部门比较分散，各部门之间信 息不畅通，他们对于合同的数量以及签订时间不清楚，以至于部分合同 没有

5、归档，导致合同档案不完整。最后就是很多公立医院只重视金额重 大的合同，忽略小项目、小金额合同的收集。 （四）合同风险的管理和控制不到位 医院合同风险的管理和控制不到位集中表现在合同的订立阶段和合 同的履约阶段。合同订立阶段的风险主要有：未对对方主体资格审核、 履约能力进行考察，可能导致违约风险；合同约定的行为违反劳动法 及其他法律或法规的规定，可能导致行政机关罚款、造成医院 经济的损 失或者信誉的损失；合同签订过程中未经相关的审核程序或 越权审批， 可能导致重大的差错或者舞弊风险，造成经济利益流出医 院；合同内容 的不完整或者权利义务约定的不明晰或应该签订书面合同未签订，容易 导致医院资产流失

6、等。合同履行阶段的风险主要有：医院合同条款没有准 确履行或监管不当，可能引起违约风险，承担违 约责任；合同签订后没 有及时整理、妥善保管，可能导致泄露风险；合同纠纷处理不当，可能损 害医院权益。 三、针对医院合同管理工作的具体对策 （-）制定医院合同管理制度，规范合同管理 根据医院实际情况，结合合同法和相关法律、法规的规定，制 定医院合同管理制度，规范合同订立前的资格审查、内容谈判、文木拟 定，订立后合同履行、风险管控等流程，确保合同签订符合国家相关法 律、法规的规定，维护医院的合法权益，切实推进全医院合同的全过程 管理工作。 （二）设立专门的部门管理合同，实行合同统一归口管理 设立专门的部门

7、管理合同，对医院所有合同实行统一归口管理。医院 根据实际情况选择相关部门作为合同管理的归口管理部门，对合同进行 统一归口管理，对工程类、医疗设备类、信息服务类等常规合 同制定格 式条款，制定合同风险控制表，定期审核和评价合同管理中的薄弱环节， 对发现的风险采取及时的应对措施，对合同更好的实施 全过程管理。定 期组织合同管理人员学习医院合同管理制度，学习合同法和相关法 律、法规，增强他们的法治意识，提高合同管理人员 的专业知识和业务 能力。 （三）加强合同的保存登记管理 合同管理部门要加强合同的保存登记管理工作，借助合同管理系 统, 对不同合同根据业务内容不同进行分类、统计及归档管理，根据 时间

8、截 点，建立合同管理台账详细且准确地登记合同的订立、履行、变更、中 止及终止等情况，合同办结执行完成后要及时办理注销和归 档手续，形 成有效的闭环管理。对外签订的所有合同要遵守科学管理、统一分类、 连续编号的原则，合同中间不能断号，一旦发现断号，要马上寻找原因， 根据原因，制定相应的防控措施。明确合同流转、借 阅、归还的职责权 限和范围。对保管当中外借的合同，要严格执行外 借登记手续，登记借 用的科室名称、借用人姓名、借用用途、借用日 期，必要时要与该科室 负责人沟通，了解借用的情况。归还合同时，要注明归还日期，回收人员 签名确认。合同保管部门要定期对尚未归 还外借合同的科室进行回访， 了解情

9、况。 （四）加强合同各环节风险的管理和控制 合同订立环节的风险管理及控制要点:审查对方主体的法人登 记 证书、资质证明、法定代表人身份证件、授权委托书等，获取对方 主体 经注册会计师出具的财务报表审计报告、销售交易记录等相关信息，分 析其营运能力、获利能力和偿债能力指标，必要时对调查对象 要进行资 信调查，建立和及时更新合作方的商业信用档案。严格审核合同需求 是否符合合同法或其他法律、法规相关规定，严格审 核合同内容是 否与谈判确定的条款相一致，特别关注其他约定事项等需要补充说 明的栏目，如果没有任何补充说明的事项，要在栏目上著名“此处空口 , 防范合同签订后被篡改的风险。合同文本需要经国家特定部门审查批准 或备案的，合同签订前应当办妥相应的手续。合同履行阶段的风险管理 和控制要点：随时监控合同对方的履约情况，一旦发现对方有不履行或 者不能履行合同情况，要采取必要的措施，把损失风险值降至最低。 如果合同约定了检验、检疫条款的，医院收到合同标的物时要及时进行 检验、检疫工作，检验、检疫结果不符合合同规定的，要及时与对方沟 通，防止合同标的物因逾期进行检验、检疫，导致经济利益流岀医院。 财务部门应该严格按照合同规定审核收、付款单据，符合相关收、付 款条件后才能进行付款；财务部门在付款过程中，