档案管理中的逻辑管理特征以及方法分析

1、档案管理中的逻辑管理特征以及方法分析 【摘要】文章介绍档案逻辑管理的概念，分析 了档案逻辑管理的特征，探析了档案逻辑管理的方法, 旨在为档案管理人员提供一定的参考。 【关键词】档案管理逻辑管理特征方法 一、前言 逻辑管理是随着档案管理发展而逐渐发展起来的 一种管理方式，传统的物理管理方法并不能够满足现 代档案管理的需求，逻辑管理基于现代信息化技术、 网络技术，能够有效的解决档案物理管理存在的弊端， 档案管理从此进入逻辑管理时代。因此，文章针对档 案管理中逻辑管理特征以及方法的研究具有非常重要 的现实意义。 二、档案逻辑管理的概念 所谓逻辑，指的是人的逻辑思维，是人类思维的 规律，是人们通过对外

2、围事物的认识，并借助概念进 行推理判断的行为，逻辑思维是以抽象的概念，反映 物体的本质，是人类展示对实现认知的方式。档案逻 辑管理指的是在物理管理的基础上，利用人类的逻辑 思维，以档案内容为着手点或者对象从事的管理工作。 三、档案逻辑管理的特征 （1）智能化。逻辑管理的智能化特征是基于计算 机技术和人工智能化技术，即利用智能控制技术、行 业技术、计算机网络技术、信息技术、通信技术等， 创建计算机网络系统，实现对档案资料的虚拟化、智 能化管理，这是未来档案管理发展的必然趋势之一。 同时，在未来的档案管理工作中，档案管理工作人员 应该充分的发挥自身的主观能动性、技术能力和知识 水平，在未来开放化、

3、智能化的档案管理中发挥自身 的重要作用，同时促进人体自身智能水平和计算机智 能水平的提高。 （2）多样化。档案逻辑管理有效解决了传统档案 管理选择单一、体系单一、馆藏单一、检索手段单一 等问题。逻辑管理选择更加合理、 多样化的空间规则， 因为当选择单一的规则时，将会排斥掉其他好的方法 与规则，即使一种规则再合理，也不可能满足档案管 理的所有需求，并且单一性规则一旦丧失，例如馆藏 丢失，将会造成无法弥补的损失。逻辑管理打破了传 统物理管理途径单一的桎梏，创建虚拟的环境，在实 践和学习的过程中创建多种可能性。 （3）集成化。在数字时代，逻辑管理体系利用各 种先进的科学技术创建集合了多种逻辑要素的管

4、理系 统，例如档案著录规则、档案主题词表、档案借阅制 度、档案保管期限表、 档案分类法、 档案归档制度等， 全部都被“写入”逻辑档案管理系统中，通过计算机 软件的统一管理，实现对各种档案资料的集成化、统 一化、规范化管理。值得注意的是，文章所说的集成 不仅规则、档案、制度等的集成，还包括管理系统的 集成，例如办公自动化、文档一体化的集成，甚至在 整个档案网络中实现集成化管理。 （4）自动化。档案逻辑管理是基于物理管理的管 理方式，其自动化是基于机械化管理实现的，通过计 算机软件对所有程序、管理指令等进行统一管理，计 算机不像人一样会偷工减连、变通或者是马虎，其以 高度自动化的工作方式运行。但是

5、，如果在设计计算 机系统时，逻辑规定出现错误，计算机软件系统依然 会执行，因此在设计过程时必须严谨，避免造成不必 要的损失。、 （5）自由化。 档案逻辑管理的自由化基于电子档 案管理的开放性，电子档案管理的开放性包括系统自 身的开放性以及系统功能的开放性两个方面，系统自 身的开放性指的是系统设计人员、管理人员，会根据 电子档案管理系统的实际状况，对系统进行改进、优 化和完善；系统功能的开放性指的是在权限允许时， 将会向用户开放所有的功能。 （6）虚拟化。档案逻辑管理也称之为逻辑虚拟管 理，先对档案进行虚拟化处理，通过计算机软件系统 对档案资料进行排列组合，最终结果称之为逻辑，虚 拟化是传统档案

6、管理所不具备的特点，通过对计算机 软件系统进行改进，能够显著提高其性能。 四、档案逻辑管理的方法分析 （1）知识虚拟。在进行档案资料虚拟管理之前， 应该累计足够的知识，因为知识是逻辑管理的前提， 如果不了解某一事物，对其思维也是空白的，获得知 识的途径包括两种，一种为实践，直接获得知识；另 一种为学习，间接获得知识。知识在人脑中的储存是 以虚拟的形式存在，即知识的虚拟化。 （2）逻辑虚拟。在遇到问题时，会议自己的思维 形式来思考问题，问题相当于命令，而思考的思路即 为逻辑，通过对知识的排列和组合， 获得最终的结果， 形成虚拟逻辑。 （3）规则虚拟。以文字、图案等符号将思考获得 的逻辑固化在某种

7、载体上，即构成规则，符号和逻辑 都是虚拟的，规则是对未来档案管理结果的预测，因 此所有的规则都是虚拟的。在数字化时代，基于计算 机技术、网络技术的档案逻辑管理规则，犹如传统物 理档案管理的制度、办法、规章制度等。 （4）制作逻辑管理工具。 逻辑管理工具是事先设 计的，逻辑管理工具的制作至关重要，直接关系到档 案管理工作的科学性。逻辑管理工具的工作范围包括 制作技术人员合作制作档案软件、 制作档案编研作品、 制定档案管理期限变、制定档案分类方案、制定档案 接收范围、制定档案归档办法以及制定各种办法、规 则以及制度等。逻辑管理工具包括特殊逻辑工具和通 用性逻辑工具两种。档案管理中逻辑管理工具的应用

8、， 需要专业技术人员进行管理，例如计算机软件系统， 需要在档案工作者、厂家的指导下使用。 （5）自动执行。虚拟的最终结果在于规则执行， 传统档案管理是由人进行手动管理，数字化时代的逻 辑管理利用计算机系统进行自动化管理和执行，并且 基于计算机系统的逻辑管理具有机械性、 严肃性特点， 能够有效解决传统档案管理的弊端。 五、结束语 总而言之，档案逻辑管理和传统档案管理方法相 比具有更加多优势，并且随着档案逻辑管理方法的发 展，能够更加全面的满足档案管理的实际需求，使档 案管理工作人员在管理档案的过程中，准确掌握工作 的性质，并采取相应的方法提高档案管理水平和效率， 以此保证档案管理工作能够顺利、 有序、高