重庆市矿业权档案立卷归档规范

1、1适用范围本规范适应于重庆市和区县(市),自治县级国土资源行政主管部门的矿业权档案收集整理和立卷归档工作.2 术语与定义2.1 矿业权.*重庆市矿业权档案立卷归档规范重庆市国土资源和房屋档案馆二零零六年七月十七日- 25 -引 言随着我国矿业权管理制度的重大改革和矿业权市场的建立与运作，矿业权档案应运而生。为适应矿业权市场发展的需要，加强矿业权档案的规范化管理，依照中华人民共和国地质矿产行业标准的矿业权档案立卷归档规范（dz/t 0431-2005），结合重庆市国土资源和房屋管理局的矿业权档案管理实际情况，对矿业权档案立卷归档规范部分小标题、文字描述、段落、卷内文件排列顺序等内容作适当调整和修

2、改，力求层次清楚更具逻辑性和可操作性，新增矿业权延续和抵押与解押收集内容与分类，使矿业权档案立卷归档内容更全面完整。因此，针对矿业权档案形成的特点，统一制定重庆市矿业权档案立卷归档规范。目 录1适用范围- 1 -2 术语与定义- 1 -3总则- 2 -4 收集内容与要求- 2 -5归档文件范围与分类- 3 -6 立卷- 4 -7归档- 5 -8 立卷归档质量要求- 6 -9保管期限- 6 -10编目- 6 -11 装订- 9 -13档案装盒- 10 -14 排架- 10 -附录a归档文件范围与分类.-11-附录b 卷内文件目录.-20- 附录c 备考表.-21- 附录d 案卷封面.-22- 附

3、录e 案卷目录.-23-附录f 档案盒脊背.-24- 重庆市矿业权档案立卷归档规范1适用范围本规范适应于重庆市和区县(市)、自治县级国土资源行政主管部门的矿业权档案收集整理和立卷归档工作。2 术语与定义2.1 矿业权定义(mining rights definition)探矿权是指在依法取得的勘查许可证规定的范围内，勘查矿产资源的权利。采矿权是指在依法取得的采矿许可证规定的范围内，开采矿产资源和获得所开采的矿产品的权利。探矿权、采矿权统称为矿业权。2.2 矿业权档案 (mining rights archives)国土资源行政主管部门以及矿业权人在办理申请、审批、出让、变更、注销、监督等过程中

4、形成并具有保存价值的历史记录载体。2.3 矿业权文件（records of mining rights documents）记录和反映矿业权建立、监督、变更、注销等管理过程中所形成的文字、图表、电子文档及多媒体等文件材料的总称。2.4 矿业权文件立卷 (establishing a dossier for mining rights documents) 将矿业权建立、监督、变更和注销管理工作中形成的文件，按其形成规律和有机联系组成案卷的过程。2.5 矿业权文件归档 (filing of mining rights documents) 将办理完毕且具有保存价值的矿业权文件材料，系统整理立卷，

5、移交档案部门统一保管的过程。2.6编目（catalogue）按照一定的规则将著录的条目组织成目录的过程。2.7保管单元 (keeping unit)将一组具有有机联系的文件材料，分类、有序组成卷、册、盒等保管形式的矿业权档案集合体。2.8电子文件 (electronic files)指通过计算机生成制作、读写、复制，以数码形式储存、传递的文件。3总则3.1 国土资源行政主管部门的矿业权档案，由本系统档案馆（科、室）统一管理。3.2 国土资源行政主管部门负责矿业权档案文件材料的收集、整理和立卷工作，是矿业权档案形成部门；档案馆（科、室）负责指导、监督、检查、验收矿业权档案归档、保管及提供利用。3

6、.3 列入矿业权档案归档范围的文件材料，应根据实际情况分阶段、分类，按矿业权人和矿山名称将其整理立卷、年终归档。归档工作应纳入矿业权工作的全过程实施管理，以保证矿业权档案的完整、准确、系统。3.4 规范性文件引用中华人民共和国地质矿产行业标准矿业权档案立卷归档规范（dz/t 0431-2005）4 收集内容与要求4.1 收集内容国土资源行政主管部门在矿业权建立、监督、变更、抵押解押、注销管理工作中形成的、具有保存价值的文字、图表、电子文件、多媒体文件等均属收集内容。4.2收集要求4.2.1国土资源行政主管部门应按排专人负责矿业权档案文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，或交档案馆（科、室）立卷

7、、归档、保管并提供利用。4.2.2矿业权从申请登记到注销各阶段形成的文件材料要收集齐全、内容完整，责任栏签署完毕。4.2.3对于年限较长才能注销矿业权，其文件材料要分期、分阶段收集、积累。5归档文件范围与分类5.1归档文件范围见附录a5.2分类与代字5.2.1 探矿权管理类探矿权新立管理，代字：探新。探矿权变更管理，代字：探变。探矿权监督管理，代字：探监。探矿权注销管理，代字：探销。5.2.2 矿产资源储量管理类矿产资源储量评审管理，代字：储评。矿产资源储量登记管理，代字：储登。矿产资源储量注销管理，代字：储销。5.2.3 采矿权管理类采矿权新立管理，代字：采新。采矿权延续管理，代字：采延。采

8、矿权变更管理，代字：采变。采矿权监督管理，代字：采监。采矿权注销， 代字：采销。采矿权抵押解押，代字：采押。根据矿业权档案文件材料内容、形成特征和有机联系，分为三大类、十三小类，其立卷分类及各类排列顺序见附录a。6 立卷6.1 立卷原则6.1.1 矿业权管理工作中所形成的各类文件，按其申报或送审材料的单位和行政主管部门审批过程所形成的档案，分门别类进行整理立卷。6.1.2 遵循文件的形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。6.1.3 未列入附录a归档文件范围的，或无归档文件范围所列文件的，立卷时可自行调整归档文件范围。若申报件和审批件名称与附录a文件名称不一致的，以实际文

9、件题名为准。6.1.4卷内文件目录序号，以实际形成归档文件多少排列编序号，立卷时不用附录a小类序号。6.1.5同一个矿业权档案不能有重份文件。6.2 立卷方法 6.2.1先分类后整理。立卷分类见附录a。整理按档案事件发生日期顺序和过程、矿业权人申报材料、行政主管部门审批材料和矿业权人提供附带原始历史材料，大致分为三个层次内容整理立卷。6.2.2先整饰后立卷。对破损和不规则的文件纸张、图纸和传真件等，必需进行修复整饰或重新复制处理。6.2.3 立卷单元。以一个矿业权人新办理的一个许可证，或一个矿业权人申报或送审的储量报告等所形成的档案文件为一个立卷单元。6.2.4立卷厚度。每卷以40毫米厚度为宜

10、，超过40毫米厚度分开立卷。6.3 卷内文件排列6.3.1卷内文件排列顺序，按行政主管部门审批和颁发的证件在前，矿业权人申请或申报材料置后排列。对照附录a所对应的小类顺序排列。6.3.2当一个矿业权档案出现多批次(多手)形成的历史文件材料时，以最近期办理的矿业权档案放在卷首，其它历史档案置后。6.4卷内文件页号的编写6.4.1卷内文件按有印刷或书写文字、图、表等内容的页面，以卷为单元从“1”开始顺序编页号。页号编写位置正面编在右下角，背面编在左下角，图纸的页号编写在图签右下角或标题栏外右上方。6.4.2单独装订成册的报告等，不编写页号。6.4.3案卷封面、卷内文件目录和备考表不编页号。7归档7

11、.1每卷档案都应有由立卷人编制案卷封面、卷内文件目录和备考表，卷内文件目录和备考表，分别置于卷首和卷尾。7.2电子文件与多媒体文件一并归档。归档的电子文件光盘一式两套，一套提供利用，一套备份。8 立卷归档质量要求8.1 内容完整分类准确。每个矿业权档案从矿业权申请登记到注销各阶段形成的全部文件材料，归档范围内容完整，符合其形成规律和内在联系，能真实反映矿业权管理工作内容，分类准确、层次分明、齐全成套。8.2纸质载体质量要求。文件材料的纸张采用以利于能够永久保存、韧力强的优质载体纸张。不得使用传真纸、复写纸或易碎纸张。 8.3印制及书写要求。用着墨牢固的蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色笔书写

12、材料，字迹清楚，容易辨认。图面清晰美观。8.4载体幅面规格要求。纸质文件材料统一210297(毫米)a4幅面规格，超过a4幅面的图表，按a4幅面折叠成手风琴式，图纸的图签朝外。8.5电子文件归档要求。电子文件载体应采用一次性写入光盘，光盘质量要求无划痕，无计算机病毒；电子文件信息应齐全、准确、可读、可拷贝，光盘内容与相应的纸质载体内容相一致；电子文件归档时，应作读取光盘信息所具备的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等说明，随光盘提供相应的支撑软件。9保管期限9.1矿业权档案保管期限均为永久。10编目10.1卷内文件目录的式样见附录b。10.1.1卷内文件目录设置序号、文号、责任者、题名、

13、日期、页号和备注共七项，用宋体小五号字打印。10.1.2序号：按附录a小类文件排列顺序从“1”开始逐件编号。10.1.3文号：填发文号或出让合同号或许可证号。10.1.4责任者：为文件形成单位。10.1.5题名：按实际文件名称的全称填写，题名不准使用简称，一行写不下可以换行。10.1.6日期：按每件文件形成的日期，采用8位阿拉伯数字以年月日顺序填写，如2006年7月7日应填写成：20060707。10.1.7页号：按每份文件的首页号填写，最后一份文件填起止页号。10.1.8备注：填需要说明的内容。备注内容较多时，可在卷内文件目录表后面加以详细说明。10.2备考表的式样见附录c10.2.1备考表

14、内容设置：归档文件情况说明、其他相关情况说明、立卷人、检查人、日期。10.2.2归档文件情况说明填写归档文件的齐全程度，若缺少要件，必需注明要件名称。10.2.3其他相关情况说明。若一个矿业权人一个许可证的档案分两个单元立卷的，矿业权转让发生变更的，在此注明关联性。10.2.4立卷人：负责整理立卷归档的人员签名。10.2.5检查人：负责检查文件归档质量的人员签名。10.2.6日期：填写文件归档日期。10.3 案卷封面的式样见附录d10.3.1案卷封面采用软卷皮打印制作，其内容由档案名称、档案号、类别、矿业权人、矿山名称或项目名称、许可证号、立卷单位、立卷日期、保管期限、密级构成。10.3.2档

15、案名称第一栏填全宗单位名称。如“重庆市国土资源和房屋管理局”；第二栏填档案类目名称。如“矿业权档案”。10.3.3档案号按实际档案号填写（见10.4档案号的编制）。10.3.4类别填写小类代字。如：“采新”。10.3.5矿业权人填实际矿业权人单位的名称。10.3.6矿山名称或项目名称的填写，采矿权档案应填写矿山名称，若是探矿权或其它档案应填写项目名称。10.3.7许可证号应填写新审批的采矿权或探矿权许可证号，若无许可证号可以不填。10.3.8立卷单位填写实际立卷单位全称。10.3.9立卷日期填写实际立卷日期，用中文格式表示。如：2006年7月15日。10.3.10保管期限填永久。10.3.11

16、密级填实际密级若无密级可不填。10.4档案号的编制10.4.1档案号由档案部门负责编写。一个矿业权或一个许可证编一个档案号。档案号编制原则：采用多结构格式即档案号由分类代码加年度加案卷号格式表示。分类代码+年度+案卷号分类代码由档案管理部门根据档案系统分类，指定分类代码，例如：“k”。年度采用最近颁发的许可证、矿产资源储量评审备案材料年度为准的4位阿拉伯数字；案卷号：采用阿拉伯数字，从“1”开始依次累加编写。例如：完整的档案号“k200615”表示矿业权类2006年第15号案卷。10.4.4档案编号，不能重复编号。若由一个矿业权或一个许可证所形成的档案分别立成两卷以上的分盒装入档案，也只能编一

17、个档案号，可在盒号中注明共几盒第几盒。10.5案卷目录（档案检索帐簿）的式样见附录e10.5.1案卷目录由档案号、矿业权人、矿山名称或项目名称、许可证号和发证日期构成。10.5.2每年立卷归档后，应集中制作档案检索帐簿。11 装订11.1归档文件按卷用棉线装订。11.2已用胶装或用线装订好的开发利用方案、占用矿产资源储量评估报告、矿山地质灾害评估报告、资产评估报告、划定矿区范围申请报告书等，不必拆开重新装订，直接装盒即可。11.3大于a3幅面图纸和图纸较多的情况，折叠成a4幅面不装订直接装盒。12档案盒与脊背（见附录f）12.1档案盒统一采用310毫米220毫米，厚度为40毫米的规格。12.2

18、 档案盒脊背的编制。脊背内容设置：类别、案卷号、案卷题名、盒号。12.2.1类别：填十三小类其中一类代字。12.2.2案卷号：若一个档案盒内装多卷档案，可填写案卷号范围，否则只填一个案卷号。12.2.3案卷题名：填矿业权人或矿山名称或项目名称或不填。12.2.4盒号填总盒数和第几盒数，总盒数与第几盒数之间用“-”隔开。如：“2-1”表示共2盒第1盒，“2-2”表示共2盒第2盒。13档案装盒将装订好的档案按档案号顺序装入档案盒，不够装满一盒的，可装多卷档案，不同大类的档案不可混装。脊背案卷号位置应填写案卷号范围。一件档案一盒装不完的，可装多盒，应编写盒号，但档案号只编一个。14 排架档案盒排架按

19、档案号由小到大依次排架。一个矿业权档案有两盒以上的，按盒号从小到大依次排架。附录a归档文件范围、分类与排列顺序大类小类代字序号归档文件探矿权管理类探新探矿权新立管理类1颁发勘查许可证通知书2勘查许可证复印件3探矿权申请会审意见表4探矿权申请审批表5缴纳或减免探矿权使用费证明复印件6探矿权价款处置文件7勘查许可证备查卡片8图件、最后是国土资料行政主管部门的回执单探矿权申请文件9探矿权申请登记书10申请登记的区块范围图11申请区块探矿权设置证明12勘查计划、勘查合同或委托勘查证明13勘查项目实施方案及附件14勘查项目资金来源证明15勘查单位资格证书复印件16探矿权申请人营业执照或身份证复印件17外

20、商投资企业申请勘查的批准书等相关材料18探矿权竞争出让及出租抵押等相关材料19探矿权评估机构资质证明、委托合同书、评估报告20探矿权价款评估结果资料21探矿权评估结果确认审批表、确认书及备案材料归档文件范围、分类与排列顺序(续表一)大类小类代字序号归 档 文 件探矿权管理类探变探矿权变更管理类1探矿权转让审批表和批准转让通知书2探矿权转让后领取的探矿许可证复印件探矿权转让受让人文件（以继续勘查为目的受让人）3探矿权转让中受让人及勘查单位资质证明复印件4能满足该项工作最低勘查投入的资信证明5受让人与勘查单位签订的委托勘查合同探矿权转让受让人文件（以转让采矿为目的受让人）6矿山企业法人证明复印件7

21、能满足该项采矿投入的资信证明8受让人资质条件证明探矿权转让申请人文件9探矿权转让申请书10探矿权转让合同11探矿权属无争议证明12矿产资源勘查情况报告13探矿权再次转让时的原转让审批文件复印件14探矿权转让时勘查资金来源证明探矿权变更、延续、保留文件15探矿权变更、延续或保留申请登记书16探矿权变更、延续或保留勘查实施方案及附件17探矿权变更、延续或保留勘查计划、合同或委托勘查证明18探矿权变更、延续或保留的资金来源证明19探矿权变更、延续或保留区块范围图20探矿权变更、延续或保留的探矿权人勘查单位资质证明21探矿权变更、延续或保留会审和审批责任表22探矿权变更、延续或保留会审批通知书归档文件

22、范围、分类与排列顺序(续表二)大类小类代字序号归 档 文 件探矿权管理类探监探矿权监督管理类1探矿权纠纷裁决意见2探矿权行政处罚有关文件3勘查许可证吊销通知书4勘查单位资质审核或年审复印件5勘查登记项目开工报告6探矿权年度审理报告7勘查项目年度总结或报告探销探矿权注销管理类1探矿权注销审批文件2探矿权注销登记通知书3探矿权注销申请书4探矿权使用费最后一次缴纳凭证复印件5勘查项目完成或终止报告6勘查项目成果报告汇交凭证复印件7本勘查年度项目支出的会计核算表8注销后收回的勘查许可证原件归档文件范围、分类与排列顺序(续表三)大类小类代字序号归 档 文 件矿产资源储量管理类储评储量评审管理类1矿产资源

23、储量评审机构资质证明2矿产资源储量评审委托书、合同书3送审的矿产资源储量报告汇交凭证复印件4矿业权人对送审材料真实性的承诺书5矿业权主管部门对矿业权人送审材料的初审意见书6矿产资源储量申报评审表7评估师及专家个人署名的评审意见8评审机构的评审意见书9矿产资源储量评审备案材料储登储量登记管理类1查明矿产资源储量登记书2占用矿产资源储量登记书3压覆矿产资源储量登记书4压覆矿产资源储量评估报告5压覆矿产资源储量批准书6压覆矿产资源储量补偿协议书7停办（关闭）矿山残留矿产资源储量登记书8地热及矿泉水储量登记书9矿产资源储量登记证复印件储销储量核实、注销管理类1阶段性矿产资源储量注销报告2停办（关闭）矿

24、山矿产资源储量注销报告3停办（关闭）矿山矿产资源储量注销报告评审备案书4停办（关闭）报告和矿产资源储量报告汇交凭证复印件5矿山矿产资源储量动态监测报告相关材料及汇交凭证复印件归档文件范围、分类与排列顺序(续表四)大类小类代字序号归 档 文 件采矿权管理类采新行政主管部门审批材料1颁发采矿权许可证通知书2采矿许可证（正本或副本）原件或复印件3准予采矿登记通知书4采矿权申请初审表、会审表5采矿权申请登记审批责任表6划定矿区范围的批复、审批书7市级行政主管部门对矿业权设置的意见函8采矿权出让合同采矿权新立申报材料9采矿权申请登记书10矿产所在县级国土资源主管部门出具的调查意见书划定矿区范围相关材料1

25、1划定矿区范围申请报告12划定矿区范围图缴费依据、凭证、资信相关材料13采矿权价款评估材料14缴纳矿山地质环境保证金相关材料15缴纳或减免矿产资源补偿费、采矿权使用费及各类缴费凭据一照六证及其它证明材料(复印件)16企业法人营业执照(正本或副本)17安全生产许可证18矿长资格证书19矿长安全生产资格证书20生产许可证（煤）21法定代表人身份证22开户银行帐号及资金、技术设备条件材料23外商投资企业申请采矿的批准书（外资企业）开发利用、储量、地灾评估等材料24开发利用方案及审查意见25占用矿产资源储量说明书及审查意见、占用储量登记表26地质灾害评估报告及认定意见（备案表）27采矿权评估报告及确认

26、文书28环境影响评价报告及批准书29安全生产监督管理部门的矿山建设工程安全设施设计审查批准意见归档文件范围、分类与排列顺序(续表五)大类小类代字序号归 档 文 件采矿权管理类采延采矿权延续管理审批材料1颁发采矿许可证通知2采矿权许可证（复印件）3准予办理采矿登记的通知4采矿权延续登记审批表5采矿权出让合同审批责任表6采矿权出让合同采矿权人申报材料7采矿权延续申请登记书8所在地县级国土资源部门出具的调查意见书缴费依据、凭证、资信相关材料9缴费收据及相关材料一照六证(复印件)10企业法人营业执照（正本或副本）11安全生产许可证12矿长资格证书13矿长安全生产资格证（煤）14生产许可证（煤）15原采

27、矿许可证（正本或副本）16法定代表人身份证储量说明等材料17占用矿产资源储量核查说明书及审查意见18地质灾害危险性评估报告及审查意见或备案表（补做的）19环境影响评价报告及批准书（补做的）归档文件范围、分类与排列顺序(续表六)大类小类代字序号归 档 文 件采矿权管理类采变采矿权变更管理类行政主管部门审批材料1颁发采矿许可证通知2采矿许可证副本3转让审批通知、划定矿区范围通知及有关变更对象审批通知4采矿权变更及延续审批责任表5采矿权变更对象审批责任表6采矿权出让审批责任表7重庆市矿产资源采矿权出让合同矿业权人申报变更对象相关材料8采矿权变更、延续申请登记书9矿山所在地县级国土资源部门出具的调查意

28、见书10*变更对象相关说明材料11转让人与受让人签订的合同划定矿区范围相关材料12矿权设置初审与调查意见、划定矿区范围申请及审查意见13确定矿区范围相关材料缴费依据、凭证、资信材料14矿产资源补偿费缴纳情况清查表15各类缴费凭证一照六证(复印件) 16变更后法人营业执照及法定代表人身份证17矿山企业名称预先核准通知书18矿长资格证19安全生产许可证或煤炭生产许可证20矿长安全生产资格证（煤）21原采矿许可证（副本）地灾评估和环境影响评价报告等材料22开发利用方案及评审意见23占用矿产资源储量说明书及占用储量登记表24矿山地质灾害评估报告及备案表25环境影响评价报告及批准书10* 变更对象指采矿权转让、矿区范围、名称、地址、工作对象（矿种）、法人等。归档文件范围、分类与排列顺序(续表七)大类小类代字序号归 档 文 件采矿权管理类采监采矿权监督管理类1矿山限期整改通知和恢复生产通知书2采矿权纠纷裁决意见3