第三节工作分析方法

1、第三节工作分析方法1 第三章 工作分析 第三节工作分析方法2 当任何人都 不知道谁应负责 时，责任就等于 零！ 第三节工作分析方法3 “抽屉式抽屉式”管理管理 “抽屉式”管理是一 种通俗形象的管理术语， 指在每个管理人员办公 桌的抽屉里，都有一个 明确的职务工作规范， 在管理中，既不能有职 无权，也不能有责无权， 更不能有权无责，必须 职、责、权、利相结合。 第三节工作分析方法4 工作分析的概念工作分析的概念 工作分析工作分析又称职务分析或岗位分析职务分析或岗位分析（job analysis） 又称职位分析或职务分析，又称职位分析或职务分析， 应用系统方法，应用系统方法， 收集、分析、确定组织

2、中职位的定位、目收集、分析、确定组织中职位的定位、目 标、工作内容、职责权限、工作关系、业标、工作内容、职责权限、工作关系、业 绩标准、人员要求等基本因素的过程。绩标准、人员要求等基本因素的过程。 第三节工作分析方法5 工作分析所应包含的信息工作分析所应包含的信息-7W 1、用谁（Who） 2、做什么（What） 3、何时（When） 4、在哪里（Where） 5、如何（How） 6、为什么（Why） 7、为谁（For whom） 第三节工作分析方法6 几个与职位分析相关的概念：几个与职位分析相关的概念： 工作要素（工作要素（job elements）：）：工作活动中不能再继续分 解的最小动作

3、单位。 任务（任务（task）:指为了达成某种目的而进行的一系列工 作要素，是职位分析的基本单位。 职位职位:承担一系列工作职责的某一任职者所对应的组织 位置，组织的基本构成单位，与任职者一一对应。 职务职务:由一系列近似的、或者性质相同的职位所构成。 又称“工作”。这些职位的性质、类别完全相同，完成 工作所需的条件也一样。 职业职业：不同组织中、不同时间从事相似活动的一系列职 务，在不同时期、不同地区从事相似工作的人都可视为 具有同样的职业。 第三节工作分析方法7 职级职级 是同一职系中职责繁简、难易、轻重及任职条 件充分相似的所有职位集合。 职位簇职位簇 根据工作内容、任职资格或者对组织贡

4、献的相 似性而划分的。 管理职位簇、研发职位簇、营销职位簇 第三节工作分析方法8 职责职责：指某人为取得某种关键工作成果而在 某方面担负的一项或多项相互联系的任务集 合，或为达到组织职能、工作使命而进行的 一系列工作。 职权职权：为保证职责的有效履行，任职者必须 具备的对某事项进行决策的范围和程度。 第三节工作分析方法9 工作分析的主要内容：工作分析的主要内容： 1.工作描述工作描述 （1）工作名称 （2）工作活动和程序 （3）工作条件和物理环境 （4）社会环境 （5）职业条件 2.工作要求 （1）技术要求 （2）能力要求 （3）文化程度 （4）工作经验 （5）健康状况 （6）心理素质 （7）

5、品德 第三节工作分析方法10 工作分析的目的工作分析的目的-1 n促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一 致的意义，实现工作用语的标准化。致的意义，实现工作用语的标准化。 n确定工作要求，以建立适当的指导与培训内容。确定工作要求，以建立适当的指导与培训内容。 n确定员工录用与上岗的最低条件。确定员工录用与上岗的最低条件。 n确定工作之间的相互关系确定工作之间的相互关系 第三节工作分析方法11 工作分析的目的工作分析的目的-2 获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致 员工不满、工作效率下降的原因。员工

6、不满、工作效率下降的原因。 为制定考核程序及方法提供依据，以利于管理人为制定考核程序及方法提供依据，以利于管理人 员执行监督职能及员工进行自我控制。员执行监督职能及员工进行自我控制。 辨明影响安全的主要因素，以及时采取有效措施，辨明影响安全的主要因素，以及时采取有效措施， 将危险降至最低。将危险降至最低。 为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革 提供依据。提供依据。 第三节工作分析方法12 收集工作分析资料的人员选择收集工作分析资料的人员选择 工作分析专家 主管 任职者 选择由谁来进行工作分析，往往比选择工 作分析的方法更加重要。 第三节工作分析方

7、法13 收集工作分析资料的人员选择收集工作分析资料的人员选择 工作分析专家工作分析专家 最客观公正，保持信息的一致性，可以选 择不同的分析方式 价格昂贵，对组织缺乏了解，可能忽略某 些无形的方面 第三节工作分析方法14 收集工作分析资料的人员选择收集工作分析资料的人员选择 主管主管 对所要分析的工作的无形的方面具有全面 而深入的了解，收集信息的速度也比较快 首先要对主管进行工作分析的培训，对主 管也是时间上的负担，某些情况下难以保 证信息的客观性 第三节工作分析方法15 收集工作分析资料的人员选择收集工作分析资料的人员选择 任职者任职者 对工作最熟悉，信息收集速度快 收集信息的标准化程度较差；

8、工作职责的 完整性较差；可能造成员工间矛盾 第三节工作分析方法16 工作分析的方法工作分析的方法观察法观察法 工作分析人员在不影响被观察人员正常工作的 条件下，通过观察，把有关工作各部分的内容、 方法、程序、设备等信息记录下来，把取得的 职务信息整理为适合使用的结果的过程。 可以了解到广泛的信息，取得的信息比较客观 和正确。 局限性： （1）要求观察者有足够实际操作经验； （2）不适用于工作循环周期长的工作； （3）不能得到有关任职者资格要求的信息。 第三节工作分析方法17 工作分析的方法工作分析的方法访谈法访谈法 工作分析者与工作执行者面对面的谈话来 收集信息资料。 访谈者构成应呈随机性 一

9、般不作为单独收集信息的方法，而是和 其他方法一起使用。 第三节工作分析方法18 访谈对象：该职位的任职者；对工作较为熟 悉的直接主管人员；该职位联系比较密切的 工作人员；任职者的下属 第三节工作分析方法19 关键点： 访谈者培训 事前沟通 技术配合 沟通技巧 信息确认 第三节工作分析方法20 优点： 1.是对于观察所不能获得的资料，可由此 获 得，对已获得的资料加以证实 2.不拘泥于形式，问句内容较有弹性，可 以补充反问 3.收集方式简单 第三节工作分析方法21 缺点： 1.信息受到扭曲 2.分析项目复杂时，浪费时间，妨碍生产 第三节工作分析方法22 案例分析案例分析: “请你谈谈你这份工作对

10、公司的价值。”听到这样的问 题，Carol愣住了，该怎么回答呢？当然要说价值很大 啦，怎么大呢？思索了半天，她也不知道该如何回答， 只能说“我的工作是公司正常运转不可缺少的一个环 节”，心里暗想，这回答还真是废话。 不仅仅是Carol，还有不少员工都在面谈中遭遇这样的 “宏观”问题。原本以为工作分析，人力资源部在了 解情况后会对每个人的工作做个评价；谁知道，上来 就让员工自己谈价值。这下可把大伙难住了，说高了， 一听就是空话；自谦一下，不等于让人家来炒鱿鱼？ 只好统一口径，简单几句话把进行工作分析的人打发 走了。 第三节工作分析方法23 （1）请问你的姓名、职务名称、职务编号是什么？ （2）请

11、问你在哪个部门工作？请问你的部门经理是谁？你的 直接上级是谁？ （3）请问你主要做哪些职务？可以举一些实例。 （4）请你尽可能详细地讲讲你昨天一天的工作内容。 （5）请问你对哪些事情有决策权？哪些事情没有决策权？ （6）请讲讲你在工作中需要接触到哪些人？ （7）请问你需要哪些设备和工具来开展你的职务？其中哪些 是常用的？哪些只是偶尔使用？你对目前的设备状况满意吗？ （8）请问你在人事审批权和财务审批权方面有哪些职责？可 以举些实例。 （9）请问你任务做好这项职务需要什么样的文化水平？需要 哪些知识？需要什么样的心理素质？ （10）如果对一个大专学历层次的新员工进行培训，你认为需 要培训多长时间

12、才能正式上岗？ （11）你觉得目前的工作环境如何？是否还需要更好的环境？ 你希望哪些方面得到改善？ （12）你觉得该工作的价值和意义有多大？ （13）你认为怎么样才能更好的完成工作？ （14）你还有什么要补充的？ 第三节工作分析方法24 工作分析的方法工作分析的方法问卷法问卷法 问卷法是让有关人员以书面形式回答有关 职务问题的调查方法。通常，问卷的内容 是由工作分析人员编制的问题或陈述，这 些问题和陈述涉及实际的行为和心理素质， 要求被调查者对这些行为和心理素质在他 们工作中的重要性和频次（经常性）按给 定的方法作答。 第三节工作分析方法25 设计调查问卷要求： 1.提问要准确 2.问卷表格要

13、精炼 3.语言通俗易懂，问题不可模棱两可 4.问卷前面要有指导语 优点： 1. 最便宜及迅速。 2. 容易进行，且可同时分析大量员工。 3. 员工有参与感，有助于双方计划的了解。 缺点： 1. 很难设计出一个能够收集完整资料之问卷表。 2.一般员工不愿意花时间在正确地填写问卷表 3.需要说明否则因为理解不同造成信息误差 第三节工作分析方法26 第三节工作分析方法27 工作日记法工作日记法： 这种方法是让员工用工作日记地方式记录每天的工作 活动，作为工作杂质资料。这种方法要求员工在一段 时间内对自己工作中所做的一切进行系统的活动记录。 如果这种记录记得很详细，那么经常会提示一些其它 方法无法获得

14、或者观察不到的细节。 优点：优点： 1. 对工作可充份地了解，有助于主管对员工的面 谈。 2. 采逐日或在工作活动后及记录，可以避免遗漏。 3.可以收集到最详尽的资料。 缺点：缺点： 1. 员工可能会夸张或隐藏某些活动。 2. 费时、费成本且干扰员工工。 第三节工作分析方法28 第三节工作分析方法29 工作分析方法工作分析方法实践法实践法 实践法实践法是指工作分析人员从事所研究的 工作，由此掌握工作要求的第一手资料。 例如为了了解工人的工作状况 优点：优点： 可于短时间内由生理、环境、社会 层面充分了解工作。如果工作能够在短 期内学会，则不失为好方法。 缺点：缺点： 不适合须长期训练者及高危险

15、工作 第三节工作分析方法30 工作分析方法工作分析方法典型事例法典型事例法 典型事例法典型事例法 是对实际工作中特别有效或无效的工作者行为是对实际工作中特别有效或无效的工作者行为 进行描述的方法进行描述的方法。 优点：优点： 1. 1. 针对员工工作上的行为，故能深入了解针对员工工作上的行为，故能深入了解 工作的动态性。工作的动态性。 2. 2. 行为是可观察可衡量的，故记录的信息行为是可观察可衡量的，故记录的信息 容易应用。容易应用。 缺点：缺点： 1. 1. 须花大量时间收集、整合、分类资料。须花大量时间收集、整合、分类资料。 2. 2. 不适于描述日常工作。不适于描述日常工作。 第三节工

16、作分析方法31 观察法观察法 能较多、较深刻地了解工作能较多、较深刻地了解工作 要求要求 不适用于高层领导、研究工作、不适用于高层领导、研究工作、 耗时长或技术复杂的工作、不确耗时长或技术复杂的工作、不确 定性工作定性工作 面谈法面谈法 效率较高效率较高面谈对象可能持怀疑、保留态度；面谈对象可能持怀疑、保留态度； 对提问要求高；易失真对提问要求高；易失真 问卷调问卷调 查法查法 费用低；速度快，调查面广；费用低；速度快，调查面广； 可在业余进行；易于量化；可在业余进行；易于量化； 可对调查结果进行多方式、可对调查结果进行多方式、 多用途的分析多用途的分析 对问卷设计要求高；可能产生理对问卷设计

17、要求高；可能产生理 解上的不一致解上的不一致 实践法实践法 短期内可掌握的工作短期内可掌握的工作不适用于需进行大量训练或危险不适用于需进行大量训练或危险 的工作的工作 典型事典型事 例法例法 可揭示工作的动态性，生动可揭示工作的动态性，生动 具体具体 费时；难以形成对一般性工作行费时；难以形成对一般性工作行 为的总的概念为的总的概念 各种工作分析方法的优缺点各种工作分析方法的优缺点 第三节工作分析方法32 工作分析工作分析 工作分析的程序工作分析的程序 第三节工作分析方法33 工作分析的程序工作分析的程序 准备阶段准备阶段 J明确工作分析的意义、目的、方法、 步骤； J向有关人员宣传、解释；

18、J跟作为合作对象的员工建立良好的 人际关系，并使他们做好心理准备； J按精简、高效的原则组成工作小组； J确定调查、分析对象的样本，同时 考虑样本的代表性； J制定工作计划 第三节工作分析方法34 案例分析： 人力资源专员小V接到指示，公司在这个月将开展工 作分析。人力资源部的每个成员自然成为工作分析小 组成员，小V要负责销售部门各个岗位的工作分析。 他决定先从普通的销售员开始，从下往上分析，把销 售经理摆在最后。 事实上，普通员工的态度并没有小V预期的那样配合。 “工作分析？干吗用的？你们人力资源部还真是吃饱 了没事干。”资历深厚的直接质疑小V。“哦，是不 是要裁人啦？怎么突然要分析工作了呢

19、？”胆小者支 支吾吾，疑心重重。“真抱歉，手头忙，等过一阵再 谈吧。”态度冷淡不配合的更不在少数。一周下来， 小V精疲力竭，却收获寥寥。 第三节工作分析方法35 调查阶段调查阶段 L编制调查提纲，确定调查内容和调 查方法； L广泛收集有关资料、数据； L对重点内容做重点、细致调查； L要求被调查员工对各种工作特征和 工作人员特征的重要性和发生频率 等作出等级评定 工作分析的程序工作分析的程序 第三节工作分析方法36 分析阶段分析阶段 K仔细审核收集到的信息 K创造性地分析、发现有关工作和 工作人员的关键成分 K归纳、总结出工作分析的必需材 料和要素 完成阶段完成阶段 J根据规范和信息编制“工作

20、描述” 和“工作说明书” 工作分析的程序工作分析的程序 第三节工作分析方法37 工作分析的结果工作分析的结果 -职务说明书职务说明书 第三节工作分析方法38 一、职务说明书一、职务说明书 主要分为两部分核心内容：主要分为两部分核心内容： 工作描述工作描述 任职资格任职资格 第三节工作分析方法39 （一）工作描述（一）工作描述 是对职位本身的内涵和外延加以规范的描述性文件是对职位本身的内涵和外延加以规范的描述性文件 1.核心内容：核心内容： （1）工作标识：）工作标识： 关于职位的基本信息关于职位的基本信息 工作名称、部门、直接上级职位、工作等级、工作名称、部门、直接上级职位、工作等级、 （2）

21、工作时间）工作时间 （3）工作概要）工作概要 用简洁的文字来阐述工作的性质和达到的总目标用简洁的文字来阐述工作的性质和达到的总目标 根据公司的销售战略，利用和调动销售资源，管理销根据公司的销售战略，利用和调动销售资源，管理销 售过程、销售组织、关系，开拓维护市场，促进公售过程、销售组织、关系，开拓维护市场，促进公 司营销目标实现司营销目标实现 （4）工作职责）工作职责 （5）工作联系）工作联系 第三节工作分析方法40 （二）选择性内容（二）选择性内容 （1）履行程序）履行程序 对各项工作职责的完成方式的详细分解与描对各项工作职责的完成方式的详细分解与描 述述 （2）工作范围）工作范围 能供直接

22、控制的资源的数量和质量能供直接控制的资源的数量和质量 （3）工作条件）工作条件 物理环境物理环境 （4）工作负荷）工作负荷 职位对任职者造成的工作压力职位对任职者造成的工作压力 第三节工作分析方法41 （二）任职资格（二）任职资格 是与工作绩效高度相关的一系列人员特征。是与工作绩效高度相关的一系列人员特征。 正式教育程度、工作经验、工作技能、心理正式教育程度、工作经验、工作技能、心理 素质、职业品德、身体素质素质、职业品德、身体素质 第三节工作分析方法42 职位说明书的内容样板职位说明书的内容样板-1-1 基本资料 （1）职务名称；（2）直接上级职位；（3）所属部门； （4）工资等级；（5）工

23、资水平；（6）所辖人员； （7）定员人数；（8）工作性质。 工作描述 n 工作概要 n 工作活动内容：活动内容；时间百分比；权限等 n 工作职责 n 工作结果 n 工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁至 此的职位；与哪些职位有联系。 n 工作人员运用设备和信息说明 第三节工作分析方法43 任职资格说明 n 最低学历； n 所需培训的时间和科目； n 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。 n 一般能力 n 兴趣爱好 n 个性特征 n 性别、年龄特征。 n 体能要求： 工作姿势 对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求 精神紧张程度 体力消耗大小。 工作环境 n 工作场所 n 工作环

24、境的危险性 n 职业病 n 工作时间特征 n 工作的均衡性 n 工作环境的舒服程度 职位说明书的内容样板职位说明书的内容样板-2-2 第三节工作分析方法44 职 务：发货员 部 门：货品收发部门 地 点：仓库 C 大楼 职务概况： 听仓库经理指挥，根据销售部门递来的发货委托单据，将货品发往客户。和其他发货员、打包工一起，徒手或 靠电动设备从货架搬卸货品，打包装箱，以备卡车、火车、空运或邮递。正确填写和递送相应的单据报表，保 存有关记录文件。 教育程度：高中毕业 工作经历：可有可无 岗位责任： 一、花 70%的工作时间干以下的工作： 1. 从货架上搬卸货品，打包装箱； 2. 根据运输单位在货运单

25、上标明的要求，磅秤纸箱并贴上标签； 3. 协助送货人装车。 二、花 15%的工作时间干以下的工作： 1. 填写有关运货的各种表格（例如装箱单、发货单、提货单等） ； 2. 凭借键控穿孔机或理货单，保存发货记录； 3. 打印五花八门的表格和标签； 4. 把有关文件整理归档。 三、剩余的时间干以下的工作： 1. 开公司的卡车送货去邮局，偶尔也搞当地的直接投递； 2. 协助别人盘点存货； 3. 为其他的发货员或收货员核查货品； 4. 保持工作场所清洁，一切井井有条。 管理状态：听从仓库经理指挥，除非遇到特殊问题，要求独立工作。 工作关系：与打包工、仓库保管员等密切配合，共同工作。装车时与卡车司机联系

26、，有时也和订销部门的人接触。 工作设备：操纵提货升降机、电动运输带、打包机、电脑终端及打字机。 工作环境：干净、明亮、有保暖设备。行走自如，攀登安全，提货方便。开门发货时要自己动手启门。 职位说明书示例职位说明书示例-1-1 第三节工作分析方法45 职位说明书示例职位说明书示例-2-2 部 门办 公 室职 等七职 位办 事 员职 系行 政 管 理 工 作 内 容 ： 负 责 公 司 人 事 及 总 务 管 理 事 项 1. 人 员 招 募 与 训 练 2. 人 事 资 料 登 记 与 整 理 3. 人 事 资 料 统 计 4. 员 工 请 假 、 考 勤 管 理 5. 人 事 管 理 规 章 草 拟 6. 人 员 之 任 免 、 调 动 、 奖 惩 、 考 核 、 薪 资 等 事 项 办 理 7. 员 工 保 险 加 退 保 与 理 赔 事 宜 8. 文 体 活 动 与 员 工 福 利 事 项 办 理 9. 员 工 各 种 证 明 、 证 书 的 核 发 10. 文 具 、 设 备 、 事 务 用 品 的 预 算 、 采 购 、 修 缮 、 管 理 11. 办 公 环 境 安 全 及 卫 生