药品采购流程课件

1、药品采购流程1 采购部质量管理部财务部 采购员与供应商洽 谈、签订采购合同 药品采购流程药品采购流程 生成电子采购预报单 采购合同 电子采购预报单 按照电子采购预报单 要求验收药品,打印验 收报告单 验收报告单 保管员 填写仓位,药品入库 收集药品信息录入系统 电子验收信息 采购员确认验收信息 采购员打印进仓单 进仓单 记帐 在途商品帐 提供增值税发票、与 进仓单进行勾兑 打印待记应付申请单 记帐 要求供应商送货 贷记应付申请单, 增值税发票 是 是否属急调 不备库存品种 否 按照有关要求验收药品 打印验收报告单, 填写临时仓位 药品入库 药品付款流程 药品采购流程2 采购部财务部 药品付款流

2、程药品付款流程 采购员确认验收信息 采购员打印进仓单 进仓单 记帐 在途商品帐 提供增值税发票、与 进仓单进行勾兑 增值税发票、付款 贷记应付单 记帐 应付账 到税务局认证 付款计划 打印付款申请单 付款申请单 付款 付款计划流程 药品采购流程3 药品采购流程药品采购流程说明说明 流程名称：药品采购流程 流程编号：001 一、目的：明确药品采购的基本程序，减少失误 二、原则：过程清晰，责任明确 三、适用范围：采购部、储运部、质量管理部、财务部 四、流程说明： 五、关键控制点 合同洽谈、签订 六、相关表单 采购合同，电子采购预报单，验收报告单，电子验收信息，进仓单，在途商品帐， 应付帐款，增值税

3、发票 序 号 执行人操作 1采购部采购员与供应厂商洽谈、签订购进合同 ，编译电子合同并生成电子采购预报单 2质量管理部供应商送货后，由验收员接收药品并按照预报单对药品进行验收，并将验收的结果填 写在打印出的验收报告单上，转给储运部保管员 3储运部保管员确定仓位后，将药品的仓位填写在验收报告单上，转回给质量管理部验收员 4质量管理部验收员将收集齐全的信息录入系统，生成正式的电子验收信息 5采购部采购员依据验收信息，勾销合同，并打印正式的进仓单，记录手工帐后转给财务；定 期收集制作发票清单转财务 6财务部财务记在途商品帐和应付帐 药品采购流程4 药品销售流转流程药品销售流转流程 三个药品分公司财务

4、部储运部商务部 通过销售外勤或直接接 收本市医疗客户订单 客户订货单 通过销售外勤或直接接 收本市商业客户订单 客户订货单 通过销售外勤接 收外埠商业客户订单 客户订货单 将相关信息录入系统 订单、合同信息 将相关信息录入系统 订单、合同信息 指定药品批号 指定药品批号 开票中心打印电子订单 纸质定单 将票据转到相关部门 五联出库单、三联 非增值税发票、三 联符合清单 保管员根据出库单1联 对应复核清单1联出库 运输根据出库单4、5联 对应非增值税发票2联 及复核清单2、3联送货 根据出库单2、3联， 对应非增值税发票3联 记应收帐 应收帐 药品采购流程5 药品销售流程药品销售流程说明说明 流

5、程名称：药品销售流程 流程编号：002 一、目的：明确药品销售的基本程序，减少失误 二、原则：过程清晰，责任明确 三、适用范围：三个药品分公司、商务部、储运部、财务部 四、流程说明： 五、关键控制点 接收客户订单 六、相关表单 客户订货单，订单、合同信息，纸质订单，五联出库单、三联非增值税发票、三联符 合清单 序 号 执行人操作 1三个药品分公司通过销售外勤或直接接收本市医疗客户订单，如可能可以指定药品批号，并录入系统 2商务部通过销售外勤或直接接收本市商业客户订单；通过销售外勤接收外埠商业客户订单； 如可能可以指定药品批号；录入系统 3财务部开票中心打印电子订单，票据中心分发票据并根据出库单

6、2、3联，对应非增值税发票 3联记应收帐 4储运部保管员根据出库单1联对应复核清单1联出库，运输根据出库单4、5联对应非增值税发 票2联及复核清单2、3联送货 5 药品采购流程6 药品入库流程药品入库流程 储运部质量管理部 按照电子采购预报单 要求验收药品,打印验 收报告单 验收报告单 保管员 填写仓位,药品入库 按验收报告单的仓位和 仓储要求,分剂型入 位存放 按批号堆码、立卡、 建帐 收集药品信息录入系统 电子验收信息 药品采购流程7 药品入库流程药品入库流程说明说明 流程名称：药品入库流程 流程编号：003 一、目的：明确药品入库的基本程序，减少失误 二、原则：过程清晰，责任明确 三、适

7、用范围：储运部、质量管理部 四、流程说明： 五、关键控制点 按批号堆码、立卡、建帐 六、相关表单 验收报告单，电子验收信息 序 号 执行人操作 1质量管理部按照电子采购预报单要求验收药品,打印验收报告单 2储运部保管员填写仓位,药品入库；按验收报告单的仓位和仓储要求,分剂型入位存放；按批 号堆码、立卡、建帐； 3质量管理部收集药品信息录入系统 4 5 药品采购流程8 职能部门、经营部门、服务部门董事会 提出提示性意见 经营管理部和财务部 经营管理部和财务 部牵头,与各单位 进行讨论 给出指导性意见 经理办公会 形成公司初步年度 计划预案 审核、给出意见 审批 给出意见 战略提示性意见 预算提示

8、性意见 年度工作计划 预算正本 公司年度计划制定流程公司年度计划制定流程 任务分解流程 调整、审批部门计 划及预算 年度工作计划 预算正本 各部门工作计划 各部门预算正本 年度工作计划 年度预算预案 各部门年度工作计划 各部门年度预算预案 各部门制定年度工 作计划及预算草案 注： 各部门根据计划讨论会结果和 上年度工作计划执行情况制定 年度工作计划及预算。 形成部门年度计划及预算草案 后一方面给战略部汇总制定集 团年度工作计划和预算，另一 方面将计划和预算草案细化交 总经理调整、审批。 药品采购流程9 公司年度计划制定流程公司年度计划制定流程说明说明 流程名称：公司年度计划制定流程 流程编号：

9、004 一、目的：明确公司年度计划制定的基本程序 二、原则：过程清晰，责任明确 三、适用范围：经营管理部、职能部门、经营部门、业务服务部门、经理办公会、集团公司 四、流程说明： 五、关键控制点 形成公司初步年度计划预案 六、相关表单 公司年度工作计划、公司预算草案和正本，各部门的计划、各部门预算草案和正本 序 号 执行人操作 1董事会提出战略、预算提示性意见 2经理办公会根据董事会提示性意见给出指导性意见 3经营管理部和财务部经营管理部和财务部牵头,与各单位进行讨论 4职能部门、经营部门、 服务部门 各部门制定各自年度工作计划及预算草案 5经营管理部和财务部综合各部门的年度工作计划及预算草案形

10、成公司的年度工作计划及预算草案 6总经理审核公司的年度工作计划及预算草案上报董事会 7董事会审批公司的年度工作计划及预算草案上报董事会 8总经理根据董事会调整后的工作计划和预算调整、审批、形成公司部门计划及预算 药品采购流程10 任务分解流程任务分解流程 总经理经营管理部经营部门、职能部门、业务服务部门 将计划分解和量化成各 单位重点任务初步 建议书 各部门重点任务 初步建议书 讨论初步建议书 综合平衡重点任务 书预案 提出重点任务预案 审批重点任务书预案， 绩效考核方案预案 与相关人员签订 重点任务书 重点任务书 签定重点任务书 公司年度计划制定流程 公司年度工作 计划，各单位 工作计划 人

11、力资源部 初步制定考核方案 各单位重点任务 初步建议书，各单 位绩效考核方案初 步建议书 综合平衡调整考核方案 各单位重点任务 书，各单位绩效 考核方案预案 运营 绩效考核流程 药品采购流程11 任务分解流程任务分解流程说明说明 流程名称：任务分解流程 流程编号：005 一、目的：明确任务分解的基本程序 二、原则：过程清晰，责任明确 三、适用范围：经营管理部、总经理、人力资源部、经营部门、职能部门、业务服务部门 四、流程说明： 五、关键控制点 将计划分解和量化成各单位重点任务初步建议书 六、相关表单 各部门重点任务初步建议书， 各部门绩效考核方案初步建议书 ，重点任务书， 各部门绩效考核 方案

12、初步建议书 序 号 执行人操作 1经营管理部根据年度工作计划和各部门各单位工作计划，将计划量化成重点任务初步建议书 2人力资源部初步制定考核方案 3经营部门、职能部 门、业务服务部门 讨论初步建议书，提出重点任务书预案 4经营管理部和人力 资源部 综合重点任务书预案和考核方案 5总经理审批重点任务书预案和绩效考核方案预案，与相关人员签订重点任务书，下发重点任 务书 6经营部门、职能部 门、业务服务部门 签定重点任务书，运营 药品采购流程12 流程四要素流程四要素 执行人: 动作: 秩序: 时限: 行为的发起者 流程过程中的具体行为和步骤 动作与动作之间的先后关系；也代表信息流 物流、资金流的流

13、向 执行该流程的动作所要求的时间期限 药品采购流程13 采购部质量管理部财务部储运部 采购员与供应商洽 谈、签订采购合同 流程四要素之一流程四要素之一: :执行人执行人 以药品采购流程为例以药品采购流程为例 采购员生成电子采购 预报单 采购合同 电子采购预报单 按照电子采购预报单 要求验收药品,打印验 收报告单 验收报告单 保管员 填写仓位,药品入库 收集药品信息录入系统 电子验收信息 采购员确认验收信息 采购员打印进仓单 进仓单 记帐 在途商品帐 提供增值税发票、与 进仓单进行勾兑 打印待记应付申请单 记帐 应付账 要求供应商送货 贷记应付申请单, 增值税发票 是是否属急调 不备库存品种 否

14、 按照有关要求验收药品 打印验收报告单, 填写临时仓位 药品入库 药品付款流程 文件存档 执行人执行人 7 1 1 2 7 1 1 3 2 3 3 30 30 药品采购流程14 采购部质量管理部财务部储运部 采购员与供应商洽 谈、签订采购合同 流程四要素之二流程四要素之二: :动作动作 以药品采购流程为例以药品采购流程为例 采购员生成电子采购 预报单 采购合同 电子采购预报单 按照电子采购预报单 要求验收药品,打印验 收报告单 验收报告单 保管员 填写仓位,药品入库 收集药品信息录入系统 电子验收信息 采购员确认验收信息 采购员打印进仓单 进仓单 记帐 在途商品帐 提供增值税发票、与 进仓单进

15、行勾兑 打印待记应付申请单 记帐 应付账 要求供应商送货 待记应付申请单, 增值税发票 是是否属急调 不备库存品种 否 按照有关要求验收药品 打印验收报告单, 填写临时仓位 药品入库 药品付款流程 文件存档 7 1 1 2 7 1 1 3 2 3 3 30 30 动作动作 药品采购流程15 采购部质量管理部财务部储运部 采购员与供应商洽 谈、签订采购合同 流程四要素之一流程四要素之一: :秩序秩序 以药品采购流程为例以药品采购流程为例 采购员生成电子采购 预报单 采购合同 电子采购预报单 按照电子采购预报单 要求验收药品,打印验 收报告单 验收报告单 保管员 填写仓位,药品入库 收集药品信息录

16、入系统 电子验收信息 采购员确认验收信息 采购员打印进仓单 进仓单 记帐 在途商品帐 提供增值税发票、与 进仓单进行勾兑 打印待记应付申请单 记帐 应付账 要求供应商送货 贷记应付申请单, 增值税发票 是是否属急调 不备库存品种 否 按照有关要求验收药品 打印验收报告单, 填写临时仓位 药品入库 药品付款流程 文件存档 7 1 1 2 7 1 1 3 2 3 3 30 30 秩序秩序 药品采购流程16 采购部质量管理部财务部储运部 采购员与供应商洽 谈、签订采购合同 流程四要素之一流程四要素之一: :时限时限 以药品采购流程为例以药品采购流程为例 采购员生成电子采购 预报单 采购合同 电子采购

17、预报单 按照电子采购预报单 要求验收药品,打印验 收报告单 验收报告单 保管员 填写仓位,药品入库 收集药品信息录入系统 电子验收信息 采购员确认验收信息 采购员打印进仓单 进仓单 记帐 在途商品帐 提供增值税发票、与 进仓单进行勾兑 打印待记应付申请单 记帐 应付账 要求供应商送货 贷记应付申请单, 增值税发票 是是否属急调 不备库存品种 否 按照有关要求验收药品 打印验收报告单, 填写临时仓位 药品入库 药品付款流程 文件存档 7 1 1 2 7 1 1 3 2 3 3 30 30 时限时限 药品采购流程17 流程符号流程符号 是 否 动作 可选动作 单个文件/表单 多个文件/表单 流程

18、存档 判断/决策 秩序 数据 人工输入 人工操作 卡片 资料带 或者 排序 合并 常用流程符号常用流程符号 不常用流程符号不常用流程符号 药品采购流程18 采购部质量管理部财务部储运部 采购员与供应商洽 谈、签订采购合同 流程符号流程符号: :动作动作 以药品采购流程为例以药品采购流程为例 采购员生成电子采购 预报单 采购合同 电子采购预报单 按照电子采购预报单 要求验收药品,打印验 收报告单 验收报告单 保管员 填写仓位,药品入库 收集药品信息录入系统 电子验收信息 采购员确认验收信息 采购员打印进仓单 进仓单 记帐 在途商品帐 提供增值税发票、与 进仓单进行勾兑 打印待记应付申请单 记帐

19、应付账 要求供应商送货 待记应付申请单, 增值税发票 是是否属急调 不备库存品种 否 按照有关要求验收药品 打印验收报告单, 填写临时仓位 药品入库 药品付款流程 文件存档 7 1 1 2 7 1 1 3 2 3 3 30 30 动作动作 药品采购流程19 采购部质量管理部财务部储运部 采购员与供应商洽 谈、签订采购合同 流程符号流程符号: :可选动作可选动作 以药品采购流程为例以药品采购流程为例 采购员生成电子采购 预报单 采购合同 电子采购预报单 按照电子采购预报单 要求验收药品,打印验 收报告单 验收报告单 保管员 填写仓位,药品入库 收集药品信息录入系统 电子验收信息 采购员确认验收信

20、息 采购员打印进仓单 进仓单 记帐 在途商品帐 提供增值税发票、与 进仓单进行勾兑 打印待记应付申请单 记帐 应付账 要求供应商送货 待记应付申请单, 增值税发票 是是否属急调 不备库存品种 否 按照有关要求验收药品 打印验收报告单, 填写临时仓位 药品入库 药品付款流程 文件存档 7 1 1 2 7 1 1 3 2 3 3 30 30 可选动作可选动作 药品入库 药品采购流程20 采购部质量管理部财务部储运部 采购员与供应商洽 谈、签订采购合同 流程符号流程符号: :表单表单 以药品采购流程为例以药品采购流程为例 采购员生成电子采购 预报单 采购合同 电子采购预报单 按照电子采购预报单 要求

21、验收药品,打印验 收报告单 验收报告单 保管员 填写仓位,药品入库 收集药品信息录入系统 电子验收信息 采购员确认验收信息 采购员打印进仓单 进仓单 记帐 在途商品帐 提供增值税发票、与 进仓单进行勾兑 打印待记应付申请单 记帐 应付账 要求供应商送货 待记应付申请单, 增值税发票 是是否属急调 不备库存品种 否 按照有关要求验收药品 打印验收报告单, 填写临时仓位 药品入库 药品付款流程 文件存档 7 1 1 2 7 1 1 3 2 3 3 30 30 表单表单: : 单表单单表单 多表单多表单 药品采购流程21 采购部质量管理部财务部储运部 采购员与供应商洽 谈、签订采购合同 流程符号流程

22、符号: :流程流程 以药品采购流程为例以药品采购流程为例 采购员生成电子采购 预报单 采购合同 电子采购预报单 按照电子采购预报单 要求验收药品,打印验 收报告单 验收报告单 保管员 填写仓位,药品入库 收集药品信息录入系统 电子验收信息 采购员确认验收信息 采购员打印进仓单 进仓单 记帐 在途商品帐 提供增值税发票、与 进仓单进行勾兑 打印待记应付申请单 记帐 应付账 要求供应商送货 待记应付申请单, 增值税发票 是是否属急调 不备库存品种 否 按照有关要求验收药品 打印验收报告单, 填写临时仓位 药品入库 药品付款流程 文件存档 7 1 1 2 7 1 1 3 2 3 3 30 30 流程

23、流程 药品采购流程22 采购部财务部 药品付款流程药品付款流程 采购员确认验收信息 采购员打印进仓单 进仓单 记帐 在途商品帐 提供增值税发票、与 进仓单进行勾兑 增值税发票、付款 贷记应付单 记帐 应付账 到税务局认证 付款计划 打印付款申请单 付款申请单 付款 付款计划流程 药品采购流程23 采购部质量管理部财务部储运部 采购员与供应商洽 谈、签订采购合同 流程符号流程符号: :存档存档 以药品采购流程为例以药品采购流程为例 采购员生成电子采购 预报单 采购合同 电子采购预报单 按照电子采购预报单 要求验收药品,打印验 收报告单 验收报告单 保管员 填写仓位,药品入库 收集药品信息录入系统 电子验收信息 采购员确认验收信息 采购员打印进仓单 进仓单 记帐 在途商品帐 提供增值税发票、与 进仓单进行勾兑 打印待记应付申请单 记帐 应付账 要求供应商送货 待记应付申请单, 增值税发票 是是否属急调 不备库存品种 否