编码原则-基础数据的准备

1、第四章基础数据 的准备 第一部分编码原则 ERP系统的实施 涉及到很多的基础数据，包括零件、物料、设备、 工具等硬件也包括设计图纸、工艺规程等各种文档资料。如何管 理这些数据呢这就涉及到对数据进行编码了。一说到编码大家 首先想到的就是 个人身份证 它唯一且能很方便的让人记忆和查询。 编码就是物料的唯一身份证。 编码的主要用途是帮助用户进行检索，实现快速选择或输入，它是 ERP系统最基础的内容，其编制是否公道，直接关系到ERP项目能 否成功。编制编 码时，必须满足以下特性要求 1、唯一性 一物一码 绝不能出现一物多码 或多物一码的情况。 2、 规则性 编码应当是按照一定的编码原则编制出来的 并配

2、合描 述进行规范。一说到规则就有人想到这是一个绝对的标准 比如 XX-XXXXXXXX这些 X是必填数据。这种想法不可取。在实际运用 上 一个企业针对不同物料会有不同的编码规则所以通常是几个 规则并存。 通用的规则为“大类+中类+小类+ 流水号”再加上描述一些参数 如零件规格。在查询时 选择大类后 在描述中输入规规 加上 一个通配符%就可以最大限度的满足用户查询的需要。就像图 书馆 都是按大类、中类、小类逐步检索书籍的。比如要查询一本 小说倚天屠龙 记先后按照文学（大类）、小说（中类）、武侠 （小类）再输入“*倚天”就能找到对应的书架。这大大的减少了我 们检索的范围 进步检索的效率。 企业还会

3、针对零 件容易成系列化 的物料 如标准件 单独设置一个较为简洁的规则“大类+中类+ 流水号”。 3、 可使用性编码的长度应在6-20之间不宜过长否则不易识 别记忆。 在物料编码中不要想把全部信息都纳进其中。一般来说 编码时只要考虑物料的大中小类即可 如此的话 12位已经足够 使用。若把物料的颜色、尺寸、供给商、加工工艺等信息都包括进 往的话 20位都不够的 反而增加记忆难度。同时限定这些信息 之后反而不能变更了。 比如有的编码限定供应商供应材料、塑 料制品、标准件 等 那么一个供应商现目前供应标准件如果以后 它还能提供质量更好、价格更低的材料就只能重新添加一个编码 了。 再如 有的编码将员工设

4、定为经理部编码为JLB0001 如果以后调入销售部那这个编码就作废了。 4、 可读性可检索性物料编码不一定要求一看就知道是哪种 物料但应当做到一看到物料就能够识别出它属于哪一个大类、小 类的物料。同时 应避免使用“ i、O Z”等容易与数字混淆的字母 编码。物料编码应尽量 使用字母+数字的比如有些公司喜欢用数字 来进行编码。如用10表示零件 20表示包装材料。在零件10 之后又用10表示一个小分类钢制品最后用01表示两位流水码。 这个零件的编码 就是101001。这个编码 无论谁都难以接受 也比 较难理解 特别是刚到公司的新员工记不住这么多材料、这么多 分类 也就会影响其工作效率。当然如果全部

5、采用机器处理流程 那就无所谓了 比如采用POS机的超市员工 5、 通用性同一编码原则应能涵盖大多数物料新增加的品种也能 够适应。请尽量 不要将似是而非的信息写入编码比如颜色、 1#、2#、大、小、长、短等信息。建议尽量采用通 用编码 比如身 份证号码所用的全国行政区域编码、长途电话区号。比如供应商、 客户 这一类代码就可以输入电话区号比如“GY S010-001表示 北京市的供应商 序号码001。建议尽量不要采用 中英文结合的编 码方式 要么全部采用英文 外资企业要么全部采用拼音简称 或单字母表示。比如部门编码如果用英文表示经理部 Mange 和生产部Manufacture都可以是 M外贸部

6、Tradi ng 和技术部 Tech ni cia n 都可以是T、财务部 Accounting和广告部 Advertising都可以是A。建议按照不 排名顺序表示 AZ分别表示财务部、经理部、销售部、技术部、 生产部、采购部、广告部、资产部等。建议尽量不要采用具有常规 意义的字符比如Kg字符大家常用来代表公斤这个单位。 6、 可扩展性编码原则的制定应能考虑公司 5-10年内物料的变化 趋势 并且要对不同的情况留有一定的余地。 建议各类的编号采用 数字甚至多位数 比如 X1-XX12-XXX123-1234 1234就是可扩展的 零部件。 建议尽量不要使用自动编码 更不要全部采用数字的自动编码

7、。特 别是企业零部件 分解层级较多、数量巨大时前两级 大类+小类 、三级 大类+中类+小类 之后都将归为同一个类别 反而不容易 检索和归类。2Bizbox 系统的自动编码 就只有两级层级 很多差异 较大的零件都归 在了同一类中。同时 企业上ERP前进行数据库初 始化时 大家为了追赶进度 反而容易漏掉或重复零部件。建议不 要将供应商信息或加工性质 外委或自制、铸造或锻压等信息加 入编码也许以后会调整供应商或是改变生产模式外委变成 了自制生产、生产工艺铸造改为了锻压工艺。 7、效率性编码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读方 便记忆和识别 还应当考虑是否有助于提高日常操作的效率。编 码时位数越

8、少越好能够7位解决的就不要用8位只要能 建议尽量不要采用中英文结合的编码方式这样将影响键盘的输入 效率频繁切换中英文输入法很耽误时间。建议尽量不要采用特殊 符号的编码方式比如加Shift键才能输入的“ .”、“、 “ &”等 比如转换输入法才能输入的日文俄文“七”、“八” 、“刃”、“山” 它们不但影响键盘输入效率 也容易忽略、 混淆。如果能用“-” 不用加Shift键就能输入就不要用 “.”、“。建议为不同种类的物料设置不同的编码长度。 企业在设置物料 编码规则时 可以为不同的物料设置不同的长度 没有必要为了统一而把一些无用的编码加进其中。如企业某种物料 的编码至少要11码 而有的物料只需要

9、9码 而企业为了追求统 一把这种物料的编码增加到11码这是没有必要的。 &兼容性 本公司的物料编码应当考虑与主要客户、重要供应商的 编码的兼容这要求建立一个物料编码对照表把客户、主要供 应商的编码、本公司编码放在一张表内可以自由查询。1 尽量对 各种五金标准件、电子元件、常规件、各种材料等能按照GB生产 的物料统一进行 规划。比如五金标准件取为 B 常用的12大类 紧固标准件有螺栓可取为B01 、螺柱可取为B02 、螺钉 可取为 B03、螺母可取为 B04 、自攻螺钉可取为 B05、木螺钉 可取为 B06 、垫圈 可取为 B07 、挡圈 可取为B08 、销 可取为B09 、铆钉 可取为B10、

10、组合 件和连接副 可取为B11 、焊钉 可取为B12其他还有很 多种五金标准件。 螺栓一类取的是B01那么方头螺栓取为B0101 六角螺栓取为 B0102内六角螺栓取为B0103o在此之后的流水 号可以取标准号 也可以取顺序号。比如M8的方头螺栓取为B0101-M8 0001 M12的方头螺栓取为 B0101-M12 0002M16的方头螺栓取为 B0101-M16 0003。又如螺母一类取 为 B04六角螺母取为 B0401薄螺母取为 B0402加厚螺母取为B0403方螺母取为 B0404 M8的六角螺母取为B0401-M80001M12的六角螺 母取为 B0401-M120002M16 的

11、六角螺母取为B0401- M16 0003。 又如各种材料取为 C 根据企业的产品不同企 业有不同的材料 常用到的材料可分为钢材可取为C01 、化工 原料 可取为C02、橡塑原料可取为C03、建筑材料 取为C06 、布料可取为C07等很多种。钢材一类取的是 可取为C04 医药原料可取为C05、农产品原料可 C01其中又分为板材、棒材、管材、型材等可分别取为 C0101C0104鉴于板材C0101分类太多 不同尺寸、不同材质可以 组合成几千上万 个规格 建议之后的流水号取顺序号。比如 C0101-0001 代表的是热轧工艺、Q235D材质、 厚 2mm 宽 1500mm 长6000mm的板材。

12、再如电子元件取为 D 电阻一类取 为D01、电容一类取为 D02、二极管一类取为 D03三极管一类取 为 D04等等。 电阻一类取的是D01 那么实芯碳质电阻取为 D0101 绕线电阻取为D0102 碳膜电阻取为D0103金属膜电阻 取为 D0104金属氧化膜电阻取为D0105合成膜电阻取为 D0106 金属玻璃铀电阻取为 D0107 贴片电阻 SMT取为 D0108 压敏电阻取为D0109湿敏电阻取为 D0110光敏电阻取为 D0111气敏电阻取为D0112 力敏电阻取为D0113等。 其中 考 虑到电阻常用的参数为标准电阻值 1Q 、1.1 Q 、1.5 Q 10nrQ 另外还包括额定功率

13、 1/8W 1/2W 1W 2W 4W等 、尺寸 规格、温度条件、精度等 这些参数都可以在描述中表示。它涉及 到的规格多达几 千个 所以碳膜电阻D0103 一类可取为“ D0103 1234”比如D0103-0001代表国标型号为RT4-0.125 5kI 5k Q、 额定功率1/8W、 精度5%的碳膜电阻 D0104-0001 代表国标型号为 RJ4-0.125 18kl 18kQ、额定功率1/8W、精度 5%的金属膜电阻。以此类推 可按这个规则分别为电容、电感、 电压器、二极管、三极管等编码。 2做好与客户、供应商的编码兼容。 比如专门为客户 配套加工的 企业 客户有一个零件 A 编码为

14、C01-1234。那么企业可取为A- C01-1234。如果企业内部也是一个系列化的零件 不如B系列 则 可取为 B-A-C01-1234。 3做好零部件的通用可替代编码。有的企业编码时将每一 件产品的每一个 零部件都编一个码 即使很明显就是同一个零件。 他把这些零件设 置成统一的大类、中类、小类只是流水号不同 这样做的目的是 让这些零件可以自动归为同一个小类 再归为同一 个中类 再归为同一个大类 显得一目了然。实际上 在操作上随 时都要考虑这些零件是否是同一个零件 是否需要统一排产或采购 它所带来的麻烦更大。 9、技巧性 巧用“大类”分类 在考虑到物料的分类过程中有时 候一个小类只有一个物料

15、甚至一个大类都只有一个物料。针对这 种情况若给其一个大类或小类编码的话给人一种占着茅坑不拉 屎的感觉。我们 在编码时 没有必要为这种罕见的物料进行专门的 编码。完全可以把这些罕见、少用的材料合并在一起用其他类来 表示。一方面可以减轻用户记忆的压力毕竟要记住这些意义不 大的字符 有点困难。另一方面由于其物料比较少而且不经常 用 把他们归为一类 不会影响用户的查询效果。 比如企业包装需要一小截单面巧用代用件 比如一个产品使用的都 是同一个包装袋 可以将其归为第一个产品的一个零件 其它产品 都用这个号 就不需要单独设立一个包装材料的大类了 还要巧用 “B- ”和“BOT之类的区分。比如“B - ”代

16、表一个 B类的产品及 其非标件 有设计图纸 需要加工“ B01”代表一个标准件大 类。 10、 综合性 编码原则也应考虑与产品 BOM单、生产、采购、 货仓运作、物料控制、财务、使用软件系统等相关方面的配合使用 问题。 比如仓库的编码 一般企业都有一个几个库房而仓库可以 是库房内的一排货架或是一排柜子 或者就是一块空地。仓库编码 时 考虑到物料编码的字母 大类 所代表的意义 可以将仓库的 编码一致设置。比如一个标准件大类的代码是B 那么仓 库的编码也不妨 设为 B。再细化一点的流水号可以 和物料的中类编 码一致。这样很 方便结合物料编码来查找或领取物料。至于库房是 否需要设置编号就无所谓了 可

17、以在库房门上贴上物料大类的代 码以示分别。 11、 及时性 这一点很不容易让人理解。 在企业上ERP系统前 或多或少都有了自己的编码体制。但是 这些编码体制也许并不符 合ERP的要求 或者说 不符合编码的原则。比如对于同一种物料 不同的供给商就按不同的编码来归类物料全部按流水号进行编 写没有分类连最基本的原材料跟成品都没有区分难以记忆 甚至有的物料编码都是正确的但一物二码、二物一码的情况都 存在。最容易出 现的上ERP系统前 建立物料编码时很多人不 知道编码的具体含义 查询不到某种物料时 就以为系统里没有这 个物料很随意的重新建立这就导致了物料编码的重复。为此 企业要特别留意 即使企业已经拥有

18、编码体系对物料编码也要进 行逐一梳理 逐一核对其正确性。对于不合理的编码 必须及时更 正或抛弃。这么 做 固然比较花时间 但是从长远来说绝对值得的。 第二部分编码案例 下面以一个遥控板生产厂的所涉及的软硬件为例进行讨论。它涉 及的产品非常简 单也易于理解。 一、产品型号分 解 从产品上来分解 它们包括电视 遥控板、空调遥 控板、DVD遥控板、音响遥控板等。厂家将电视遥控板取为 A系列、 空调遥控大家还会问道 假如产品系列有几百上千 AZ不够用 呢 那就用 AAZZ吧。 以电视遥控板为例 又按客户来分 比如 长虹、海信、海尔、创维、TCL等。厂家将这几类电视遥控板取为 A-CH A-HX A-H

19、R A-CWA-TCL等系列。以空调遥控板为例按客 户分有长虹、海信、海尔、创维等。厂家将它们取为B-CH B- HX B-HR B-CW系列等。继续分解。以长虹电视遥控板为例又 按型号分可为液晶电视 LT42630FX 3DTV42738X 42860IX、ITV42850EB 等型号配套。厂家 将配套长虹电视 LT42630FX 的遥控板取为 A-CH01长虹电视 3DTV42738X的遥控板取为A-CH02长虹电视42860IX 的遥控板取 为A-CH03、长虹电视ITV42850EB的遥控板取为A-CH04等。 以 海信电视遥控板 为例 又按型号分 可为液晶电视 LT42630FX 3

20、DTV42738X 42860IX、ITV42850EB 等型号配套。厂家 将配套海信电视 LED48K510G3D的遥控板取为 A-HX01、海信电视 LED46K16X3D勺遥控板取为 A-HX02、海信电视 LED55T36X3的遥 控板取为A-HX03 海信电视TLM42V78X3的遥控板取为 A-HX04 等。以此类推 可分解成各种型号规格的遥控板。 二、产品组成 零部件 分解 以上的 A-CH01 A-CH04 A-HX01 A-HX04就是该遥控板厂家的最终产品。下面细分产品的构成。以 A-CH01为例它是一个套件包括一个遥控板 A-CH01-1、一个小 纸盒 A-CH01-2、一张说明书 A-CH01-3 、一个封口袋 A-CH01- 4 、一节10厘米长的单面胶 通用、一对电池 通用 。 再以遥控板 A-CH01-1为例 它包括遥控板线路板A-CH01-1-1 、底壳 A-CH01-1-2 、电池盖板 A-CH01-1-3 、面壳 A- CH01-1-4 、电池弹簧 双头子、装在底壳上的、橡胶按纽、 螺钉。其中遥控板线路 板 A-CH01-1-1又包括线路印刷板 A- CH01-1-1-1、电池弹簧