档案的保管保护与利用

1、档档 案案 的的 保保 管管 保保 护护 与与 利利 用用 王王 珊珊 珊珊 档案的保管档案的保管 档案的保护档案的保护 档案的利用档案的利用 4 4 1 1 2 2 3 3 档案保管与保护工作的含义、任务和要求档案保管与保护工作的含义、任务和要求 一、一、档案保管工作与保护工作的含义、档案保管工作与保护工作的含义、 任务和要求任务和要求 皇史宬皇史宬 1 1、档案保管与保护工作含义、档案保管与保护工作含义 档案保管档案保管 档案保护档案保护 含义：是指根据档案的成分含义：是指根据档案的成分 和状况所采取的存放和和状况所采取的存放和 安全防护措施安全防护措施 v 内容内容 v （1 1）档案库

2、房的管理）档案库房的管理 v （2 2）档案的安全防护）档案的安全防护 含义：是指对保护档案实含义：是指对保护档案实 施的技术方法和手段。施的技术方法和手段。 v 内容内容 v 主要包括主要包括“防防”与与“治治” v （1 1）改善档案保管条件）改善档案保管条件 v （2 2）档案的修复）档案的修复 档案保管档案保管 档案保护档案保护 任务：任务： （1 1）建立和维护档案的存放）建立和维护档案的存放 秩序秩序 （2 2）防止档案损坏）防止档案损坏 （3 3）维护档案的完整与安全）维护档案的完整与安全 任务：任务： 采用专门的技术措施，采用专门的技术措施， 对已损坏的档案进行修复、对已损坏的

3、档案进行修复、 复制，最大限度地减少档案复制，最大限度地减少档案 的损失，延长档案的寿命的损失，延长档案的寿命 2 2、档案保管与保护的任务、档案保管与保护的任务 档案保管档案保管 档案保护档案保护 要求：要求： （1 1）财物相符）财物相符 （2 2）突出重点，兼顾一般）突出重点，兼顾一般 （3 3）处理好）处理好“管管”与与“用用” 要求：要求： （1 1）满足不同载体档案材料）满足不同载体档案材料 的保管要求的保管要求 （2 2）以防为主，防治结合）以防为主，防治结合 3 3、档案保管与保护的要求、档案保管与保护的要求 二、档案的保管二、档案的保管 （一）档案保管工作的条件（一）档案保管

4、工作的条件 档案库房档案库房 保管保管 必要的物质条件必要的物质条件 档案装具档案装具 （档案包装档案包装） 库房设备库房设备 档案库房档案库房 v1 1、档案库房的选择要求、档案库房的选择要求 v2 2、档案库房必须专用，不能与办公室合用，也不档案库房必须专用，不能与办公室合用，也不 能同时存放其他用品能同时存放其他用品 库房设备库房设备 温温 湿湿 度度 表表 防防 火火 防防 盗盗 加加 湿湿 设设 备备 空空 调调 abcd 我国建设部和国家档案局发布的库房温度标准我国建设部和国家档案局发布的库房温度标准 指标名称指标名称 一一般档案库般档案库 （含胶片库、磁带库）（含胶片库、磁带库）

5、 母片库母片库 控制范围控制范围 每昼夜允许每昼夜允许 波动范围波动范围 温温 度（度（）14-24213-15 相对湿度相对湿度%45-60535-45 档案装具档案装具 （二）库房的管理（二）库房的管理 1 1、库房、库房 管理制度管理制度 档案借阅制度档案借阅制度 档案保管制度档案保管制度 档案销毁制度档案销毁制度 安全保密制度安全保密制度 2 2、编号和排架、编号和排架 档案库房档案库房 编号原则：编号原则： 每幢房子的内部，应根每幢房子的内部，应根 据建筑及房间的划分情况进据建筑及房间的划分情况进 行编号，楼层应自下而上编行编号，楼层应自下而上编 号，每层应从入口开始，从号，每层应从

6、入口开始，从 左向右编号。左向右编号。 v 排架、编号原则排架、编号原则 v （1 1）空间适度）空间适度 v （2 2）避光通风）避光通风 v （3 3）统一编号。从左至）统一编号。从左至 右，从上而下右，从上而下 档案装具档案装具 3 3、档案实体的保管、档案实体的保管 便于管理便于管理 相对稳定相对稳定 益于档案的保护益于档案的保护 全宗全宗-年度年度-保管期限保管期限 年度年度-保管期限保管期限 竖方竖方 横放横放 （1 1）排架要求）排架要求 （2 2）排列方法）排列方法 （3 3）存放方式）存放方式 二种方式二种方式p202 （4 4）存放索引）存放索引 全宗名称：全宗名称： 全宗

7、号：全宗号： 案卷目录号案卷目录号 案卷目录案卷目录 名称名称 目录中案卷目录中案卷 起止号数起止号数 存存 放放 位位 置置 楼楼层层房间房间架、柜架、柜栏栏格格 楼：层：房间：楼：层：房间： 架、柜架、柜栏栏格格 存存 放放 档案档案 全宗号全宗号全宗名称全宗名称案卷目录号案卷目录号 案卷目录案卷目录 名称名称 目录中案数目录中案数 起止号数起止号数 档案存放位置索引档案存放位置索引 代卷卡代卷卡 （5）档案代理卡）档案代理卡 全宗号全宗号 案卷案卷 目录号目录号 案卷号案卷号移出日期移出日期 移往何处移往何处 库房管理库房管理 人员签字人员签字 （移出）（移出） 归还日期归还日期 库房管

8、理库房管理 人员答字人员答字 （收回）（收回） 单位单位经手人经手人 每个全宗必须建立全宗卷每个全宗必须建立全宗卷 （6 6）全宗卷）全宗卷 什么是全宗卷：什么是全宗卷： 它是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成它是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成 的，能够说明该全宗历史情况的文件材料专卷。的，能够说明该全宗历史情况的文件材料专卷。 v全宗卷的内容全宗卷的内容 v收集收集档案工作中档案交接证、合格证。档案工作中档案交接证、合格证。 v档案档案整理整理工作中立卷说明，全宗整理工作方案。工作中立卷说明，全宗整理工作方案。 v档案档案鉴定鉴定工作中档案销毁清册。工作中档案销毁清册。 v档案档案保

9、管、统计保管、统计工作中档案安全检查记录、档案工作中档案安全检查记录、档案 数量。数量。 v档案档案提供利用提供利用工作中大事记、利用实例汇编。工作中大事记、利用实例汇编。 v全宗卷不是该全宗内文件的组成部分全宗卷不是该全宗内文件的组成部分 4 4、档案的安全检查、档案的安全检查 va a：档案定期检查：档案定期检查 b b：档案不定检查：档案不定检查 v检查内容：检查内容： v 档案数量是否准确、有无遗失；档案数量是否准确、有无遗失； v 档案受损情况和数量；档案受损情况和数量； v 档案进出，存取登记是否准确；档案进出，存取登记是否准确； v 库房管理的各种制度的执行情况等。库房管理的各种

10、制度的执行情况等。 三、档案的保护三、档案的保护 金匮金匮 档案制成材料的耐久性主要由以下档案制成材料的耐久性主要由以下 两个方面来决定：两个方面来决定： 一是一是纸张材料纸张材料的耐久性的耐久性 二是二是档案字迹材料档案字迹材料耐久性耐久性 （一）档案纸张材料的耐久性（一）档案纸张材料的耐久性 含量越多，纸张越耐久含量越多，纸张越耐久 保留一定比例保留一定比例 越少越好越少越好 纤维素纤维素 半纤维素半纤维素 木质素木质素 纸张材料纸张材料 va：字迹：字迹色素色素成分成分 vb：字迹与纸张的：字迹与纸张的结合方式结合方式 （二）档案字迹的耐久性（二）档案字迹的耐久性 （二）档案字迹的耐久性

11、（二）档案字迹的耐久性 最耐久：墨汁最耐久：墨汁 比较耐久：蓝黑墨水比较耐久：蓝黑墨水 不耐久：纯蓝墨水不耐久：纯蓝墨水 碳黑碳黑 颜料颜料 染料染料 1 1、字迹色素、字迹色素 2 2、色素与纸张结合方式：、色素与纸张结合方式： a a：结膜方式（黑墨汁）：结膜方式（黑墨汁） b b：吸收方式（蓝黑）：吸收方式（蓝黑） c c：粘附方式（铅笔）：粘附方式（铅笔） 3 3、字迹材料耐久性评价、字迹材料耐久性评价 v最耐久：色素成分是碳黑，结合方式是结膜方式最耐久：色素成分是碳黑，结合方式是结膜方式 v（油墨、墨汁、碳素黑笔）（油墨、墨汁、碳素黑笔） 3 3、字迹材料耐久性评价、字迹材料耐久性评

12、价 v比较耐久：色素成分是颜料，与纸张结合方式是比较耐久：色素成分是颜料，与纸张结合方式是 结膜方式或者吸收方式结膜方式或者吸收方式 v（蓝黑墨水，印泥，静电复印字迹）（蓝黑墨水，印泥，静电复印字迹） v不耐久：不耐久： v 只要字迹色素成是染料，或者结合方式是粘只要字迹色素成是染料，或者结合方式是粘 附方式的字迹都不耐久附方式的字迹都不耐久 v（纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、传真）（纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、传真） （三）档案库房保护技术三）档案库房保护技术八防八防 防火、防盗、防潮、防光、防火、防盗、防潮、防光、 防鼠、防虫、防尘、防污染防鼠、防虫、防尘、防污染 防火防火 电线

13、、电源、电器设备电线、电源、电器设备 离开切断离开切断 库房必须安装库房必须安装 防盗门窗防盗门窗 防盗防盗 防潮防潮 一般将相对湿度高于一般将相对湿度高于70% 的湿度环境称为高湿的湿度环境称为高湿 去湿机去湿机 通风通风 防光主要是防紫外线防光主要是防紫外线 库房使用白炽灯，限制光的照值度库房使用白炽灯，限制光的照值度 减少对纸张和字迹的危害减少对纸张和字迹的危害 v防光防光 防防 鼠鼠 v定期检查投放鼠药、鼠夹定期检查投放鼠药、鼠夹 防虫防虫 v 取食档案取食档案 v 驻损档案驻损档案 v 污染档案污染档案 v 放置药品放置药品 防尘防污染防尘防污染 v库房密闭库房密闭 v吸尘器去尘吸尘

14、器去尘 v远离污染源远离污染源 （四）档案的修复和复制（四）档案的修复和复制 v1 1、档案修复的原则、档案修复的原则： v（1 1）以最大限度）以最大限度延长档案寿命延长档案寿命为指导思想。为指导思想。 v（2 2）要尽量保持档案的）要尽量保持档案的历史原貌历史原貌。 v（3 3）使用的修复方法要经过实验，确有把握时，）使用的修复方法要经过实验，确有把握时， 再着手对档案进行修复。再着手对档案进行修复。 v2 2、修复前的准备工作：、修复前的准备工作： v在修复前要准备好登记和检查工作。在修复前要准备好登记和检查工作。 v登记内容包括：档案所属单位、档案名称、档案的份数、登记内容包括：档案所

15、属单位、档案名称、档案的份数、 页数、年代以及接送档案人员姓名等工作页数、年代以及接送档案人员姓名等工作。 3 3、档案的修复技术、档案的修复技术 v1 1、档案字迹和纸张的加固。、档案字迹和纸张的加固。 v2 2、档案的去污。、档案的去污。 v3 3、档案的去酸。、档案的去酸。 v4 4、档案的修裱。、档案的修裱。 v5 5、档案的复制技术。、档案的复制技术。 四、档案利用工作四、档案利用工作 服务：服务： 被动提供档案服务被动提供档案服务 主动提供档案服务主动提供档案服务 大事记大事记 概概 念：念： 是按照时间顺序，简要地记载一定时期发是按照时间顺序，简要地记载一定时期发 生的重大事件的

16、一种参考资料生的重大事件的一种参考资料 v种种 类类 v1 1、记载、记载一个机关一个机关一定时期内的重要活动机关大事记一定时期内的重要活动机关大事记 v2 2、记载、记载国家或地区国家或地区的大事记的大事记 v3 3、某一方面、某一方面重大事件重大事件的大事记的大事记 v4 4、重要人物重要人物一生重要活动的生平大事记一生重要活动的生平大事记 大事记的结构大事记的结构 1 1、题名、题名 例例四平市档案局四平市档案局20012001年大事记年大事记 2 2编辑说明编辑说明 3 3序言序言 4 4目录目录 5 5正文。这是大事记的主体部分。正文。这是大事记的主体部分。 每事一条，每条一记。每事一条，每条一记。 6 6按语和注释按语和注释 7 7附录附录 大事记写作要求大事记写作要求 v 1 1、记载时间、记载时间准确准确无误。无误。 v2 2、择、择大事大事而摘其要。而摘其要。 v有大事则记，无大事则不记。有大事则记，无大事则不记。 v 3 3、大事记叙一般、大事记叙一般不加以评述不加以评述 组织机构沿革组织机构沿革 概念概念：是系统记载一个机关、企业、地区或专业系是系统记载一个机关、企业、地区或专业系 统的体