声像档案的归档整理

1、精品资料推荐 声像档案的归档整理 一、归档范围 声像载体类档案是本部门在各项活动中形成的、对本部门和社会具有 参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体、感光材料。归档的主要内容包 括照片类、录音带类、录像带类、磁盘类、光盘类等。机关单位一般以照 片类为主，其归档范围见附件一。 二、归档时间 一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要的声像材料，归档时间 要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。 三、归档要求 归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准 确、系统；必须遵循其自然形成规律；保持声像载体与纸质载体、不同声 像载体之间的自然联系；注意其成套性特点。 根据声像材料形成规律和多种

2、载体的特点，分为：底片、照片、录音 带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等类别作为保管 单位（这里类别的划分可根据自己单位声像材料形成情况来确定）。 每个声像档案的实体上（照片在实体的背面，其它为脊背或盘面）要 加盖其相应的档号。 1、底片、照片类材料的整理： （1）底片的归档按其形成的时间，顺序编号入册。一个立档单位的 底片册一册为一卷，每卷编一个流水号。 45 腐品资料推荐 底片编号方法示例: G 1. 1-1 (3) 底片号的编制是底片整理中的一个重要环节，在整理时，每一张底片 装入册时就应及时编一个底片号，同时将底片号完整的写在底片袋上以及 底片册对应的位置，每册底片为一

3、卷编案卷号。 底片案卷号的编制示例： G 1. 1 - 1 第一卷 底片类 照片类 （2）正片按内容一一年度分类方法归档，可设三级类目。设三级类目 时，同一类内容的照片以组为单位按时间先后顺序装入照片册内，不同类 （指最下位类）内容的照片不能组合在一册内（照片的分类参考附件一）。 照片册内的每一组照片（即同一时间、同一活动内容的照片）要编写 总说明：将该组照片庾映的时间、地点、主要内容、人物、该组照片、底 片的起止张号等概括写成一个简介。总说明放在该组照片的前面，单独占 一张照片的位置。单张照片不需形成总说明。总说明一般不超过200字, 其样式见附件二。 46册内每张照片必须按照册内标签的格式

4、，填写分说明。已在总说明中 注明了的内容，分说明不需重复。分说明的条目可以在档案专用管理软件 上进行著录（分说明样式见附件四），并依据照片分说明打印出照片档案的 卷内目录（即“卷内目录”以照片自然张为编目单位，填写相应内容，每 组照片均要一个通栏标题，即总说明中的“题名”，通栏标题不超过50个 字、占一个空行），一式两份，一份装订在照片册上，一份与照片档案案卷 正片号的编制方法示例: 正片类代号 照片类代号 声像类代号 目录一起装订成检索目录册。 正片张号（一册编一流水号，册号断则张号也断） 正片册号（一册为一卷） 正片分类代号（如会议类、人物类等） 每册正片作为一卷拟写照片档案案卷目录（底片

5、目录已包含其中，不 需另外再写目录），案卷题名应概括案卷内照片的主要内容，必须包含责任 者、年度、主要内容三大要素。照片档案案卷目录可在档案专用管理软件 上进行著录，并打印出照片档案案卷目录，与相应的卷内目录一起装订成 检索目录册（用墨绿色的声像目录夹装订），照片目录册封面标签格式见附 件三。照片档案目录册的编号方法示例： G 1-03 正片目录册号（表示第三册目录） 正片类代号 照片档案大类代号 47 精品资料推荐 2、其它载体声像档案的整理 录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、胶片等载体类型的声像档案 以盒、张为组卷单位整理，一盒（张）编一个档号，同类按时间顺序编流 水号，直接填写案卷目录

6、，不需填写卷内目录。其编制方法如下: G 3-003 -盒（张）号 录像带类 声像类代号 以盒（张）为案卷，填写案卷目录，并在档案专用管理软件上著录、 打印，装订成检索目录册（用墨绿色的声像目录夹装订）。目录册的编号和 标签格式参考照片类档案（见附件三）;磁盘盒和光盘盒的标签参见附件五; 录音带盒、录像带盒、幻灯片盒和胶片盒上的标签如下： 题名 档 号 密级 责任人 制作时间 长度 分钟 张数 3、声像档案中除胶片和照片的底片外，其它实体上（通常为脊背或背 面）均要贴上一打印的标签（必须贴牢），女匕 档号 48 精品资料握荐 附件一 声像载体档案材料归档范围 及保期限表 序号 类目 名 称 内

7、 容 保管期 限 1 建设面貌类 本单位建设面貌的声像材料 永久 2 人物类 历届领导班子照片（单人照） 永久 3 会议类 各种党政重要会议的声像材料 永久 4 参观视察类 上级机关领导来本单位视察、 检查工作、本单位外出参观学 习活动的声像材料 永久 5 业务活动类 本单位重大活动及重要外事活 动情况的声像材料 永久 6 荣誉类 被评为市级以上劳模、先进集 体、先进工作者、及反映本单 位荣誉实物的声像材料 永久 7 文体活动类 本单位组织的各项文娱体育活 动的声材料 长期 此表所列为机关单位产生的声像类档案的主要内容，供参考。各单位 原有三级属类和代号仍使用原编定的三级属类代号。 49 帝品

8、资料推荐 仝宗名称：东山区X X X局 历届局领导照片 全宗号 10 案卷号 G1.2.1-01 目录号 G11 felt张号 001 - 年度 19&4 - 保管期限 永久 附件二 机关照片档案总说明示例: 題名：广州市XXX到本单位参观、指导(本组照片共6张) 说明：2000年7月20日，广州市xxx在区xxx局XXX局长等人的陪同下, 到本单位参观、指导。在参观后的座谈会上，本单位xxx向市、区的领导 汇报了本单位在近年来xxxxxx工作及取得的成绩。 照片起止号：G1.2.83 (026)(031) 底片起止号：G1.12 (008)(013) 附件三 照片目录夹标签格式示例(机关): 正面 50 精品资料推荐 照片号 G1.2.2-01 (001) 底片号 G1.1-01 (007) 摄影者 XXX 时间 2002.11.13 说明： xxxxmxxxxx XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX xxxxxmxxxx 丿氐厅号 .1-01（007） 摄影者莎 附件四 照片号 61.2.2-01(001) 说明： xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxmxxx