投标管理制度

1、精】投标管理制度投标管理制度1. 目的为保证投标工作的有效性和工作效率，特制订本投标管理办法和会议制度。本 管 理办法和会议制度适用于公司对外的所有投标活动和项目。 2. 适用范围对于投标工作，各个有关部门和参加人员必须认真对待、相互配合，按时保质 完 成各自的任务，保证投标文件的质量。3. 职责分工3.1 市场开发部市场开发部是投标工作的组织与决策部门，主要职责 :1. 负责交通安全设施工程项目投标文件的编制工作 ;2. 负责招标文件购买与投标文件递交开标工作 ;3. 负责整个标前业务接触、投标书编制的整体组织与策划 ;4. 负责最终设备选型确认，对投标过程中的重大问题具有决定权 ;5. 负

2、责投标保证金 （ 保函 ） 开具，业主投标保证金收据的索取 ;6. 负责最终投标清单的编制、投标单价分析、投标价格最终确定 ;7. 负责投标文件的审批工作 ;8. 负责商务标内容编制 ;负责参加开标会议，并进行标后投标分析。 9.3.2 合约计量部 合约计量部是投标工作的主要执行部门之一，主要职责1. 负责交通机电工程项目投标文件 （含技术和商务两部分 ） 的编制工作 ;2. 负责投标澄清、设备比选、产品询价、标后答疑等工作 ;3. 负责分承包商、供货商的比选和产品询价 ;4. 负责有关设备的基础清单编制工作 （ 其它由事业部负责 ）;5. 辅助职责 : 协助工程事业部参加标前会、标后投标分析

3、等工作。6. 负责定期更新投标文件中的公司资料电子版内容，包括 : 公司机构设置、 财 务审计报告、合同协议书、人员资料、施工机械资料、各类证书等。 3.3 综 合管理 部综合管理部是投标工作的辅助、考察部门，主要职责 :1. 负责监督投标过程是否按照公司相关规定执行 ;2. 协助提供投标中需使用的公司资料原件，内容有 : 营业执照、资质证书、 合 同协议书、工程质量评定证书等。3. 投标需要持证人员组织协调工作。3.4 资金财务部资金财务是投标工作的协助部门，主要职责 : 协助完成投标保证金 （ 或投标保 函 ） 、公司资信证明、财务状况、审计 报告、银行资信、银行查证等内容的提 供。4（

4、工作程序投标工作由市场开发部 （ 或投标项目负责人 ） 进行组织与策划，首先由市场 开发 人员将各项项目信息进行汇总并进行筛选，将可能引进的项目进行立项，报公 司总 经理批准后进行立项审批投标。开始进行投标工作后工作流程必须经历如下阶 段:4.1 市场前期工作 市场开发部根据市场规划进行区域管辖片区的公路建设项目的跟踪，或者设置 在各区域中的中间协调人进行跟踪。每年 12 月份，各区域负责人编制本区域内下一年度的业务发展计划，内容包 括: 片区内公路建设市场分析，业务拓展的发展方向、目标和措施，目前跟踪的公 路项 目，拟参与的投标项目名称及大概招标的时间，为配合业务拓展计划的实施需 公司 支持

5、的工作，业务发展费用计划 ;业务发展计划可纳入部门年度工作计划及部门预算，报计划合同部审核，公司 总 经理审批 ;审批后的工作计划及部门预算下发 : 计划合同部、 资金财务部、相关工程管理 部。4.2 投标项目的建立接到投标邀请书 / 资格预审公告后， 市场开发部负责了解招标项目的具体情 况， 填写新增项目通知，内容包括 : 拟投标项目概况、项目跟踪情况、我公司在该 项目 中的优势，给定项目编号，经市场开发部责任人签字后，报公司总经理审批由市场部将新增项目通知发至资金财务部、计划合同部、技术部和综合部，关 于 此项投标的所有费用均纳入该项目编号 ;资格预审文件的购买 ; 需参加的投标项目由市场

6、开发部安排招标文件 / 购买招 标文件所需公司资质等文件由市场开发部在办公室办理借用手续， 并保 证及时归还 ;4.3 需资金财务部办理内容商务管理工程师在取得招标文件 2 天内，根据招标文件要求，把需资金财务部 办 理内容按资金财务部要求时间和文件要求交给资金财务部，资金财务部在规定的 时 间内完成相关工作 :1. 投标保证金 ;2. 银行资信证明 ;3. 银行查证证明 ;4. 公司财务状况 ;5. 审计报告。以上除投标保证金由市场部经理 （或投标项目负责人 ） 安排开具外，其它均由 技 术部商务管理工程师负责向资金财务部提交承办。4.4 投标工作会议由市场开发部经理 （ 或投标项目负责人

7、） 组织整个投标过程。 4.5 第一次会议 在各相关人员接到招标文件四天内组织会议，内容包括 :由市场开发部经理 （ 或投标项目负责人 ） 对招标项目做重要说明 ; 明确投标项目的时间安排 ;明确投标项目负责人、投标授权人并确定投标原则 ; 明确投标项目经理、项目总工等主要人员的选择 ;确定投标项目编制人员、审查审核人员及相关职责 ;技术重点、难点问题的讨论 ;确定第二次会议的时间及参加人员。4.6 第二次会议第二次工作会议内容包括 :确定各分系统之间的技术界面 ;确定投标项目主要设备的选型 ;确定需做授权的供货商清单 ;确定技术文件的完成时间 ;4.7 第三次会议予后发公特第三次工作会议内容

8、包括 投标文件对招标文件的符合性进行最终审定 ;对投标报价进行最终审定 ;确认是否递交投标文件。4.8 其它要求如需参加标前会议和现场考察，由市场部经理负责安排，确实有必要时技术部 以配合 ;商务管理工程师负责收集各系统需澄清的问题，包括 : 商务和技术问题，汇总 向招标单位发传真，并追踪确认招标单位的回复 ;招标单位发来的标前会议纪要、补遗书、澄清文件等，由商务管理工程师负责放到相关人员手中，保证相关人员手中文件的有效性 ;4.9 商务文件商务管理工程师负责依据招标文件，制作商务文件，包括 : 授权书及其公证、 司资格文件及投标其他表格和相关文件 ;商务管理工程师依据招标文件，准备资信证明、

9、财务状况表等文件，将时间、殊内容要求等告知资金财务部 ;如投标以联营体方式，由市场开发部经理 （ 或投标项目负责人 ） 负责 :与联营体方联络，并保存相关往来文件 ;负责联合投标协议书的草拟。投标系统工程师完成产品授权书、资格证明、公司资质、检测报告、产品样本等资料的索取工作，进行汇总并附目录 ;商务管理工程师根据市场开发部提交的书面投标报价文件填写投标书， 盖公司 后，放入投标文件商务部分 ;商务管理工程师负责投标过程中与招标单位往来文件的保存、整理、移交。4.10 技术文件 投标系统工程师负责依据招标文件，编制技术文件，包括 : 技术建议书、图 纸、 产品资料整理等 ;投标系统工程师通读技

10、术规范后，汇总比较难于解决的问题，提交投标工作会 议 讨论 ;投标系统工程师负责依据招标文件技术规范及事业部经理 （ 或投标项目负责人 ） 的要求，对产品进行比选、询价，最终由事业部经理 （ 或投标项目负责人 ）确定 设备 选型 ;投标系统工程师负责向设备提供商索取授权书、 资格证明、公司资质、检测报 告、 产品样本等资料，商务管理工程师予以配合 ;投标系统工程师负责参考设备成本价格的提供，并进行汇总、整理与复核 ; 投标 系统工程师负责保存询报价的方面的往来文件 ;投标文件审核与审批 投标文件在递交前须经过部门内部人员互审审查、 部门负责 人审查、部门经理 （ 或投标项目负责人 ） 审批三个

11、环节，每个环节必须有相关的 书面记录并予以保存。在没有市场开发经理 （ 或投标项目负责人 ） 的审批，不能递交投标文件。 4.11 技术、商务文件技术、商务文件制作完成后，先由部门其他商务人员审核，再由技术部负责人 进 行审查并记录，同时填写相关的审核记录 ;技术、商务文件审核人在要求完成时间内，将意见填写清楚，交商务管理工程 师 进行修改 ;技术、商务管理工程师根据审核意见进行修改、完善，交市场开发部经理 （ 或 投标项目负责人 ） 审批后，方可作为最终版本正式提交。 5.12 投标报价文件 商 务管理工程师将符合招标报价表格式要求的投标报价文本文件 （ 含设备参 考成本 价格 ） 交市场开

12、发经理 （ 或投标项目负责人 ） ，由计划合同部经理 （ 或投标 项 目负责人 ） 安排对报价文件进行编制 ;计划合同部经理 （或投标项目负责人 ） 负责对报价文件进行审核、审批，将审批 后的报价文件打印交于商务管理工程师进行签字、盖章。 5.13 技术文件各系统技术文件完成后， 先在组内互审， 再由技术部技术负责人进行审查并及 时 记录，填写审核记录 ;技术文件审核人员在要求完成时间内， 将修改意见填写清楚， 交投标系统工程 师 进行修改 ;投标系统工程师根据审核意见进行修改、 完善交市场开发部经理 （ 或投标项目 负 责人 ）审批后，方可作为最终版本正式提交。4.12 审核主要内容1. 技

13、术和商务投标文件是否满足招标文件要求 ;2. 投标文件整体结构是否完整、无误 ;3. 设备选型是否满足招标文件需求 ;4. 技术和商务投标文字和表达是否正确 ;4.13 文件装订和密封商务管理工程师负责整个投标文件的装订、密封工作 ;所有投标编制人员一起完成投标文件的复印、 装订和密封工作。 5.16 开标后问 题 澄清开标后，如有问题澄清，则在接到澄清文件后，由商务管理工程师将需澄清问 题 发给相关人员，由市场开发部经理 （ 或投标项目负责人 ） 组织相关人员编制澄清 文 件，直至招标单位满意。4.14 投标文件的总结和评价 每个投标过程结束后，市场开发部经理负责了解业 主对我公司投标文件的评价 投标结果确定后，由投标的责任部门负责填写投标结 果分析表 ; 4.15 投标 情况的跟踪市场开发部负责追踪投标情况、投标保证金追回等工作 ; 如项目未中标，由技术如项目部资料管理员将整理的文件移交档案室存档中标，后续工作参照工程管理办法执行4.16 投标项目的终止投标保证金回到公司后 2 个工作日，由市场开发部编制投标项目终止通知单， 经 市场开发部经理审批后，发至相关部门 ;技术部资料管理员负责投标文件的存档移交工作，至少包括以下内容 :1. 招标资料，包括招标文件 （ 含商务和技术 ） 、图纸、补遗书