《公文写作与处理》自学考试复习资料

1、上海锦江学院2008年10月冲刺班内部复习资料公文写作与处理 第一部分 知识要点第一章 公文第一节 公文概述一、公文定义：是国家机关用其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范格式的文书。含义理解：1.公文形成的主体是国家机关及其它社会组织。2.公文形成的条件是行使职权和实施管理。3.公文是具有法定效力与规范格式的文书。4.公文是进行公务活动的重要工具。（简）二、公文的产生与发展：文书的出现可上溯到夏、商、周三代，周易中有“上古结绳而治”的记载。三千多年前的商代后期，出现了体式较为完备的甲骨文书，是我国迄今发现最早的文书档案。尚书是我国最早的一部政治文件汇编本。秦代出现的

2、“书”、“奏”，是我国最早的上行公文。辛亥革命以后，颁布了公文程式，废除了两千多年的封建王朝的公文文种。汉代以前，我国文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、帛等。只至东晋末年，才开始公文统一用纸，大大方便了文书的撰制、处理和管理，并使公文的种类、名称以至内容、形式都越来越丰富，极大提高了公文工作效率。纸张作为公文载体的广泛使用是我国古代文书工作的重大突破。（简）三、文书、文件和公文机关日常工作中，“文书”、“文件”、“公文”可同时使用。文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。最早出现于西汉。文件：广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人

3、文件，有时也可以指文件材料的总称。狭义上说：主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。出现于清末。公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。第二节 公文的特点与作用一、公文的特点：1.公文有法定的作者。公文是由法定的作者制成和发布的。法定的作者，就是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。这是公文的显著特点之一。2.公文有法定的权威。公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。因此，公文也就成为各级机关、组织开展工作的可靠依据。3.公文有特定的效用

4、。公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定地位所赋予的。任何公文都不是永远有效的。一旦它的现行使命完成，那些对日后工作有考查利用价值的文件材料就转化为档案保存，对今后工作起着查考、凭证作用。4.公文有规范的体式。5.公文有规定的处理程序。（简）二、公文的作用：1.领导与指导作用2.行为规范作用（法规约束作用）3.传递信息作用4.公务联系作用5.凭据记载作用（公文是机关公务活动的文字记录）（多）第三节 公文的分类与名称一、公文的分类：(一)按来源分：对外文件 收来文件 内部文件1.对外文件：简称发文。是指本机关（或部门）拟制的向外单位发出的文件。2.收来文件：简称收文。是指由外机关

5、拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。3.内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。（二）行文关系：上行文 下行文 平行文1.上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。（请示、报告）2.下行文：是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。（指示、决定、通知、批复）3.平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。（函）（三）秘密程度：秘密文件（秘密 机密 绝密） 普通文件 公布文件（四）发文机关性质：法规文件 行政文件 党的文件（五）公文内容性质：指挥性公文

6、规范性公文 报请性公文 知照性公文 记录性公文1.指挥性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。（命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知）2.规范性文件：是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范。（条例、规定、办法、细则、章程、规则）3.报请性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性，请求性公文。（报告、请示）。4.知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。（公报、公告、知照性通知、通报、函）。5.记录性公文：是指各机关、组织用以记载公务活

7、动以备查考的公文。（会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志）。二、公文的文种确定公文名称的依据和正确使用公文名称的重要性。（公文文种是怎样确定的？）答：根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。各种不同的文种名称，可以概括地表明和反映各种公文的不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现公文处理的规范化、制度化。现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用公文文种，不能滥用。否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，影响公文的及时处理。（简）a.1993年11月21日 国务院办公厅 国家行政

8、机关公文处理办法 12类13种1.命令（令）2.议案 3.决议 4.指示 5.公告、通告 6.通知 7.通报 8.报请 9.请示 10.批复 11.函 12.会议纪要b.1996年5月3日 中共中央办公厅 中国共产党机关公文处理条例 14种1.决议 2.决定 3.指示 4.意见 5.通知 6.通报 7.公报 8.报告 9.请示 10.批复 11.条例 12.规定 13.函 14.会议纪要第二章 公文写作 第一节 公文写作概述公文写作：指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。（包括：起草初稿，讨论修改、形成送审）一、公文写作是代机关立言公文起草的组织形式：1.由

9、一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。2.由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。3.由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。（重要会议的报告、总结，重大的方针政策性决定、决议，部署全局性工作的指示等）（多）二、发挥公文效用，把好公文质量关公文质量主要体现在公文的思想内容和文字表达方面。1.在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。2.在文字的表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。为什么必须在公文写作上严格把好质量关？答：公文作为国家管理的工具，可以起到领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用以及依据和凭证作用。公文质量的好坏，直接关系到公文效用

10、的发挥。一篇公文，如果在内容上脱离实际，言之无物，政治性不强，甚至违背客观规律，那就不便于贯穿执行，难以发挥公文应有的效用。决策机关的公文更应注重质量。决策机关的公文，无论是对于方针政策的制定、宣传和贯彻，还是对于具体工作的组织、计划和安排，都是对下级机关实施领导、指导责任的重要工具和手段。否则会给决策机关工作带来许多麻烦和困难，使决策机关的威信受到严重损害。因此，公文写作确实是一项思想性、政策性、业务性都很强的工作，是一项非常严肃的工作，必须把好质量关。（简）三、机关领导要亲自动手撰写重要公文第二节 公文写作的特点和要求一、公文写作的特点：1.被动写作，遵守性强。公文写作是代表机关组织领导说

11、话的，领导意图就是公文写作内容，不能随心所欲，独出心裁，自搞一套，具有较强的遵命性。2.对象明确，针对性强。公文写作必须明确受文对象，公文内容必须具有针对性。3.集思广益，群体性强4.决策之作，政策性强5.紧迫之作，时限性强。公文写作的时限性特点还要求要适时。并非所有公文都要快写快发，有些公文政策性强，敏感性高，就要把握号适时。6.讲究格式，规范性强（简）二、公文写作的基本要求：1.要保证公文内容在政治上的正确性2.要实事要是，在业务上符合客观规律3.在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法与逻辑（毛泽东在工作方法六十条中指出：“文章和文件都应当具有准确性、鲜明性、生动性”）4.公文起草要符合统

12、一规定的体式和程序。（体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。）5.要注意选用书写的载体材料与字迹材料。（尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。）（简）第三节 公文写作步骤与方法一、明确发文主旨。公文的主旨体现了机关领导意图和发文目的，它是公文的灵魂和统帅。二、收集有关材料。收集、阅读和研究有关的文件材料，深入下去，收集有关的实际材料（要求：真实、典型、适用、时效）三、拟出写作提纲。四、认真起草正文。1.把握公文主题，选好用好材料2.观点正确、情况属实3.内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见4.文字表述要简练，交代问题要清楚五、反

13、复检查修改。（简、论）第四节 公文写作人员的修养一、公文写作人员加强修养的重要性公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作。公文写的好不好，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。公文写作的这种独特的地位和作用，决定了公文写作人员加强修养的重要性。公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具和手段。因此，公文写作人员必须充分认识公文在国家管理活动中的重要作用，注重公文写作的质量，公文质量是公文效用的基础，公文效用是公文质量的反映，二者密不可分，具有一致性。（简） 二、公文写作人员应具有的修养1.政治素质好：a.明确的政治方向、坚定的政治立

14、场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。b.严守纪律，严守保密制度。2.有一的政策理论水平：公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。3.熟悉业务和机关工作情况4.有较宽的知识面5.有较好的文字功底三、公文写作人员加强修养的途径1.完善自我，勇于创新不断学习、不断实践、不断提高、不断创新2.博览群书，增长知识勤于、勇于、善于向书本学习3.深入实践，勤学苦练勤学苦练、锲而不舍、持之以恒（简）第三章 公文的体式与搞本 第一节 公文的体式一、公文的体式：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。（作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为了公文处理工作提供方便）1956年1月，

15、中共中央办公厅和国务院办公室分别发出通知，文件一律改为自左至右，横写横排，左侧装订，并统一制定了文件用纸的规格要求。二、公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。1.公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。在公文写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，而一般不宜使用描写和抒情。这是由公文的问题性质和功能决定的，是公文文体的主要特点。就集体文种而言，报告、请示、通报等侧重于叙述；法律、法规文件以及通告、公告等侧重于说明；调查报告、会议纪要以及综合性的工作总结等通常夹叙夹议；而将论述

16、作为主要表达方式的则有讲话稿等。说明是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。主要方法有定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明。议论三要素：论点、论据、论证2、公文的语言特点：准确、简明、庄重、得体。准确是公文语言的主要特征和基本要求。简明用最少的文字表达尽可能多的内容。庄重指公文用语必须讲究庄严、郑重。得体指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。（多）3、特定用语：开端用语（为了、由于、依照、兹定于、兹将等）引叙用语（现接、欣悉、据查

17、、据了解等）经办用语（业经、前经、通过、经过等）期请用语（拟请、函请、恳请、希望等）表态用语（同意、照办、拟同意、不妥等）谦请用语（恭请、敬请、惠于、承蒙、不胜感激等）结尾用语（此布、此告、为要、为盼等）4、公文写作中，引用语一般有三种情况：一是引用名人名言；二是引用古书上的现成语句；三是引用党和国家领导机关重要文件中的语句。 第二节 公文的构成要素与书面格式一、公文的构成要素（21项）1.指定项目：公文管理标识（包括公文格式代码、印制顺号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记）、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等11项（必填）。2.选择项目：签发人、题注、主送机关、无正文说

18、明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等10项（选填）。（了解）二、公文的书面格式：公文讲究文面格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标准。（一）眉首部分：1.公文份数序号 2.秘密等级和保密期限 3.紧急程度 4.发文机关标识5.发文字号 6.签发人。1.公文份数序号。左上角定格第一行。由六位阿拉伯数字组成，数字不足规定数时，前面用“”（零）补齐。2.秘密等级。简称密级，是指公文秘密程度的等级。分绝密、机密、秘密三级。标注方法：在密级与时限中间加“”。如“秘密六个月”、“绝密长期”。位置：位于文件首页公文版头右上角第一行。3.紧急程度：特急、急件。位于文件首页文头

19、右上角。4.发文机关标识。简称“文头”。党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。 4.发文机关标识。5.发文字号。指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、发文年度（加六角括号）和发文顺号组成。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精炼、最集中的概括。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅（室）统一编排，从机关和单位名称中选取最具有代表性的字，并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。主要是讲究实用，尽量减少公文文字数。几个机关联合发文，只注明主办机关发文字号。党政机关的联合发文，只标注党的机关的发文字号。6.签发人。是表示公文生效并对该公文内容郑重负责的一个标志。一般供上行文使用。位

20、置：发文字号右侧标注“签发人”后标签发人姓名。（二）主体部分：（1.公文标题 2.主送机关 3.正文4.附件说明 5.成文日期 6.公文生效标识7.附注）1.公文标题。是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成。写法：a.省略发文机关名称。b.省略事由 c.机关名称和事由同时省略。2.主送机关。指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。位置：位于正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。三种情况：a. 上级领导机关对下级发出的公文，其属下的下级机关单位都负有贯彻执行公文的责任。b. 下级机关务上级领导机关发出的

21、请示或报告等上行公文，不管请示或报告的内容事项如何重要，都只有一个具体的主送机关。c.直接向社会公众发布的公文，如公告等主送机关可以省略。3.正文。是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。分导语、正文主体、结束语三部分。导语部份写作有：依据式、目的式、原因式三种。4.附件说明。5.成文日期。指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全）注意事项：a.一般情况下，以领导人签发日期为准。b.经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方。c.法规、规章类文件以批准日期为准。d.两个以上机关的联合行文，以最后

22、一个签发机关的领导人的签发日期为准。e.一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。6.公文生效标识。机关印章是公文制发机关对文件生效负责的凭证。注意要点：a.除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，应当加盖印章。b.联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。c.联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。公文中不再标识“此页无正文”。7.附注。注意情况：a.此件发给县团级。b.此件可见报。（三）版记部份：1.主题词 2.抄关机关 3.印发机关4.印发时间（4项）。1.主题词。指能够准确表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组

23、。是为了办公自动化的需要，有利于公文管理的规范化、科学化。2.抄送机关。是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。注意原则：a.抄送要限于同文件内容有关，需要对方知道或者协助办理的机关，既不能滥报滥送，也不能漏报漏送。b.向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告，一般也不要抄送下级机关。c.向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。d.在一般情况下，下级机关不得越级行文请、报告、也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越级的上级机关。e.受双重领导的单位的请示、报告、应根据文件的内容确定主送机关和抄

24、送机关。3.印发机关和印发说明。印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。印发说明是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等。4.印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。第四节 公文的稿本一、公文的稿本：是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。二、公文的文本：根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字

25、就又成为不同的文字文本。1.正本。根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。2.副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。作用：主要代替正本供传阅、参考和备查使用。3.存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。4.修订本。是指对于已经发布生效的文件，在实行一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为

26、修订本。5.试行本、暂行本。文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。第四章 公文的行文规范 第一节 公文的行文关系公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。一、确定行文关系的基本原则：根据隶属关系和职权范围确定。1.国家行政机关的隶属关系和职权范围。地方各级政府服从国务院（中央人民政府）是我国各级行政机关行文关系的准则。2.党的各级组织的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围来确定。下级服上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。二、机关之间行文关

27、系的划分从党政机关的隶属关系和职权范围来分析，党政机关之间的各种行文关系大体上分为四类：1.同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。2.上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。3.非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。4.同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。（简、论）第二节 公文的行文方向与方式一、下行文是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。三种行文方式：1.逐级下行文。是指采取逐级下达或者只对直属下

28、级机关下达的一种行文方式。2.多级下行文。是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。3.直达基层组织和群众的下行文。是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。二、上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。三种行文方式：1.逐级上行文。是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。也是上行文中最基本、最常用的一种方式。2.多级上行文。是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。3.越级上行文。是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关直至

29、中央的一种行文方式。三、平行文是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。第三节 公文的行文规则行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。1.注意隶属关系，尊重机关职权。机关之间的隶属关系和职权范围是确定行文关系的重要前提，也是制定行文规则的重要依据。2.大力精减文件，严格控制发文数量和范围。上级机关对其所隶属的下级机关有权行文，而不是对其所属的机关都一定要每文必发，按级别确定发文范围，行文关系和发文范围，可以发文和每文必发是有区别的。党政机关的公文是贯彻党和国家方针政策的工具，制发公文是为了部署和指导工作，阅读公文是为了掌握、贯彻党和国家的方针政策，

30、实施正确有效的领导。要反对那种滥发公文，事事靠发文进行工作，甚至为办文而办文的文牍主义倾向。（简）3.在一般情况下，党政机关不得越级行文。党政机关要严格控制越级行文，除非确有特殊情况，一般以不越级为宜，以免打乱正常的领导隶属关系和工作业务联系。下级机关如果抛开直接的上级机关越级向上行文，就可能使直接的上级机关的工作陷入被动，或者造成公文往返传递延误时间。同样，上级机关的业务主管部门向下级行文，一般也要按照直接的隶属关系而不应当越级，这样，上下级机关或业务部门之间就可以及时沟通情况，以免造成工作上的脱节。4.牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文。5.行文必须正确确

31、定主送机关和抄送机关。6.主送机关与公文名称要相互呼应。7.关于联合行文问题（必须是同级）。8.关于“请示”的行文问题（一文一事）。9.关于各级党政机关办公厅（室）的下行文问题（自己职权范围内和授权范围）10.在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行第五章 机关法定公文的写作（上） 第一节 命令（令）一、命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。记录我国夏、商、周三代君主文告和君臣谈话的尚书里，就有“命”这一文种。适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。（办法）中华人民共和国主席、国务院及其所

32、属各部、各委员会和乡级以上各级人民政府有权发布命令。二、命（令）的特点1.权威性。2.指挥性。3.强制性。三、命令（令）的类型1.公布令。也可称发布令或颁布令，适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。2.行政令。是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。国务院及其所属部委、县以上地方各级人民政府可以发布行政令。3.嘉奖令。是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。四、命令（令）的写作1.必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令。2.要注意各类型命令写作的共同点和不同点。命令结构：由标题、编号、正文、签署四部分组成。a.公布令写法：说明公布什么法规，

33、什么机关什么时候通过，什么时间开始施行。b.行政令写法：正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。c.嘉奖令写法：正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。第二节 议案议案是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。适用范围：国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。第三节 决定 决议一、决定决定是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。适用：对于重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关部适当的决定事项。（办法）特点：性质重要性、政策性强、有约束力。类型：指挥型、个案型、知照型。二、

34、决议决议是经过领导机构主持如开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性文件。适用：用于经会议讨论通过的重要决策事项。决议与决定的异同：相同点：都是下行的指挥性公文，在内容上方面接近，侧重于对重要事项的决策；在文字表达方面，风格也一致，都要求准确、鲜明、简洁。不同点：1.形成的程序不完全一样。（决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。）2.内容的范围不尽相同。（决议多半针对全局性问题作出决策；决定既可解决全局性问题，也用以解决具体问题。）3.发布形式略有不同。决议以会议名称发布；决定也可以会议名称发布，但多半以机关名称发布。）第四节 指示 意见一、指示是上级

35、机关对下级机关指导工作的公文。特点：针对性、原则性二、意见是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。范围：用于对重要文体提出见解和处理办法。1996年5月，中共中央发布的中国共产党机关公文处理条例才把“意见”列为机关公文种类之一。类型：直接指导型（领导机关直接对重要问题发表意见，用于指导下级工作，相当于“指示”）、批转执行型（由职能部门提出，经领导机关同意，批转或转发给各下级部门执行）。第六章 机关法定公文的写作 （中） 第五节 公告 通告 公报一、公告、通告公告是机关、团体向公众宣布重要事项的通知性文件。（向国内外发表重要事项或法定事项）通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文

36、件。（公布社会各有关方面应当遵守或周知事项）1993年发布的办法修订稿中，取消了“布告”文种。公告、通告的特点和差异二者的共同点：发布的公开性、事项的重要性、操作的严肃性。二者的不同点：1.相对而言，公告涉及的范围广，通告涉及范围小。（公告通常通过新闻媒体向全世界发发布，范围没有限制；而通告既可以通过新闻媒体发布，也可以只在一定的范围张贴公布）2.一般公告公布的，都是比较重大的事情；通告公布的，则次于公告。二、公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。类型：1.会议公报：一般用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定。2.统计公报：发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字。3.外交公

37、报：涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会议或交往后发表的文件。第六节 通知一、通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。适用：批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免人员。通知是一种使用面极广、以下行为主也可以平行的公文文种。1942年民国政府颁布的公文程式条例将“通知”列为正式文种。二、通知的类型：根据适用范围的不同，可以分为六大类：1.发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度。2.批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。3.转发性通知：用于

38、转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。4.指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。（相当于指示，对下级具有强制性约束力）5.任免性通知：用于任免和聘用干部。6.事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。三、通知的写作：1.标题：“多用发文单位加文种”或“事由加文种”两种形式。批转性、转发性通知，标题中应注明“批转”、“转发”字样，并要列出原发文单位和原文件名称。简单的事务性通知，标题可只写“通知”两字。2.正文：不同类型有不同写法。a.发布性通知：正文比较简短，只要写明发布什么规章，请贯彻执行就行了。b

39、.批转性、转发性通知：简单的写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了。c.请示性通知：写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。指示性通知正文框架：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。d.任免性通知：一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。e.事务性通知：只要把需要周知或执行的事写清楚就行。3.其他事项：通知一般在正文之前左上角写受文机关，在正文之后的右下角写发文机关和发文日期。第七节 通报一、通报是在一定

40、范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性文。表彰先进、批评错误是通报特有的主要功能，传达事项是很多下行文都具有的功能。二、通报的特点：周知性、指导性。三、通报的类型：根据通报承担的任务，分为：表彰先进型、批评错误型、传达事项型。第七章 机关法定公文的写作 （下） 第八节 报告一、报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。适用：汇报工作，反映情况，答复询问（行政）；汇报工作，反映情况，提出建议，答复询问（党）二、报告的特点：陈述性、有主见三、报告的类型：1.按照内容涉及的范围可分：综合报告（多属例行报告，即每隔一定时间，如一季、半年、一年，下级必须将工作情况全面向上级汇报一次。如政府工

41、作报告）专题报告（就某件事或某个问题专门写的报告，多半是不定期的）。2.按照行文目的的不同分：呈报性报告（将有关情况报告上级，让上级知道）呈转性报告（不仅仅是汇报，还要求上级在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行）。呈转性报告最后一定要向领导机关提出批转或转发的要求，所以 “以上报告若无不妥，请批转（或转发）执行”一类的话总结。四、报告的写作：1.陈述问题要清楚扼要。 2.表达观点要精练清晰。 3.语言要简洁朴实。标题多由“事由加文种”形式。正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期。第九节 请示请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。特点：1.超前性：请示必须是在办

42、事之前。2.说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。3.单一性：必须“一文一事”，便于上级处理，避免产生混淆。类型：根据行文目的的不同，可分三大类：请求批准类；请求帮助类；请求批转类。写作：1.要遵守行文规则。a.请示应当一文一事。b.请示一般只写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。c.一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。d.受理双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。2理由要充分、要求要合理。3.格式要正确，语言要得体。标题一般用“事由加文种”形式。正文多半按请示理由、请示事

43、项、结束语的顺序写。结束语根据请示内容不同有不同习惯写法，常用是有“可否，请批示”、“当否，请指示”、“请审批”、“以上请示如无不当，请批转有关单位贯彻执行”等。第十节 批复批复是答复下级机关请示事项的指示性公文。是以上答下的被动性公文。特点：1.针对性：批复是针对性最强的文种。2.指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。类型：表态性批复、请示性批复。 写作：1.要先回答后批复。2.态度要鲜明，措辞要明确。3.要及时批复。第十一节 函函是机关之间办理日常公务的交往性公文。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。特

44、点：形式灵活，活动性强，主要用于平行机关和不相隶属机关之间的交往，但有时也用于上下级之间的交往。2.务实性强。类型：1.商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。2.问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。3.请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。4.知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。第十二节 会议纪要会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。特点：1.纪要性：把会议的主要精神和议定事项，经归纳整理。表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项。2.约束性：反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力。3.知照型：公开发表或内部交流

45、的会议纪要，可以让群众或有关人员了解会议情况。写作：（了解）1.会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。2.会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。3.会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。a.会议概况：介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。b.会议内容：是正文的主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项。写作要求：观点鲜明、主题突出、内容充实，不可出现重要缺漏。写法：a.综合归纳法：是把会议主要内容归纳为几个问题或几个方面，并逐个加以阐述。b.分项列举法：多见于讨论具体工作的会议的精神，一般是

46、把今后要做的工作逐条列出。c.结束语：是正文的小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。4.会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期。也可只在正文中写出主持机关，不另外署名。第十三节 条列 规定条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。规定是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。规定类型：1.党内规定：由党的中央机关制定，适用于对党内某一方面的工作作出的规定。2.法规性规定定：由有条件制定法规的机构制定，适用于对某一方面的行政工作或某个地方的某项工作作出的规定。3.一般性规定：机关团体对某些工作作出

47、的具体规定，不属法规性质，但在一定范围内的规范作用。第八章 机关其他常用文书的写作（上） 第一节 规章类文书规章类文书包括：条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等文种。具有内容的规范性、执行的强制性、制定的程序性三大特点。办法：和条例、规定一样，同属行政法规。但比条例、规定更具体，对某一项行政工作作出比较具体的规定，或者对法律、条例、规定等在执行过程中某些方面的具体做法的补充规定。实施细则：是实施法律、法规的细小规则，它多半是主管总门针对实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则。目的是加强法律、法规的可操作性，保证法律、法规的顺利实施。章程：是一定组织机构制定

48、的确定组织原则或办事原则的规章类文书。守则：是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。简洁易记是它 的最大特点。第二节 计划类文书计划类文书包括：规划、纲要、计划、安排等文种。具有下情上达、上情下达、统一步调的作用。特点：目标的前瞻性、操作的预想性。写作：1.分析情况要认真细致。一定要吃透三方面情况：一是大环境的形势及要求：包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求；二是主观条件，指本身人力、物力、财力情况及可挖掘潜力；三是客观条件，指上级和其他部门可能给予的的帮助。2.确定目标要实事求是。3.措施步骤要切实可行。4.条目要分明，语言要简洁。标题 ：由机关名称、适用时间、内容类别、文

49、种名称四部分组成。第三节 总结总结的作用：下情上达和提高自身。（1.下级机关做了哪些工作，取得了哪些成绩，存在什么问题，有什么经验教训，总结后及时报告上级，是上级掌握全局动态的需要，也利于加强上级对下级的指导；2.领导层和群众共同总结，把感性认识提高到理性认识，大大促进自身素质的提高。）总结的写作：1.回顾工作情况要实事求是。2.总结经验教训要着眼未来。3.纲目要清晰，文风要平实。标题：常见有单行标题和双行标题两类。（总结和调查报告两个都是）第四节 调查报告调查报告是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。作用：主要是提供真实的社会情况，为制定政策、贯彻政策、宣

50、扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务。特点：1.针对性：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题定的。2.纪实性：调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。写作：1.深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。调查工作要深入细致，努力掌握全面情况；调查者的态度要公正，不带偏见，才可能获得真实全面的材料。2.围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。3.调查报告的格式标题：有公文式标题和新闻式标题两种形式。a.公文式标题：“对象加内容加文种”、“对象加文种”、“内容加文种”三种形式。b.新闻标题：有单行和双行两种。单行的形式有：直陈式、提

51、问式、结论式等。双行的一般是正标题点明主题或提出问题，副标题说明调查对象、内容等。正文：一般分前言、主体、结尾三个部分。第九章 机关其他常用文书的写作 （下） 第五节 讲话类文书1.讲话稿：是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。2.开幕词：在大会开幕时，由主要领导人向大会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题和议程、向与会代表提出希望的书面文稿，往往具有指导性、方向性和基调性的作用。闭幕词：大会结束时由主要领导人向大会宣读的概括大会主要精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿，具有总结性、激励性和评估性的作用。讲话类文书的特点：口头性（独有特点）、直接性、针对性、情感性（详见p234）。4）讲话类文

52、书的写作都由开头、主体、结尾三部分组成。第六节 记录类文书记录类文书：是指如实记录有关内容而形成有公务文书。包括会议记录、会议纪要（仅此属于机关法定公文）、电话记录、接待记录和大事记等。1.会议记录：是指如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。既可以原始材料长期存查，也为会议议决事项能得到贯彻落实并为日后检查执行情况提供依据，还是制作会议纪要、会议简报等公务文书的主要依据。2.电话记录：是在用电话处理公务时，记载有关通话内容的文书。3.接待记录：是指在接待群众来访时，记载有关接待内容的文书。4.大事记：是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性

53、文书。具有客观、准确、系统、可信的特点。记录类文书的特点：内容的纪实性、材料的直接性、语言的实录性。接等记录的写作要求：（详见p252）第七节 简报类文书简报类文书就是简明扼要的书面报告，是一种统称，常见的有“简讯”、“快讯”、“快报”、“动态”、“信息”、“工作通讯”、“情况通报”、“情况反映”、“内部参考”、“摘报”等。写作：1.简报类文书的写作格式：一般由报头、主题、报尾三部分组成。报头：简报的一个突出特点就是有独特的报头。主体：主体一般由按语、标题和正文组成。（按语用来说明编发简报的原因和目的，以引起读者的重视）标题：拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。报尾：正文写完之后，

54、用一条黑线将主体部份与报尾部隔开，在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。2.简报类文书的写作要求a.内容要真实、确切。 b.篇幅要短小。c.针对性、指导性要强。第八节 建议类文书建议类分文书有议案、提案、建议三种。a.提案 ：是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书，一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。b.建议：是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。建议类文书的特点：建议性、说理性、委婉性。 第十章 公文处理工作 第一节 公文处理工作概述公文处理工作就是文书工作。在机关秘书部门工作活动中，公文处理工作是一项最主要、最大

55、量也是最重要的工作。它通过公文的拟制、办理、管理以及整理归档的一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息运转和处理的科学流程。狭义方面来说：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。公文处理工作的特点：1.政治性。是指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行。2.时限性。是指公文处理工作中，时间上的限定性要求是非常严格的。3.机要性。是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性，以及文书工作岗位的重要性。4.规范性。是指公文在形成、办理、管理和立卷归档的过程中，必须遵循统一的规范。公文处理工作的作用：助手作用、纽带作用

56、、查考作用。第二节 公文处理工作的任务与组织一、公文处理工作的基本任务：科学地组织机关的文书工作，及时准确在处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。主要内容包括：1.文件的收发、登记和分类；2.文件的拟办、批办、承办和催办；3.文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；4.会议、汇报、电话的记录和整理；5.文件材料的平时归卷、提供借阅与保管；6.文件材料的系统整理、编目和归档工作；7.处理群众来信；8.为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。二、公文处理工作的组织：1公文处理工作的组织机构：对于一些较大的机关来说，可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导；对于一些较小的机关，或者基层单位来说，一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够了；对于一些企业单位来说，大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理工作机构；小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。文书处理部门：公文处理工作的主要部分由机关的办公厅（室）负责，其下边可以设立文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。2公文处理工作的组织领导1.从全国来说，由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和