viso使用说明

1、图示法之VISIO流程描述法I.Visio流程图的构成1）使用软件：Microsoft Visio2）标准流程图模板：模板应用Visio中垂直跨职能流程图，由流程图和文本背景两部分组 成。中国石油单協总部机关流程&你：资本运昔股权投资縮IM人：xxx流程編号:MP03. 01业务主曾部m资本运哲祁处后更新时（AJ: 200S-01-03业务参与部门匕相关部门版本：01图表8 Visio标准流程图模板3）流程图的组成要素文本背景：文本背景中包涵8个要素：单位、编制人、业务主管部门、业务参与部门、 流程名称、流程编号、最后更新时间.版本。中国石油怛位：总部机关流程名你：资本运甘股权投资編制人：XX

2、X流徑編时：X?03. 01业务主管部门，资本运甘部AJAi 更新时何:2008-01-03Z- 匸 I .： tl I .版本:01图表9文木背景流程图：流程图描述采用纵向垂直方式，自上而下表示流程发展的时间或逻辑等顺序。 流程图页而设巻为纵向：横向以职能带区代表单位或职能部门。单位顺序从左至右按级别排 序。图表10 Visio流程图2 中国流程图绘制模具 1）模具图例及说明序号模具模具说明1负资人员工作负责人员：填列负责该工作的岗位，工 作：简要填列具体实施的工作步骤，如： 填写费用报销单2流程目录中已经明确的具体业务流程， 此图例表示对其他流程的引用3文件.表单的全称该图例表示以文本形式

3、存在的文件、制 度、表单等，内容为文件、表单的全称4O此图例在存在判断/决策时使用，内容 中填列判断的具体事项5表示页码索引，内容填列索引的页码编 号61用来连接两个工作步骤7表示在系统数据库中储存或以电子文 档方式储存（只考虑等级1、2系统）8V表示非电子文档的其他储存方式9二表示流程结束10表示业务流程步骤中存在的风险，标识 在存在风险的步骤的左下角，同时用数 字进行编号，如1,211表示业务流程步骤中针对风险的控制 点，标识在实施控制的步骤的右下角， 编号与风险点编号对应，如1. 1H、1. 2M1. 1A12/在需要对某项步骤进行详细说明时使 用，如说明文字过长，应链接至word 文档

4、131在增加职能部门时使用表格1 Vxsio模具图例及说明2）模具使用要求：（1）使用标准流程图模具，不得擅自添加图形。例如：步骤下加表单的情况，不应该使用文档符号:不允许作为单独的步骤出现，只能配合流程步骤同时计址岗位07.开具铁路罐车收发油品计量单和油品化验通知单品计蚤单2油品化翁沁夏，应该使用出现：只能填写文档名称。，如果出现多个文件或表单，无需使用多个文档符号，只 需在一个文档符号中顺序填列即可，但是每个文档拿称前需要加编号，如右图示。（3）使用标准流程图模具的图例过程中，不允许更改图例的形状、颜色、比例, 但是可以根据实际情况调整大小。3主要模具的应用指南1）职能带（1）流程名称：字

5、体采用14号宋体加粗，填写规则为：子流程编号+空格+对应子流程 名称。如：SP01.01中长期发展规划。（2）职能带区单位顺序从左至右按级别排序（如：国家部委、*公司、专业公司、企事 业单位、二级单位等）进行排列：国家部门放在最左。职能带职能部分分两行进行填列：第一行填列单位划称（含国家部委、*公司、专业公 司、企事业单位、二级单位等），专业公司使用全称：公司单位名称统一以简称表示。采用 宋体12号字粗体；第二行填列处室（粋处、相关业务部门、所属单位）采用宋体10号字，处 室不允许用简称，必须用正规全名。（参照执行）职能带的描述方面：同一张流程图中，涉及公司内部职能时，不允许岀现不同级别的部

6、门不能同时出现建设单位母子机构（职能），例如，不能同时岀现“财务资产处”和财务 资产处资金科”，也不允许单独出现“处长”，而是需要将所有财务资产处负责的业务流程在 一个职能带里而反映。但在一个职能带里而描述流程时，需要按照各业务科室负责的不同业 务分别显示，以保证流程图的淸晰。职能带上的单位命名：职能带上的企事业单位本单位组织机构，应与组织机构图一 致，二级单位、下级单位、下属单位，统一用“所属单位”表示。只涉及一个部门的流程列示方法：如果某项业务流程只涉及一个部门，那么可以按部门 内相关的不同科室添加相应的职能带，并可以单独列示。关于领导的称谓：流程图职能带中统一使用公司领导”，原则不应用主

7、管领导”、总 会计师”、“领导”等各种不同的称呼。但是在流程内容描述中，必须用不同的步骤分别说 明不同领导的所作的工作和工作内容。2）功能流程步骤匚资孩範岗02.每李欢计算职工住宅移动电话补助（1）负责人员应尽量细化到岗位，并流程步骤（按实际，如可能）应该落实 到岗位。（2）流程步骤编号编制方法：步骤描述格式为：“步骤编号（从01开始）.+ 文字描述”（中间不得回车），如右图示：如果多个步骤是同时开始，并且内容相同或类似的，可以岀现重复的步骤编号。在判断框后出现两个以上分支流程时，编号规则为：从左边的分支流程开始，对其中的 每个步骤按顺序编号：然后对第二个分支流程中的每个步骤按顺序编号：依次类

8、推。（3）文字描述体现处室岗位实行的动作和结果。如“编制出库单”、“审核费用申请”。如 某项业务需要上报上级单位，在流程图绘制时，必须表示出报岀单位领导审核或审批这一控 制环节。（4）流程中控制的描述：绘制流程图时，要把现在工作中存在的这些控制活动尽量详细、准确、完整地表达出来。 例如：我们在描述采购流程时，将采购流程分为供应商管理、采购讣划、采购方式、招标采 购、电子商务、非招标采购、结算付款等子流程。每个子流程中都有一些管理控制活动。如:采购计划编制时，针对所属单位提岀的采购需求，相关部门的负责人所做的书而审核和 审批：确认采购方式时，公司规定了：哪些物资必须统一采购，哪些物资、多大金额的

9、采购必 须通过招标采购，对于未按要求选择招标采购的需要主管领导批准（授权）；招标采购过程中，对于投标的供应商，首先要査询、验证供应商的资质。这些控制点必须以“谁、做什么、什么时候做、产生什么证据”的方式进行表述。以招 标采购流程为例：控制1-物资管理科科员准备招标采购讣划，物资管理科主任审核。（这是审核/审批和 岗位职责分离类的控制点）控制2-生产运行处处长审批。（这是审核/审批类的控制点）控制3-物资装备办公室组织对招标文件进行审查。（这是审核/审批和岗位职责分离类 的控制点）控制4-法律事务处办理招标授权委托书，出据书而的委托材料（这是授权类的控制点）3）判断框（1）判断框应该有两个出处：

10、通过、不通过；是、否；领导审批的一律用“通过”不通 过”。（2）如果判断框的内容是审批、审核等，则内容描述和编号规则与步骤的内容描述和编 号规则相同。当审核、审批的内容较多时，可以采取在流程图上进行批注中，详细说明。（3）判断步骤使用不规范的情况：判断框结果不全。如只有“是“或“通过“，找不到对应的“否或不通过“，或是“对应的 不是“否“，“通过”对应的不是“不通过“。使用的词汇不准确，例如使用“同意、“不同意“等。判断框的岀线上，没有文字标识“通 过”或者“不通过”等。应该使用判断框，但未使用：不该使用判断的地方，使用了判断框。4）引用流程（1）引用流程，不需要单独建立职能带。当某一流程步骤

11、后如果出现接口流程，只需在 该步骤所在的职能栏下增加一个接口的图形即可，不需要专门建立一个职能带。（2）引用框文字描述格式为“步骤编号（回车）+引用流程编号（回车）+引用流程名称”。（3）引用流程的级次问题：流程图中如果需要进行流程引用，应该引用到其他流程中的 相关的最末一级子流程。确定被引用的流程，首先要考虑尽疑引用到末级流程，无法对应到 一个末级流程时，考虑引用其上级流程：在引用非末级流程时，应注意是否被引用的流程包 含的所有子流程都与引用流程有关，否则就需要对子流程分别引用。如果引用流程只涉及苴他流程的一个步骤，而不是一个子流程或几个步骤；则不需要引用，直接在流程图上使用步骤图形描述这一

12、步骤。流程的图形框（4）如果其他流程的最末一级的子流程中只有几个步骤和引用流程有关，则必须在引用 中说明。格式为“步骤编号（回车）+引用流程编号（回车）十引用 流程需称（回车）+步骤XX步骤XX” o（5）如果，引用流程只涉及其他流程的一个步骤，而不是一个子流程或几个步骤：则不 需要引用，直接在流程图上使用步骤图形描述。5）风险点和控制点标识：（1）风险点标在风险可能发生的节点步骤的左下角，控制点标在相应步骤的右下角。（2）风险和控制的关系可以是一对多，也可以是多对一。如果在一个步骤上出现两个或 两个以上的风险或控制，应在一个图形框中进行体现，无需在多个图形框中体现。针对风险:连续编号的风险可以通过符号进行连接，例如“1-5,表示风险1至风险5： 不连续编号的风险可以使用“，进行连接，例如“1,3”,表示风险1和风险3针对控制：控制需要用“，”进行连接，例如“2.1M31A,表示控制21M和3.1A。（3）如果风险针对整个流程,则在流程图下方的空白处加注“XX流程还有整体性风险X, 详见风险控制文档” 6）存档标识:电子文档：如果牵涉到数据库.系统或软件（包括excel电子表格，