采购和销售管理制度

1、采购和销售管理制度 1 目的及适用范围 1.1为规范公司物资采购过程中的计划、采购、验收、入库、付款、质量索赔和供应商认证等事项，确保公司物资采购全过程处于受控状态，保证物资供应，降低采购成本，合理库存，加强监督，特制定本。 1.2 本制度适用于公司办公用品、职工福利及固定资产以外的所有物资采购事项的全过程作业规定。 1.3本制度是公司物资采购行为的基本规范。 1.4 本制度文件由公司总经办拟定，公司财务总监审定，公司总经理批准，其解释权及修改权属归公司总经办。 1.5 本制度文件从xx年5月20日起执行。 2 职责与权限 2.1 公司设立采购部，负责所有与生产关联的物资采购工作。 2.2公司

2、采购部职责： 2.2.1负责编制大宗物资的采购计划。 2.2.2负责按采购计划单执行采购任务，按时、保质、保量地完成物资采购工作。 2.2.3负责采购价格的询价、议价、比质、比价，保证公司物资采购价格修理，维护公司利益。 2.2.4负责对供应商的选择、评价、和清退。 2.2.5 负责制定付款计划的制定、呈批和付款安排。 2.2.6 负责办理物资入库手续。 1 江苏XX机械有限公司 程序文件编号：CGGL-052-xx A/0 2.2.7 负责料废退赔和不合格品清退。 2.2.8 主要负责原材料仓库积压物资的及时清退和处置。 2.2.9 负责办理供应商发票审核，办理入账审批手续。 2.2.10

3、定期组织价格比价，不断提高物资采购性价比。 2.2.11 收集采购价格信息、供应商资料，积累各种物资的历史数据。 2.2.12 负责采购的签定和归档。 2.2.13 负责采购部内部岗位职责的制定 2.2.14 建立各种物资台账，定期与财务部核对。 2.3计划管-理-员负责扎口审核各部门呈报的物资采购计划的审核和呈批。 2.4技术部负责采购工艺文件和资料的编制、审核；负责提供采购过程中的技术支持（如对工装的设计会签等）；参与对供应商的评价，对供应商的工艺保证能力进行评审。 2.5生产部负责参与对供应商的评价，对供应商的生产能力、工艺装备水平及生产管理水平进行评审；负责提供采购过程中的技术支持（如

4、对工装的设计会签、提供设备采购技术资料等）；编制呈报大宗机床备件、临时修理备件、工装模具的采购计划；积累各种物资的性能数据资料。 2.6质检部负责原材料、辅料及协作配套件的检验规程的编制；负责协作配套件的进货检验；负责协作配套件质量协议的签订及质量索赔的相关工作；负责质量纠纷的裁决；参与对供应商的评价，对供应商的质量保证能力进行评审。 2.7财务部负责对资金计划进行平衡；筹措采购资金；负责采购物资的价格审核。 2 江苏XX机械有限公司 程序文件编号：CGGL-052-xx A/0 2.8仓库负责低值易耗品、日常维修备件采购计划的编制；负责采购物资的入库验收、保管。 3 物资采购遵守原则 3.1

5、未经审核批准的请购物资一律不得采购。 3.2无领料单一律不得发放任何物资。 3.3仓库内库存物资应优先使用。 3.4本地区能解决的，不到外地采购。 3.5同类企业比质量，同样质量比价格，同样价格比信誉。 3.6 对于先的物资，不得在试用鉴定前大批采购。 3.7采购物资时尽量使用银行结算，减少现金结算。大宗采购主要使用承兑汇票。 4 采购计划 4.1物资采购应当事先编制采购计划。各部门按职责范围编制采购计划单，按申请-审核-批准-执行的规定流程进行实施，采购部按批准后的采购计划单执行采购。 4.2 无采购计划单不得进行采购，采购不得予以入库。 4.3 采购计划的制定、审批、执行实行授权分开。公司

6、设立独立于采购部的计划审核员负责物资采购计划的审核。 4.4物资采购计划的申请、审核、批准程序，按物资采购计划管理制度的相关规定执行。 5 供应商认定 5.1公司物资采购应当挑选合格供应商。合格供应商应当一定的经营规模、 3 资金实力和正常的质量保证体系。 5.2新用户评审认定。新用户必须经过认定之后才能批量采购，进行长期的供货关系。采购部负责新用户的认定组织工作，质量部、生产部、技术部、财务部共同参与评审小组。 5.3铺底资金。建立正常供应关系的供应商必须有铺底资金。铺底资金的规模由采购部根据物资特点和批量规模制定方案，由总经理办 _确定。主要针对毛坯、螺栓、衬套材料以及使用量大的低值易耗品

7、。 5.4供应商评审。公司每年组织一次供应商评审，对供应商的保证能力进行认证评定，确定下年度是否签订供应合同。 5.5供应商退出。对年度考核不达标的供应商强制性清退。退出后保留一定的货款，待市场销售周期完成后方予清账。 6 采购合同 6.1采购合同的签定。每年年初采购部应和主要供应商签定采购合同，对产品质量、供货时限、付款方式、责任认定、退赔处理作出事先约定，合同条款要优先保障公司利益。 6.2 采购合同签订对象为合格供方。采购部应在授权范围内签订合同，最终合同文本签字前，应交上级部门审阅。 6.3采购部负责对合同进行归档。所有签订合同需复印一份交计划管-理-员备案。 7 采购流程 7.1编制

8、计划。各部门有采购业务，按范围职责申请采购计划，填采购计划单提交计划审核员。计划审核员审核并报批后将采购计划单发送采购部采购。 7.2组织采购。所有有固定供应商的采购单，由采购部通知供应商直接发货到公司仓库。临时采购由采购部按照技术部门要求的资质单位向供应厂商下单发货。新品及修理等临时采购，由维修车间和采购部共同到市场采购。 7.3 质量验收。毛坯、钢材、罗栓、铜材、刀具等大宗物资，到厂后应当由质量部抽检，认定合格后方可入库。低值易耗品有固定品牌且正常使用的，可不需验收。如新进品牌或无品牌的，需要质量部验收后入库。 7.4 入库验数。采购部负责安排入库，填写入库单，保管员验收后按实收数填写入库

9、数量。 7.5 发票入账。当月入库的物资，采购部通知供应商开具增值税发票，无增值税发票的业务要由财务总监批准。当月发票未入账的，财务部不安排资金付款。货未入库、发票先到的不予入账，财务调节税源的业务除外。 7.6 资金付款。采购部根据供应商付款规定和当月发票入账情况安排付款计划。付款计划审批后交财务部负责安排资金。 8 采购付款流程 8.1付款计划。每月月末，采购部根据当月采购量和发票入账情况，结合供应商资质，制定付款计划。 8.2计划审核。财务部负责付款计划审核，审核依据包括该供应商月末库存情况、上月结存余额、当月发票进账、当月退货情况、当月已付款和付款 周期。 8.3计划批准。付款计划由财

10、务总监审核，总经理批准后执行。 8.4 付款执行。采购业务付款使用付款通知单。付款通知单内容包括收款单位、单位账号、付款方式、付款金额、经办人、审核人、批准人。财务部依据付款通知单付款。 正常情况不得以现金付款。遇特殊情况由财务总监批准执行。 8.5 付款回执。所有银行付款方式以外的承兑付款必须提供收款方收据作为财务入账附件。邮寄承兑的，提供收据传真件。 9 采购付款周期 9.1 公司确定正常供应商付款周期为2.5个月。计算方法为前12个月的平均供货额X 2.5月，作为铺底资金数。 9.2 油料供应单位确定付款周期为1个月。以前一个月的供货额作为铺底资金。 9.3 钢材、国际品牌刀具、急用件可

11、以实行现款现货。批量供货一定时间后，通过协议确定铺底资金规模。 10 质量索赔 10.1采购、外协件出现质量问题时，采购部根据质检部的认定结果，及时向供方反馈，按采购合同和质量事故处罚规定进行处理和索赔。 10.2 对验收不合格的原料或外购件，应立即隔离作退货或调换处理，或根据实际情况作返工、让步接收处理。 10.3处罚决定由质检部作出书面文件，一式三份，一份记录台账，一份交采购部送达供方，一份交财务部财务处理。 10.4经调换或返工处理的原材料，重新入厂时，应按原来的检验程序做好送检工作。 11 意外事项处置 11.1采购问好未能及时完成采购任务，应及时汇报总经理，通报生产部门，采取相应补救

12、措施。 11.2如遇特殊情况取消或调整采购，采购部、计划管-理-员要及时通报信息到相关部门。 11.3采购人员购错品种、型号、规格，或购进质次价高的产品时，要及时调换、退货处理，不得产生积压。 12 监督 12.1财务部负责对采购管理制度的执行情况进行监督。 12.2财务部每年至少两次和供应商核对账目，对发现的差异应及时与供应商联系，查明原因后解决。 12.3 财务部负责定期检查质量罚款和料废退赔执行到位情况。 12.4 采购部取得承兑汇票必须及时付给客户，不得将承兑汇票放在部门保管，否则出现意外事项由部门负责人承担。 12.5 对采购人员违返公司规定、损害公司利益的行为， 一经发现查实，依据

13、公司奖惩条例处理。 13 解释与修订 13.1公司根据运行的实际情况及时补充和修订。 13.2本程序解释权和修订权归公司总经办。 14 引用或相关文件、记录 14.1 CGGL-1 采购计划管理制度 14.2 CWGL-3 仓库管理制度 14.3 CWGL-4 付款通知单 14.4 CGGL-3 物资采购计划单 14.5 ZLGL-2 起草： 审核： 批准： 质量事故处罚规定 采购管理制度xx-08-14 10:36 | #2楼 第一章、总则 第一条 目的 为了规范公司采购行为，防范采购风险，降低采购成本，优化库存，特制定本制度。 第二条 定义 本制度将药品、食品生产型子公司、控股公司统称生产

14、基地；非生产型各中心、分公司、直属一级部门统称直属部门。 第三条 采购物资的范围 (一) 成批采购的原料（含中药材及其饮片）、辅料、包装材料、广告画册、促销用品； (二) 单批总价或整件单价超过5000元以上的成批采购的生产设备、仪器、仪表、设备的备品备件、耗材等；低于5000元的走零星物质采购管理流程。 (三) 公司指定需集中采购的其它物资（含办公用品、劳保用品、生活用品、办公家具、办公设备以及车辆等）。 第四条 采购原则 (一) 采购应当遵循公开透明、公平竞争、公正评价、诚实守信、注重效益及维护公司利益的原则。 (二) 采购实行回避制度，与供应商有利害关系的采购人员及相关人员，或者与其主要

15、负责人有亲属关系的应当回避。 (三) 生产基地或直属部门所属采购人员作为采购总部的驻地代表，业务上归采购总部管控，考核以及工资调整受采购总部与生产基地或直属部门双重管理，并接受生产基地或直属部门行政管理。 (四) 采购总部必须按生产基地提供的原辅料、包材内控标准采购，生产基地必须及时提供全部符合公司整体发展策略和供应商生产技术能力范围内的完整的内控标准给采购总部备案（书面签字确认和电子版）；如果生产基地对内控标准有修改，则必须第一时间将生效的内控标准发给采购总部。 (五) 采购总部和使用单位在供应商或物资验收等方面出现分歧，可委托公司内第三方同级单位或公司外第三方机构判定结果，并依据第三方的报

16、告解决分歧。 (六) 采购总部必须依据资源总部提供的生效的分权手册检查采购申请单或需求计划表是否经过相关受权领导在受权范围内审批。 第二章 物资采购计划编制与实施管理 第五条 各生产基地和直属部门在公司授权范围内，有提出物资月度需求计划和紧急物质采 购申请权以及审批权，超出授权范围的月度需求计划或紧急采购申请应按公司授权管理制度规定的直属上级单位履行审批手续。 第六条 原辅料、包材的计划及采购执行管理 (一) 生产基地每月根据销售部门的月度订货计划、成品库存、原辅料库存、包装材料库存、在途物料、采购周期、物料检验周期、仓库的库位等情况，编制月度物资需求计划表，编制的物资需求计划应做到合理、安全

17、储备（库存余量适宜，不造成积压），以不断货为原则，经生产基地受权人在受权范围内签字批准后，传真或扫描到采购总部，原件由各生产基地计划制定人存档； (二) 采购总部相关责任人根据批准后的物资需求计划，依据年度采购策略和市场供求状况、供应商供应现状编制采购计划分解表，同时将采购计划分解表中采购物资的名 共 10 页 称、数量、到货时间、到货地点和运输方式、需要基地协助事项等内容传真至生产基地生产部确认，生产基地生产部及时确认，并回传采购总部，经采购总部受权人批准后对外实施采购； (三) 因销售部门订货计划的调整、变更或因生产基地临时增减的物资需求计划，按原流程编制采购计划分解表并审批后，依第九条“

18、紧急物资采购管理”实施采购； (四) 因生产计划变更而取消的物资需求计划，计划部门应及时以电话和传真通知采购总部相关责任人，以便及时中止采购并妥善处理，采购总部负责将传真存档； (五) 因新增或改版后包装材料的采购，应依据公司有关包材设计、 _度和流程由使用单位、营销中心、品牌管理部共同协商，三方共同确认电子稿件；包装规格、尺寸、材质、工艺、印刷方向以及其他相关参数等由使用单位与营销中心协商确定；并由使用单位质量部提供批准的标准样稿和JPG/CDR格式的电子稿件以及设计版本号；由采购总部负责协调供应商制作标准实样、提供颜色上下限样稿，经品牌管理部、使用单位质量部共同确认后由采购总部按需求计划采

19、购； (六) 采购总部依据市场供求状况，结合原辅料使用情况，协调生产、仓库等部门意见之后，可提出战略储备采购申请，按公司授权管理制度规定履行审批手续后方能实施采购。 第七条 生产设备、仪器、仪表等采购管理 (一) 生产设备、仪器、仪表的采购申请由使用单位提出。单批总价或整件单价超过5000元的生产设备、仪器、仪表等物资，要填写大宗物资申购单，同时提供用户需求说明(URS)等文字说明（含设备性能、技术参数和验收标准），必要时应提供结构简图或实物照片。允许申购单位建议二家以上备选供货商，并预估价格，经申购单位受权人在受权范围内签字审批,交公司设备总监审核； (二) 公司设备总监负责向申购单位核实采

20、购项目实际需求情况，并调查公司其他单位同类物资使用情况，给出调拨、不予采购、暂缓采购或建议采购的决定； (三) 申购非标生产设备、仪器、仪表，原则上由使用单位生产、设备部门负责人与供应商进行技术标的交流，必要时进行现场考察，对设备、仪器、仪表的性能和质量及其它相关参数确认后，由采购总部负责商务标的洽谈； (四) 申购技术成熟型的生产设备、仪器、仪表，使用单位可推荐使用原生产厂家或代理商，在设备未进行技术升级和公司性质、管理模式未发生重大改变的情况下，原则上可不进行现场考察；但是单批总价或整件单价超过20万元的生产设备、仪器、仪表等物资采购需要进行现场联合考察确认后方可采购； (五) 预估总价超

21、过10万元的采购申请必须附申请单位由受权领导、使用部门、设备部门、财务部门以及其它相关部门负责人参加的专题会议纪要； 第八条 公司指定需集中采购的其它物资采购 (一) 可成批采购的办公用品、生活用品、劳保用品、化学试剂等，由各生产基地、直属部门按年度进行预算，按月度或季度申报需求计划。按公司授权管理制度规定履行审批手续后，由采购总部集中统筹，采购负责人根据采购计划分解表实施采购。 (二) 招待用礼品、糖果、烟酒等，由使用部门提出需求计划，按公司授权管理制度规定履行审批手续后，由采购总部统筹安排实施采购； (三) 申购单批总价或整件单价5000元以上的车辆、办公家具、办公设备等物资，由使用单位提

22、供用户需求说明(URS)等文字说明（含设备性能、技术参数和验收标准），必要时应提供结构简图或实物照片。采购申请单必须经使用单位受权人在授权范围内审批后，交由总裁办主任负责审核采购项目实际需求情况，并调查公司其他单位同类物资使用情况，给出调拨、不予采购、暂缓采购或建议采购意见，由采购总部 共 10 页 负责实施采购；预估总价超过10万元的采购申请必须附申请单位由受权领导、使用部门、设备部门、财务部门以及其它相关部门负责人参加的专题会议纪要； 第九条 零星物资采购管理 零星物资由使用部门根据生产、生活、质量检验、机器设备检修、办公用品、劳保用品等需要制定月度或季度物资需求计划，每月或每季定期上报生

23、产基地或直属部门受权人批准后，将计划传真到采购总部统一备案，同时给计划表到基地采购负责人实施采购, 基地采购负责人每月向采购总部上报月度零星物资采购台账明细表，采购总部负责监控采购项目、采购进度、数量、价格以及供应商合理性；月度零星物资采购台账明细表将作为采购人员的月度考核重要依据。 第十条 紧急采购管理 (一) 紧急采购必须按照正常采购申请流程执行； (二) 预估采购金额超过5万元以上需紧急采购的物资，申购单位必须填写紧急采购报告并提供用户需求说明(URS)等文字说明（含设备性能、技术参数和验收标准），必要时应提供结构简图或实物照片，同时预估采购金额，需建议二家以上供货商，经申购单位按公司授

24、权管理制度规定请示受权领导同意后（注意：紧急采购报告必须注明已经请示受权领导同意执行），由申请单位、采购总部和财务总部配合，按要求缩短采购全过程时间实施采购，采购结束后必须按照正常采购流程完善后续相关审批手续； (三) 预估采购金额5万元以下需紧急采购的物资，申购单位填写零星物资采购申请单或大宗物资采购申请单，在申请单的顶端空白处注明“紧急采购”字样,并说明紧急采购的原因,经申请单位总经理批准后,由申请单位采购负责人立即实施采购，采购结束后必须按照正常采购流程完善后续相关审批手续。 (四) 临时应急招待用礼品、水果，以及其他需紧急采购的办公、生活等物资，申购单位填写零星物资采购申请单，在申请单

25、的顶端空白处注明“紧急采购”字样,并说明紧急采购的原因, 按公司授权管理制度规定履行审批手续后,由行政部人员负责采购。 第十一条 超出公司授权范围而公司授权管理制度规定履行审批手续以及未按上述规定 办理的需求计划和采购申请，采购部门不得对外实施采购工作。 第三章 物资验收管理 第十二条 验收依据 (一) 原辅料、包材的验收依据：采购计划分解表、U8系统订单、质量部内控标准及相关文件、供应商的送货单和批检报告书； (二) 设备、仪器、仪表的验收依据：采购合同复印件、技术协议复印件、用户需求说明(URS)复印件、供应商送货明细表、送货单、使用说明书、合格证、安装图纸、售后服务说明书； 第十三条 物

26、资到库验收的时限（按工作日计算） (一) 生产设备和仪器仪表，在到货后三至十五个工作日内验开箱验收完毕，安装、运行和性能确认应在设备管理制度规定的时间内完成验收，未能在设备管理制度规定时间内完成验收工作须由使用部门提供书面说明； (二) 零星物资、办公家具及主要辅机、备品、配件在到货后四天内验收完毕； (三) 外包材、低值易耗品等材料到货后二天内验收完毕； (四) 进口物资的验收，应根据具体情况，一般不得超过采购合同规定验收周期； (五) 对于原辅料、内包材等需做理化检验、微生物检验的物资，使用单位仓储部门应在 共 10 页 货到第二天提出检验申请，质检部门须在一个检验周期内完成检验，如需委托

27、国家相关专业部门检验的物资，由使用单位质检部门负责提出并协调，须在一个检验周期内完成检验工作。 第十四条 原辅料、包材的验收、退货和换货管理 (一) 采购总部采购助理根据采购计划分解表负责U8系统订单入录，并将采购计划分解表发送到生产部和使用单位仓库，明确采购物资到货产品名称、数量、到货时间、到货地点和运输方式、需要基地协助事项等内容；生产部将采购计划分解表内容确认后及时传真到采购总部相关人员； (二) 使用单位仓库负责安排收货，并核对送货单上标明的供应商名称、物资品名、规格、数量、产品批号等是否与采购计划分解表相符，重点检查产品批号、清点数量、生产日期、批检报告单、外包装破损与污染等，如有异

28、常应及时拍照取证并及时与采购总部联系； (三) 原辅料、包材验收工作应在规定的时间内完成,并将检验结果通知采购总部；同时将实际入库数量上传至公司U8系统中； (四) 采购总部负责关闭公司U8系统中已到货的订单（采购总部每月定时检查订单完成情况并关闭已完成订单或虽未完成但不执行的订单）； (五) 如果出现现场验收不合格物料由使用单位仓库负责电话通知采购总部并填写退换货通知单；内在质量检验或使用过程中发现不合格物料则由质量部负责通知采购总部，同时将不合格品通知单传真给采购总部负责人，由采购总部负责与供应商协调不合格物资的退货、换货或者就地销毁工作，使用单位采购负责人和仓库负责人配合采购总部完成不合

29、格物料的退货、换货或就地销毁工作。 第十五条 设备、仪器、仪表收货、验收和退换货管理 (一) 采购总部负责通知使用部门到货时间，并提供采购合同复印件、设备验收跟踪确认单给使用部门，10万元以下的由使用部门和设备管理部负责人共同签字确认，10万元以上的必须经使用单位受权领导签字确认后方可生效；然后将设备验收跟踪确认单传真至采购总部； (二) 使用单位负责安排接收所购设备、仪器、仪表，并组织设备部门按设备管理制度的要求实施开箱验收、安装、运行和性能确认； (三) 采购总部负责与供应商协调验收不合格的设备、仪器和仪表的退换货工作，使用单位负责配合采购总部完成退货、换货工作； (四) 新设备验收后一年

30、内的售后服务由采购总部负责与供应商协调，一年后交由使用单位协调；新设备验收超过一年，仍在合同规定质保期内的设备售后服务由采购总部配合使用单位与供应商协调。 第十六条 零星物资的验收、退换货管理 (一) 生产基地仓库负责人或行政负责人负责按申购单和申购标准验收，并出具入库单或验收单给采购人员； (二) 零星物资采购负责人负责验收不合格物资的退货、换货工作； (三) 零星物资验收工作应在四个工作日内完成。 第十七条 公司指定需集中采购的其它物资验收、退货和换货管理 (一) 生产基地仓库负责人或行政负责人按申购单的数量和需求说明（URS）及其它标准验收，并出具入库单或验收单给采购负责人； (二) 对

31、于验收不合格的物资，采购负责人负责退货或换货工作。 第十八条 紧急采购物资的验收、退货和换货管理 (一) 紧急采购物资到货后，若尚未收到“采购申请单”、“采购合同”或“U8系统无订 共 10 页 单”。验收人员应先与采购总部核对，确认无误后，按收货作业办理验收； (二) 紧急采购物资必须按照相关物资验收要求进行。 (三) 退货和换货按照“设备、仪器、仪表验收和退换货管理”执行。 第十九条 异常情况处理 验收人员对验收过程中发现的异常情况，应当立即拍照取证并向采购总部或有关部门报告，采购总部或有关部门应查明原因，及时处理。 (一) 无采购申请、采购合同或U8系统无订单的物资，一律不得签收； (二

32、) 验收过程中如发现所接收的物资与“送货单”、采购订单或采购合同内容不符，应通知采购总部进行处理； (三) 验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况，验收人员应该立即拍照取证、拒收并及时通知采购总部，以利于采购总部处理。 第二十条 超交处理 (一) 常规物资采购交货数量超过订购量的5%以内部分，仓库管理人员可在U8系统订单中直接入录实收数量；超出订购量的5%以上部分，仓库管理人员应通知采购总部、申购部门，经协商后确定是否接收或退回供应商；如同意接收，则由采购总部调整U8系统订单数据，仓库管理人员在U8系统订单中入录实收数量； (二) 非常规物资采购交货数量超过订购量，原则上不予接收；

33、仓库管理人员通知采购总部、申购部门，经协商后确定是否接收或退回供应商；如同意接收，则由采购总部调整U8系统订单数据，仓库管理人员在U8系统订单中入录实收数量； (三) 属于自然溢余的，不需要公司支付货款，仓库盘点后与财务部协商，按照财务管理规定进行账务调整。 第二十一条 短交处理 (一) 交货数量末达到订购数量，原则上以要求供应商补足短缺数量；仓管人员及时通知生产部和采购总部，由采购总部进行协商，如短缺数量不影响生产需求时，可按实际接收数量入库，无需再补货； (二) 仓库发货过程或盘点时，发现最小完整包装的实际容量、数量、重量与包装标识量有短缺，保留好实样，先电话通知采购总部，然后需写一份详细

34、报告传真给采购总部，采购总部及时与供应商协商，要求供应商补货或者扣除短缺部分对应的货款，仓库人员与财务部协商进行账务调整。 第二十二条 退、换货管理 (一) 退换货对象 1. 验收人员按照企业的验收标准进行验收，不符合企业验收标准的物资； 2. 与“送货单”、采购订单、采购合同规定内容不符的物资； 3. 验收过程发现物资有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况物资； 4. 超交且申购部门不同意接收的物资。 (二) 不属于退换货范围 1.由于仓管部门保管不利造成物资污染、破损、霉变、潮湿、过有效期等原因造成的不合格物料，原则上采购总部不负责退换货处理； 2.由于生产计划部门计划不严谨、数据计算错误、公

35、司战略调整、销售销售计划改变或不畅而导致物资采购过多、积压、不配套、库存物资在有效期内不能使用完，采购总部应尽量与供应商协商退换货事宜，以减少公司损失，原则上不属于退换货范围。 3.由于包装设计、文字内容要求改版而造成的多余包装，计划部门应该以多余包装金额最大的包材数量，结合考虑产品批量问题，来计算需要配套的其他包装材料， 共 10 页 尽量减少包装损失（以最小损失为计算原则）；不能使用的包材采购总部不负责退换货处理。 (三) 退货手续办理 1. 生产基地仓库负责人或行政负责人填写退换货通知单，并附有关检验报告单或设备验收跟踪确认单呈采购总部签字确认； 2. 采购总部确认后，与供应商协商具体退

36、换时间、数量、运输方式等事宜，并将确认的退换货通知单和协商结果书面传真给生产基地仓库负责人或行政负责人办理退货； 3. 生产基地仓库负责人或行政负责人负责联系物流公司、运费洽谈、货物装卸等工作，将货物安全退回，运费由供应商支付（货到付款），同时将退货单、托运单传真至采购总部，由采购总部负责将单据传真给供应商； 4. 对于已付货款，但在保修期或保质期出现质量问题的由采购总部负责联系维修或索赔，索赔收入全部上缴财务总部。 第四章 货款支付管理 第二十三条 货款支付、审核和审批依据 (一) 原辅料、包装材料货款支付依据 1. 批准的需求计划或采购申请；批准的采购计划分解表；采购订单、采购合同、发票；

37、批准的付款计划审批表； （由采购总部提供，财务部接收） 2. 供应商送货单、验收单、检验报告单；(基地仓库管-理-员提供，财务部接收) 3. U8系统采购入库数据 （财务部自己导出） 4. 预付款不需要U8系统数据、批准的付款计划审批表和检验报告单；只需提供批准的需求计划或采购申请，采购订单、采购合同。（由采购总部提供，财务部接收） (二) 设备、仪器、仪表货款支付依据 1. 批准的大宗物资采购项目申请单；批准的用户需求说明(URS)、专题会议纪要；批准的采购价格审批表和采购合同；使用单位相关部门签字确认的验收跟踪确认单、发票；（由采购总部提供，财务部接收） 2. 预付货款支付不需要验收跟踪确

38、认单、发票为依据，只需要提供批准的大宗物资采购项目申请单；批准的用户需求说明(URS)、专题会议纪要；批准的采购价格审批表和采购合同。 (三) 零星物资货款支付依据 1.批准的零星物资月度或季度需求计划、采购申请单、发票或收据、送货单、入库单或验收单。 （由基地采购负责人提供，财务部接收） (四) 公司指定需集中采购的其它物资支付依据 公司指定需集中采购的其它物资支付依据按照品种分类对应的支付依据执行。 第二十四条 原辅料包装材料应付款管理 (一) 对账 每月25日之前，由采购助理负责核对U8系统中采购订单实际入库数量与送货单、验收单数据是否一致，并与生产基地财务部、供应商对账； 1 采购助理

39、根据与生产基地财务部核对数据，在当月将对账单传真供应商； 2 对账确认无误后，供方应根据此金额、数量分别开具本月25日之前供货的全部发票，将发票、采购订单、采购合同等邮寄至使用单位财务部； 3 对帐过程中如发现我司的帐务与供方有误差，采购助理应通知供方提供我司仓库管 理员签收的送货单与财务进行对帐。对帐过程中如发现是我司的数据入录环节失误或单据遗失而造成数据错误，应由我司财务部负责调整货款数据；如果是供方的数据错误，造成帐务不符，我司概不负责，一律以我司的帐务为准。 (二) 付款 1 采购助理需求计划或采购申请单、采购计划分解表、采购订单、采购合同、送货单、验收单、发票、U8系统物资入库数据、

40、退货单，并认真审查其完整性、合法性。检查凭据是否齐全，如有单据不全或审批手续不全现象，采购助理必须查明原因，否则不能做付款计划和付款申请； 2 采购助理每月10日之前编制付款计划表，并将付款计划表发至生产基地财务部。生产基地财务部审核U8系统相关物资入库明细以及检验报告单和付款计划、送货单、验收单、采购订单、采购合同、发票是否符合，无异议方能作为应付账款入帐，并批准付款计划，否则有权拒批付款计划；同时通知采购总部拒付款原因； 3 采购助理按生产基地批准的付款计划做付款申请，报采购总部受权人审批； 4 采购助理每月15日之前将批准的付款申请和付款计划邮寄至财务总部，财务总部审核付款申请与付款计划

41、的一致性和是否经授权人审批，如有异议可拒绝付款。 第二十五条 生产设备、仪器仪表应付款管理 (一) 对账、索票 1. 采购经理按照采购合同、验收进度与验收结果提出付款要求，采购助理依据设备采购台账与采购合同相关条款核对，并与供应商对账； 2. 按照合同约定索取发票并邮寄至申购单位财务部。 (二) 付款 1. 采购助理发票和大宗物资采购项目申请单、用户需求说明(URS)、专题会议纪要、采购价格审批表、采购合同等复印件，依据合同约定和验收跟踪确认单验收进度，填写付款申请，并报采购总监审核、总经理审批； 2. 采购总部受权人审核采购执行文件、记录是否齐全、符合要求，对于没有经受权人审批或相关文件、记

42、录不齐全，应责成采购负责人查明原因，否则应拒绝支付。 3. 采购助理将批准的付款申请和大宗物资采购项目申请单、专题会议纪要、采购价格审批表、验收跟踪确认单、采购合同邮寄至财务总部； 4. 财务部经理审核付款申请和大宗物资采购项目申请单、专题会议纪要、采购价格审批表、验收跟踪确认单、采购合同以及发票的合理、合规性，以及是否有受权人审批签字，无异议可付款，有异议可拒付。 第二十六条 零星物资付款管理 (一) 付款 1. 采购负责人批准的零星物资月度或季度需求计划、采购申请单、发票或收据、送货单、入库单或验收单，填写付款申请单； 2. 使用单位受权人审核批准的零星物资月度或季度需求计划、采购申请单、

43、发票或收据、送货单、入库单或验收单，填写付款申请单。对于没有经受权人审批或相关文件、记录不齐全，应责成采购负责人查明原因，否则应拒绝签批； 3. 采购负责人将签批的付款单据给到财务部，财务部审核后安排付款。 第二十七条 公司指定需集中采购的其它物资付款管理 公司指定需集中采购的其它物资付款申请与审批按照品种分类对应的付款规定执行。 第二十八条 预付款管理 (一) 款到发货或提前预付加工费的合同，由采购助理填写预付款申请单，并在预付 款单后付上双方签字盖章确认的合同复印件，由采购总部受权人审批后交财务总部付款； (二) 财务部经理审核“预付款申请单”和采购合同的合理、合法性，以及是否有受权人审批

44、签字，无异议可付款，有异议可拒付；拒付原因财务部必须通知采购总部。 第二十九条 合同、发票接收管理 各生产基地财务部门接收到供应商邮寄的“ 采购合同、发票”时，每月每笔进 行登记，并于每月25号之前将登记表发到采购总部，以便采购总部与供应商结算申请工作的顺利进行。 第五章 招标采购管理 第二十九条 招标小组由总裁办、财务总监、审计部经理、内控部经理及其他相关领导组成， 负责集中采购重大项目的审定、立项、评标及定标。 第三十条 采购总部负责提出招标项目申请和评标小组成员 _，评标小组成员人数必须为 五人以上的奇数，并报招标小组审批。 第三十一条 招标文件由采购总部负责组织编写，有关招标历史数据由

45、财务部提供、使用单 位负责提供招标文件中技术标准部分，并报招标小组审批。 第三十二条 审计部负责招标过程的监督和评标工作纪律的制定。 第三十三条 招标采购方式应依照中华人民 _政府采购法规定的公开招标、邀请招 标、竞争性谈判、单一和询价采购以及招标小组指定的其他采购方式。 第三十四条 包装材料、广告促销品、印刷宣传品原则上每年进行一次招标，其他物资视具 体情况而定。 第六章 供应商管理 第三十五条 供应商开发 (一) 新增供应商应符合国家、地方及行业的相关法律、法规；符合行业准入条件，在行业准入 _之列；有合法的生产经营场所、生产经营许可证等资质；符合公司对供应商生产条件及设备要求、质量保证体

46、系、技术开发、售后服务、资金安全和环保等综合要求；特别是产品质量符合公司使用需求；供应价格始终保持市场领先的竞争优势，符合公司对综合成本逐步降低的要求，综合性价比在市场上应有较强的竞争能力；原则上新供应商的实力和供应能力必须与公司发展规模相匹配。 (二) 新供应商开发必须严格按照供应商开发流程的要求进行，新供应商开发由采购总部采购人员先对供应商进行前期调查并填写供应商调查表、供应商资质收集与、供应商报价、供应商样品收集、小试或中试确认、采购合同初步谈判等工作；核心物料的供应商必须组织公司有关部门进行联合现场考察，各方面条件符合公司整体要求后方可谈判正式采购合同，列入合格供应商体系。 (三) 采

47、购总部和生产基地质量管理部门共同协商确定原料、主要辅料和内包装材料的供应商，按GMP要求进行定点采购；外包装材料、广告促销品、印刷宣传品原则上实行年度招投标采购。 (四) 采购总部按GMP要求提供新增的原辅料、内外包装材料供应商的相关资质资料，生产基地质量部门、生产部门应全力配合采购总部的供应商引进工作。 (五) 生产设备、仪器仪表的新供应商开发，采购总部依据大宗物资采购项目申请单、用户需求说明(URS)、专题会议纪要，对供应商进行前期的了解与洽谈，填写供应商调查表，收集供应商资质，供应商报价单、供应商分析对比报告、价格 审批表，经使用单位受权人、设备总监审核并提出意见后，采购总部受权人批准；

48、供应商原则上必须提供三家左右的供应商进行对比。 第三十六条 供应商管理 (一) 采购总部采购人员需要建立电子档供应商信息库，将供应商分为：合格供应商、备选供应商、淘汰供应商进行分类管理；要求供应商信息完整，具有使用价值。 (二) 采购总部负责建立采购物料电子档案，电子档案分为：供应商通讯录、采购物料明细表、年度采购台账一览表等；电子档案要求信息真实、内容丰富、数据准确，为供应商管理提供数据支持。 (三) 采购总部必须为所有合格供应商建立完整的档案，档案有：供应商资质档案、采购年度合同、每月采购订单等，方便采购人员随时查阅及取证。 (四) 原辅料、内外包装材料的供应商原则上应保持不少于两家定点供

49、应商；采购总部或生产基地按照GMP要求，每年应对主要供应商进行最少一次的现场考察。 (五) 对于采购过程中出现的部分采购不合格供应商，采购总部配合生产基地共同提出对该供应商的整改意见，并督促该供应商整改；如该供应商经过整改辅导后仍然无法达到公司要求，采购总部必须将该供应商淘汰，再次引进将按照新供应商开发流程进行。 (六) 对于中标的合格供应商，原则上为优先供应单位；采购总部将依据供应商的综合情况进行订单分配，比例由采购总部确定。对于未中标的合格供应商，如质量、价格等竞争实力超过已中标供应商，则采购总部有权重新调整订单分配，给未中标供应商供应的机会。 (七) 原辅料供应商原则上以生产厂家为主，如

50、果该生产厂家的贸易商（代理商）在价格、付款方式、售后服务等方面优于生产商，则采购总部有权让贸易商（代理商）供应。 第三十七条 供应商考核 采购总部和生产基地按季度和年度对合作供应商进行绩效考核，采购总部依据各生产基地提供的供应商物料检验结果、包装规范、运输与装卸、服务态度、到货准确性等编写年度采购台账一览表，采购总部依据年度采购台账一览表对各合格供应商进行季度和年度考核，以考核成绩确定为优秀、优良、合格、辅导以及不合格供应商。 第三十八条 供应商档案管理 生产基地质量部门和采购总部按各自的需要分别建立供应商档案，供应商资质原件由各生产基地保管，采购总部以复印件存档，供应商档案各自更新。 第七章

51、 价格及合同管理 第三十九条 价格审批及审计管理 (一) 招标采购物资价格由采购总部和招标小组共同确定，招标小组领导批准； (二) 非招标采购的原辅料、包材价格审批： A. 采购价格较上一次采购价格增长5%以内；并预估年度采购总金额变化5万元以内（以上年度采购总数量为基数）的采购价格由采购总部审核，并按公司授权管理制度规定履行审批手续； B. 采购价格较上一次采购价格增长5%以上；或采购价格增长5%以内但预估年度采购总金额变化5万元以上（以上年度采购总数量为基数）的采购价格，审计部做审核意见，由采购总部审核，并按公司授权管理制度规定履行审批手续； C. 新增产品的原辅料、包材采购价格，由采购总

52、部提供成本分析表、供应商报价单、价格审批表，由财务部、审计部审核，按公司授权管理制度规定 履行审批手续； D. 采购较上一次采购价格减少的采购价格，必须经采购总部受权人审批。 (三) 非招标采购的设备、仪器仪表以及公司确定的其他物资的价格审批： A. 设备、仪器仪表以及其他物资价格审批时，由采购总部提供价格审批表、供应商资质、产品的技术资料、供应商分析对比报告、供应商报价单； B. 经采购总部受权人审核后，按公司授权管理制度规定履行审批手续； (四) 采购总部每月汇总价格变动情况报表，报财务总部和审计部审核。 第四十条 采购合同管理 (一) 采购合同原则上由采购总部相关负责人编写，原辅料、包装

53、材料采用固定合同格式。 (二) 采购总价超过5000元以上的生产、检验、办公以及生活等物资原则上都必须签订采购合同，采购总价超过5万元以上的采购合同签订前必须填写合同审批表由采购总部、财务部、法务部受权人共同审核合同条款的合理、合法、合规性及风险评估，并给出修改意见后，由采购负责人按公司授权管理制度履行审批手续。 (三) 采购合同变更（取消、变更部分合同条款），原则上必须填写合同变更申请表，经受权领导审批后方能变更。 (四) 采购合同签订的当事人必须具备法人资格或法人授权人在授权范围内签订，实行“谁签约、谁负责”的原则，具体承办人员对所签订的合同负直接责任，审核人员负领导责任。 (五) 采购合

54、同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。经签约双方协商的有关资料、图纸、技术协议书、往来信函、传真、报价书等，均为合同的等效组成部分。 (六) 采购合同内容必须完整。合同的9个基本要素(供应商名称、 _；标的全称和价款 ；数量、规格和型号；质量标准和技术要求；履约方式和期限、地点；验收标准和方式；付款方式和期限；售后服务及其它条款；违约责任和解决争议的方法)必须齐全，条款应当明确、具体，文字表达严谨，书写工整。 (七) 采购合同或采购订单原件一式三份，由生产基地财务部保存一份，公司档案室存档一份；供应商保存一份；采购总部留存一份采购合同或采购订单复印件，以便建立档案使用；采购订单与采购合同等效，档案原则上实行集中管理、集中存放。 (八) 合同编号以及其它有关规定按公司合同管理制度执行。 第九章、附则 第四十一条 相关文件 (一) 公司授权管理制度； (二) 公司财务管理制度。 第四十二条 本制度由采购总部负责解释。 第四十三条 本制度自xx年01 月01日实施。 采购与付款管理制度xx-08-14 8:22 | #3楼 第一部分 总 则 第一条 为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规范。 第二条 本规范所称采购付款，主要是指企业外购商品并支